Bạn có bao giờ cảm thấy việc ghi chép sổ sách cho hộ kinh doanh của mình thật rối rắm và phức tạp? Giữa một rừng quy định về thuế, hóa đơn và chứng từ, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường băn khoăn: “Mình có đang làm đúng không?” hay “Có cách nào đơn giản hơn để quản lý tài chính mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật?”. Những băn khoăn đó hoàn toàn chính đáng, bởi quản lý tài chính – kế toán chính là “xương sống” của mọi hoạt động kinh doanh, dù quy mô lớn hay nhỏ.
Tin vui là, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và mang tính thực tiễn cao hơn cho cộng đồng doanh nghiệp siêu nhỏ, Bộ Tài chính vừa ban hành một văn bản hướng dẫn mới, có hiệu lực từ đầu năm 2026. Đây có thể xem là “cẩm nang” giúp bạn gỡ rối những vướng mắc về kế toán, từ đó tập trung nguồn lực vào phát triển kinh doanh cốt lõi.
Thông Tư 152/2025/TT-BTC: “Làn Gió Mới” Cho Công Tác Kế Toán Hộ Kinh Doanh
Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Văn bản này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026 và thay thế cho Thông tư số 88/2021/TT-BTC trước đây.
Mục tiêu xuyên suốt của Thông tư mới là đơn giản hóa và linh hoạt hóa công tác kế toán, phù hợp với đặc thù quy mô nhỏ, nguồn lực hạn chế nhưng đa dạng về ngành nghề của các hộ kinh doanh. Thay vì một hệ thống sổ sách cứng nhắc, Thông tư mang đến những lựa chọn phù hợp với từng đối tượng, từ hộ kinh doanh không phải nộp thuế GTGT, TNCN đến những hộ kinh doanh có hoạt động phức tạp hơn.
Thông tư 152/2025/TT-BTC không chỉ là văn bản hướng dẫn, mà còn là sự thấu hiểu của cơ quan quản lý đối với những khó khăn thực tế trong công tác kế toán của các hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Đây là bước tiến quan trọng trong việc khuyến khích tính minh bạch và tự giác tuân thủ pháp luật thuế.
Những Điểm Mới & Linh Hoạt Đáng Chú Ý
Thông tư mới mang lại nhiều thay đổi tích cực, giúp chủ hộ kinh doanh dễ dàng áp dụng hơn.
Tổ Chức Công Tác Kế Toán: Ai Có Thể Làm Kế Toán?
Theo Điều 2, người đại diện hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
- Tự mình ghi chép sổ sách kế toán.
- Bố trí người làm kế toán trong hộ kinh doanh.
- Thuê dịch vụ làm kế toán bên ngoài.
Đặc biệt, Thông tư cho phép một sự linh hoạt rất thiết thực: Người đại diện có thể bố trí người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) hoặc những người kiêm nhiệm (quản lý, thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản) làm kế toán. Điều này giúp tận dụng nguồn lực sẵn có trong gia đình hoặc hộ kinh doanh, tiết kiệm chi phí đáng kể.
Về Sổ Kế Toán Và Lưu Trữ: Đơn Giản Và Hiện Đại
Điều 3 của Thông tư quy định những điểm thuận lợi sau:
- Lưu trữ linh hoạt: Bạn được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ sách) dưới dạng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu là 05 năm. Riêng hóa đơn, cần tuân thủ theo quy định của pháp luật về thuế (thường là 10 năm).
- Tùy chỉnh sổ sách: Đây là điểm rất quan trọng. Ngoài các mẫu sổ được hướng dẫn, bạn có thể bổ sung thêm sổ hoặc sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ. Tuy nhiên, sổ kế toán dù tùy chỉnh vẫn phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản như tên sổ, ngày lập sổ, chữ ký và đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
Hướng Dẫn Chi Tiết Theo Từng Đối Tượng
Trọng tâm của Thông tư là phân loại và hướng dẫn cụ thể cho từng nhóm đối tượng khác nhau. Việc xác định đúng mình thuộc nhóm nào là bước đầu tiên và quan trọng nhất.
1. Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Không Chịu Thuế GTGT Và Không Phải Nộp Thuế TNCN
Đây thường là các hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm rất thấp (dưới ngưỡng phải nộp thuế theo luật định). Công việc kế toán trở nên cực kỳ đơn giản.
- Sổ sử dụng: Chỉ cần duy nhất Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).
- Mục đích: Sổ này dùng để ghi chép toàn bộ doanh thu bán hàng, làm căn cứ để kê khai và xác định xem bạn có thuộc diện phải nộp thuế hay không theo từng kỳ. Nó cũng dùng để đối chiếu số liệu với cơ quan thuế khi cần.
- Cách ghi: Rất đơn giản, chỉ cần ghi ngày tháng, diễn giải (ví dụ: “Bán hàng ngày…”) và số tiền.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể ghi chép doanh thu theo từng ngày, hoặc tổng hợp lại theo tuần/tuần nếu giao dịch nhỏ lẻ, nhiều. Quan trọng là số liệu cuối kỳ phải chính xác.
2. Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Chịu Thuế GTGT Và Thuế TNCN
Nhóm này phức tạp hơn và được chia thành hai phương pháp nộp thuế chính.
Trường Hợp 2.1: Nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu
Phương pháp này phổ biến với đa số hộ kinh doanh. Bạn cần theo dõi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề vì mỗi ngành có thể có tỷ lệ % tính thuế khác nhau.
- Sổ sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD).
- Điểm đặc biệt của Mẫu S2a-HKD: Sổ này được thiết kế để bạn tách biệt doanh thu theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất TNCN. Cuối mỗi nhóm ngành, bạn sẽ tính ra số thuế GTGT và TNCN phải nộp riêng, và cuối cùng là tổng số thuế phải nộp của cả kỳ.
Tổng thuế GTGT phải nộp = Tổng doanh thu ngành A x Tỷ lệ % thuế GTGT ngành A + Tổng doanh thu ngành B x Tỷ lệ % thuế GTGT ngành B + ...
Trường Hợp 2.2: Nộp thuế GTGT theo % trên doanh thu, nhưng nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế
Đây là phương pháp dành cho những hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn, muốn tính thuế TNCN dựa trên lợi nhuận thực tế (Doanh thu – Chi phí hợp lý). Hệ thống sổ sách sẽ cần chi tiết hơn để xác định chính xác chi phí.
- Danh mục sổ bắt buộc:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Tương tự S2a nhưng chỉ để tính thuế GTGT theo ngành nghề.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Là sổ QUAN TRỌNG NHẤT để tính thuế TNCN. Sổ này giúp bạn tập hợp tất cả doanh thu và các khoản chi phí hợp lý được trừ (nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao, điện nước, lãi vay…). Chênh lệch giữa doanh thu và chi phí chính là thu nhập tính thuế.
Thuế TNCN phải nộp = (Tổng Doanh thu - Tổng Chi phí hợp lý) x Thuế suất TNCN - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Dùng để quản lý nhập – xuất – tồn kho. Rất hữu ích cho các hộ kinh doanh bán lẻ, sản xuất.
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, giúp bạn luôn kiểm soát được tình hình thu chi.
Việc sử dụng bộ sổ S2c, S2d, S2e không chỉ để tính thuế, mà còn là công cụ quản trị tài chính cực kỳ hiệu quả ngay tại hộ kinh doanh của bạn. Nó giúp bạn biết mình lãi/lỗ thực sự ra sao, hàng tồn kho bao nhiêu, và dòng tiền có đang lành mạnh không.
3. Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Có Hoạt Động Chịu Các Loại Thuế Khác
Nếu hộ kinh doanh của bạn có hoạt động đặc thù như xuất nhập khẩu, kinh doanh hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (rượu bia, thuốc lá, ô tô…), khai thác tài nguyên, hoặc sử dụng đất kinh doanh, bạn cần sử dụng thêm:
- Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD): Sổ này giúp bạn ghi chép chi tiết lượng hàng, giá tính thuế, thuế suất để tính ra các loại thuế đặc thù như thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất.
Lời Khuyên Thực Tế Từ Chuyên Gia Để Áp Dụng Hiệu Quả
Đứng trước một thông tư mới, việc bắt đầu có thể khiến bạn hơi ngần ngại. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn triển khai suôn sẻ:
- Bước 1: Xác định rõ “danh tính thuế” của mình. Bạn thuộc nhóm nào trong 3 nhóm kể trên? Hãy kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông báo về phương pháp tính thuế từ cơ quan thuế, hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia nếu cần.
- Bước 2: Lựa chọn hình thức tổ chức kế toán phù hợp. Tự làm, giao cho người thân/người kiêm nhiệm, hay thuê ngoài? Hãy cân nhắc dựa trên quy mô, độ phức tạp của nghiệp vụ và khả năng tài chính.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống sổ sách đơn giản, rõ ràng. Dù dùng sổ giấy hay file Excel, hãy thiết kế sao cho dễ ghi, dễ tìm và dễ tổng hợp. Bạn có thể tải các mẫu sổ từ Thông tư và điều chỉnh cho vừa vặn với hoạt động của mình.
- Bước 4: Rèn thói quen ghi chép ngay lập tức hoặc định kỳ. Đừng để dồn chứng từ cuối tháng. Ghi chép ngay khi phát sinh hoặc mỗi cuối ngày sẽ giúp số liệu chính xác và giảm áp lực công việc.
- Bước 5: Lưu trữ khoa học. Sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo thứ tự thời gian hoặc theo loại. Nếu lưu điện tử, hãy đặt tên file rõ ràng và sao lưu định kỳ.
So sánh nhanh: Nếu Thông tư 88/2021 giống như một bộ quy tắc chung, thì Thông tư 152/2025 giống như một “menu