Hàng tháng hay hàng quý, việc lập tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một nhiệm vụ trọng tâm mà bất kỳ kế toán viên nào cũng phải thực hiện. Đây không chỉ là nghĩa vụ với cơ quan nhà nước, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa các khoản thuế được khấu trừ. Hiểu rõ và thực hiện chính xác quy trình này chính là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru và bền vững.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Phần Mềm HTKK
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là biểu mẫu dành riêng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến nhất, cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào khỏi số thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) do Tổng cục Thuế phát hành là công cụ không thể thiếu. Nó giúp tự động hóa các phép tính, kiểm tra lỗi và kết xuất file XML để nộp tờ khai trực tuyến một cách nhanh chóng và chính xác.
Lưu ý quan trọng: Ngay cả khi doanh nghiệp không phát sinh bất kỳ hoạt động mua bán nào trong kỳ, việc nộp tờ khai thuế GTGT (thường được gọi là tờ khai “không phát sinh”) vẫn là nghĩa vụ bắt buộc, trừ trường hợp đã làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên HTKK
Bước 1: Lựa Chọn Tờ Khai Và Thiết Lập Kỳ Tính Thuế
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện:
- Chọn mục “Khai thuế”.
- Chọn “Thuế giá trị gia tăng”.
- Chọn “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Tiếp theo, thiết lập các thông số quan trọng:
- Kỳ kê khai: Chọn tháng hoặc quý phù hợp. Việc kê khai theo tháng hay quý được xác định dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề.
- Khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc có doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng.
- Khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở lên. Doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn khai theo tháng nếu muốn.
- Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần nộp đầu tiên cho kỳ tính thuế đó. Nếu nộp điều chỉnh cho cùng kỳ, hãy chọn “Bổ sung” và đánh số thứ tự lần bổ sung.
- Danh mục ngành nghề: Phần mềm thường mặc định là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Nếu doanh nghiệp bạn thuộc các lĩnh vực đặc thù (như xổ số, dầu khí, thủy điện…), hãy chọn danh mục phù hợp.
Bước 2: Xử Lý Các Phụ Lục Đính Kèm (Nếu Có)
Đây là bước nhiều kế toán còn bỡ ngỡ, đặc biệt là với phụ lục giảm thuế mới.
- Phụ lục giảm thuế GTGT (PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15): Chỉ tích chọn phụ lục này nếu doanh nghiệp có phát sinh hàng hóa, dịch vụ BÁN RA thuộc diện được giảm thuế GTGT (ví dụ: còn 8%). Nếu chỉ có hóa đơn đầu vào được giảm thuế hoặc không phát sinh hoạt động nào thuộc diện giảm thuế, bạn không cần tích chọn và có thể bỏ qua bước làm phụ lục này.
Cách lập phụ lục giảm thuế:
- Mục I: Dành cho hàng hóa, dịch vụ MUA VÀO được giảm thuế.
- Mục II: Dành cho hàng hóa, dịch vụ BÁN RA được giảm thuế.
- Bạn chỉ cần nhập liệu vào Cột (2): Tên hàng hóa, dịch vụ và Cột (3): Giá trị HHDV chưa có thuế GTGT. Các cột thuế suất và số thuế sẽ được phần mềm tự động tính toán.
- Bạn có thể nhập trực tiếp trên HTKK hoặc tải file Excel mẫu về để nhập liệu trước rồi tải lên.
Mẹo nhỏ: Nếu bạn lỡ tích chọn phụ lục giảm thuế nhưng sau đó thấy không cần thiết, hãy vào tab của phụ lục đó và nhấn nút “Xóa” ở góc dưới bên phải màn hình để xóa bỏ. Nếu không, phần mềm sẽ báo lỗi do các cột bắt buộc bị bỏ trống và bạn sẽ không kết xuất được tờ khai.
Bước 3: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Sau khi xử lý xong phụ lục, bạn quay lại tờ khai chính để nhập các chỉ tiêu quan trọng. Dưới đây là một số chỉ tiêu then chốt cần lưu ý:
- Chỉ tiêu [21]: Tích “X” vào đây nếu kỳ này doanh nghiệp không phát sinh bất kỳ nghiệp vụ mua vào, bán ra nào. Khi tích, bạn không được nhập số “0” vào các chỉ tiêu giá trị và thuế.
