Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một hộ kinh doanh cá thể, bạn hiểu rằng việc nắm vững các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru và bền vững. Trong muôn vàn những công việc kế toán, việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT trên phần mềm HTKK.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Phần Mềm HTKK
Trước khi đi vào các bước thực hiện chi tiết, chúng ta cần nắm được những khái niệm cơ bản nhất. Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu tờ khai được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến với đa số các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ.
HTKK (Hỗ trợ kê khai) là phần mềm miễn phí do Tổng cục Thuế phát hành, là công cụ đắc lực giúp người nộp thuế tạo lập, kiểm tra và kết xuất file tờ khai thuế điện tử để nộp cho cơ quan thuế.
Việc kê khai chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa được dòng tiền, tránh những khoản phạt không đáng có do sai sót.
Chuẩn Bị Trước Khi Lập Tờ Khai
Để quá trình lập tờ khai diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Toàn bộ hóa đơn đầu ra (hóa đơn bán hàng) phát sinh trong kỳ kê khai.
- Toàn bộ hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng, dịch vụ) có đủ điều kiện khấu trừ thuế trong kỳ.
- Các chứng từ khác liên quan đến hoạt động kinh doanh (nếu có).
- Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước (chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước).
Hãy dành thời gian sắp xếp và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các hóa đơn này. Một hóa đơn không hợp lệ sẽ không được tính khấu trừ, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp của doanh nghiệp.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên HTKK
Dưới đây là quy trình từng bước để bạn hoàn thiện tờ khai một cách chính xác nhất.
Bước 1: Lựa Chọn Tờ Khai Và Thiết Lập Kỳ Tính Thuế
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK.
- Chọn mục “Khai thuế” -> “Thuế giá trị gia tăng” -> “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Phần mềm sẽ hiện ra một hộp thoại để bạn thiết lập các thông số ban đầu:
- Kỳ kê khai: Lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý. Việc xác định kỳ kê khai dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề. Doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng thường được kê khai theo quý. Bạn có thể tham khảo thêm quy định chi tiết để xác định chính xác kỳ kê khai của mình.
- Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần đầu kê khai cho kỳ tính thuế này. Chọn “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh, bổ sung cho một tờ khai đã nộp trước đó.
- Danh mục ngành nghề: Phần lớn doanh nghiệp sẽ chọn “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Chỉ chọn các danh mục đặc thù khác nếu doanh nghiệp bạn thuộc đối tượng (như xổ số, dầu khí…).
- Phụ lục đính kèm: Tích chọn các phụ lục nếu doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động liên quan, đặc biệt lưu ý phụ lục giảm thuế GTGT nếu có bán hoặc mua các mặt hàng thuộc diện được giảm thuế theo Nghị quyết của Chính phủ.
Sau khi thiết lập xong, bấm “Đồng ý” để phần mềm mở ra mẫu tờ khai 01/GTGT đầy đủ.
Bước 2: Lập Các Phụ Lục Đính Kèm (Nếu Có)
Nếu ở bước trên bạn có tích chọn các phụ lục, hãy thực hiện kê khai thông tin vào các phụ lục này trước. Việc này giúp phần mềm tự động tổng hợp số liệu chính xác cho tờ khai chính.
Ví dụ, với Phụ lục giảm thuế GTGT, bạn cần kê khai:
- Mục I: Cho hàng hóa, dịch vụ MUA VÀO được giảm thuế.
- Mục II: Cho hàng hóa, dịch vụ BÁN RA được giảm thuế.
Bạn chỉ cần nhập Tên hàng hóa dịch vụ (Cột 2) và Giá trị chưa có thuế (Cột 3). Phần mềm sẽ tự động tính toán các cột còn lại.
Bước 3: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Đây là bước trọng tâm nhất. Bạn cần tập trung vào các chỉ tiêu sau:
Phần I: Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [24]: Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Chỉ tiêu [25]: Tổng số thuế GTGT mua vào được khấu trừ. Đây là chỉ tiêu cực kỳ quan trọng.
