Bạn đang là một chủ hộ kinh doanh nhỏ, mỗi ngày đều bận rộn với việc mua bán, chăm sóc khách hàng và vận hành cửa hàng. Giữa trăm công nghìn việc ấy, có bao giờ bạn tự hỏi: “Mình không phải nộp thuế GTGT hay thuế TNCN, vậy có cần phải ghi chép sổ sách gì không?”. Câu hỏi tưởng chừng đơn giản này lại là nút thắt của rất nhiều anh chị em kinh doanh cá thể. Thực tế, việc ghi chép kế toán tối thiểu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là “la bàn” giúp bạn định vị được sức khỏe tài chính của chính mình, từ đó kinh doanh chủ động và bền vững hơn.
Hiểu Đúng Về Hộ Kinh Doanh Không Thuộc Diện Chịu Thuế
Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, chúng ta cần làm rõ một khái niệm quan trọng: “Hộ kinh doanh không chịu thuế” là ai? Điều này được quy định rõ tại Khoản 1, Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền làm đại diện chính là chủ hộ kinh doanh.
Vậy, khi nào thì hộ kinh doanh đó không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN? Câu trả lời nằm ở ngưỡng doanh thu. Theo quy định hiện hành:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ hàng năm từ 500 triệu đồng trở xuống sẽ thuộc diện này.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải tính toán, kê khai và nộp hai loại thuế này cho nhà nước. Tuy nhiên, đây không phải là “vùng đất tự do” không cần quản lý. Cơ quan thuế vẫn cần có căn cứ để xác định bạn có thực sự thuộc diện miễn thuế hay không. Và căn cứ đó chính là sổ sách kế toán tối thiểu mà bạn phải thực hiện.
Hướng Dẫn Chi Tiết Công Tác Kế Toán Tối Thiểu
Với các hộ kinh doanh không chịu thuế, công tác kế toán được đơn giản hóa tối đa nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý. Căn cứ vào Điều 4, Thông tư số 152/2025/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2025, bạn chỉ cần thực hiện ghi chép một loại sổ duy nhất: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD).
Mẫu Sổ S1a-HKD: “Cuốn Nhật Ký” Tài Chính Của Hộ Kinh Doanh
Đây là công cụ ghi chép chính thức, được ban hành kèm theo Thông tư. Bạn có thể tự thiết kế trên giấy hoặc file Excel theo đúng mẫu này. Cấu trúc của Sổ S1a-HKD rất đơn giản, bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin chủ hộ: Tên hộ/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin sổ: Địa điểm kinh doanh, kỳ kê khai (ví dụ: Tháng 1/2026, Quý I/2026).
- Nội dung ghi chép: Gồm 3 cột chính:
- Cột A (Ngày, tháng): Ghi ngày phát sinh doanh thu.
- Cột B (Diễn giải): Ghi nội dung doanh thu (Ví dụ: “Bán hàng tạp hóa ngày 15/01”, “Phí sửa chữa điện thoại khách A”).
- Cột 1 (Số tiền): Ghi số tiền doanh thu tương ứng.
- Cuối sổ: Có chữ ký, họ tên và đóng dấu (nếu có) của người đại diện hộ kinh doanh.
Mục đích của sổ này được ghi rõ: “Làm căn cứ kê khai, xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không.” Nói cách khác, đây là bằng chứng để bạn chứng minh doanh thu của mình dưới 500 triệu/năm.
Phương Pháp Ghi Sổ “Chuẩn Không Cần Chỉnh”
Để sổ sách có giá trị pháp lý và hữu ích cho chính bạn, hãy tuân thủ nguyên tắc ghi sổ sau:
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, kịp thời: Hãy coi đây như một thói quen hàng ngày. Cuối mỗi ngày kinh doanh, dành 5-10 phút để tổng kết và ghi lại doanh thu. Tránh tình trạng ghi dồn nhiều ngày, nhiều tuần, dễ dẫn đến sai sót và quên.
- Diễn giải rõ ràng, cụ thể: Đừng chỉ ghi “bán hàng”. Hãy ghi ngắn gọn nhưng đủ ý, ví dụ: “Bán 10kg gạo”, “Sửa máy giặt cho số nhà 12”. Điều này giúp bạn dễ dàng đối chiếu nếu cần.
- Không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện: Nếu ghi sai, hãy dùng phương pháp gạch một đường ngang qua dòng sai, sau đó ghi lại dòng đúng bên trên hoặc bên dưới và ký xác nhận. Tuyệt đối không dùng bút xóa.
- Ghi theo từng nghiệp vụ hoặc tổng hợp định kỳ: Bạn có thể ghi mỗi lần bán hàng (với hộ bán lẻ có ít giao dịch) hoặc tổng hợp doanh thu theo ngày (với hộ có nhiều giao dịch nhỏ lẻ).
