Ngày nay, việc tuân thủ quy định về hóa đơn và chứng từ không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước tiến lớn để xây dựng một nền kinh tế hiện đại, minh bạch, bền vững. Đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, mỗi thay đổi về chính sách liên quan đến hóa đơn, chứng từ đều có thể ảnh hưởng đáng kể tới vận hành, kế toán, quản trị và cả tiềm năng phát triển. Chính vì vậy, cập nhật các quy định mới – như Nghị định số 70/2025/NĐ-CP vừa được ban hành – là hành trang không thể thiếu để doanh nghiệp và người kinh doanh đồng hành cùng tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đồng thời chủ động kiểm soát rủi ro pháp lý và gia tăng hiệu quả kinh doanh.
1. Bức tranh toàn cảnh về Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 20/3/2025, chính thức có hiệu lực từ 01/6/2025, sửa đổi và bổ sung tới 40/61 điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Khối lượng điều chỉnh rất lớn này tác động mạnh mẽ tới lực lượng doanh nghiệp, đặc biệt là khối doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể.
Nghị định mới tập trung vào việc:
- Minh bạch, đơn giản hóa thủ tục cho người nộp thuế và doanh nghiệp.
- Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, tăng cường áp dụng hóa đơn điện tử và quản lý dữ liệu điện tử.
- Cập nhật các quy định mới, chặt chẽ về thời điểm lập, nội dung, loại hóa đơn – chứng từ.
- Tăng cường khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn điện tử.
- Đáp ứng đặc thù kinh doanh thương mại điện tử, xuất khẩu, dịch vụ số, dịch vụ cho khách hàng quốc tế.
- Bổ sung quy định liên quan tới khấu trừ thuế trên nền tảng số…
Một bài học thực tiễn lớn: Nắm chắc từng điểm mới của nghị định chính là cách tự bảo vệ mình trước rủi ro bị phạt, quản lý sai sót, hoặc bỏ lỡ các quyền lợi chính đáng!
2. Những điểm thay đổi và bổ sung nổi bật bạn cần quan tâm
2.1. Về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
- Mở rộng đối tượng áp dụng: Thêm các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (như Google, Facebook, nền tảng thương mại điện tử, dịch vụ kỹ thuật số, v.v.) đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử và dùng loại hóa đơn giá trị gia tăng.
- Doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu, lưu ý đến các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử.
2.2. Linh hoạt, sáng tạo trong khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn
Để nâng cao văn hóa tiêu dùng văn minh, nghị định cho phép:
- Phong trào khuyến khích lấy hóa đơn: Thực hiện chương trình khách hàng thường xuyên, hóa đơn may mắn, dự thưởng, v.v. – do đơn vị kinh doanh, tổ chức ngành nghề hoặc thậm chí cả cơ quan thuế đồng hành tổ chức thúc đẩy.
- Các chương trình này sẽ được tổ chức từ ngân sách nhà nước, giúp gia tăng sự tham gia đông đảo, minh bạch và chuyên nghiệp hóa hoạt động quản lý hóa đơn.
“Với mỗi hóa đơn bạn lấy, không chỉ là để kê khai mà còn có thể là cơ hội trúng thưởng, nhận ưu đãi! – Đó là một cách thiết thực để xây dựng thói quen tốt cho khách hàng và hỗ trợ doanh nghiệp vận hành chuẩn chỉ.”
2.3. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử – Hộ cá thể, cá nhân cũng được áp dụng
- Nếu trước đây chỉ doanh nghiệp, tổ chức mới được phép ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, nay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng có quyền này. Thậm chí có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba khi có phát sinh các hoạt động mua bán, hợp tác liên doanh.
Mẹo nhỏ: Nếu bạn vận hành nhiều điểm bán hoặc chuỗi hàng hóa cần dùng dịch vụ lập hóa đơn bên ngoài, hãy chắc chắn có văn bản ủy nhiệm đầy đủ và lưu trữ hồ sơ theo quy định để sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra!
2.4. Tích hợp biên lai thu, hóa đơn điện tử – Đơn giản & thúc đẩy chuyển đổi số
- Giờ đây, biên lai thu phí và hóa đơn điện tử có thể tích hợp trên cùng một định dạng điện tử, thuận tiện cho đối soát, giảm giấy tờ, hỗ trợ lưu trữ số hóa hoàn toàn.