Lưu ý quan trọng: Chỉ tiêu [25] có thể KHÔNG bằng chỉ tiêu [24]. Bạn chỉ được kê khai vào [25] phần thuế đầu vào đủ điều kiện khấu trừ theo luật định. Ví dụ, thuế đầu vào của hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh không chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ và không được đưa vào chỉ tiêu này.
Phần II: Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [26]: Tổng doanh thu bán ra không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27], [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT. Các chỉ tiêu này sẽ được chi tiết hóa ở bên dưới.
- [29], [30], [32]: Lần lượt là doanh thu chịu thuế suất 0%, 5%, 10%.
- [31], [33]: Lần lượt là tiền thuế tương ứng với thuế suất 5% và 10%. Phần mềm sẽ tự tính [31] = [30] x 5% và [33] = [32] x 10%.
Phần III, IV, V: Xác Định Số Thuế Phải Nộp
- Chỉ tiêu [36]: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ = [28] – [25] (Thuế đầu ra – Thuế đầu vào được khấu trừ).
- Chỉ tiêu [22]: Số thuế được khấu trừ chuyển từ kỳ trước (lấy từ chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước). Phần mềm thường tự động điền số liệu này.
- Chỉ tiêu [40]: Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Đây là kết quả cuối cùng sau khi đã trừ đi số thuế được khấu trừ chuyển kỳ trước và các điều chỉnh (nếu có). Nếu [40] > 0, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp số tiền này cho ngân sách nhà nước.
- Chỉ tiêu [43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Số liệu này sẽ trở thành chỉ tiêu [22] của kỳ kê khai tiếp theo.
Công thức xác định số thuế phải nộp ([40a]) một cách đơn giản: ([36] - [22])
Bước 4: Kiểm Tra, Kết Xuất Và Nộp Tờ Khai
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy bấm nút “Ghi” để phần mềm kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai. Nếu có lỗi, phần mềm sẽ thông báo để bạn điều chỉnh.
Khi tờ khai đã hoàn chỉnh và không còn lỗi, thực hiện:
- Bấm “Kết xuất XML” để lưu file tờ khai điện tử.
- Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ nộp thuế để tải file XML lên và nộp tờ khai.
- Nếu có số thuế phải nộp (chỉ tiêu [40] > 0), hãy thực hiện nộp tiền thuế đúng hạn thông qua ngân hàng hoặc các kênh nộp thuế điện tử.
Hạn nộp tờ khai và tiền thuế:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý sau.
Ví dụ: Hạn nộp tờ khai thuế GTGT quý 3/2025 là ngày 31/10/2025.
Những Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục
- Lỗi phần mềm không tự chuyển số liệu [22] từ kỳ trước: Kiểm tra lại chỉ tiêu [43] trên tờ khai chính thức kỳ trước và nhập thủ công vào chỉ tiêu [22] của kỳ này nếu cần.
- Lỗi về phụ lục giảm thuế: Nếu đã tích chọn phụ lục giảm thuế nhưng không có phát sinh, phải xóa phụ lục đó đi, nếu không phần mềm sẽ báo lỗi và không cho kết xuất.
- Sai sót sau khi nộp tờ khai: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp và được cơ quan thuế chấp nhận, bạn cần thực hiện lập và nộp tờ khai bổ sung theo quy định.
Lời Kết
Kê khai thuế GTGT tưởng chừng là một công việc khô khan và phức tạp, nhưng khi bạn hiểu rõ bản chất và nắm vững quy trình, nó sẽ trở thành một thói quen định kỳ giúp doanh nghiệp của bạn minh bạch và phát triển vững chắc. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp bạn an tâm kinh doanh mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh công bằng và lành mạnh.
Hãy xem đây là cơ hội để bạn nắm bắt sức khỏe tài chính của doanh nghiệp mình một cách rõ ràng nhất. Mỗi kỳ kê khai là một lần bạn nhìn lại toàn bộ hoạt động mua – bán, từ đó có những điều chỉnh chiến lược phù hợp. Đừng ngần ngại tìm hiểu sâu hơn các quy định mới nhất, bởi kiến thức là nền tảng vững chắc nhất cho mọi thành công.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn tham khảo:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Các văn bản pháp luật về thuế GTGT có liên quan được sửa đổi, bổ sung đến năm 2025.