Mỗi năm, khi những cánh mai vàng bắt đầu khoe sắc cũng là lúc các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và hộ kinh doanh cá thể, bước vào một “mùa vụ” đặc biệt quan trọng: quyết toán thuế cuối năm. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để bạn nhìn lại một năm hoạt động, tổng kết tài chính và chuẩn bị cho một năm mới vững vàng hơn. Trong đó, việc lập tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mẫu 03/TNDN luôn là tâm điểm, với nhiều quy định mới và sự điều chỉnh liên tục.

Hiểu được những băn khoăn, thậm chí là áp lực của bạn, bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, từng bước một, để biến công việc tưởng chừng phức tạp này trở nên rõ ràng và có hệ thống. Chúng ta sẽ không chỉ đi vào hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai, mà còn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, mẹo nhỏ và lưu ý “sống còn” giúp bạn tự tin hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chính xác và hiệu quả nhất.

1. Tổng Quan Về Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNDN Mẫu 03/TNDN

Trước khi đi vào từng con số, hãy cùng nắm rõ những nguyên tắc cơ bản. Tờ khai 03/TNDN là biểu mẫu dùng để tổng kết, xác định số thuế TNDN thực tế phải nộp của cả một năm tài chính, sau khi đã trừ đi các khoản tạm nộp theo quý.

Đối Tượng Và Thời Hạn Nộp Tờ Khai

  • Đối tượng áp dụng: Tất cả người nộp thuế TNDN tính thuế theo phương pháp doanh thu – chi phí (tức là hầu hết các doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
  • Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
    • Ví dụ với năm 2025: Hạn chót nộp tờ khai quyết toán 03/TNDN là ngày 31/03/2026.
  • Lưu ý đặc biệt: Kể từ kỳ quyết toán năm 2025, chúng ta áp dụng theo quy định mới của Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định hướng dẫn 320/2025/NĐ-CP. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách xác định thuế suất, một trong những phần quan trọng nhất của tờ khai.

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng đợi đến sát ngày 31/03 mới bắt đầu. Hãy dành thời gian trong tháng 1 và tháng 2 để rà soát, thu thập đầy đủ chứng từ, đối chiếu sổ sách. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn chủ động phát hiện sai sót và có thời gian xử lý, tránh bị ấn định thuế hoặc phạt chậm nộp.

2. Chuẩn Bị Trước Khi Lập Tờ Khai: Những Việc Không Thể Bỏ Qua

Một tờ khai chính xác bắt nguồn từ một bộ hồ sơ kế toán hoàn chỉnh. Dưới đây là checklist bạn nên thực hiện:

  • Khoá sổ kế toán năm 2025: Đảm bảo tất cả nghiệp vụ phát sinh đã được hạch toán đầy đủ, chính xác.
  • Lập Báo cáo tài chính năm 2025: Bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (đây là nguồn số liệu chính cho tờ khai 03/TNDN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh BCTC.
  • Rà soát các khoản điều chỉnh: Đây là bước then chốt để chuyển từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập chịu thuế. Hãy tập trung vào:
    • Các khoản chi phí không được trừ (quảng cáo, tiếp khách vượt mức, phạt vi phạm hành chính…).
    • Các khoản doanh thu, chi phí cần điều chỉnh theo quy định của Luật Thuế TNDN (như chênh lệch thời điểm ghi nhận doanh thu).
    • Các khoản thu nhập được miễn thuế.
  • Tải và cài đặt phần mềm HTKK mới nhất: Để kê khai cho năm 2025, bạn bắt buộc phải sử dụng HTKK phiên bản 5.5.7 trở lên để đáp ứng các thay đổi từ Luật mới. Bạn có thể tải trực tiếp từ trang web của Tổng cục Thuế.

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Tờ Khai 03/TNDN Trên Phần Mềm HTKK

Phần này sẽ đi sâu vào từng chỉ tiêu quan trọng, giải thích ý nghĩa và cách lấy số liệu. Hãy mở phần mềm HTKK và cùng thực hành.

Bước 1: Khai Báo Thông Tin Chung

  • Chỉ tiêu [01] – Kỳ tính thuế: Ghi rõ năm quyết toán, ví dụ “Từ ngày 01/01/2025 đến ngày 31/12/2025”.
  • Chỉ tiêu [02], [03]: Thường tích chọn “Lần đầu”. Chỉ chọn “Bổ sung” nếu bạn đang nộp tờ khai sửa đổi, bổ sung cho kỳ này.
  • Chỉ tiêu [04], [05]: Ghi tên và tỷ lệ % doanh thu của ngành nghề có tỷ lệ doanh thu cao nhất trong năm. Điều này giúp cơ quan thuế phân loại và quản lý.
  • Chỉ tiêu [06], [07]: Mã số thuế và tên doanh nghiệp sẽ tự động hiện lên khi bạn nhập MST. Hãy kiểm tra lại cho chính xác.

Bước 2: Xác Định Thu Nhập Chịu Thuế – Phần “B”

Đây là phần lõi, chuyển đổi Lợi nhuận kế toán (A1) thành Thu nhập chịu thuế (B13).

