Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru, bền vững. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm mà bất kỳ kế toán viên hay chủ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt hàng tháng, hàng quý chính là việc lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Công việc tưởng chừng như kỹ thuật này lại ẩn chứa rất nhiều điều thú vị và cả những thách thức không nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi nguồn lực còn hạn chế.
Hiểu Đúng Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là biểu mẫu được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến nhất, cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào đã nộp khi mua hàng hóa, dịch vụ vào số thuế GTGT đầu ra phải nộp khi bán hàng.
Việc lập chính xác tờ khai này không chỉ giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế với Nhà nước, tránh bị xử phạt, mà còn tối ưu hóa được dòng tiền, tránh tình trạng “ứ đọng” vốn do khấu trừ chưa hết.
Chuẩn Bị Trước Khi Lập Tờ Khai: Những Điều Kiện Tiên Quyết
Trước khi bắt tay vào lập tờ khai trên phần mềm HTKK, bạn cần đảm bảo một số yếu tố nền tảng:
- Phần mềm HTKK mới nhất: Luôn cập nhật phiên bản HTKK mới nhất từ trang web của Tổng cục Thuế để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới.
- Tài khoản người nộp thuế: Đảm bảo bạn có mã số thuế và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm.
- Hồ sơ, chứng từ đầy đủ: Tập hợp đầy đủ các hóa đơn đầu ra, đầu vào, các chứng từ liên quan trong kỳ kê khai. Việc này cần được thực hiện một cách có hệ thống ngay từ đầu kỳ.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên HTKK
Bước 1: Đăng Nhập Và Lựa Chọn Tờ Khai
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện theo đường dẫn: Khai thuế > Thuế giá trị gia tăng > Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021). Đây là bước đầu tiên để tiếp cận đúng biểu mẫu cần thiết.
Bước 2: Thiết Lập Thông Tin Chung Cho Kỳ Kê Khai
Phần mềm sẽ hiển thị một số thông tin mặc định. Bạn cần kiểm tra và thiết lập chính xác các mục sau:
- Kỳ kê khai: Lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý. Việc xác định kỳ kê khai dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề. Doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng thường được kê khai theo quý, nhưng có quyền lựa chọn kê khai theo tháng.
- Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần nộp tờ khai cho kỳ tính thuế đó. Chọn “Bổ sung” nếu bạn nộp tờ khai điều chỉnh cho những lỗi phát sinh sau khi đã nộp tờ khai lần đầu.
- Danh mục ngành nghề: Mặc định là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Nếu doanh nghiệp bạn có các hoạt động đặc thù (như xổ số, thăm dò dầu khí…), hãy chọn danh mục phù hợp.
- Phụ lục đính kèm: Tích chọn các phụ lục nếu doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động liên quan, đặc biệt lưu ý phụ lục giảm thuế GTGT theo các Nghị định mới nếu có mua/bán các mặt hàng thuộc diện được giảm thuế.
Bước 3: Lập Các Phụ Lục Đính Kèm (Nếu Có)
Đây là bước quan trọng, đặc biệt từ năm 2025 với chính sách giảm thuế. Bạn chỉ cần lập Phụ lục giảm thuế GTGT (PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15) nếu doanh nghiệp có phát sinh hóa đơn ĐẦU RA được giảm thuế.
- Mục I: Dành cho hàng hóa, dịch vụ MUA VÀO được giảm thuế.
- Mục II: Dành cho hàng hóa, dịch vụ BÁN RA được giảm thuế.
- Bạn chỉ cần nhập liệu vào Cột 2 (Tên hàng hóa, dịch vụ) và Cột 3 (Giá trị chưa có thuế GTGT). Các cột còn lại phần mềm sẽ tự động tính toán.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể tổng hợp chung các mặt hàng giống nhau vào một dòng, không cần liệt kê chi tiết từng hóa đơn, giúp bảng kê ngắn gọn và dễ kiểm tra hơn.
Bước 4: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Đây là trái tim của tờ khai. Bạn cần điền chính xác số liệu vào các chỉ tiêu then chốt:
- Chỉ tiêu [21]: Đánh dấu “X” nếu trong kỳ doanh nghiệp không có bất kỳ phát sinh mua vào, bán ra nào. Tuyệt đối không ghi số 0 vào các chỉ tiêu giá trị.
- Chỉ tiêu [22]: Số thuế được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang. Phần mềm thường tự động chuyển số liệu từ Chỉ tiêu [43] của kỳ trước. Bạn cần kiểm tra đối chiếu để đảm bảo tính chính xác.
- Chỉ tiêu [23], [24], [25] – Phần mua vào:
- [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT.
- [24]: Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- [25]: Tổng số thuế GTGT mua vào được khấu trừ. Đây là chỉ tiêu cực kỳ quan trọng. Bạn chỉ được ghi vào đây số thuế đủ điều kiện khấu trừ theo luật định.
- Chỉ tiêu [26] đến [35] – Phần bán ra: Phản ánh doanh thu và thuế theo các mức thuế suất khác nhau (0%, 5%, 10%, không chịu thuế). Lưu ý với các mặt hàng được giảm thuế, phần mềm sẽ tự động trừ đi phần chênh lệch 2% khi tính toán.
- Chỉ tiêu [36] đến [43] – Xác định nghĩa vụ thuế:
- [40]: Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
- [43]: Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau.
Kinh nghiệm thực tế: Đối với chi phí dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, bạn phải thực hiện phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Hãy làm điều này hàng quý một cách cẩn thận và đến cuối năm thực hiện điều chỉnh tổng thể một lần để tránh sai sót.
Bước 5: Kết Xuất, Nộp Tờ Khai Và Nộp Tiền Thuế
Sau khi hoàn tất, bạn bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi, sau đó “Kết xuất” để lấy file XML.
- Hạn nộp tờ khai:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý sau (Ví dụ: Quý 3/2025, hạn nộp là 31/10/2025).
- Hạn nộp tiền thuế: Trùng với hạn nộp tờ khai.
Hãy nộp tờ khai trước hạn ít nhất 3-5 ngày để phòng trường hợp có sai sót cần điều chỉnh hoặc gặp sự cố về đường truyền, tránh bị phạt chậm nộp.
Xử Lý Các Tình Huống Phát Sinh Sau Khi Nộp Tờ Khai
Việc phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai là điều không hiếm gặp. Khi đó, bạn cần lập và nộp Tờ khai bổ sung. Lưu ý rằng mỗi lần bổ sung phải được đánh số thứ tự lần bổ sung một cách tuần tự. Việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ và trung thực để đảm bảo hồ sơ thuế của doanh nghiệp luôn minh bạch, rõ ràng.
Lời Kết
Hành trình tuân thủ thuế khó khăn, nhưng đừng để nó trở thành gánh nặng. Hãy xem mỗi kỳ kê khai là một dịp để bạn kiểm tra lại sức khỏe tài chính của doanh nghiệp mình, từ đó có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý. Sự chính xác trong từng con số không chỉ giúp bạn an tâm trước pháp luật mà còn là nền tảng vững chắc cho những quyết định kinh doanh sáng suốt.
Việc cập nhật thông tin mới nhất là vô cùng quan trọng. Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để luôn đi đúng hướng trên hành trình phát triển bền vững.
Nguồn tham khảo: Thông tư 80/2021/TT-BTC, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Nghị định 174/2024/NĐ-CP và các văn bản pháp luật hiện hành khác.