Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một hộ kinh doanh cá thể, bạn có bao giờ cảm thấy những quy định về hóa đơn, chứng từ là một mê cung phức tạp và luôn thay đổi? Bạn không đơn độc. Việc nắm bắt kịp thời những thay đổi này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp trơn tru, minh bạch và hiệu quả. Với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một chương mới trong hành trình quản lý hóa đơn điện tử chính thức bắt đầu từ ngày 01/06/2025, mang theo nhiều điểm mới quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đều cần trang bị cho mình.
Nghị Định 70/2025/NĐ-CP: Hành Trình Tiếp Theo Của Số Hóa và Minh Bạch
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành ngày 20/3/2025, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Nghị định này sửa đổi, bổ sung tới 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thể hiện một bước tiến dài trong việc hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn, chứng từ điện tử. Mục tiêu xuyên suốt là tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế, thúc đẩy chuyển đổi số, đồng thời siết chặt quản lý để đảm bảo minh bạch và công bằng.
“Sự ra đời của Nghị định 70 là một minh chứng rõ ràng cho nỗ lực không ngừng của Nhà nước trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, áp dụng công nghệ để giảm tải gánh nặng tuân thủ cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – động lực quan trọng của nền kinh tế.”
Những Điểm Mới Then Chốt Mà Doanh Nghiệp Cần Đặc Biệt Lưu Ý
Nghị định 70 mang đến rất nhiều thay đổi, nhưng có thể tập trung vào một số nhóm nội dung chính sau đây:
1. Mở Rộng Đối Tượng Áp Dụng và Tạo Điều Kiện Thuận Lợi
Nghị định mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử, tạo sân chơi công bằng và khuyến khích số hóa toàn diện.
- Nhà cung cấp nước ngoài: Lần đầu tiên, các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số được đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử thông qua một Cổng thông tin riêng của Tổng cục Thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy quyền lập hóa đơn: Trước đây, chỉ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mới được ủy nhiệm cho bên thứ ba (thường là có quan hệ liên kết) lập hóa đơn. Nay, quy định này đã được mở rộng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, giúp họ linh hoạt hơn trong việc thuê ngoài dịch vụ kế toán, hóa đơn.
- Tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử: Một điểm cộng lớn cho sự thuận tiện. Giờ đây, trên cùng một định dạng điện tử, bạn có thể vừa có thông tin biên lai thu phí, vừa có hóa đơn, giúp người mua dễ dàng hơn trong việc lưu trữ và kê khai.
2. Linh Hoạt Hóa Thời Điểm Lập Hóa Đơn
Đây là phần có nhiều điều chỉnh thiết thực, phù hợp với đặc thù của nhiều ngành nghề.
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, VAT điện tử hoặc bán hàng điện tử) được xác định linh hoạt nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa, tương tự như đối với dịch vụ trong nước.
- Một số ngành nghề đặc thù: Nghị định bổ sung thời điểm lập hóa đơn cụ thể cho nhiều lĩnh vực như:
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, quảng cáo, thương mại điện tử: Được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, chậm nhất là ngày 07 của tháng sau.
- Kinh doanh bảo hiểm: Theo thời điểm ghi nhận doanh thu theo luật kinh doanh bảo hiểm.
- Bán lẻ xổ số: Lập 01 hóa đơn tổng cho đại lý trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo.
- Cho vay: Theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng. Nếu đến hạn không thu được, thời điểm lập hóa đơn là khi thực thu.
- BÃI BỎ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Đây là sự đơn giản hóa đáng kể.
3. Chi Tiết Hóa Nội Dung Trên Hóa Đơn
Nghị định yêu cầu rõ ràng hơn về thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng cho việc truy xuất nguồn gốc.
- Thông tin người mua: Ngoài tên, địa chỉ, mã số thuế, có thể sử dụng số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.
- Tên hàng hóa, dịch vụ:
- Dịch vụ ăn uống: Phải thể hiện rõ mặt hàng ăn, uống.