2.5. Đa dạng hóa loại hóa đơn điện tử
- Bổ sung hóa đơn cho doanh nghiệp chế xuất: Sử dụng hóa đơn bán hàng nếu khai thuế GTGT trực tiếp, hóa đơn giá trị gia tăng nếu khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Áp dụng cho xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài; nếu đáp ứng đủ điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua phương thức điện tử. Nếu không đáp ứng, vẫn được lập hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
2.6. Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn và các trường hợp đặc thù
- Bổ sung chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho xuất khẩu, dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, doanh thu dịch vụ tài chính, bảo hiểm, xổ số, ngân hàng, dịch vụ vận tải, casino, đại lý đổi ngoại tệ,…
- Thống nhất quy định: Đối với xuất khẩu, hóa đơn lập chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan; dịch vụ cung cấp thời điểm xong dịch vụ, không phụ thuộc đã thu hay chưa thu tiền.
- Bổ sung cho phép lập hóa đơn tổng hợp, điều chỉnh khi phát sinh giao dịch lớn, định kỳ – không cần phải lập ngay mỗi giao dịch nhỏ lẻ, thuận lợi trong quản lý kho, đối soát với đối tác.
“Việc chuẩn hóa, làm rõ thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh sai phạm về phạt chậm, giảm áp lực hành chính – một điểm cộng lớn mà các nhà quản trị hiện đại nên tận dụng tối đa.”
2.7. Cập nhật nội dung hóa đơn điện tử – Yêu cầu chi tiết, cá biệt từng ngành nghề
- Thêm các thông tin bắt buộc mới như: số định danh cá nhân của người mua (hoặc mã số đơn vị), nội dung mặt hàng, thông tin biển kiểm soát xe (nếu là vận tải), hành trình, thông tin người gửi – đặc biệt quan trọng với vận tải, logistics, thương mại điện tử.
- Quy định trường hợp hóa đơn không cần đủ thông tin: VD hóa đơn xăng dầu bán cho cá nhân không kinh doanh; hóa đơn casino, trò chơi điện tử có thưởng không cần tên, địa chỉ, MST người mua.
- Quy định mốc thời gian gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế: Dù lập hóa đơn và ký số khác nhau, thì chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, hóa đơn phải được gửi lên cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không mã đều cần tuân thủ).
Bí quyết thực tiễn: Hãy chuẩn hóa quy trình thiết kế hóa đơn nội bộ, cập nhật phần mềm quản trị kế toán, lưu trữ, xuất hóa đơn đồng bộ với quy định mới. Việc này giảm thiểu rủi ro sai sót, tăng uy tín với khách hàng, đối tác!
2.8. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Đối tượng, định dạng, cách gửi
- Bổ sung đối tượng bắt buộc áp dụng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên; doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, hoạt động vui chơi giải trí, chiếu phim, v.v…
- Bắt buộc sử dụng máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế; doanh nghiệp cần đầu tư hạ tầng phù hợp.
- Gửi hóa đơn điện tử cho người mua có thể bằng nhiều phương thức hiện đại: Tin nhắn, email, đường dẫn, mã QR,… thuận tiện cho khách hàng tra cứu.
Hãy xem việc đầu tư máy tính tiền đồng bộ dữ liệu như một giải pháp phòng ngừa rủi ro kiểm tra đột xuất, đồng thời là bước khởi đầu vững chắc cho hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
2.9. Những quy định quan trọng về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Khác với trước đây, bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận đối với trường hợp sửa, điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót (đối với doanh nghiệp, tổ chức, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Nếu người mua là cá nhân thì chỉ cần thông báo cho họ – linh hoạt và dễ dàng hơn.
- Chỉ cần lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn phát sinh sai sót cùng tháng, cùng một người mua (giảm thủ tục rườm rà).
- Quy định rõ cách xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc biệt: Hủy hoặc chấm dứt giao dịch mua bán, trả lại hàng/tài sản phải đăng ký quyền sử dụng/sở hữu, hoàn trả phí dịch vụ (với bảo hiểm, thanh toán thẻ,…)
Tip thực tế: Doanh nghiệp nên chủ động đưa quy trình kiểm soát hóa đơn vào phần mềm bán hàng hoặc kế toán, lưu lại đầy đủ email, tin nhắn, biên bản, thỏa thuận sửa hóa đơn để sẵn sàng chứng minh khi cần!
3. Đăng ký sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử – Thủ tục, lưu ý cho doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh
3.1. Đối tượng đăng ký, kiểm tra điều kiện thụ hưởng hóa đơn điện tử
- Bổ sung các trường hợp được đăng ký, thay đổi đăng ký hóa đơn điện tử trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (bao gồm cả nhà cung cấp nước ngoài).
- Cổng thông tin Thuế sẽ tự động kiểm tra thông tin đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin đại diện pháp luật và yêu cầu xác nhận qua email/điện thoại.
- Trường hợp có các vấn đề về mã số thuế, nợ thuế, ngừng hoạt động, vi phạm về thuế/hóa đơn… cơ quan thuế sẽ thông báo, yêu cầu xác minh bổ sung.
