Bạn đang điều hành một cửa hàng nhỏ, một xưởng sản xuất gia đình, hay một dịch vụ cá nhân với doanh thu dưới 500 triệu đồng mỗi năm? Có lẽ bạn đã nghe nói rằng mình “không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN”. Điều này mang lại một sự nhẹ nhõm đáng kể, nhưng đồng thời cũng dễ khiến chúng ta chủ quan, bỏ qua một yêu cầu pháp lý quan trọng: công tác kế toán tối thiểu. Việc ghi chép sổ sách không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là “lá chắn” bảo vệ chính hoạt động kinh doanh hợp pháp của bạn, giúp bạn tự tin và chủ động trước mọi cuộc kiểm tra.
Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, giải mã một cách chi tiết và dễ hiểu nhất về chế độ kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm. Chúng ta sẽ không bàn về các loại thuế phức tạp, mà sẽ tập trung vào thứ thiết thực hơn: cách thức ghi chép, lưu trữ và quản lý làm sao cho đúng, cho hay, để vừa tuân thủ pháp luật, vừa tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Hiểu Đúng Về “Hộ Kinh Doanh Không Chịu Thuế”
Trước khi đi vào hướng dẫn cụ thể, chúng ta cần làm rõ khái niệm này để tránh những nhầm lẫn không đáng có. Cụm từ “không chịu thuế” ở đây cần được hiểu chính xác là không thuộc diện chịu thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động kinh doanh.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Điều kiện để được áp dụng chế độ này là tổng doanh thu hàng năm từ mọi hoạt động kinh doanh không vượt quá 500 triệu đồng.
Điều quan trọng cần ghi nhớ: “Không phải nộp thuế” không đồng nghĩa với “không phải thực hiện nghĩa vụ kế toán, ghi chép sổ sách”. Đây là điểm then chốt mà nhiều chủ hộ dễ bỏ qua, dẫn đến những rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, đối chiếu.
Vậy Tại Sao Vẫn Phải Ghi Sổ?
Việc ghi chép sổ sách tối thiểu đóng vai trò như một bản “nhật ký kinh doanh” trung thực, có những lợi ích thiết thực:
- Chứng minh tính hợp pháp của doanh thu: Sổ sách là bằng chứng rõ ràng nhất chứng minh doanh thu của bạn dưới 500 triệu đồng/năm, đủ điều kiện được miễn thuế.
- Phục vụ công tác kiểm tra, quản lý nhà nước: Khi có đoàn kiểm tra, bạn sẽ cung cấp sổ sách một cách chuyên nghiệp, minh bạch, thay vì lúng túng, thiếu căn cứ.
- Tránh bị ấn định thuế: Nếu không có sổ sách ghi chép rõ ràng, cơ quan thuế có quyền ấn định mức doanh thu và thuế phải nộp dựa trên tình hình chung của ngành/nghề, và con số này có thể cao hơn thực tế rất nhiều.
- Nền tảng quản trị nội bộ: Dù kinh doanh nhỏ, việc theo dõi doanh thu giúp bạn biết lãi lỗ, đánh giá hiệu quả từng mặt hàng/dịch vụ, và có kế hoạch phát triển trong tương lai.
Hướng Dẫn Chi Tiết Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh Miễn Thuế
Căn cứ pháp lý mới nhất hiện nay là Thông tư số 152/2025/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính. Thông tư này quy định rõ: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN phải sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép.
Mẫu Sổ Bắt Buộc: S1a-HKD
Đây là công cụ duy nhất và bắt buộc bạn cần thực hiện. Mẫu sổ rất đơn giản, dễ ghi chép. Bạn có thể tự tạo trên Excel, mua sổ kế toán có sẵn ở nhà sách, hoặc in theo mẫu dưới đây:
Mẫu số S1a-HKD(Kèm theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ DOANH THU BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Ngày ... tháng ... năm ...HỘ, CÁ NHÂN KINH DOANH: [Ghi tên hộ kinh doanh]Địa chỉ: [Địa chỉ kinh doanh]Mã số thuế: [Mã số thuế của hộ]
Địa điểm kinh doanh: [Nơi bán hàng]Kỳ kê khai: [Ví dụ: Tháng 1/2026]Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
A
B
1
Ngày tháng
Diễn giải
Số tiền
[01/01/2026]
[Bán 10 sản phẩm A cho khách lẻ]
[1.500.000]
[...]
[...]
[...]
Tổng cộng
[X.XXX.XXX]
NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỘ KINH DOANH/CÁ NHÂN KINH DOANH
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
Phương Pháp Ghi Sổ “Đúng Chuẩn” & Mẹo Thực Tế
Ghi sổ tưởng chừng đơn giản, nhưng để đảm bảo tính pháp lý và hữu ích, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Cột A (Ngày tháng): Ghi chính xác ngày phát sinh doanh thu (ngày bán hàng, cung cấp dịch vụ).
