Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một hộ kinh doanh cá thể, bạn hiểu rằng việc tuân thủ các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Giữa bộn bề công việc quản lý và vận hành, những tờ khai thuế đôi khi trở thành một thử thách không nhỏ, đặc biệt là tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) – một trong những loại tờ khai phức tạp và quan trọng bậc nhất. Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, biến thử thách đó thành một quy trình rõ ràng, dễ hiểu và đầy tự tin.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Phần Mềm HTKK
Trước khi đi vào các bước thực hiện chi tiết, chúng ta cần nắm rõ đối tượng và công cụ.
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu tờ khai được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến với đa số các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu trên ngưỡng quy định.
Phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) là công cụ không thể thiếu do Tổng cục Thuế phát hành. Hãy luôn đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản HTKK mới nhất để cập nhật đầy đủ các biểu mẫu và chính sách thuế mới.
Chuẩn Bị Và Bắt Đầu Với Phần Mềm HTKK
Bước 1: Lựa Chọn Và Thiết Lập Tờ Khai
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện:
- Chọn mục “Khai thuế”.
- Chọn “Thuế giá trị gia tăng”.
- Chọn “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ thiết lập quan trọng cho kỳ kê khai của bạn.
Bước 2: Thiết Lập Kỳ Tính Thuế Và Trạng Thái Tờ Khai
Tại đây, bạn cần chú ý kỹ các mục sau:
- Kỳ kê khai: Lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý. Việc xác định kỳ kê khai dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề:
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng được kê khai theo quý. Trên 50 tỷ đồng phải kê khai theo tháng. Doanh nghiệp mới thành lập được quyền lựa chọn.
- Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần nộp tờ khai cho kỳ tính thuế này. Chọn “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh, sửa chữa một tờ khai đã nộp trước đó.
- Danh mục ngành nghề: Phần mềm thường mặc định là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc các lĩnh vực đặc thù như xổ số, dầu khí… hãy chọn lại cho phù hợp.
- Phụ lục đính kèm: Đây là bước dễ bỏ sót. Hãy tích chọn các phụ lục nếu có phát sinh, đặc biệt là phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” nếu doanh nghiệp bạn có hàng hóa, dịch vụ được hưởng ưu đãi giảm thuế GTGT theo các Nghị quyết, Nghị định mới nhất.
Sau khi thiết lập xong, bấm “Đồng ý” để phần mềm hiển thị mẫu tờ khai chính thức.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Các Chỉ Tiêu Quan Trọng
Đây là phần cốt lõi, quyết định tính chính xác của tờ khai. Chúng ta sẽ đi theo từng phần của tờ khai.
Phần I: Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào Trong Kỳ
Phần này phản ánh toàn bộ giá trị và thuế GTGT của các hóa đơn đầu vào.
- Chỉ tiêu [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT. Lưu ý chỉ kê khai các hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.
- Chỉ tiêu [24]: Tổng số thuế GTGT trên các hóa đơn mua vào.
- Chỉ tiêu [25] – Quan trọng: Chỉ kê khai phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Phần này cần được tính toán cẩn thận, đặc biệt khi doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh cả hàng hóa chịu thuế và không chịu thuế GTGT.
Mẹo nhỏ: Đối với chi phí dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, bạn phải thực hiện phân bổ theo tỷ lệ doanh thu. Công thức phân bổ như sau:
Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) x Thuế GTGT mua vào dùng chung
Cuối năm, doanh nghiệp phải thực hiện phân bổ lại chính xác số thuế được khấu trừ cho cả năm.
Phần II: Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra Trong Kỳ
Phần này tập hợp doanh thu và thuế đầu ra.
- Chỉ tiêu [26]: Tổng doanh thu bán ra không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27], [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế. Các chỉ tiêu này sẽ được chi tiết hóa ở bên dưới.
- Chỉ tiêu [29], [30], [32]: Lần lượt là doanh thu chịu thuế suất 0%, 5% và 10% (bao gồm cả các mặt hàng được giảm thuế còn 8%).