3.2. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
- Ngoài những trường hợp cũ (giải thể, ngừng hoạt động, thu hồi giấy phép…), bổ sung các tình huống mới: Lập hóa đơn điện tử bán khống, có hành vi trốn thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, doanh nghiệp rủi ro rất cao về thuế,…
- Quy định bốn thủ tục thực hiện việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử tùy loại nguyên nhân, đơn vị quản lý thụ lý rõ ràng, minh bạch.
Lời khuyên chuyên gia: Đừng chủ quan với những thay đổi nhỏ về ngành nghề hoặc tình trạng kinh doanh – bất cứ sự khác biệt nào cũng có thể ảnh hưởng tới quyền sử dụng hóa đơn điện tử của bạn. Luôn cập nhật, kiểm tra kỹ các thông tin đăng ký trên hệ thống thuế!
4. Cập nhật quy định mới về chứng từ – Lưu ý cá nhân chi trả thuế, doanh nghiệp thương mại điện tử
4.1. Bổ sung, sửa đổi về loại chứng từ điện tử
- Thêm chứng từ khấu trừ thuế đối với kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số – cực kỳ quan trọng với các cá nhân/doanh nghiệp kinh doanh đa nền tảng, freelancer, kinh doanh content số, dịch vụ trực tuyến.
- Quy định cụ thể: Thời điểm lập, ký số trên chứng từ, nội dung biên lai, định dạng chứng từ điện tử…
“Việc chủ động hiểu & chuẩn bị chứng từ khấu trừ thuế sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý quyết toán, hạn chế các sai sót khiến bị truy thu/phạt về thuế vào cuối năm.”
4.2. Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập (lương, thù lao, chi trả bản quyền, phí dịch vụ…) đều có thể đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, thuận tiện trong quản lý, trả lương, trả dịch vụ định kỳ.
- Quy định cụ thể thêm về định dạng, phương pháp lưu trữ, trách nhiệm truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
5. Quy định về trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử
5.1. Trách nhiệm của người bán – doanh nghiệp, hộ cá thể, cá nhân kinh doanh
- Đặc biệt lưu ý khi bán hàng hóa/dịch vụ cho nước ngoài – phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đúng hạn theo Bảng tổng hợp gửi đến cơ quan thuế khi khai thuế GTGT.
- Bỏ quy định phải tổng hợp hóa đơn xăng dầu từng ngày; doanh nghiệp lớn dùng từ 1 triệu hóa đơn/tháng trở lên phải chuyển dữ liệu trực tiếp tới cơ quan thuế.
Mẹo quản trị: Nếu số lượng hóa đơn xuất ra lớn hàng tháng, hãy xem xét sử dụng giải pháp phần mềm kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế – vừa giảm tình trạng quên nộp, lại tăng hiệu quả quản trị hóa đơn!
5.2. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử – Đảm bảo quyền lợi khách hàng
- Bổ sung quy định chi tiết về nghĩa vụ bảo mật, cung cấp thông tin, hỗ trợ khách hàng, lưu trữ, truyền nhận dữ liệu nhằm bảo vệ quyền lợi của người bán.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn cũng phải có trách nhiệm về bảo mật, lưu trữ & hỗ trợ khách doanh nghiệp (SMEs, hộ kinh doanh) khai thác tối ưu dịch vụ.
5.3. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế
- Quản lý tài khoản, mật khẩu tài khoản được cấp bởi cơ quan thuế.
- Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử, lưu trữ và xuất trình khi được cơ quan nhà nước yêu cầu.
5.4. Quyền lợi của người mua – chủ động tra cứu, lưu trữ hóa đơn điện tử
- Có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử.
- Được sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp để chứng minh quyền sở hữu, đăng ký, kê khai thuế, hạch toán kế toán, hưởng quyền lợi khi mua bán.
- Trong các trường hợp cần thanh toán vốn ngân sách nhà nước, bạn chỉ được chấp nhận khi hóa đơn có đầy đủ thông tin xác định được người mua.
5.5. Bổ sung trách nhiệm của cơ quan hải quan & trách nhiệm chia sẻ dữ liệu
- Các doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt phải thực hiện quét mã QR sản phẩm, liên thông dữ liệu tem hàng hóa với cơ quan thuế để minh bạch.
- Tra cứu, chia sẻ dữ liệu hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử được mở rộng, bổ sung quy định về đăng ký/truy cập/tạm dừng sử dụng tài khoản khai thác thông tin hóa đơn.
