Trong hành trình phát triển của một doanh nghiệp, việc nắm bắt và thích ứng với những thay đổi về chính sách tài chính – kế toán luôn là một thử thách, nhưng cũng chính là chìa khóa để vận hành trơn tru và bền vững. Gần đây, một quy định mới liên quan trực tiếp đến việc quản lý dòng tiền của nhiều tổ chức, đặc biệt là những đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước, đã chính thức được ban hành. Điều này không chỉ đòi hỏi sự chủ động cập nhật mà còn cần một sự hiểu biết rõ ràng để triển khai đúng đắn, tránh những rủi ro không đáng có.
Thông Tư 157/2025/TT-BTC: Những Điểm Mới Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý
Ngày 11/01/2026, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư số 157/2025/TT-BTC quy định chi tiết việc đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (KBNN). Thông tư này (gọi tắt là Thông tư 157) thay thế cho các quy định cũ, mang đến một khung pháp lý chặt chẽ và phù hợp hơn với xu thế chuyển đổi số trong quản lý tài chính công.
Đối tượng áp dụng của Thông tư này khá rộng, không chỉ gói gọn trong các đơn vị thuộc hệ thống KBNN. Nếu doanh nghiệp, tổ chức của bạn thuộc một trong các nhóm sau, bạn cần đặc biệt chú ý:
- Các cơ quan thu ngân sách.
- Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ.
- Các tổ chức ngân sách, đơn vị dự toán cấp I và cấp trung gian phân bổ dự toán.
- Các chủ đầu tư có dự án đầu tư công thuộc ngân sách các cấp.
- Các ban quản lý dự án đầu tư công.
- Các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách.
Thông tư 157 ra đời trong bối cảnh đẩy mạnh giao dịch điện tử, nhấn mạnh tính pháp lý, an toàn và trách nhiệm cá nhân trong mọi nghiệp vụ với Kho bạc Nhà nước. Đây là bước đi cần thiết để bảo vệ tài sản công và minh bạch hóa mọi giao dịch tài chính.
Trọng Tâm Của Quy Định Mới: Chữ Ký Số Và Trách Nhiệm Cá Nhân
Một trong những nội dung then chốt, cũng là điểm khác biệt lớn so với trước đây, chính là quy định chi tiết về chữ ký số. Đây được xem như “con dấu điện tử” và là công cụ không thể thiếu để thực hiện các giao dịch với KBNN trong thời đại số.
Quy Trình Đăng Ký Chữ Ký Số Cho Giao Dịch Điện Tử
Theo Thông tư, trước khi tham gia giao dịch điện tử, các đơn vị phải thực hiện thông báo chữ ký số của các cá nhân có liên quan thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điều quan trọng là chữ ký số này phải được gắn với từng chức danh cụ thể và từng tài khoản giao dịch.
- Chữ ký thứ nhất: Thuộc về chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền ký chức danh đó.
- Chữ ký thứ hai: Thuộc về kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người được phân công ký thay.
Cả hai chữ ký số này phải là chữ ký số đã được KBNN chấp thuận trong hồ sơ đăng ký mở tài khoản. Điều này có nghĩa, bạn không thể dùng một chữ ký số “chung chung” mà phải là chữ ký số đã đăng ký chính thức với KBNN cho từng tài khoản và chức danh cụ thể.
Xử Lý Đối Với Tài Khoản Đã Mở Trước Đây
Nếu đơn vị của bạn đã có tài khoản tại KBNN từ trước khi Thông tư 157 có hiệu lực, đừng quá lo lắng. KBNN nơi giao dịch sẽ chủ động cập nhật lại thông tin theo quy định mới và thông báo bằng văn bản cho bạn. Tuy nhiên, bạn cần chủ động phối hợp và kiểm tra lại thông tin, đặc biệt là thông tin về chữ ký số đã đăng ký, để đảm bảo mọi thứ đã chính xác và đầy đủ.
Quy Định Chặt Chẽ Về Phong Tỏa, Tất Toán Và Đối Chiếu Tài Khoản
Thông tư 157 siết chặt quy trình đối với các nghiệp vụ nhạy cảm như phong tỏa hay tất toán tài khoản. Khi thực hiện, các bên liên quan phải tiến hành đối chiếu số liệu và xác nhận số dư tài khoản đến thời điểm đối chiếu. Việc xử lý số dư chỉ được thực hiện theo yêu cầu hợp pháp của chủ tài khoản hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, nghĩa vụ đối chiếu, xác nhận số dư định kỳ được nhấn mạnh:
- Định kỳ: Hàng tháng, quý hoặc năm (tùy loại tài khoản), đơn vị có trách nhiệm rà soát, đối chiếu với KBNN và gửi bản xác nhận số dư theo mẫu quy định.
- Đột xuất: Việc đối chiếu có thể được yêu cầu bất thường từ cơ quan có thẩm quyền hoặc từ phía KBNN.