- Chỉ tiêu [31], [33]: Số thuế GTGT tương ứng với các mức thuế suất 5% và 10%. Phần mềm sẽ tự động tính toán các chỉ tiêu này.
Lưu ý đặc biệt: Đối với các mặt hàng được giảm thuế (ví dụ từ 10% xuống 8%), bạn phải kê khai chúng vào Phụ lục giảm thuế đã chọn ở Bước 2. Trên tờ khai chính (chỉ tiêu [32] và [33]), bạn vẫn kê khai toàn bộ doanh thu và thuế theo mức 10%. Phần mềm HTKK sẽ tự động trừ đi phần chênh lệch (2%) khi tính toán tổng số thuế phải nộp.
Phần III, IV, V: Xác Định Số Thuế Phải Nộp
Các phần còn lại phần lớn do phần mềm tự động tính toán dựa trên số liệu bạn đã nhập:
- Chỉ tiêu [36]: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ = Thuế đầu ra [35] – Thuế đầu vào được khấu trừ [25].
- Chỉ tiêu [22]: Số thuế được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang (lấy từ chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước). Phần mềm thường tự động chuyển số liệu này.
- Chỉ tiêu [40]: Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Đây là kết quả cuối cùng. Nếu có số tại chỉ tiêu này, bạn có nghĩa vụ nộp số tiền thuế này cho Ngân sách Nhà nước.
- Chỉ tiêu [43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Nếu có số tại chỉ tiêu này, doanh nghiệp không phải nộp thuế trong kỳ và số tiền này sẽ được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ.
Kết Xuất, Nộp Tờ Khai Và Lưu Ý Quan Trọng
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu.
- Bấm nút “Ghi” để phần mềm kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai.
- Nếu không có lỗi, bấm “Kết xuất XML” để lưu file tờ khai dưới dạng .XML.
- Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) để nộp file XML này.
- Hạn nộp:
Đối với kỳ kê khai theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
Đối với kỳ kê khai theo quý: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý sau (Ví dụ: Hạn nộp tờ khai quý 3/2025 là ngày 31/10/2025).
Hãy nhớ, hạn nộp tờ khai cũng chính là hạn nộp tiền thuế (nếu có). Việc nộp chậm tờ khai hoặc chậm tiền thuế đều sẽ dẫn đến các mức xử phạt theo quy định của pháp luật.
Xử Lý Các Tình Huống Đặc Biệt Và Sai Sót
- Không phát sinh hoạt động: Nếu trong kỳ doanh nghiệp không có bất kỳ phát sinh mua vào, bán ra nào, bạn vẫn phải nộp tờ khai. Hãy đánh dấu “X” vào chỉ tiêu [21] và không được điền số 0 vào các chỉ tiêu giá trị.
- Phát hiện sai sót sau khi nộp: Nếu đã nộp tờ khai và nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế nhưng sau đó phát hiện có sai sót, bạn cần thực hiện lập và nộp tờ khai bổ sung theo đúng quy định.
Hành trình kê khai thuế, thoạt nghe có vẻ phức tạp, nhưng khi bạn nắm vững các nguyên tắc và thực hiện một cách bài bản, nó sẽ trở thành một thói quen quản trị tài chính lành mạnh. Mỗi tờ khai thuế chính xác không chỉ là sự tuân thủ pháp luật, mà còn là bức tranh trung thực về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn, giúp bạn đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt. Hãy xem đây là cơ hội để hiểu rõ hơn về dòng tiền và hoạt động của chính mình.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất về chính sách thuế, kế toán và các hướng dẫn chi tiết, bạn có thể theo dõi các kênh thông tin chính thống từ cơ quan thuế hoặc tham khảo thêm tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO. Chúc bạn và doanh nghiệp của mình luôn thuận lợi và phát triển bền vững.
Nguồn tham khảo:
Thông tư 80/2021/TT-BTC
Nghị định 126/2020/NĐ-CP
Các Nghị quyết, Nghị định về giảm thuế GTGT năm 2024, 2025.