Mỗi doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn, đều mang trong mình những ước mơ và hoài bão phát triển bền vững, hướng tới tương lai ổn định. Thế nhưng, giữa guồng quay kinh tế không ngừng biến đổi, bài toán quản lý tài chính, kế toán và tuân thủ các quy định thuế luôn là nỗi băn khoăn thường trực của chủ doanh nghiệp và các hộ kinh doanh cá thể. Đặc biệt, các quy định mới, những giải pháp công nghệ hiện đại song hành cùng sự phức tạp ngày càng tăng của thị trường dễ khiến chúng ta bối rối, thậm chí “vấp ngã” chỉ vì thiếu đi một sự chuẩn bị đúng đắn. Bạn có đang thật sự làm chủ “câu chuyện tài chính” của mình?
Tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định tài chính, kế toán và thuế
Khi nói đến hoạt động kinh doanh, vấn đề pháp lý và tuân thủ luôn cần được đặt lên hàng đầu. Các quy định về tài chính, kế toán và thuế không chỉ là “hàng rào” bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý mà còn là nền tảng quan trọng để khẳng định uy tín, phát triển lâu dài. Đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các hộ kinh doanh cá thể, sự minh bạch và chuẩn chỉnh càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh hội nhập.
Tuân thủ đúng – không chỉ giúp doanh nghiệp đứng vững về mặt pháp lý, mà còn xây dựng niềm tin lâu dài với đối tác, nhà đầu tư và các cơ quan chức năng.
- Tránh các rủi ro bị phạt, truy thu thuế do vi phạm quy định, giúp giảm gánh nặng chi phí phát sinh không đáng có.
- Nắm bắt cơ hội tiếp cận nguồn vốn khi doanh nghiệp chứng minh được sự minh bạch tài chính với ngân hàng, quỹ đầu tư,…
- Phát triển bền vững bằng nền tảng quản trị chặt chẽ, làm chủ tình hình kinh doanh, chủ động “đi tắt đón đầu” các thay đổi của thị trường.
Các quy định cơ bản doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể nhất định phải nắm rõ
Thực tế, quy định về tài chính, kế toán và thuế tại Việt Nam thường xuyên có những cập nhật để phù hợp với tình hình kinh tế – xã hội. Một số nội dung cơ bản dưới đây doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.
1. Chế độ kế toán áp dụng
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Có thể áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 132/2018/TT-BTC cho doanh nghiệp siêu nhỏ). Theo đó, bạn có thể lựa chọn hình thức sổ sách đơn giản phù hợp với quy mô.
- Hộ kinh doanh cá thể: Hiện nay Bộ Tài chính cho phép áp dụng sổ sách giản lược, tùy theo mức doanh thu và lĩnh vực kinh doanh (trừ các ngành nghề bắt buộc ghi chép đầy đủ).
Nếu bạn cảm thấy việc ghi chép sổ sách kế toán “quá tải”, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán điện tử hoặc dịch vụ kế toán trực tuyến để tối ưu hoá quy trình.
2. Đăng ký, khai và nộp thuế
- Đăng ký thuế: Đây là bước bắt buộc ngay từ khi thành lập. Doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế với cơ quan quản lý, đồng thời thông báo phát hành hóa đơn (nếu có nhu cầu sử dụng).
- Khai và nộp tờ khai theo kỳ: Hiện nay, đa phần doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý. Hộ kinh doanh cá thể khai thuế khoán định kỳ hoặc khai, nộp thuế phát sinh từng lần (với trường hợp chưa đủ điều kiện áp dụng thuế khoán).
- Nộp thuế điện tử: Các quy định mới về nộp thuế bắt buộc phần lớn doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện qua cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Việc này giúp minh bạch và dễ quản lý thông tin.
- Mẹo nhỏ: Luôn lưu trữ biên lai nộp thuế, hóa đơn điện tử, các giấy tờ kê khai để chủ động tra cứu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Đừng quên kiểm tra lịch nộp tờ khai, hạn nộp thuế và các thông báo thay đổi mới nhất trên website của Tổng cục Thuế để tránh bị phạt do nộp muộn!
3. Quản lý hóa đơn, chứng từ
- Việc quản lý hóa đơn, chứng từ hợp lệ là yếu tố then chốt bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và giúp việc quyết toán, hoàn thuế, miễn giảm thuế thuận lợi hơn.
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch mua bán (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Cần lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo kết nối tốt với hệ thống của cơ quan thuế.
- Thường xuyên rà soát, lưu trữ hóa đơn, hợp đồng ít nhất 10 năm để phòng trường hợp kiểm tra, thanh tra.
“Chứng từ minh bạch chính là “tường chắn” giúp doanh nghiệp vững vàng khi cần giải trình với cơ quan nhà nước.”
