Thanh toán không tiền mặt 2025 doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần biết

Cuộc sống kinh doanh luôn đòi hỏi chúng ta phải không ngừng cập nhật và thích nghi với những thay đổi về quy định pháp luật, đặc biệt là lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế. Từ kinh nghiệm làm việc cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa, nhỏ và các hộ kinh doanh cá thể, tôi luôn nhận thấy: việc nắm bắt kịp thời những chính sách mới không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí mà còn tạo nền tảng phát triển bền vững trong tương lai. Vậy, sắp tới đây – khi các quy định thanh toán không dùng tiền mặt chính thức có hiệu lực từ 01/7/2025 – doanh nghiệp, đặc biệt là các hộ kinh doanh, cần chuẩn bị gì để không bị “vướng” về thủ tục?

Xu hướng thanh toán không dùng tiền mặt: Cơ hội và thử thách cho doanh nghiệp nhỏ

Thanh toán không dùng tiền mặt đang trở thành xu hướng chủ đạo, góp phần tăng tính minh bạch trong giao dịch và khuyến khích chuyển đổi số trong kinh doanh. Điều này xuất phát từ mục tiêu hiện đại hóa nền tài chính quốc gia, nâng cao ý thức tuân thủ và phòng ngừa rủi ro về gian lận, trốn thuế.

“Chủ động thích ứng với các quy định mới không chỉ là nhiệm vụ bắt buộc, mà còn là bàn đạp giúp doanh nghiệp bứt phá trên thị trường số hóa.”

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí các hộ kinh doanh cá thể, vẫn còn băn khoăn về việc quy định này ảnh hưởng thế nào đến hoạt động thường ngày và cần chuẩn bị gì để không bị phạt, không mất quyền lợi về thuế?

Chính sách mới từ 01/7/2025: Thanh toán không dùng tiền mặt có bắt buộc cho hộ kinh doanh?

Quy định chung về hóa đơn và khấu trừ thuế GTGT

Theo Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024, một trong những điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
Quy định này áp dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế (thường là doanh nghiệp, không phải hộ kinh doanh cá thể nộp thuế khoán).
Căn cứ: Điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Vậy, hộ kinh doanh cá thể có phải áp dụng bắt buộc không?

Một trong những thắc mắc lớn nhất của các hộ kinh doanh hiện nay là: “Từ 01/7/2025, tôi có bị bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên không?”

Theo Luật Thuế GTGT 2024, chỉ các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hộ kinh doanh (nộp thuế khoán hoặc kê khai doanh thu thực tế) không thuộc đối tượng được khấu trừ thuế GTGT ⇒ Không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để phục vụ cho việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Lưu ý thực tiễn: Nếu bạn là hộ kinh doanh cá thể, hiện tại chưa phải lo lắng về yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt cho mục đích khấu trừ VAT như các doanh nghiệp lớn, trừ khi sau này bạn chuyển sang hoạt động theo mô hình doanh nghiệp và áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Đối với doanh nghiệp đang nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, các điều kiện về chứng từ rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi về thuế. Vậy, loại chứng từ nào được chấp nhận và cần chú ý điều gì khi thực hiện giao dịch?

Chứng từ thanh toán hợp lệ là gì?

Là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP
- Ví dụ: Ủy nhiệm chi, lệnh chi, giấy chuyển tiền qua ngân hàng, chứng nhận thanh toán qua ví điện tử (trên các ứng dụng hợp pháp),…
- Không bao gồm: Trường hợp người mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán (trừ các trường hợp đặc biệt).

Mẹo: Khi thanh toán các khoản trên 5 triệu đồng, hãy chuyển khoản hoặc sử dụng ví điện tử hợp lệ để lấy chứng từ ngay từ đầu, tránh sót giấy tờ sau này.

Một số ngoại lệ đáng lưu ý

Thanh toán bù trừ công nợ (có biên bản, hợp đồng rõ ràng theo quy định)
Thanh toán qua bên thứ ba (có ủy quyền trong hợp đồng; bên thứ ba phải hợp pháp)
Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu (hợp đồng mua bán cần lập trước đó)
Hàng hóa nhập khẩu là quà biếu, hàng mẫu,… thì có thể không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Thanh toán qua cá nhân lao động, rồi doanh nghiệp mới thanh toán lại cho lao động (cả hai khoản đều phải không dùng tiền mặt)

Những trường hợp này đều phải có chứng từ, biên bản rõ ràng để làm căn cứ khấu trừ thuế.

So sánh nhanh: Hộ kinh doanh truyền thống & doanh nghiệp áp dụng khấu trừ thuế

Tiêu chí	Hộ kinh doanh cá thể	Doanh nghiệp khấu trừ thuế
Chế độ kế toán	Đơn giản, chủ yếu là sổ sách nhật ký	Bắt buộc đầy đủ, hóa đơn chứng từ chuẩn mực
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào	Không được khấu trừ	Được khấu trừ (có điều kiện)
Yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt	Không bắt buộc cho mục đích thuế GTGT	Bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu trở lên
Thủ tục kiểm tra, quyết toán	Linh hoạt hơn	Chặt chẽ, dễ bị truy thu nếu thiếu giấy tờ

Bí quyết nhỏ cho hộ kinh doanh: Nên chú ý gì dù chưa bắt buộc?

