Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, việc nắm bắt kịp thời những thay đổi về chính sách thuế, hóa đơn luôn là một thách thức không nhỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các hộ kinh doanh cá thể. Mỗi sự điều chỉnh từ phía cơ quan quản lý không chỉ là những quy định khô khan, mà còn ẩn chứa cả những cơ hội tối ưu hóa hoạt động và rủi ro cần phòng tránh. Gần đây, sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123 về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ 01/6/2025, là một điểm nhấn quan trọng như vậy. Hãy cùng chúng tôi khám phá những thay đổi này một cách hệ thống và thân thiện, để bạn không chỉ tuân thủ đúng luật mà còn vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru và hiệu quả hơn.
Những Điểm Mới Nổi Bật Dành Cho Người Nộp Thuế
Nghị định 70 mang đến nhiều cải cách nhằm minh bạch hóa và tạo thuận lợi tối đa cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Dưới đây là những thay đổi then chốt mà bạn cần lưu tâm.
Đối Tượng Áp Dụng Được Mở Rộng
Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử giờ đây đã được mở rộng hơn, bao gồm cả các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Họ có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể là hóa đơn giá trị gia tăng. Điều này phản ánh xu hướng số hóa toàn cầu và tạo sân chơi bình đẳng.
Việc mở rộng đối tượng này không chỉ giúp quản lý tốt hơn các giao dịch xuyên biên giới mà còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng hợp tác và có đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế khi mua hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài.
Nguyên Tắc Lập Và Sử Dụng Hóa Đơn Linh Hoạt Hơn
- Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Nghị định chính thức hóa việc người bán, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn và cơ quan thuế được sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử để triển khai các chương trình khuyến khích như “khách hàng thường xuyên”, “dự thưởng”, “hóa đơn may mắn”. Đây là một bước tiến lớn trong việc nâng cao ý thức cộng đồng và tăng tính minh bạch.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: Quy định mới cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (bên cạnh các doanh nghiệp) được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, phá bỏ giới hạn trước đây. Điều này giúp các hộ kinh doanh quy mô nhỏ dễ dàng thuê ngoài dịch vụ kế toán, tiết kiệm chi phí vận hành.
- Tích hợp biên lai và hóa đơn: Cho phép tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng, tạo thuận lợi tối đa cho người mua và thúc đẩy chuyển đổi số.
Thời Điểm Lập Hóa Đơn: Rõ Ràng Và Thực Tế Hơn
Đây là một trong những nội dung được điều chỉnh chi tiết, phù hợp hơn với đặc thù từng ngành nghề.
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) được xác định linh hoạt, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Áp dụng thời điểm lập hóa đơn như trong nước, tức là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Một số ngành nghề đặc thù:
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, quảng cáo… được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất là ngày 07 của tháng sau hoặc sau 07 ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Kinh doanh bảo hiểm: Lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo luật chuyên ngành.
- Cho vay: Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng. Nếu không thu được lãi và phải theo dõi ngoại bảng, thời điểm lập hóa đơn là khi thực tế thu được tiền lãi.
- Bãi bỏ một số quy định: Nghị định đã bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm cho cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn, giúp đơn giản hóa thủ tục.
Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Ai Sẽ Phải Áp Dụng?
Đây là điểm mới có tác động trực tiếp và rộng rãi đến các mô hình kinh doanh bán lẻ, dịch vụ trực tiếp.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên (theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38) sẽ phải áp dụng.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí…
Nghị định cũng quy định rõ nội dung bắt buộc trên loại hóa đơn này, bao gồm thông tin người bán, thông tin người mua (nếu có yêu cầu), chi tiết hàng hóa/dịch vụ, thời điểm lập và mã của cơ quan thuế (hoặc dữ liệu điện tử để truy xuất).
Lời khuyên dành cho bạn: Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của bạn thuộc diện trên, hãy bắt đầu ngay việc lên kế hoạch đầu tư hoặc nâng cấp hệ thống máy tính tiền có kết nối, xuất được hóa đơn điện tử để kịp thời áp dụng khi Nghị định có hiệu lực.
Điều Chỉnh Và Thay Thế Hóa Đơn: Quy Trình Chặt Chẽ Và Rõ Ràng
Việc xử lý hóa đơn sai sót được quy định chi tiết và chặt chẽ hơn, nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên và tính minh bạch của giao dịch.
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập sai, người bán và người mua (nếu là tổ chức/doanh nghiệp) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
- Cho phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai: trong cùng một tháng của cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bổ sung nhiều trường hợp được điều chỉnh cụ thể: như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa (kể cả tài sản phải đăng ký), hoàn/giảm phí bảo hiểm, hủy giao dịch bất động sản… Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh phức tạp.
Đăng Ký Và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Siết Chặt Quản Lý
Cơ chế đăng ký và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được siết chặt nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm.
- Đăng ký: Hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu người đại diện này có liên quan đến các doanh nghiệp “có vấn đề” (ngừng hoạt động, vi phạm thuế, rủi ro cao…), cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình hoặc xác minh.
- Ngừng sử dụng: Bổ sung nhiều trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế.
- Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng do có hành vi lập hóa đơn bán khống.
- Thuộc diện rủi ro rất cao theo đánh giá của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp được xác định là thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Mẹo nhỏ: Hãy luôn đảm bảo thông tin đăng ký thuế, đặc biệt là thông tin người đại diện pháp luật, là chính xác và cập nhật. Điều này không chỉ giúp việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Những Thay Đổi Quan Trọng Khác
Ngoài các nội dung trọng tâm trên, Nghị định 70 còn có nhiều điều chỉnh đáng chú ý khác:
- Về chứng từ: Bổ sung loại chứng từ khấu trừ thuế cho hoạt động kinh doanh trên nền tảng số, quy định rõ về đăng ký, nội dung và xử lý chứng từ điện tử.
- Về trách nhiệm các bên: Bổ sung quy định chi tiết về nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quyền của người mua trong việc tra cứu, sử dụng hóa đơn, và trách nhiệm của cơ quan hải quan.
- Về xử lý chuyển tiếp: Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ, có lộ trình chuyển đổi. Tuy nhiên, sau khi đã được hỗ trợ mà không chuyển đổi sẽ bị xem là vi phạm.
Hành trình nắm bắt và thích ứng với những thay đổi pháp luật chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng nó chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn vận hành an toàn và bền vững. Những cải cách trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mặc dù đặt ra những yêu cầu mới, nhưng tựu chung lại đều hướng đến mục tiêu tạo lập một môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại và thuận lợi hơn. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và tuân thủ không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro về pháp lý và thuế mà còn là cơ hội để tối ưu hóa quy trình, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh. Hãy xem đây như một bước đệm để doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trong kỷ nguyên số.
Để luôn cập nhật kịp thời những thông tin mới nhất và nhận được các tư vấn chuyên sâu, bạn hãy theo dõi Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn tham khảo chính: Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.