Việc lựa chọn và tuân thủ năm tài chính là một yếu tố quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng được các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay hộ kinh doanh quan tâm một cách đúng mức khi bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, hiểu rõ và chủ động trong việc xác định năm tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ kế toán, thuế mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc kết nối kinh doanh, đặc biệt là với các đối tác quốc tế như doanh nghiệp Nhật Bản. Vậy doanh nghiệp có buộc phải theo năm dương lịch không? Liệu có thể áp dụng năm tài chính giống Nhật Bản tại Việt Nam? Bài viết sau đây cung cấp những kiến thức thực tế cùng kinh nghiệm quản lý, khai báo năm tài chính dành cho các doanh nghiệp FDI, nhóm công ty Nhật Bản cũng như doanh nghiệp trong nước đang cần hoạch định bài bản hoạt động của mình.
Khái niệm năm tài chính: Cơ bản nhưng đặc biệt quan trọng
Trước khi đi sâu vào quy định cụ thể, hãy cùng làm rõ một số khái niệm mà đôi khi các chủ doanh nghiệp mới hoặc hộ kinh doanh còn nhầm lẫn:
- Năm tài chính (Fiscal Year – FY): Là khoảng thời gian liên tục kéo dài 12 tháng (có thể từ 52 đến 53 tuần), được sử dụng nhằm mục đích hoạch định kế hoạch ngân sách, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế của doanh nghiệp.
- Năm dương lịch: Bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 cùng năm.
- Kỳ kế toán: Khoảng thời gian dùng để ghi nhận hạch toán các sự kiện kinh tế phát sinh, có thể một tháng, một quý hoặc một năm.
Khi xác định đúng năm tài chính và áp dụng nhất quán, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được công sức quản lý số liệu, vừa dễ dàng giải trình với cơ quan thuế, ngân hàng cũng như đối tác, nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành nội bộ.
Năm tài chính tại các quốc gia: So sánh để thấy sự khác biệt
Không phải quốc gia nào cũng quy định năm tài chính trùng khớp với năm dương lịch. Việc này dẫn đến nhiều thách thức không chỉ với doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam mà còn các doanh nghiệp Việt có hợp tác quốc tế.
- Nhật Bản: Năm tài chính bắt đầu từ 1/4 năm này đến hết 31/3 năm sau.
- Mỹ: Năm tài chính từ 1/10 năm này đến 30/9 năm tiếp theo.
- Úc: Năm tài chính bắt đầu từ 1/7 và kết thúc ngày 30/6 năm kế tiếp.
- Đa số các nước châu Âu, Việt Nam, Trung Quốc: Năm tài chính trùng với năm dương lịch (1/1 đến 31/12).
Điều này có nghĩa là: Nếu trụ sở mẹ đặt tại Nhật Bản thì năm tài chính của “tập đoàn” thường chạy từ tháng 4 đến hết tháng 3, trong khi tại Việt Nam số đông các doanh nghiệp lại áp dụng năm dương lịch – sự chênh lệch này tạo ra những vấn đề đáng kể về báo cáo, đồng bộ dữ liệu, chia cổ tức, nhận ưu đãi thuế, v.v.
Năm tài chính tại Việt Nam: Quy định & tính linh hoạt dành cho doanh nghiệp FDI
Theo luật hiện hành, Việt Nam quy định cơ bản về năm tài chính như sau:
- Năm tài chính thông thường bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 mỗi năm.
- Tuy nhiên, doanh nghiệp được phép lựa chọn một năm tài chính khác với năm dương lịch nếu phù hợp với nhu cầu hoạt động hoặc theo thông lệ quốc tế, với điều kiện đăng ký và được Bộ Tài chính chấp thuận.
Lựa chọn năm tài chính cho doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhật Bản, hoặc các doanh nghiệp có vốn FDI khác, hoàn toàn có thể đăng ký một trong các mẫu năm tài chính dưới đây:
- Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 (trùng năm dương lịch, phổ biến nhất ở Việt Nam)
- Từ ngày 1/4 đến ngày 31/3 năm kế tiếp (phù hợp với năm tài chính Nhật Bản)
- Từ ngày 1/7 đến ngày 30/6 năm sau (phù hợp với thông lệ Úc)
- Từ ngày 1/10 đến 30/9 năm sau (phù hợp với thông lệ Mỹ)
“Việc đồng bộ năm tài chính giữa công ty mẹ nước ngoài và công ty con tại Việt Nam giúp các nhà quản trị, kế toán viên tổng hợp số liệu, lập báo cáo hợp nhất, tính toán cổ tức, thưởng và hoạch định kế hoạch tài chính thuận tiện, minh bạch, ít nhầm lẫn.” – Chuyên gia tư vấn KTO
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thông báo với cơ quan thuế, cơ quan tài chính ngay từ đầu khi muốn áp dụng một năm tài chính khác với năm dương lịch.