- Chỉ tiêu [22]: Đây là số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang. Phần mềm thường tự động kế chuyển số liệu từ Chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước. Bạn cần kiểm tra lại tính chính xác. Nếu phần mềm cảnh báo màu vàng, hãy đối chiếu lại với tờ khai quý trước.
Bước 4: Nhập Liệu Phần Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào Và Bán Ra
Đây là phần lõi của tờ khai, quyết định số thuế phải nộp.
I. Phần Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào
- Chỉ tiêu [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT trong kỳ (trừ giá trị dùng cho dự án đầu tư đã kê khai riêng).
- Chỉ tiêu [24]: Tổng thuế GTGT của số hàng hóa, dịch vụ mua vào ở chỉ tiêu [23].
- Chỉ tiêu [25]: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ kỳ này. Đây là chỉ tiêu cực kỳ quan trọng.
- Chỉ nhập vào đây phần thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.
- Nếu mua hàng phục vụ cho SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, số thuế này không được khấu trừ và không được ghi vào chỉ tiêu [25].
- Nếu mua hàng dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, bạn phải phân bổ số thuế được khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.
Công thức phân bổ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) x Thuế GTGT mua vào dùng chung
II. Phần Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra
- Chỉ tiêu [26]: Doanh thu bán ra không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27] & [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế.
- Các chỉ tiêu chi tiết [29], [30], [31], [32], [33]: Phản ánh doanh thu và thuế theo từng mức thuế suất 0%, 5%, 10%.
Lưu ý đặc biệt với thuế suất giảm: Đối với các mặt hàng được giảm thuế (ví dụ: từ 10% xuống 8%), bạn vẫn kê khai doanh thu của chúng vào Chỉ tiêu [32] (thuế suất 10%). Phần mềm HTKK sẽ tự động trừ đi phần thuế được giảm khi tính toán Chỉ tiêu [33] dựa trên dữ liệu từ Phụ lục giảm thuế đã lập ở Bước 2.
Bước 5: Kiểm Tra Kết Quả Và Kết Xuất Tờ Khai
Sau khi nhập đầy đủ các chỉ tiêu, phần mềm sẽ tự động tính toán:
- Chỉ tiêu [40]: Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Nếu có số tại chỉ tiêu này, doanh nghiệp phải nộp số tiền này về ngân sách nhà nước.
- Chỉ tiêu [43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Nếu có số tại chỉ tiêu này, doanh nghiệp không phải nộp thuế trong kỳ này và số tiền này sẽ được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ.
Cuối cùng, bạn bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi, sau đó “Kết xuất XML” để lấy file nộp tờ khai qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 6: Nộp Tờ Khai Và Tiền Thuế (Nếu Có)
- Thời hạn nộp tờ khai:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý sau (Ví dụ: Hạn nộp tờ khai quý 3/2025 là 31/10/2025).
- Thời hạn nộp tiền thuế: Chậm nhất cũng chính là ngày hạn nộp tờ khai.
Hãy luôn nộp tờ khai và tiền thuế đúng hạn để tránh những khoản phạt không đáng có do chậm nộp, giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và lành mạnh.
Lời Khuyên Chuyên Gia Và Những Sai Sót Thường Gặp
Là một người có nhiều năm đồng hành cùng các doanh nghiệp nhỏ, tôi hiểu rằng những lỗi dù nhỏ cũng có thể gây ra phiền toái không đáng có. Dưới đây là một số kinh nghiệm đúc kết:
- Kiểm tra kỹ hóa đơn đầu vào: Chỉ kê khai những hóa đơn hợp pháp, hợp lệ. Đừng để sót hóa đơn, cũng đừng vội vàng kê khai những hóa đơn có dấu hiệu không rõ ràng.
- Hiểu rõ về phân bổ thuế đầu vào: Đây là vấn đề dễ sai sót nhất. Hãy dành thời gian để phân loại và phân bổ chính xác giữa hàng hóa chịu thuế và không chịu thuế. Việc phân bổ tạm tính theo quý cần được tính toán lại chính xác vào cuối năm tài chính.
- Đối chiếu số liệu thường xuyên: Số liệu trên tờ khai thuế phải khớp với sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Một sự khác biệt nhỏ cũng có thể là dấu hiệu của một sai lầm lớn hơn.
- Bình tĩnh xử lý khi có sai sót: Nếu phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp tờ khai, hãy lập tờ khai bổ sung ngay lập tức. Việc chủ động điều chỉnh luôn được đánh giá cao hơn là để cơ quan thuế phát hi