- Vận tải: Phải có thông tin biển số xe và hành trình (điểm đi – điểm đến).
- Vận tải qua nền tảng số: Phải có thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh).
- Thời điểm ký số và khai thuế: Quy định rõ nếu thời điểm lập và thời điểm ký số khác nhau, thì thời điểm ký số và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Người bán khai thuế theo thời điểm lập, người mua khai thuế theo thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ.
4. Quy Định Rõ Ràng Về Hóa Đơn Điều Chỉnh, Thay Thế
Đây là phần được sửa đổi rất chi tiết, giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc khi phát sinh các tình huống cần điều chỉnh giao dịch.
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp) về nội dung sai sót trước khi điều chỉnh. Với người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trên website của mình.
- Cho phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng của cùng một người mua, giảm thiểu thủ tục.
- Hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp:
- Điều chỉnh do quyết toán thay đổi giá trị, khối lượng.
- Xử lý chiết khấu thương mại.
- Xử lý hàng trả lại, hoàn hủy dịch vụ (rất chi tiết cho từng ngành như bảo hiểm, bất động sản, viễn thông, ngân hàng).
Việc quy định rõ ràng về hóa đơn điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ một cách “sạch sẽ” mà còn là công cụ đắc lực để bảo vệ chính mình trước các rủi ro về thuế khi có phát sinh thay đổi từ giao dịch.”
5. Siết Chặt Quản Lý Và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Bên cạnh những tạo thuận lợi, Nghị định 70 cũng siết chặt quản lý đối với các đối tượng vi phạm.
- Bổ sung nhiều trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Doanh nghiệp có hành vi bán khống hóa đơn bị khởi tố.
- Doanh nghiệp được thành lập để mua bán hóa đơn không hợp pháp.
- Doanh nghiệp có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao.
- Có văn bản đề nghị từ cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án.
- Quy trình ngừng sử dụng được phân loại rõ ràng thành 4 thủ tục, từ tự động ngừng trên hệ thống đến việc phải có thông báo bằng văn bản và có quyền giải trình.
6. Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Từ Tự Nguyện Đến Bắt Buộc?
Đây là một thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ.
- Nghị định bổ sung đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí, chiếu phim…
- Nghị định cũng nêu rõ nội dung bắt buộc trên loại hóa đơn này và cách thức gửi cho người mua (qua tin nhắn, email, mã QR…).
- Lộ trình áp dụng: Có quy định về việc hỗ trợ và thông báo chuyển đổi. Tuy nhiên, nếu đã được hỗ trợ mà không chuyển đổi sẽ bị xem là vi phạm.
Lời Khuyên Hành Động Cho Doanh Nghiệp Vừa và Nhỏ
Trước những thay đổi này, việc chủ động chuẩn bị là vô cùng quan trọng.
- Rà soát và phân loại: Hãy xem mình thuộc đối tượng nào trong Nghị định mới. Bạn có thuộc diện phải dùng máy tính tiền kết nối? Ngành nghề của bạn có thời điểm lập hóa đơn mới không?
- Cập nhật phần mềm và quy trình nội bộ: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử hiện tại để đảm bảo họ đã cập nhật đầy đủ các chức năng theo quy định mới. Đồng thời, điều chỉnh lại quy trình lập, lưu trữ và điều chỉnh hóa đơn trong nội bộ.
- Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên kế toán, bán hàng hiểu rõ những thay đổi, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn và các trường hợp điều chỉnh.
- Chuẩn bị cho hóa đơn từ máy tính tiền: Nếu thuộc diện bắt buộc, hãy sớm tìm hiểu và đầu tư hệ thống máy tính tiền đáp ứng yêu cầu kết nối, tránh bị động khi nghị định có hiệu lực.
- Luôn yêu cầu hóa đơn: Với tư cách là người mua, hãy tập thói quen yêu cầu hóa đơn để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tham gia các chương trình khuyến khích may mắn từ cơ quan thuế.
Tuân thủ pháp lu