Mẹo nhỏ từ chuyên gia: Hãy sử dụng một cuốn sổ tay nhỏ hoặc ứng dụng ghi chú trên điện thoại để ghi chép nhanh doanh thu trong ngày. Cuối ngày, bạn chỉ việc chuyển số liệu này vào Sổ S1a-HKD chính thức một cách gọn gàng. Điều này vừa tiện lợi, vừa tránh thất lạc thông tin.
Tại Sao Việc Này Lại Quan Trọng Đến Vậy?
Có thể bạn nghĩ, “doanh thu mình nhỏ, không ai kiểm tra đâu”. Nhưng thực tế, việc tuân thủ chế độ kế toán tối thiểu này mang lại những lợi ích thiết thực, thậm chí là “cứu cánh” cho bạn sau này:
- Tránh rủi ro bị ấn định thuế: Nếu không có sổ sách rõ ràng, khi cơ quan thuế kiểm tra, họ có quyền ấn định doanh thu để tính thuế dựa trên các yếu tố như mặt bằng, ngành nghề, địa bàn. Mức doanh thu ấn định này có thể cao hơn thực tế rất nhiều, dẫn đến số thuế phải nộp bất ngờ và không hề nhỏ.
- Chủ động trong mọi cuộc kiểm tra, thanh tra: Khi có sổ sách đầy đủ, minh bạch, bạn sẽ hoàn toàn tự tin khi làm việc với cơ quan chức năng. Điều này giúp giảm thiểu căng thẳng và thời gian giải trình.
- Nền tảng để mở rộng và phát triển: Sổ sách không chỉ để đối phó với thuế. Nó chính là công cụ giúp bạn biết lãi lỗ thực sự, dòng tiền ra vào, từ đó có kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn. Khi doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu, bạn đã có thói quen ghi chép bài bản, việc chuyển sang chế độ kế toán đầy đủ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
- Xây dựng uy tín với đối tác: Một hộ kinh doanh có sổ sách rõ ràng sẽ tạo được niềm tin với nhà cung cấp, khách hàng lớn hoặc ngân hàng khi cần vay vốn.
Những Sai Lầm Thường Gặp Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình tư vấn, tôi thấy nhiều hộ kinh doanh mắc phải những lỗi cơ bản sau:
- Không ghi sổ, hoặc ghi sổ “ảo”: Chỉ ghi khi sắp có kiểm tra, số liệu không phản ánh đúng thực tế. Đây là rủi ro pháp lý rất cao.
- Ghi chung tất cả vào một mớ giấy tờ lộn xộn: Hóa đơn, phiếu thu, giấy nháp để chung một chỗ, khi cần thì không tìm thấy. Hãy sắm một chiếc bìa hồ sơ, phân loại và lưu trữ chứng từ theo tháng/quý.
- Quên không lưu chứng từ đầu vào: Dù không được khấu trừ thuế GTGT, bạn vẫn nên giữ lại hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ (điện, nước, internet, thuê mặt bằng…) để làm căn cứ tính chi phí hợp lý khi xác định kết quả kinh doanh cho bản thân.
Bí quyết quản lý đơn giản: "Một chiếc hộp, hai ngăn sổ". Một ngăn đựng Sổ S1a-HKD, ngăn còn lại đựng chứng từ gốc (hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào) được kẹp lại theo từng tháng. Cuối năm, bạn sẽ có một bộ hồ sơ tài chính gọn gàng, đầy đủ.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc áp dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng đơn giản cũng là một ý tưởng tuyệt vời. Nó không chỉ giúp bạn ghi nhận doanh thu tự động, xuất báo cáo nhanh chóng, mà còn là bước đệm để bạn làm quen với công nghệ quản trị hiện đại.
Hành trình kinh doanh của mỗi người đều bắt đầu từ những bước nhỏ. Việc ghi chép sổ sách kế toán tối thiểu ngay hôm nay chính là bước đi vững chắc đầu tiên trên con đường xây dựng một sự nghiệp bền vững. Nó không chỉ giúp bạn “an toàn” về mặt pháp lý, mà quan trọng hơn, giúp bạn thực sự làm chủ được đồng tiền, làm chủ được tương lai của chính mình. Hãy xem đó không phải là gánh nặng, mà là một người bạn đồng hành đáng tin cậy.
Để luôn cập nhật những hướng dẫn mới nhất, chính xác nhất về chính sách thuế và kế toán dành cho hộ kinh doanh, bạn có thể tham khảo thêm các nguồn tin chính thống từ Tổng cục Thuế hoặc các kênh tư vấn chuyên nghiệp. Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn Tham Khảo Chính
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Các văn bản pháp luật về thuế GTGT, thuế TNCN có liên quan.