Mẹo nhỏ cho doanh nghiệp: Hãy thiết lập một lịch trình nhắc việc (reminder) cố định cho việc đối chiếu số dư tài khoản KBNN. Điều này không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn là công cụ đối soát nội bộ hiệu quả, phát hiện kịp thời sai sót hoặc giao dịch bất thường.
Quyền Và Nghĩa Vụ Của Chủ Tài Khoản: Rõ Ràng Và Nghiêm Túc
Thông tư đã phân định rất rõ ràng quyền và nghĩa vụ của chủ tài khoản, mà trọng tâm là người đại diện theo pháp luật của đơn vị.
Quyền Của Chủ Tài Khoản
- Đề nghị KBNN đối chiếu số dư định kỳ hoặc đột xuất.
- Ủy quyền cho KBNN tự động trích tài khoản để thanh toán các khoản chi theo chế độ (nếu có nhu cầu).
- Yêu cầu sao chụp các tài liệu kế toán liên quan theo quy định của pháp luật.
Nghĩa Vụ Và Trách Nhiệm Nặng Nề
- Chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý, sử dụng số tiền trên tài khoản.
- Lập và gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản đầy đủ, hợp pháp.
- Chấp hành nghiêm các quy định về quản lý tài khoản.
- Tuyệt đối không được cho thuê, cho mượn tài khoản. Đây là hành vi bị nghiêm cấm và sẽ bị xử lý vi phạm hành chính.
- Kịp thời thông báo cho KBNN khi phát hiện sai sót, nhầm lẫn hoặc dấu hiệu tài khoản bị lợi dụng.
- Có trách nhiệm hoàn trả các khoản tiền ghi “Có” do nhầm lẫn.
Quy định nghiêm cấm cho thuê, cho mượn tài khoản một lần nữa khẳng định nguyên tắc “một tài khoản – một chủ thể quản lý”. Điều này nhằm ngăn chặn các rủi ro về rửa tiền, trốn thuế và các hành vi vi phạm pháp luật khác, đồng thời bảo vệ chính chủ tài khoản khỏi những hệ lụy pháp lý khôn lường.
Lộ Trình Hành Động Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ, Hộ Kinh Doanh
Ngay cả khi bạn là một doanh nghiệp tư nhân nhỏ, nếu có liên quan đến các dự án đầu tư công hoặc được ngân sách hỗ trợ, việc hiểu và tuân thủ Thông tư 157 là bắt buộc. Dưới đây là một số gợi ý hành động cụ thể:
- Xác định đối tượng áp dụng: Kiểm tra kỹ xem tổ chức của mình có thuộc diện phải đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN theo Thông tư 157 hay không.
- Rà soát hồ sơ hiện tại: Đối chiếu thông tin tài khoản và chữ ký số đang đăng ký với KBNN. Chuẩn bị sẵn các giấy tờ pháp lý cần thiết (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng…).
- Chuẩn bị và đăng ký chữ ký số: Đảm bảo doanh nghiệp có chữ ký số hợp lệ từ các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số được Bộ TT&TT công nhận. Thực hiện thông báo và đăng ký chữ ký số cho chủ tài khoản và kế toán trưởng theo đúng hướng dẫn của KBNN.
- Thiết lập quy trình nội bộ: Xây dựng quy trình rõ ràng về việc sử dụng, bảo mật chữ ký số; quy trình đối chiếu, xác nhận số dư định kỳ với KBNN.
- Luôn cập nhật thông tin: Theo dõi thông báo chính thức từ KBNN nơi giao dịch, đặc biệt khi có thay đổi về tài khoản kế toán.
So sánh điểm khác biệt chính: Nếu trước đây, việc quản lý có thể còn dựa nhiều vào văn bản giấy và chữ ký tay, thì với Thông tư 157, mọi thứ đều phải được số hóa và xác thực bằng chữ ký số có trách nhiệm cá nhân rõ ràng. Điều này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và kỷ luật cao hơn từ bộ phận tài chính – kế toán.
Hành trình tuân thủ pháp luật tưởng chừng phức tạp, nhưng thực chất lại là nền tảng vững chắc nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mỗi thay đổi trong chính sách, như Thông tư 157 lần này, không chỉ là một yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ hội để chúng ta hệ thống hóa lại quy trình, nâng cao tính minh bạch và bảo vệ chính doanh nghiệp của mình. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và thực hiện nghiêm túc không chỉ giúp bạn tránh được những khoản phạt không đáng có, mà quan trọng hơn, là xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tôn trọng pháp luật và vận hành hiệu quả trong kỷ nguyên số.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất, chính xác về chính sách thuế, kế toán và các quy định tài chính phức tạp, bạn có thể tham khảo thêm các phân tích chuyên sâu từ những nguồn uy tín. Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn Tham Khảo Chính
- Thông tư số 157/2025/TT-BTC ngày 11/01/2026 của Bộ Tài chính quy định chi tiết việc đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước.
- Nghị định số 347/2025/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Kho bạc Nhà nước.
- Các văn bản hướng dẫn liên quan khác của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước.