Trong hành trình phát triển của một doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay hộ kinh doanh cá thể, việc xuất nhập khẩu hàng hóa không chỉ mở ra cánh cửa thị trường rộng lớn mà còn kéo theo những quy định pháp lý phức tạp. Sau khoảnh khắc hàng hóa được thông quan, nhiều chủ doanh nghiệp thở phào nhẹ nhõm, nghĩ rằng mọi việc đã xong. Thế nhưng, có một giai đoạn quan trọng mà chúng ta không thể lơ là: kiểm tra sau thông quan. Đây không phải là “cơn ác mộng” nếu chúng ta hiểu rõ luật chơi. Gần đây, hành lang pháp lý cho hoạt động này đã có những thay đổi đáng kể, hướng tới sự minh bạch và tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu những điểm mới quan trọng để chủ động và tự tin hơn trong hoạt động kinh doanh xuyên biên giới.
Kiểm Tra Sau Thông Quan: Không Còn Là Nỗi Lo Mơ Hồ
Trước khi đi vào chi tiết các quy định mới, chúng ta cần hiểu bản chất của kiểm tra sau thông quan (Post-Clearance Audit – PCA). Đây là hoạt động mà cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra tính chính xác, trung thực của tờ khai hải quan và việc chấp hành pháp luật về hải quan sau khi hàng hóa đã được thông quan. Mục tiêu không chỉ là truy thu thuế (nếu có) mà còn là đánh giá rủi ro, hoàn thiện hệ thống quản lý và tạo sân chơi công bằng cho mọi doanh nghiệp.
Kiểm tra sau thông quan là xu thế tất yếu của quản lý hải quan hiện đại, chuyển trọng tâm từ kiểm soát tại cửa khẩu sang quản trị rủi ro dựa trên sự tin cậy và tuân thủ của doanh nghiệp.
Với tinh thần đó, Nghị định 167/2025/NĐ-CP và Thông tư 121/2025/TT-BTC ra đời, mang theo nhiều điều chỉnh tích cực, đặc biệt trong hai hình thức kiểm tra chính: tại trụ sở cơ quan Hải quan và tại trụ sở doanh nghiệp.
Những Thay Đổi Cụ Thể: Hành Trang Cần Biết Cho Doanh Nghiệp
1. Kiểm Tra Tại Trụ Sở Cơ Quan Hải Quan: Rõ Ràng Hơn Về Thời Hạn Và Thủ Tục
Đây là hình thức kiểm tra phổ biến, nơi doanh nghiệp cung cấp hồ sơ, chứng từ đến cơ quan Hải quan để kiểm tra. Quy định mới làm rõ và bổ sung một số điểm có lợi cho doanh nghiệp:
- Thông báo kết quả kiểm tra nhanh chóng: Theo điểm 51 Điều 1 Nghị định 167/2025, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra (ngày ký biên bản cuối cùng), cơ quan Hải quan phải ban hành và gửi Thông báo kết quả kiểm tra cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp sớm biết kết luận, tránh tình trạng chờ đợi kéo dài gây ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
- Thông báo chuẩn bị hồ sơ – Sự hỗ trợ chủ động: Một điểm rất đáng ghi nhận từ Thông tư 121/2025 (điểm 63) là việc bổ sung “Thông báo chuẩn bị hồ sơ”. Trong trường hợp cần thiết, trước khi kiểm tra, cơ quan Hải quan có thể gửi văn bản này để hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị những gì. Điều này giống như một “danh sách việc cần làm” rõ ràng, giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan, chứng từ liên quan (hợp đồng, invoice, packing list, chứng từ thanh toán, CO, CQ…).
- Cử người đại diện có đủ thẩm quyền và hiểu biết về lô hàng để làm việc với đoàn kiểm tra.
- Quyền chủ động cung cấp thông tin của doanh nghiệp: Thông tư nhấn mạnh, trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp có quyền chủ động cung cấp thêm tài liệu, chứng từ hoặc dữ liệu để chứng minh tính chính xác của khai báo hoặc giải trình các vấn đề mà cơ quan Hải quan nghi ngờ. Hãy tận dụng quyền này một cách tích cực và chuyên nghiệp.
- Bỏ quy định cứng về thời hạn 3 ngày: Thông tư mới đã bỏ quy định cũ về việc nếu quá 3 ngày làm việc mà doanh nghiệp không cung cấp hồ sơ hoặc cử đại diện thì bị xử lý. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp được phép trì hoãn hoặc không hợp tác. Việc không chấp hành quyết định kiểm tra vẫn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định chung. Sự thay đổi này thể hiện tính linh hoạt và thiện chí, nhưng trách nhiệm hợp tác vẫn thuộc về doanh nghiệp.