- Cột B (Diễn giải):
- Ghi rõ ràng, dễ hiểu: Ví dụ: “Bán 05 áo thun cỡ L cho khách lẻ”, “Cung cấp dịch vụ sửa chữa máy tính tại nhà cho ông Nguyễn Văn A”, “Bán buôn 100kg cà phê cho cửa hàng B”.
- Mẹo nhỏ: Nếu bán lẻ quá nhiều lần trong ngày, bạn có thể ghi tổng hợp vào cuối ngày: “Tổng doanh thu bán lẻ ngày 05/02/2026”. Tuy nhiên, nên có sổ chi tiết nháp (sổ quỹ, sổ đặt hàng) để đối chiếu nếu cần.
- Tuyệt đối tránh: Ghi chung chung như “Tiền bán hàng”, “Thu tiền” mà không có nội dung cụ thể.
- Cột 1 (Số tiền): Ghi số tiền doanh thu tương ứng với diễn giải. Nhớ ghi đầy đủ 3 chữ số hàng nghìn (ví dụ: 1.500.000).
Nguyên Tắc Vàng Khi Ghi Chép Sổ Sách
“Sổ sách kế toán là tài liệu pháp lý. Hãy ghi chép như thể bạn sẽ trình nó cho một chuyên gia kiểm tra vào ngày mai.”
- Trung thực, đầy đủ, kịp thời: Ghi nhận tất cả doanh thu, không bỏ sót. Nên ghi ngay trong ngày hoặc đầu giờ ngày hôm sau khi số liệu còn mới và chính xác.
- Không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện: Nếu ghi sai, hãy dùng bút gạch một đường ngang qua phần sai, sau đó ghi lại số đúng bên trên hoặc bên cạnh và ký tên xác nhận. Không dùng bút xóa, không tẩy.
- Lưu trữ chứng từ gốc: Sổ S1a-HKD là sổ tổng hợp. Đằng sau mỗi con số, hãy lưu lại các chứng từ liên quan như: phiếu thu, hóa đơn bán lẻ (nếu có), sổ nháp bán hàng, biên lai. Sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian để dễ dàng đối chiếu.
- Tổng kết định kỳ: Cuối mỗi tháng, hãy cộng tổng doanh thu trong tháng. Cuối năm, cộng tổng doanh thu cả năm. Con số này chính là căn cứ để bạn khẳng định mình có thuộc diện miễn thuế hay không.
Những Sai Lầm Thường Gặp & Cách Phòng Tránh
Từ kinh nghiệm thực tế tư vấn cho nhiều hộ kinh doanh, tôi thấy một số lỗi phổ biến sau:
- Không ghi sổ, hoặc ghi sổ “ảo” cuối năm: Đây là rủi ro lớn nhất. Khi bị kiểm tra, việc không có sổ sách hoặc sổ sách ghi chép vội vàng, không khớp với chứng từ sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
- Nhầm lẫn giữa doanh thu và tiền mặt: Doanh thu là tổng giá trị bán hàng, kể cả bán chịu. Tiền mặt chỉ là một phần. Nếu bán chịu, bạn vẫn phải ghi nhận doanh thu vào ngày bán hàng, và theo dõi riêng khoản phải thu.
- Bỏ quên doanh thu từ nguồn phụ: Ví dụ, tiền cho thuê mặt bằng nhỏ trong cửa hàng, hoa hồng giới thiệu sản phẩm… Tất cả đều phải được ghi nhận vào sổ.
- Không lưu trữ chứng từ: Sổ sách không có chứng từ đính kèm sẽ giảm đi rất nhiều giá trị pháp lý. Hãy tập thói quen lưu trữ ngăn nắp.
Lời Khuyên Chân Thành Từ Một Chuyên Gia
Thưa các bạn, hành trình khởi nghiệp hay duy trì một hộ kinh doanh gia đình chưa bao giờ là dễ dàng. Mỗi đồng vốn, mỗi giờ lao động đều đong đầy mồ hôi và tâm huyết. Việc tuân thủ các quy định về kế toán, thuế ban đầu có thể cảm thấy phiền phức, nhưng hãy xem đó là một sự đầu tư thông minh cho sự an toàn và bền vững của chính bạn.
Một bộ sổ sách rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp bạn yên tâm kinh doanh mà còn mở ra cánh cửa cho tương lai. Khi doanh thu của bạn tăng trưởng vượt ngưỡng 500 triệu đồng, việc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều vì bạn đã có thói quen quản trị tài chính bài bản ngay từ những ngày đầu.
Pháp luật về thuế và kế toán luôn có những điều chỉnh để phù hợp với thực tiễn. Việc chủ động cập nhật thông tin mới không chỉ là trách nhiệm mà còn là quyền lợi của mỗi chủ thể kinh doanh. Để không