Bạn có phải là một chủ hộ kinh doanh cá thể, một chủ tiệm tạp hóa nhỏ, một chủ quán cà phê hay một người kinh doanh tự do? Hàng ngày, bạn dành toàn bộ tâm huyết cho việc tìm kiếm khách hàng, chăm sóc sản phẩm và phát triển thương hiệu. Thế nhưng, mỗi khi nhắc đến “sổ sách kế toán”, “thuế má”, nhiều người trong chúng ta không khỏi cảm thấy ngần ngại, thậm chí là… sợ hãi. Có phải bạn đang nghĩ: “Việc kinh doanh nhỏ của mình có cần ghi chép phức tạp vậy không?”, hay “Làm sao để vừa kinh doanh hiệu quả, vừa tuân thủ đúng luật mà không bị quá tải?”.
Tin vui là, Nhà nước đã nhìn thấy và thấu hiểu những khó khăn này của cộng đồng doanh nghiệp siêu nhỏ. Mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC, một văn bản hướng dẫn kế toán được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, với tinh thần đơn giản hóa tối đa, linh hoạt và phù hợp với thực tế. Đây không chỉ là một quy định bắt buộc, mà còn là một “cẩm nang” giúp bạn quản lý dòng tiền, nắm rõ tình hình kinh doanh và kinh doanh bền vững hơn. Hãy cùng tôi – một người bạn đồng hành trong lĩnh vực tài chính kế toán – khám phá những điểm mới mẻ và thiết thực từ Thông tư này nhé.
Thông Tư 152/2025/TT-BTC: “Cứu Cánh” Cho Kế Toán Hộ Kinh Doanh
Thông tư số 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang theo làn gió mới với tinh thần “hỗ trợ” và “đơn giản hóa” rõ rệt. Khác với những quy định kế toán phức tạp dành cho doanh nghiệp, thông tư này được xây dựng dựa trên đặc thù quy mô nhỏ, lẻ, đa dạng ngành nghề của các hộ kinh doanh. Mục tiêu lớn nhất là giúp bạn dễ dàng thực hiện, dễ dàng quản lý, và dễ dàng tuân thủ.
Thông tư 152 không phải là một gánh nặng mới, mà là một công cụ đắc lực giúp chủ hộ kinh doanh “biết mình, biết ta”: biết rõ doanh thu, chi phí, lãi lỗ thực tế, từ đó có những quyết định kinh doanh sáng suốt và chủ động trong nghĩa vụ với Nhà nước.
Ai Có Thể Làm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh? Câu Trả Lời Rất Linh Hoạt!
Một trong những điểm được “bật mí” nhiều nhất từ Thông tư chính là sự linh hoạt trong nhân sự làm kế toán. Bạn không nhất thiết phải thuê một kế toán viên chuyên nghiệp (trừ khi muốn). Các lựa chọn bao gồm:
- Tự mình ghi chép: Chính bạn – người đại diện hộ kinh doanh – có thể trực tiếp ghi sổ. Điều này lý tưởng cho những hộ kinh doanh rất nhỏ, ít nghiệp vụ.
- Bố trí người thân trong gia đình: Thông tư cho phép bạn nhờ cậy cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán. Đây là điểm rất nhân văn, phù hợp với mô hình kinh doanh gia đình.
- Người kiêm nhiệm: Nhân viên quản lý, thủ kho, thủ quỹ, hay người phụ trách mua bán của bạn cũng có thể kiêm nhiệm việc ghi chép sổ sách.
- Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài: Đây là giải pháp tối ưu nếu bạn muốn tập trung hoàn toàn vào kinh doanh và đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác cao.
Mẹo nhỏ: Nếu bạn tự làm hoặc giao cho người thân, hãy dành một buổi cuối tuần để cùng nhau tìm hiểu các mẫu sổ đơn giản trong Thông tư. Việc này vừa tiết kiệm chi phí, vừa giúp cả gia đình nắm rõ tình hình tài chính chung.
Hướng Dẫn Chi Tiết Ghi Sổ Kế Toán Theo Từng Đối Tượng Thuế
Đây là phần “trái tim” của bài viết, nơi chúng ta đi vào thực hành. Thông tư phân ra các trường hợp cụ thể để bạn dễ dàng áp dụng. Hãy xác định xem mình thuộc nhóm nào nhé.
Trường Hợp 1: Hộ Kinh Doanh Không Chịu Thuế GTGT Và Không Phải Nộp Thuế TNCN
Nếu thuộc diện miễn thuế, hoặc doanh thu dưới ngưỡng phải nộp thuế TNCN, công việc của bạn cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần sử dụng Mẫu sổ S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
- Mục đích: Theo dõi tổng doanh thu để làm căn cứ đối chiếu, xác định xem liệu trong kỳ bạn có vượt ngưỡng phải chuyển sang đối tượng nộp thuế hay không.
- Cách ghi: Chỉ cần ghi ngày tháng, diễn giải (ví dụ: “Bán hàng ngày 15/10”, “Doanh thu dịch vụ tháng 10”) và số tiền doanh thu. Bạn có thể ghi từng lần bán hoặc tổng kết theo ngày/tuần.
Hãy coi cuốn sổ này như một cuốn nhật ký thu nhập đơn giản nhất. Nó giúp bạn trả lời câu hỏi: “Tháng này mình bán được bao nhiêu?”.
