Bạn có biết, một trong những nỗi lo lớn nhất của các chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải là tìm khách hàng hay tạo ra sản phẩm, mà chính là việc quản lý sổ sách, chứng từ? Giữa bộn bề công việc kinh doanh, việc ghi chép thu chi sao cho đúng, lưu trữ hóa đơn thế nào cho khoa học và đặc biệt là tuân thủ các quy định kế toán, thuế mới luôn là một thách thức không nhỏ. Thấu hiểu điều đó, nhà nước đã ban hành một văn bản hướng dẫn mới, được kỳ vọng sẽ mang lại sự rõ ràng, đơn giản và linh hoạt hơn cho công tác kế toán của bạn.
Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thay thế cho Thông tư 88/2021/TT-BTC trước đây. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và mang nhiều điểm mới đáng chú ý, phù hợp với thực tế hoạt động đa dạng của cộng đồng doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa.
Thông tư 152 không chỉ là một văn bản pháp lý, mà còn như một “cẩm nang” thực tế, trao quyền chủ động cho chủ hộ kinh doanh trong việc tổ chức công tác kế toán một cách linh hoạt và hiệu quả nhất, trên cơ sở vẫn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Thông Tư 152/2025/TT-BTC: Những Điểm Mới Nổi Bật Cần Nắm Rõ
So với quy định cũ, Thông tư 152 có nhiều cập nhật quan trọng, thể hiện sự thông thoáng và thực tế hơn. Dưới đây là những thay đổi chính mà bạn cần đặc biệt lưu ý:
1. Linh Hoạt Trong Tổ Chức Công Tác Kế Toán
Điều 2 của Thông tư quy định rất rõ về việc ai có thể đảm nhận vai trò kế toán cho hộ kinh doanh. Đây là điểm được đánh giá cao vì tính thực tế và phù hợp với mô hình kinh doanh gia đình, nhỏ lẻ.
- Tự mình làm kế toán: Người đại diện hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tự ghi chép sổ sách.
- Bố trí người thân: Bạn được phép bố trí cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán. Điều này giúp tận dụng nguồn lực trong gia đình, tăng tính tin cậy và tiết kiệm chi phí.
- Giao cho người kiêm nhiệm: Người làm quản lý, thủ kho, thủ quỹ hoặc người thường xuyên mua bán tài sản có thể kiêm nhiệm công việc kế toán.
- Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài: Đây là lựa chọn tối ưu cho những hộ kinh doanh muốn chuyên nghiệp hóa, tập trung vào kinh doanh và đảm bảo tính chính xác cao.
Mẹo nhỏ: Nếu bạn không có nhiều thời gian và kiến thức chuyên sâu về số liệu, việc thuê một dịch vụ kế toán uy tín hoặc nhờ người thân có am hiểu hỗ trợ sẽ giúp bạn an tâm hơn rất nhiều, tránh được những sai sót không đáng có.
2. Đơn Giản Hóa Về Sổ Sách Và Lưu Trữ
Thông tư mới tiếp tục khẳng định và mở rộng sự linh hoạt trong hình thức lưu trữ:
- Lưu trữ điện tử hoặc bản giấy: Bạn có thể lựa chọn lưu trữ toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán dưới dạng file điện tử hoặc bản giấy truyền thống.
- Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm: Đối với sổ kế toán và chứng từ (trừ hóa đơn, thời hạn lưu trữ hóa đơn thực hiện theo Luật Quản lý thuế).
- Được quyền điều chỉnh biểu mẫu sổ: Đây là điểm cực kỳ quan trọng. Bạn không bắt buộc phải dùng đúng 100% mẫu sổ trong Thông tư. Bạn có thể:
- Bổ sung thêm các chỉ tiêu, cột phù hợp với nhu cầu quản lý nội bộ (ví dụ: thêm cột ghi chú, cột phân loại khách hàng…).
- Sửa đổi biểu mẫu cho gọn gàng, dễ nhìn hơn.
Tuy nhiên, cần đảm bảo sổ kế toán vẫn có đầy đủ các thông tin bắt buộc: Tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, chữ ký và đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
Sự linh hoạt trong biểu mẫu cho thấy nhà nước thực sự lắng nghe và tạo điều kiện để công tác kế toán trở thành công cụ quản lý hữu ích cho chính chủ hộ kinh doanh, chứ không chỉ là nghĩa vụ báo cáo.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Loại Sổ Kế Toán Theo Từng Đối Tượng
Thông tư 152 phân loại rất rõ ràng các trường hợp và yêu cầu sổ sách tương ứng. Việc xác định đúng mình thuộc nhóm nào là bước đầu tiên và quan trọng nhất.
Trường hợp 1: Hộ Kinh Doanh Không Chịu Thuế GTGT Và Không Phải Nộp Thuế TNCN
Đây thường là các hộ kinh doanh có doanh thu năm dưới ngưỡng phải đăng ký nộp thuế GTGT và thu nhập tính thuế dưới mức khởi điểm nộp thuế TNCN (theo quy định của Luật Thuế).
- Sổ bắt buộc sử dụng: Chỉ cần Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).
- Mục đích: Ghi chép toàn bộ doanh thu phát sinh, làm căn cứ để:
- Kê khai (nếu có).