Bí quyết tối ưu hóa chi phí kế toán, tài chính và thuế cho doanh nghiệp nhỏ
Một thực tế là nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn cho rằng “kế toán, thuế chỉ là chi phí bổ sung” và tìm mọi cách tiết giảm chi phí ở khâu này. Điều đó mang lại hiệu quả ngắn hạn, nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ rủi ro lâu dài. Sau đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả:
- Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài uy tín, đặc biệt với các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện tổ chức bộ máy kế toán riêng.
- Áp dụng phần mềm kế toán online để tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu sai sót thủ công. Hiện nay có nhiều phần mềm “giá mềm”, phù hợp đối tượng nhỏ lẻ.
- Tích cực cập nhật thông tin mới nhất về pháp luật thuế, kế toán để phòng tránh hành vi vi phạm không đáng có.
- Dành thời gian đào tạo nội bộ cho nhân sự phụ trách kế toán, tài chính để tiết kiệm chi phí thuê tư vấn ngoài quá mức cần thiết.
- Đừng bỏ qua các khoản ưu đãi thuế, miễn giảm phí mà Chính phủ dành cho doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập như miễn lệ phí môn bài năm đầu, ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp,…
Thành công bền vững bắt đầu từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính và sự minh bạch trong kế toán.
Những lỗi kế toán, thuế thường gặp và cách phòng tránh
Để giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể chủ động hơn trong quản trị tài chính và phòng ngừa rủi ro, dưới đây là một số lỗi điển hình cùng hướng xử lý:
- Chậm nộp hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính: Nguyên nhân chủ yếu do chủ quan, thiếu kiểm tra lịch trình hoặc quên ngày nộp. Phòng tránh: Lập bảng lịch công việc kế toán, chuyển sang chế độ nhắc nhở tự động trên phần mềm.
- Ghi sai/mất chứng từ hóa đơn: Thường gặp ở những doanh nghiệp sử dụng chứng từ giấy hoặc quy trình thủ công. Mẹo xử lý: Ngay khi phát hiện, chủ động làm biên bản thu hồi, hủy, hoặc thông báo mất để xử lý kịp thời.
- Kê khai sai doanh thu, chi phí: Ảnh hưởng đến quyết toán thuế cuối năm, bị phạt nặng hoặc bị loại chi phí hợp lệ. Phòng tránh: Kiểm soát chứng từ gốc, chủ động rà soát số liệu định kỳ theo quý.
- Không theo dõi và cập nhật chế độ kế toán mới: Dễ bị áp dụng sai quy định, làm mất tính hợp pháp của sổ sách.
“Kế toán không phải là công việc mùa vụ, mà là hành trình bền bỉ đồng hành cùng doanh nghiệp từng ngày.”
Các điểm mới về pháp luật thuế và kế toán mà doanh nghiệp cần lưu ý
Chính sách thuế và kế toán luôn thay đổi để phù hợp tốc độ phát triển của nền kinh tế số. Những thay đổi này không chỉ mang tính pháp lý mà còn tạo ra cơ hội cải thiện quản lý và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp:
- Cập nhật hóa đơn điện tử: Hiện 100% doanh nghiệp, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, loại bỏ hoàn toàn hóa đơn giấy. Các mẫu hóa đơn cần được đăng ký phát hành đúng quy định.
- Khai và nộp thuế trực tuyến hoàn toàn: Sử dụng tài khoản giao dịch điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm tiếp xúc trực tiếp. Đặc biệt tại các thành phố lớn, tỷ lệ doanh nghiệp nộp thuế online đã đạt trên 98%.
- Chính sách ưu đãi thuế và phí cho doanh nghiệp nhỏ, startup: Miễn, giảm lệ phí môn bài năm đầu, giảm thuế TNDN, hỗ trợ vốn vay,… được áp dụng theo nghị quyết của Chính phủ từng năm.
- Chế độ kế toán tài chính theo thông tư mới: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ trường hợp được áp dụng Thông tư 133/2016, Thông tư 132/2018 hoặc Thông tư 200/2014 để số liệu hợp lệ khi kiểm tra.
- Hỗ trợ chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp từ hộ cá thể: Những chính sách khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp, hỗ trợ thủ tục, ưu đãi thuế 2 năm đầu tiên.
Nếu bạn chưa cập nhật được điểm mới, hãy liên hệ các đơn vị tư vấn hoặc truy cập cổng thông tin chính thức của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế – đừng để doanh nghiệp mình “bị động” trước thay đổi của chính sách.
Gợi ý quy trình tự kiểm tra tình trạng tuân thủ tài chính, kế toán và thuế
Rất nhiều khoản phạt phát sinh chỉ vì chúng ta chủ quan, “lơ là” kiểm tra định kỳ. Bạn có thể tham khảo quy trình tự rà soát dưới đây:
- Bước 1: Đối chiếu toàn bộ sổ sách, chứng từ, hóa đơn quý gần nhất để đảm bảo đầy đủ, hợp lệ.