6. Lưu ý về giải thích từ ngữ, hành vi bị cấm, trách nhiệm thực thi
- Bổ sung/thay đổi giải thích: Máy tính tiền, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tiêu hủy/chứng từ điện tử, v.v.
- Bổ sung “làm giả hóa đơn chứng từ”, “không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử” là hành vi bị cấm tuyệt đối.
- Các địa phương, UBND các tỉnh phải hỗ trợ triển khai giải pháp hạ tầng công nghệ cho doanh nghiệp chuyển đổi; nếu đơn vị kinh doanh cố tình không chuyển đổi sẽ bị xử phạt theo luật định.
Hãy chủ động phối hợp với cán bộ thuế và các cơ quan địa phương khi nhận được thông báo về chương trình chuyển đổi, đừng coi đó là áp lực – mà hãy xem là cơ hội chuẩn hóa, minh bạch hóa doanh nghiệp/hộ kinh doanh của mình.
7. Những cập nhật về mẫu biểu và chuyển tiếp
- Bổ sung hàng loạt mẫu biểu mới: Mẫu hóa đơn, mẫu biên bản điều trình, mẫu chứng từ khấu trừ thuế điện tử,…
- Kịp thời thay thế cụm từ “hộ, cá nhân kinh doanh” thành “hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh” để nhất quán trong quá trình quản trị, kê khai giấy tờ.
- Có hướng dẫn rõ về việc phối hợp giữa Hội bảo vệ người tiêu dùng & ngành thuế – lan tỏa phong trào lấy hóa đơn, xây dựng niềm tin vào môi trường kinh doanh.
8. Góc nhìn thực tế và hành động của doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần làm gì?
- Rà soát lại toàn bộ quy trình xuất, lập, gửi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, đối chiếu với điểm mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Cập nhật phần mềm, liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để thích nghi nhanh khi quy định có hiệu lực.
- Đảm bảo các hồ sơ ủy nhiệm, biên bản chỉnh sửa, thỏa thuận liên quan hóa đơn được lưu trữ đầy đủ, đồng bộ.
- Huấn luyện, phổ biến ngay cho kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận vận chuyển…
- Chủ động hỏi, hỗ trợ khách hàng lấy đủ hóa đơn, hướng dẫn lưu trữ điện tử, cung cấp mã QR, email, SMS… Tạo phong cách chuyên nghiệp, hiện đại, dễ kiểm soát khi gặp kiểm tra định kỳ!
- Chủ động đăng ký, kiểm tra thông tin đăng ký thuế, hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế thường xuyên.
“Một doanh nghiệp nhỏ có thể trở nên lớn mạnh nhờ luôn minh bạch, tuân thủ tốt. Sự nghiêm túc với hóa đơn, chứng từ không chỉ là nghĩa vụ – mà còn là nền tảng tạo dựng lòng tin từ khách hàng, đối tác và xã hội.”
Mở rộng kết nối thông tin, cập nhật chính sách cùng cộng đồng doanh nghiệp
Để không bị bỏ lại phía sau trên hành trình chuyển đổi số hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, các doanh nghiệp vừa, nhỏ, hộ kinh doanh cá thể thực sự cần đồng hành cùng các đơn vị tư vấn, giải pháp chuyên nghiệp – những cánh tay nối dài tài năng, kiến thức và thực hành hiện đại.
Bạn có thể theo dõi các cập nhật mới nhất, tư vấn giá trị về kế toán, thuế, hóa đơn điện tử được chia sẻ bởi Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online hoặc qua Facebook KTO. Đừng ngần ngại tham gia cộng đồng, tương tác trực tiếp để nhận được hỗ trợ sát thực!
Lời nhắn gửi từ chuyên gia
Trên con đường phát triển bền vững, không ít lần chúng ta sẽ phải thay đổi – và mỗi sự cập nhật, điều chỉnh trong chính sách về hóa đơn, chứng từ chính là cơ hội để doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự nâng tầm, làm chủ vận mệnh của mình. Dù quy mô lớn hay nhỏ, sự tuân thủ, minh bạch hóa đơn, chứng từ luôn mang lại lợi ích lâu dài. Hãy coi mỗi hóa đơn xuất ra là bước chân vững chắc trong chặng đường đồng hành cùng nền kinh tế Việt Nam hiện đại, hội nhập sâu rộng.
Nếu còn bất cứ băn khoăn, vướng mắc nào, hãy chủ động tìm hiểu thêm trên website, hỏi ý kiến các chuyên gia, liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn uy tín như KTO – bạn luôn có nhiều giải pháp hơn mình tưởng. Chúc các bạn doanh nghiệp, hộ kinh doanh luôn tự tin, minh bạch và thành công!
Nguồn tham khảo
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Website Tổng Cục Thuế
- https://ketoanthueonline.com