- Xác định xem có vượt ngưỡng phải chuyển sang đối tượng chịu thuế hay không.
- Theo dõi, đối chiếu với cơ quan thuế nếu cần.
- Cách ghi: Rất đơn giản, chỉ cần ghi ngày tháng, diễn giải nguồn doanh thu và số tiền. Có thể ghi theo từng giao dịch hoặc tổng hợp theo ngày/tuần.
Trường hợp 2: Hộ Kinh Doanh Chịu Thuế GTGT Và Thuế TNCN Theo Tỷ Lệ % Trên Doanh Thu
Đây là phương pháp phổ biến (thường gọi là nộp thuế khoán). Thuế GTGT và TNCN được tính bằng cách áp dụng một tỷ lệ phần trăm cố định lên tổng doanh thu.
- Sổ bắt buộc sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD).
- Điểm đặc biệt của Mẫu S2a: Sổ này được thiết kế để bạn ghi chép doanh thu theo từng ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % thuế. Ví dụ: Bạn kinh doanh cả bán quần áo (tỷ lệ thuế 1%) và sửa chữa điện thoại (tỷ lệ thuế 2%), bạn cần tách bạch doanh thu của hai ngành này trong sổ.
- Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng hóa đơn.
- Cột C: Diễn giải, nên ghi rõ ngành nghề.
- Cột 1: Số tiền doanh thu. Cuối mỗi nhóm ngành nghề, bạn tính tổng doanh thu, sau đó tính ra số thuế GTGT và TNCN phải nộp cho ngành đó.
Thuế GTGT phải nộp = Tổng doanh thu ngành A x Tỷ lệ % thuế GTGT của ngành A
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn sử dụng hóa đơn điện tử và hệ thống của cơ quan thuế đã tự động tính và thông báo số thuế phải nộp, bạn vẫn nên dùng sổ này để theo dõi, đối chiếu, đảm bảo tính chính xác.
Trường hợp 3: Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế GTGT Theo % Doanh Thu Nhưng Thuế TNCN Tính Trên Thu Nhập Tính Thuế
Một số hộ kinh doanh có đăng ký và được áp dụng phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập thực tế (Doanh thu – Chi phí hợp lý). Trường hợp này cần bộ sổ sách chi tiết hơn để xác định được thu nhập tính thuế.
- Danh mục sổ bắt buộc:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Tương tự S2a nhưng chỉ để tính thuế GTGT theo từng ngành nghề.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Đây là sổ QUAN TRỌNG NHẤT để tính thuế TNCN. Sổ này giúp bạn tập hợp:
- Tổng doanh thu.
- Tổng chi phí hợp lý được trừ (nguyên vật liệu, tiền lương, khấu hao, điện nước, lãi vay…).
- Chênh lệch thu nhập (Doanh thu – Chi phí).
- Số thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn kho. Rất hữu ích cho việc quản lý hàng tồn kho và tính giá vốn hàng bán.
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, giúp bạn nắm được tình hình thu chi thực tế, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
Việc sử dụng bộ sổ đầy đủ ở trường hợp 3 không chỉ giúp bạn thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, mà quan trọng hơn, nó cung cấp cho bạn một bức tranh tài chính toàn diện về hoạt động kinh doanh: Bán được bao nhiêu? Chi phí thực tế là bao nhiêu? Lãi lỗ ra sao? Hàng tồn kho thế nào? Dòng tiền có ổn định không? Đây chính là nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Trường hợp 4: Hộ Kinh Doanh Có Hoạt động Chịu Các Loại Thuế Khác
Nếu kinh doanh các mặt hàng đặc thù như xăng dầu (thuế bảo vệ môi trường), rượu bia (thuế tiêu thụ đặc biệt), khai thác tài nguyên… bạn cần sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD). Sổ này giúp bạn ghi chép và tính toán các loại thuế đặc thù này một cách riêng biệt.
Lời Khuyên Thực Tế Từ Chuyên Gia Cho Hộ Kinh Doanh
Áp dụng Thông tư mới không khó nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số gợi ý hành động cụ thể:
- Bước 1: Xác định rõ đối tượng áp dụng của mình. Hãy kiểm tra lại giấy tờ đăng ký thuế, phương pháp tính thuế GTGT và TNCN mà cơ quan thuế đã áp dụng cho bạn. Nếu chưa rõ, có thể liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý để được hướng dẫn.
- Bước 2: Lựa chọn hình thức tổ chức kế toán phù hợp. Tự làm, giao cho ai hay thuê ngoài? Hãy cân nhắc dựa trên quy mô, độ phức tạp của hoạt động và năng lực của bản thân.
- Bước 3: Thiết lập hệ thống sổ sách ngay từ đầu năm 2026.
- Tải biểu mẫu chính thức từ website của Bộ Tài chính hoặc các cổng thông tin pháp luật uy tín.
- In sổ sách ra giấy hoặc thiết lập file Excel/Word dựa trên mẫu. Bạn có thể tùy chỉnh cho dễ sử dụng nhưng nhớ giữ các nội dung cốt lõi.
- Mở sổ và ghi ngay số dư đầu kỳ (ngày 01/01/2026) nếu có (ví dụ: số tiền mặt tồn quỹ, số hàng tồn kho…).