2. Kiểm Tra Tại Trụ Sở Doanh Nghiệp: Minh Bạch Hóa Quy Trình Và Thẩm Quyền
Đây là hình thức kiểm tra trực tiếp tại nơi sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, thường áp dụng cho những trường hợp phức tạp hoặc có dấu hiệu rủi ro cao. Quy định mới đã hệ thống hóa và làm rõ nhiều vấn đề:
- Xác định rõ thẩm quyền và trình tự kết luận: Nghị định 167/2025 (điểm 52) quy định rõ ràng về thẩm quyền ra quyết định kiểm tra. Đặc biệt, nếu trong quá trình kiểm tra, có nội dung đã đủ cơ sở kết luận và có nội dung cần xin ý kiến chuyên môn, cơ quan Hải quan phải ban hành kết luận kiểm tra đúng hạn cho những nội dung đã rõ. Điều này tránh tình trạng kéo dài vụ việc không cần thiết, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Thời hạn lưu trữ hồ sơ: Một điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ: Theo Thông tư 121/2025, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ hải quan, sổ kế toán, chứng từ và các tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Hãy đảm bảo hệ thống lưu trữ của bạn được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ phục vụ kiểm tra sau thông quan = 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. - Bãi bỏ một số quy định gây chồng chéo: Thông tư mới đã bỏ các quy định về việc chuyển sang thanh tra chuyên ngành đối với hồ sơ quá thời hạn kiểm tra hoặc phát hiện vụ việc phức tạp. Điều này giúp tập trung vào mục tiêu kiểm tra sau thông quan, tránh việc doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều cuộc thanh tra, kiểm tra chồng chéo từ các cơ quan khác nhau cho cùng một nội dung.
- Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Các quy định về trình tự, thủ tục và việc ban hành kết luận kiểm tra được sửa đổi nhằm nâng cao trách nhiệm của cả cơ quan Hải quan và doanh nghiệp. Một quy trình minh bạch sẽ bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả hai bên.
Lời Khuyên Thực Tế: Ứng Phó Chủ Động Với Kiểm Tra Sau Thông Quan
Hiểu luật là một chuyện, áp dụng vào thực tế lại là chuyện khác. Dưới đây là một số kinh nghiệm và mẹo nhỏ giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn kiểm tra sau thông quan một cách suôn sẻ:
- Nguyên tắc “Vàng”: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, có hệ thống. Đây là yếu tố then chốt. Hãy coi mỗi lô hàng là một “hồ sơ pháp lý” hoàn chỉnh. Sử dụng phần mềm quản lý hoặc ít nhất là một quy trình thư mục rõ ràng trên máy tính và cả bản cứng. Điều này không chỉ phục vụ cho hải quan mà còn rất hữu ích cho công tác kế toán, thuế nội bộ.
- Thành thật và minh bạch trong khai báo hải quan. Mọi sự gian dối, dù nhỏ, đều có thể bị phát hiện qua kiểm tra chéo dữ liệu. Sai sót do vô ý thì có thể giải trình, nhưng cố tình khai man sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và uy tín.
- Chuẩn bị nhân sự am hiểu. Người trực tiếp làm thủ tục hải quan và người sẽ làm việc với đoàn kiểm tra cần nắm vững thông tin lô hàng, các chứng từ liên quan và quy định pháp luật. Sự tự tin và chuyên nghiệp trong làm việc sẽ tạo thiện cảm rất lớn.
- Đón nhận Thông báo chuẩn bị hồ sơ một cách tích cực. Nếu nhận được văn bản này, hãy xem đây là cơ hội để chuẩn bị tốt nhất. Liên hệ ngay với cơ quan Hải quan nếu có điểm nào chưa rõ trong thông báo.
- Hợp tác, bình tĩnh và tôn trọng đoàn kiểm tra. Giữ thái độ hợp tác, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Nếu có bất đồng quan điểm, hãy giải trình bằng văn bản với lập luận rõ ràng, căn cứ vào chứng từ pháp lý.
Một doanh nghiệp tuân thủ tốt pháp luật hải quan không chỉ tránh được rủi ro pháp lý mà còn đang xây dựng cho mình một hồ sơ “tín nhiệm” vô giá, là tiền đề để được hưởng các chế độ ưu tiên, giảm tần suất kiểm tra trong tương lai.
Hướng Đi Nào Cho Doanh Nghiệp Trong Kỷ Nguyên Quản Trị Rủi Ro Mới?
Các quy định mới về kiểm tra sau thông quan là một mảnh ghép quan trọng trong bức tranh lớn về cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa ngành Hải quan. Chúng phản ánh xu hướng chuyển từ “kiểm soát” sang “đồng hành và quản trị rủi ro”. Đối với doanh nghiệp, đây vừa là thách thức về sự chuyên nghiệp hóa, vừa là cơ hội để phát triển bền vững.
Thay vì lo sợ, hãy chủ động xây dựng nội lực:Đầu tư vào một hệ thống kế toán – tài chính minh bạch, gắn kết chặt chẽ với hoạt động xuất nhập khẩu.Đào tạo nhân sự không chỉ về nghiệp vụ mà còn về ý thức tuân thủ pháp luật.Cập nhật thông tin pháp luật thường xuyên, vì các văn bản như Nghị định 167/2025 và Thông tư 121/2025 sẽ còn được hướng dẫn chi tiết hơn trong thực tiễn.
Hành trình kinh doanh luôn cần sự chắc chắn từ nền tảng pháp lý. Những thay đổi tích cực này chính là ngọn gió thuận giúp những con thuyền doanh nghiệp vừa và nhỏ của chúng ta vững tay chèo hơn khi ra biển lớn. Sự tuân thủ không phải là gánh nặng, mà là la bàn định hướng cho sự phát triển an toàn và bền vững. Hãy coi mỗi lần kiểm tra như một dịp để rà soát, hoàn thiện chính mình, và khẳng định uy tín của doanh nghiệp trên thương trường.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất, phân tích chuyên sâu và nhận tư vấn thiết thực về các vấn đề kế toán, thuế và hải quan, bạn có thể tham khảo thêm tại website Kế toán Thuế Online và theo dõi chia sẻ từ cộng đồng trên Facebook KTO. Chúc bạn và doanh nghiệp luôn thuận buồm xuôi gió trong mọi hoạt động kinh doanh.