- Bước 2: Kiểm tra việc lập và nộp tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN…) đã đúng hạn chưa?
- Bước 3: Kiểm tra biến động tài chính: chi phí lớn phát sinh, khoản thu khác thường, nợ phải thu/phải trả đột biến liệu đã đầy đủ chứng từ hợp pháp?
- Bước 4: Review các chính sách thuế ưu đãi, miễn giảm đang được áp dụng và các quy định, biểu mẫu mới nhất của năm kế toán.
- Bước 5: Lập kế hoạch cập nhật, bổ sung các nội dung còn thiếu/sai sót ngay lập tức.
Mẹo ứng dụng: Thiết lập checklist kiểm tra định kỳ hàng quý; sử dụng bảng Excel hoặc phần mềm quản lý công việc để đảm bảo không sót nội dung nào.
Trải nghiệm thực tế & Những câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp nhỏ
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ, chúng tôi nhận thấy các chủ doanh nghiệp thường có những băn khoăn chung sau:
“Doanh nghiệp nhỏ của tôi chỉ có dưới 10 lao động, có cần thuê kế toán riêng?”
“Liệu hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?”
“Hồ sơ thuế bị thất lạc một số hóa đơn, nên xử lý thế nào mới đảm bảo an toàn?”
Đối diện với tình huống này, lời khuyên là:
- Hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói hoặc thuê khoán ngoài với chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo yêu cầu pháp lý.
- Hóa đơn điện tử hiện là bắt buộc (trừ một số ngành nghề đặc thù theo danh mục riêng của Chính phủ). Đừng trì hoãn vì đây là “vũ khí” bảo vệ quyền lợi và tạo thuận lợi trong quản lý tài chính.
- Nếu mất hóa đơn hoặc chứng từ, cần lập biên bản mất, giải trình kèm chứng từ thay thế nếu có và báo ngay với cơ quan thuế để hướng dẫn xử lý, giảm thiểu mức phạt và hậu quả hành chính.
Làm thế nào để cập nhật liên tục thông tin, hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hoạt động?
Trong thời đại số hóa, khả năng chủ động cập nhật thông tin, tìm kiếm nguồn tư vấn tin cậy đóng vai trò quan trọng quyết định sự an toàn và phát triển bền vững. Bạn nên:
- Theo dõi các website chính thức của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để nắm bắt những thay đổi mới nhất.
- Tham gia các nhóm cộng đồng doanh nhân, hội kế toán, các diễn đàn trao đổi kinh nghiệm thực tế.
- Đăng ký nhận bản tin, hội thảo online chuyên sâu từ các đơn vị tư vấn, dịch vụ kế toán uy tín.
- Cân nhắc hợp tác dài hạn với một đơn vị kế toán, thuế ngoài có chuyên môn sâu và giải pháp công nghệ hiện đại.
- Ưu tiên lựa chọn giải pháp số hóa quy trình nội bộ từ kế toán, lập hóa đơn, xử lý chứng từ tới lưu trữ, khai và nộp thuế để giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian.
Kiến thức, sự chủ động và tính kết nối chính là “vũ khí mềm” để doanh nghiệp nhỏ từng bước chuyển mình, sẵn sàng thay đổi bắt kịp thời đại.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO
Chia sẻ truyền cảm hứng từ trải nghiệm thực tế
Khi bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ doanh nghiệp từng nghĩ chỉ chăm chút sản phẩm, dịch vụ là đủ. Nhưng thực tế, một doanh nghiệp mạnh là doanh nghiệp biết “đứng vững trên đôi chân pháp lý”, biết quản trị rủi ro tài chính một cách chủ động, minh bạch. Đừng ngại “bắt đầu lại”, hãy “làm đúng ngay từ đầu” để mỗi bước đi đều vững chắc – từ sổ sách gọn gàng, hóa đơn minh bạch, tới nụ cười an tâm khi kiểm tra quyết toán.
“Hãy để kế toán, tài chính và thuế chuyển từ gánh nặng thành “bệ phóng” – trao cho bạn sự tự tin vững bước, tập trung vào giấc mơ chinh phục thị trường!”
Nếu bạn còn băn khoăn, đừng ngần ngại kết nối với chuyên gia, cập nhật thông tin và học hỏi kinh nghiệm từ các cộng đồng doanh nghiệp. Mỗi bước nỗ lực kiên định ngày hôm nay chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển ngày mai. Bạn hoàn toàn có thể chủ động làm chủ mọi thay đổi, xây dựng doanh nghiệp mình bền vững, minh bạch và hiệu quả hơn.
Nguồn tham khảo
- Bộ Tài chính: https://mof.gov.vn
- Tổng cục Thuế: https://gdt.gov.vn
- Các Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán, thuế hiện hành
- Thông tin, tư vấn từ đội ngũ Kế toán Thuế Online (KTO) và các chuyên gia tài chính, kế toán hàng đầu