Các quy định khi chọn năm tài chính khác năm dương lịch
Để tránh sai sót dẫn tới rủi ro bị phạt hoặc bị truy thu thuế, các doanh nghiệp FDI, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản cần chú trọng những vấn đề sau:
- Đăng ký ngay khi thành lập: Nếu chọn năm tài chính khác năm dương lịch, thông tin này phải được khai báo trong hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
- Kỳ kế toán đầu tiên: Được tính từ ngày doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm đầu tiên (theo năm tài chính đã đăng ký).
- Kỳ kế toán khi tổ chức lại doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp bị chia tách, hợp nhất, chuyển đổi, giải thể,… thì năm tài chính cuối cùng sẽ được tính từ đầu kỳ kế toán năm đến trước ngày quyết định của việc tổ chức lại có hiệu lực.
- Kỳ kế toán năm ngắn hơn 90 ngày: Có thể gộp với năm tiếp theo hoặc năm trước để thành một kỳ lớn hơn, nhưng không vượt quá 15 tháng.
Mẹo nhỏ: Để tránh vướng mắc, bạn nên lựa chọn và đăng ký năm tài chính ngay từ đầu, tránh sửa đổi về sau gây phức tạp thủ tục hoặc phải làm lại quyết toán thuế.
Kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp gắn liền với năm tài chính
Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu kỳ tính thuế có buộc phải theo năm dương lịch không, đặc biệt khi muốn đồng bộ báo cáo với công ty mẹ ở nước ngoài. Thực tế:
- Kỳ tính thuế TNDN bình thường là theo năm dương lịch.
- Nếu doanh nghiệp lựa chọn năm tài chính khác năm dương lịch (được Bộ Tài Chính cho phép), khi đó kỳ tính thuế cũng theo chính năm tài chính đã đăng ký.
- Ví dụ: Công ty bạn áp dụng năm tài chính 1/4–31/3 thì kỳ tính thuế TNDN cũng là 1/4–31/3.
Đối với năm đầu tiên hoặc kỳ cuối cùng khi chuyển đổi, tổ chức lại doanh nghiệp
Có các điểm cần lưu ý cụ thể:
- Nếu kỳ đầu/ cuối chưa đến 3 tháng có thể gộp chung với năm liền kề để thành một kỳ tính thuế, miễn tổng thời gian không vượt quá 15 tháng.
- Năm chuyển đổi kỳ tính thuế dù từ năm dương lịch sang năm tài chính hay ngược lại đều không vượt quá 12 tháng.
- Doanh nghiệp đang được hưởng ưu đãi thuế có thể lựa chọn cách tính ưu đãi trong kỳ chuyển đổi hoặc sang năm tiếp theo, tùy mức tăng/ giảm ưu đãi để tối ưu quyền lợi.
“Cách quản lý kỳ tính thuế đồng bộ với năm tài chính không chỉ giúp giảm rắc rối báo cáo mà còn bảo toàn tối đa các ưu đãi, tránh thất thoát quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, đặc biệt với DN FDI và DN vừa và nhỏ.” – KTO
Những tình huống thực tế và lưu ý không thể bỏ qua khi thiết lập năm tài chính
- Trường hợp doanh nghiệp đã hoạt động theo năm dương lịch, muốn chuyển sang năm tài chính khác: Phải thông báo với cơ quan thuế, điều chỉnh các hồ sơ liên quan và đảm bảo thời gian của kỳ chuyển đổi không vượt quá 12 tháng.
- Tận dụng ưu đãi thuế: Chọn thời điểm chuyển đổi kỳ tính thuế sau khi hết thời gian ưu đãi để không bị mất quyền lợi. Ngược lại, nếu chuyển đổi đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể kéo dài thời gian ưu đãi nhờ tận dụng kỳ tính thuế mới.
- Báo cáo hợp nhất: Các tập đoàn đa quốc gia thường ưu tiên đồng bộ năm tài chính giữa các công ty thành viên để thuận tiện tổng hợp, lập báo cáo hợp nhất.
Mẹo nhanh:
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị liên doanh hoặc gọi vốn từ đối tác nước ngoài, hãy trao đổi kỹ về năm tài chính, đồng thời nhờ chuyên gia kế toán tư vấn lựa chọn mốc thời gian phù hợp trước khi nộp hồ sơ thành lập.
Kinh nghiệm lựa chọn và thay đổi năm tài chính – Bài học thực tế
Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc lần đầu tiếp xúc với mô hình FDI, thay đổi năm tài chính vượt qua khuôn khổ năm dương lịch đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn trọng. Sau đây là một số bí quyết hữu ích từ thực tiễn:
- Giữ communication (liên lạc) thường xuyên với kế toán trưởng, kiểm toán viên hoặc đối tác hỗ trợ: Họ là người nắm vững các thông lệ, cũng như quy trình để xin phép Bộ Tài chính, tránh thiếu sót giấy tờ.
- Kiểm tra hệ thống phần mềm kế toán: Đảm bảo phần mềm cho phép linh hoạt trong thiết lập năm tài chính và tất cả báo cáo đều chuẩn xác khi báo cáo năm đầu, năm cuối hoặc năm chuyển đổi.
- Cập nhật tình hình pháp lý: Lắng nghe các bản tin, thông tư, quy định mới nhất về thuế, kế toán để tránh làm sai, không đồng bộ giữa năm tài chính và các báo cáo khác.