  • Chỉ tiêu [A1] – Lợi nhuận trước thuế: KHÔNG nhập tay. Bạn phải lập Phụ lục 03-1A/TNDN (hoặc 1B, 1C) trước. Sau khi ấn “Ghi” ở phụ lục, số liệu sẽ tự động chuyển sang.
  • Chỉ tiêu [B1] đến [B7] – Các khoản điều chỉnh TĂNG thu nhập: Tổng hợp các khác biệt làm tăng lợi nhuận kế toán để ra thu nhập chịu thuế.
    • [B4] – Chi phí không được trừ: Là chỉ tiêu rất quan trọng. Hãy lập một danh sách chi tiết các khoản chi không đủ điều kiện (không có hoá đơn, vượt định mức, phạt vi phạm…) để nhập vào đây.
  • Chỉ tiêu [B8] đến [B12] – Các khoản điều chỉnh GIẢM thu nhập: Bao gồm các khoản doanh thu đã tính thuế năm trước, chi phí liên quan đến doanh thu điều chỉnh tăng, và các khoản thu nhập được miễn thuế (cổ tức từ công ty con đã nộp thuế…).
  • Công thức then chốt:
    [B13] Thu nhập chịu thuế = [A1] + [B1] - [B8]
    [B14] Thu nhập từ SXKD = [B13] - [B15]
    [B15] Thu nhập từ chuyển nhượng BĐS (lấy từ Phụ lục 03-5)

Bước 3: Tính Thuế TNDN Phải Nộp – Phần “C”, “D”, “E”

Sau khi có thu nhập chịu thuế, chúng ta tính ra số thuế thực tế phải nộp.

a. Đối với thu nhập từ Sản xuất kinh doanh (Phần C)

  • Chỉ tiêu [C3] – Chuyển lỗ: Nếu doanh nghiệp đang lỗ từ năm trước, bạn được quyền chuyển lỗ sang năm nay. Số liệu được lấy từ Phụ lục 03-2/TNDN. Lưu ý về thời gian chuyển lỗ theo quy định mới.
  • Chỉ tiêu [C5] – Trích lập quỹ KH&CN: Chỉ khai nếu doanh nghiệp thực sự trích lập quỹ này (tối đa 10% thu nhập tính thuế). Phải lập kèm Phụ lục 03-6/TNDN.
  • Chỉ tiêu [C7] – Thu nhập tính thuế áp dụng thuế suất phổ thông (ĐIỂM MỚI QUAN TRỌNG 2025):

    Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, từ kỳ tính thuế 2025, thuế suất thuế TNDN được xác định theo tổng doanh thu năm trước liền kề (tức doanh thu năm 2024 để tính thuế năm 2025).

    • Doanh thu ≤ 03 tỷ đồng: Thuế suất 15%.
    • 03 tỷ < Doanh thu ≤ 50 tỷ đồng: Thuế suất 17%.
    • Doanh thu > 50 tỷ đồng: Thuế suất 20%.

    Trên phần mềm HTKK mới, tại [C7] bạn sẽ chọn mức thuế suất phù hợp (15%, 17% hoặc 20%) và nhập toàn bộ thu nhập tính thuế sau khi trừ lỗ và quỹ KH&CN vào đây.

  • Chỉ tiêu [C9] đến [C17]: Khai báo các khoản ưu đãi thuế (nếu có, thông qua các Phụ lục 03-3), thuế đã nộp ở nước ngoài… để xác định số thuế SXKD còn phải nộp [C17].

b. Đối với thu nhập từ Chuyển nhượng Bất động sản (Phần D)

Phần này tương đối độc lập. Số liệu chính lấy từ Phụ lục 03-5/TNDN. Thuế suất áp dụng là 20%, trừ các trường hợp ưu đãi đặc biệt (như dự án nhà ở xã hội).

c. Tổng Hợp Và So Sánh Với Số Đã Tạm Nộp (Phần E, G, H, I)

Đây là phần cho biết kết quả cuối cùng: nộp thêm hay được hoàn thuế.

  • Chỉ tiêu [E]: Tổng số thuế TNDN phải nộp trong kỳ = Thuế SXKD + Thuế chuyển nhượng BĐS.
  • Chỉ tiêu [G2] – Số thuế đã tạm nộp trong năm (CHÚ Ý NHẬP TAY): Đây là chỉ tiêu dễ sai sót. Bạn phải tự tính và nhập tay tổng số thuế TNDN đã nộp các quý của năm 2025.
    • Cách tính: Cộng tất cả các chứng từ nộp tiền thuế TNDN tạm nộp theo quý của năm 2025.
    • Không cộng: Tiền thuế quyết toán năm trước (nộp năm 2025), tiền thuế truy thu, phạt.
    • Ví dụ: Tạm nộp Quý I/2025: 25tr, Quý II: 30tr, Quý III: 40tr, Quý IV/2025 (nộp tháng 01/2026): 15tr. Tổng [G2] = 110 triệu đồng.
  • Chỉ tiêu [I] – Số thuế còn phải nộp/được hoàn: [I] = [E] - [G].
    • Nếu [I] > 0: Bạn còn phải nộp thêm số tiền này cho ngân sách nhà nước.
    • Nếu [I] < 0: Bạn đã nộp thừa và có thể làm thủ tục để bù trừ cho kỳ sau hoặc xin hoàn thuế.

4. Những Lưu Ý “Sống Còn” Và Kinh Nghiệm Thực Tế