Nên bắt đầu tập làm quen với thanh toán không dùng tiền mặt, giúp tạo thói quen minh bạch trong quản lý tài chính cá nhân cũng như kinh doanh.
Lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ dù chưa bị bắt buộc, phòng khi mở rộng quy mô lên doanh nghiệp sẽ không bỡ ngỡ.
Chỉ khi bạn chuyển quy mô/loại hình doanh nghiệp hoặc tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ, khi đó mới buộc phải tuân thủ những quy định mới.
Nên tìm hiểu các dịch vụ ngân hàng số, ví điện tử phục vụ kinh doanh để giao dịch nhanh, chính xác, dễ tra soát.

“Việc thực hành thanh toán không dùng tiền mặt ngay từ khâu nhỏ nhất chính là bước đặt nền móng cho sự chuyên nghiệp, minh bạch khi kinh doanh phát triển quy mô lớn hơn.”

Các tình huống thực tế & mẹo xử lý – Tránh mất quyền lợi thuế

Mua hàng nhiều lần/ngày, tổng giá trị trong ngày trên 5 triệu: Cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Mua trả góp/trả chậm: Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì vẫn kê khai khấu trừ VAT, nhưng đến hạn mà vẫn chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh lại phần thuế đã khấu trừ trong kỳ.
Bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán: Hãy luôn có hợp đồng, biên bản bù trừ/ủy quyền rõ ràng, ký xác nhận đầy đủ giữa các bên.
Thanh toán qua cá nhân lao động: Giữ cả chứng từ chuyển cho người lao động lẫn chứng từ doanh nghiệp chuyển lại cho nhân viên.

Có thể áp dụng quy tắc: “Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên: chuyển khoản hoặc ví điện tử, giữ lại sao kê/nghiệp vụ của ngân hàng là xong!”

Các lợi ích khi thực hiện giao dịch không dùng tiền mặt

Minh bạch hóa tài chính, dễ dàng truy vết, kiểm soát dòng tiền.
Bảo vệ quyền lợi thuế, phòng tránh mất khấu trừ do thiếu giấy tờ hợp lệ.
Dễ dàng mở rộng kinh doanh hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp mà không phải thay đổi quy trình nhiều.
Tiết kiệm thời gian, công sức, thủ tục đối chiếu giấy tờ giữa các bên; dễ tra cứu khi phát sinh tranh chấp.

Đây cũng là nền tảng giúp doanh nghiệp sẵn sàng hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế số, nơi tính minh bạch và công nghệ là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững.

Làm gì từ bây giờ để không bị “ngợp” khi luật mới có hiệu lực?

Đọc kỹ các văn bản pháp luật về thuế mới nhất: Luật Thuế GTGT 2024, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Nghị định 52/2024/NĐ-CP,…
Làm việc với kế toán, nhờ tư vấn sớm về thủ tục chứng từ, cập nhật quy trình thanh toán.
Lưu giữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ, kể cả khi chưa bắt buộc để tạo thói quen chuyên nghiệp và tránh các rủi ro sau này.
Thường xuyên cập nhật thông tin mới, thay đổi từ Cơ quan Thuế hoặc các đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực kế toán – tài chính.
Nếu có ý định mở rộng kinh doanh lên doanh nghiệp, nên chuẩn hóa quy trình giao dịch từ sớm.

“Sự chủ động luôn là chiếc khiên bảo vệ tốt nhất cho doanh nghiệp và cả hộ kinh doanh cá thể giữa thời cảnh chuyển mình của pháp luật và thị trường.”

Lời khuyên và kinh nghiệm từ chuyên gia tài chính – kế toán

Đừng xem nhẹ việc tuân thủ, vì chi phí khắc phục sai sót luôn lớn hơn chi phí phòng ngừa rất nhiều.
Lập sổ quản lý dòng tiền, theo dõi các khoản chi, thu, nhất là các khoản lớn cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả bạn là hộ kinh doanh để hình thành thói quen minh bạch.
Khi chưa chắc chắn về quy định giao dịch nào bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hãy hỏi ý kiến kế toán, tư vấn thuế để tránh “mất trắng quyền lợi về thuế” hoặc bị xử phạt đáng tiếc.

“Mỗi hóa đơn – chứng từ hợp lệ là một viên gạch xây dựng nền móng vững chắc cho một doanh nghiệp trung thực, minh bạch và phát triển lâu dài”

Nên tìm hiểu, tham khảo quy định tại đâu?

Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024 – Cơ sở pháp lý mới nhất về thuế VAT và các điều kiện khấu trừ
Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Nghị định 52/2024/NĐ-CP – Hướng dẫn rõ về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Kênh tư vấn chuyên nghiệp, trang thông tin của các đơn vị kế toán, thuế uy tín như Kế toán Thuế Online (KTO)

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thêm các thông tin, cập nhật mới cũng như tư vấn chuyên sâu từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để không bỏ lỡ những thay đổi quan trọng sắp tới.

Lời nhắn gửi tới cộng đồng kinh doanh nhỏ và vừa, hộ kinh doanh cá thể

Chặng đường làm ăn có thể luôn đầy những thay đổi về thủ tục, quy định – nhưng nếu bạn chủ động học hỏi, chuẩn bị từ sớm thì mọi rào cản sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững. Mỗi quyết định minh bạch hóa và tuân thủ chính sách nhà nước không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thành công, mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh hơn cho tất cả mọi người. Hãy là người chủ động, tỉnh táo và trách nhiệm với chính con đường kinh doanh mình chọn!

Nguồn tham khảo:

Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024
Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt
Các tư liệu chuyên môn từ hệ thống kế toán – thuế uy tín