- Tham khảo mô hình các doanh nghiệp Nhật Bản đã hoạt động hiệu quả tại Việt Nam: Rút kinh nghiệm từ họ về quy trình báo cáo hợp nhất, thời điểm chuyển đổi…
So sánh nhanh:
- Năm dương lịch: Đơn giản, thuận tiện nộp báo cáo, phù hợp với doanh nghiệp nội địa, ít ràng buộc quốc tế.
- Năm tài chính riêng biệt: Phù hợp cho doanh nghiệp liên kết xuyên quốc gia, đồng bộ kế hoạch kinh doanh với công ty mẹ, nhưng cần làm thủ tục đăng ký, điều chỉnh kỹ càng.
Lời khuyên thực tiễn khi làm việc với cơ quan thuế về năm tài chính
Việc làm việc trực tiếp với cơ quan thuế cần sự chuẩn bị chủ động, đặc biệt khi muốn áp dụng năm tài chính khác với thông thường:
- Thông báo sớm: Gửi công văn thông báo về việc lựa chọn/chuyển đổi năm tài chính càng sớm càng tốt, thường nên thực hiện khi thành lập doanh nghiệp hoặc ngay trong năm tài chính mới.
- Lưu trữ hồ sơ pháp lý đầy đủ: Các biên bản họp, quyết định nội bộ về năm tài chính, bản xác nhận của Bộ Tài chính, thông báo thay đổi gửi cơ quan thuế – cần có trong hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
- Tuân thủ chuẩn mực báo cáo: Đảm bảo tất cả báo cáo tài chính, thuế năm đều được lập đúng kỳ đã đăng ký, xuất trình khi thanh tra, kiểm tra không gặp vướng mắc.
“Sự chủ động, rõ ràng trong việc lựa chọn năm tài chính chính là nền tảng giúp doanh nghiệp tránh khỏi phiền toái giấy tờ, tối ưu hóa nguồn lực và tự tin mở rộng hoạt động kinh doanh ra quốc tế.”
Tổng hợp các khuyến nghị và lưu ý dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể
- Luôn xác định rõ ngay từ đầu năm tài chính áp dụng và giữ nhất quán trong hệ thống tổ chức.
- Chủ động tìm hiểu/nhận tư vấn trước khi lựa chọn, thay đổi năm tài chính để đảm bảo phù hợp chiến lược dài hạn và không làm ảnh hưởng quyền lợi thuế của doanh nghiệp.
- Khi có thay đổi, phải thông báo kịp thời cho cơ quan thuế và cập nhật trong hồ sơ pháp lý, báo cáo tài chính.
- Ưu tiên đồng bộ với nhà đầu tư, chủ sở hữu nước ngoài nếu là doanh nghiệp FDI để giảm thiểu chênh lệch báo cáo, thuận tiện trong quản trị, kiểm toán hợp nhất.
- Thường xuyên theo dõi các thông tư, nghị định mới về thuế, kế toán để cập nhật kịp thời những thay đổi liên quan tới chính sách năm tài chính.
Tin tức, tài liệu tham khảo cập nhật về quy định năm tài chính, luật thuế và kế toán
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC về thuế thu nhập doanh nghiệp
- Luật Kế toán 2015
- Các công văn mới nhất của Bộ Tài chính, Tổng Cục Thuế hướng dẫn chi tiết về kỳ kế toán, thuế và các ưu đãi, xử lý trường hợp đặc biệt
Để tiếp cận, cập nhật liên tục các thông tin mới nhất, bạn nên thường xuyên theo dõi các bản tin, hội thảo chuyên ngành và các nền tảng tư vấn tin cậy.
Chạm tới chuẩn mực quốc tế, nâng tầm hoạt động doanh nghiệp nhỏ – Hết sức nhẹ nhàng nếu bạn chủ động!
Chọn và quản lý năm tài chính là một quyết định đầy ý nghĩa, giúp doanh nghiệp – dù là hộ kinh doanh nhỏ, công ty vừa và nhỏ hay thành viên một tập đoàn lớn – chủ động hơn trong kiểm soát tài chính, giảm rủi ro và mở rộng hợp tác quốc tế hiệu quả. Không chỉ là tuân thủ, đó còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và tầm nhìn dài hạn với đối tác, khách hàng và cộng đồng kinh doanh.
Lời nhắn nhủ từ chuyên gia:
Đừng bao giờ ngần ngại học hỏi, cập nhật những tin tức mới nhất về pháp lý, thuế, kế toán. Mỗi sự thay đổi nhỏ từ việc lựa chọn năm tài chính, kỳ kế toán lại mở ra một khả năng tăng trưởng mới, tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp của bạn. Nếu có bất cứ băn khoăn nào, bạn hoàn toàn có thể tìm đến sự đồng hành từ các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính – kế toán – thuế.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO
Nguồn tham khảo
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
- Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan tới kỳ kế toán, năm tài chính
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
- Các công văn, thông báo hướng dẫn của Bộ Tài chính, Cục Thuế cập nhật hiện hành