Trường Hợp 2: Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế GTGT Và Thuế TNCN Theo Tỷ Lệ % Trên Doanh Thu
Đây là phương pháp phổ biến (thường gọi là thuế khoán). Bạn sẽ nộp một tỷ lệ phần trăm cố định trên tổng doanh thu. Lúc này, bạn cần Mẫu sổ S2a-HKD.
- Điểm đặc biệt: Sổ này yêu cầu bạn phân loại doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế. Ví dụ: Bạn vừa bán quần áo (tỷ lệ thuế 1%), vừa cho thuê mặt bằng (tỷ lệ thuế 5%). Bạn cần ghi tách biệt doanh thu của hai ngành này.
- Lợi ích: Giúp bạn tính chính xác số thuế phải nộp cho từng mảng, tránh nhầm lẫn và đối chiếu dễ dàng với thông báo thuế từ cơ quan thuế (nếu có).
Một sai lầm phổ biến là gộp chung tất cả doanh thu vào một “rổ”, dẫn đến việc tính thuế không chính xác và có thể bị thiệt thòi nếu ngành nghề có tỷ lệ thuế khác nhau. Hãy phân loại ngay từ đầu!
Trường Hợp 3: Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế GTGT Theo % Doanh Thu Và Thuế TNCN Trên Thu Nhập Tính Thuế
Phương pháp này phức tạp hơn một chút vì bạn phải xác định được thu nhập tính thuế (tức là Doanh thu – Chi phí hợp lý). Thông tư cung cấp một bộ 4 mẫu sổ để bạn quản lý toàn diện:
- Sổ doanh thu bán hàng (S2b-HKD): Theo dõi doanh thu chi tiết.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD): Sổ QUAN TRỌNG NHẤT. Nơi bạn ghi chép đầy đủ các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ có hóa đơn (tiền mua hàng, tiền điện nước, thuê mặt bằng, lương nhân viên…).
- Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (S2d-HKD): Theo dõi tồn kho, xuất nhập.
- Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD): Theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Bí quyết thực tế: Đừng để dồn hóa đơn chi phí đến cuối tháng hay cuối quý. Hãy chuẩn bị một chiếc kẹp file hoặc một folder trên điện thoại/ máy tính, phân loại và lưu trữ ngay khi có hóa đơn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ “đào bới” và tránh thất lạc chứng từ quan trọng.
Lưu Trữ Sổ Sách: Giấy Hay Điện Tử Đều Được!
Thông tư cho phép bạn lưu trữ sổ sách, hóa đơn, chứng từ dưới dạng bản giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Đây là bước tiến lớn trong thời đại số.
- Lưu ý về thời hạn: Bạn phải lưu trữ tối thiểu 05 năm. Riêng hóa đơn, cần tuân thủ theo quy định của Luật Quản lý thuế (thường là 10 năm).
- Lời khuyên: Ngay cả khi bạn ghi sổ giấy, hãy chụp ảnh hoặc scan toàn bộ chứng từ gốc và lưu trữ đám mây (Google Drive, iCloud…). Cách này vừa an toàn, vừa thuận tiện khi cần tra cứu nhanh hoặc cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Hóa Đơn Điện Tử Và Sự Hỗ Trợ Từ Cơ Quan Thuế
Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử được cấp mã từ cơ quan thuế, bạn đang đi đúng hướng của chuyển đổi số. Thông tư nêu rõ: Khi hệ thống thuế đã hỗ trợ tính sẵn số thuế GTGT, TNCN phải nộp và thông báo cho bạn, thì các sổ kế toán bạn lập chủ yếu để theo dõi, đối chiếu và kiểm soát nội bộ. Điều này giảm tải đáng kể gánh nặng tính toán thủ công.
Hành trình từ một người kinh doanh “tay ngang” trở thành một chủ thể kinh doanh chuyên nghiệp, minh bạch luôn cần những bước đi vững chắc. Việc nắm vững và thực hiện tốt công tác kế toán theo Thông tư 152 không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là chìa khóa giúp bạn làm chủ tài chính, ra quyết định sáng suốt và xây dựng niềm tin với đối tác, khách hàng.
Ban đầu có thể còn bỡ ngỡ, nhưng hãy xem đó là một kỹ năng cần thiết như bất kỳ kỹ năng bán hàng hay chăm sóc khách hàng nào khác. Hãy bắt đầu từ những mẫu sổ đơn giản nhất, hình thành thói quen ghi chép ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Dần dần, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên rõ ràng và nằm trong tầm kiểm soát. Nhà nước luôn có những chính sách hỗ trợ và đồng hành cùng sự phát triển của các hộ kinh doanh – mạch máu quan trọng của nền kinh tế. Việc của chúng ta là chủ động nắm bắt, thực hiện đúng và trở thành một phần tử tích cực, vững mạnh trong cộng đồng doanh nghiệp đó.
Để luôn cập nhật những hướng dẫn mới nhất, các mẹo quản lý tài chính – thuế hiệu quả dành riêng cho mô hình nhỏ và vừa, bạn có thể tham khảo thêm tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO. Chúc bạn kinh doanh thật thịnh vượng và an tâm trên hành trình phát triển của mình!
Nguồn Tham Khảo Chính
- Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày … tháng … năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Báo Điện tử Chính phủ – Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).