Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, việc tuân thủ đúng các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Một trong những công việc quan trọng hàng đầu mà bất kỳ chủ doanh nghiệp hay kế toán viên nào cũng phải thực hiện chính là kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Đây có thể xem là “trái tim” của báo cáo thuế, phản ánh rõ nét hoạt động sản xuất, kinh doanh và giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả.
Hiểu được những băn khoăn, trăn trở của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, từng bước một, để làm chủ quy trình lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT một cách chính xác và tự tin nhất.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Các Bước Chuẩn Bị
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là biểu mẫu được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến, giúp doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào, từ đó giảm trực tiếp số thuế phải nộp cho Nhà nước.
Trước khi đi vào chi tiết từng chỉ tiêu, hãy cùng điểm qua những bước cơ bản nhất để bắt đầu:
- Xác định kỳ kê khai: Thuế GTGT có thể được kê khai theo tháng hoặc theo quý. Việc xác định này dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề.
- Khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống, doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bắt đầu hoạt động.
- Khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng. Lưu ý, doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai theo quý vẫn có quyền lựa chọn kê khai theo tháng.
- Cập nhật phần mềm HTKK: Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản HTKK mới nhất để tránh các lỗi phát sinh không đáng có và tuân thủ đúng các quy định mới.
- Chuẩn bị đầy đủ chứng từ: Tập hợp toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào, các chứng từ liên quan trong kỳ kê khai. Việc này giúp quá trình nhập liệu diễn ra suôn sẻ và chính xác.
Một mẹo nhỏ dành cho bạn: Hãy lập một bảng kê Excel tổng hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra theo từng thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%, không chịu thuế) trước khi nhập liệu vào HTKK. Cách làm này vừa giúp bạn kiểm soát số liệu tốt hơn, vừa là cơ sở đối chiếu nếu phần mềm có sai sót.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên Phần Mềm HTKK
Bước 1: Khởi Tạo Tờ Khai Và Lựa Chọn Thông Số
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Chọn mục “Khai thuế” -> “Thuế giá trị gia tăng” -> “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
- Chọn kỳ tính thuế (tháng/quý và năm tương ứng).
- Chọn trạng thái tờ khai: “Lần đầu” nếu đây là lần kê khai cho kỳ đó, hoặc “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh sai sót từ tờ khai trước đó.
- Lựa chọn danh mục ngành nghề phù hợp với hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Mặc định sẽ là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”.
- Tích chọn các phụ lục đính kèm nếu có phát sinh (ví dụ: Phụ lục giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15 nếu doanh nghiệp bạn kinh doanh các mặt hàng được giảm thuế).
Bước 2: Lập Phụ Lục Giảm Thuế GTGT (Nếu Có)
Đây là bước quan trọng nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh các hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm thuế GTGT. Cần lưu ý:
- Chỉ kê khai vào phụ lục này nếu có hóa đơn đầu ra được giảm thuế. Nếu chỉ có hóa đơn đầu vào được giảm thuế mà không có đầu ra tương ứng, bạn không phải lập phụ lục này.
- Trên phụ lục, bạn cần kê khai:
- Cột 2: Tên hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế.
- Cột 3: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đó (chưa có thuế GTGT) phát sinh trong kỳ.
- Bạn có thể nhập liệu trực tiếp trên HTKK hoặc tải file Excel mẫu lên, tùy theo thói quen và quy mô số liệu.
Bước 3: Lập Tờ Khai Chính – Giải Mã Từng Chỉ Tiêu Quan Trọng
Đây là phần “linh hồn” của tờ khai. Chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào những chỉ tiêu then chốt, nơi dễ xảy ra sai sót nhất.
Phần I: Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [23] & [24]: Tổng giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Số liệu được lấy từ toàn bộ hóa đơn đầu vào hợp pháp trong kỳ. Lưu ý tuyệt đối: Không được kê khai các hóa đơn bất hợp pháp hoặc không đủ điều kiện vào đây.
- Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT được khấu trừ: Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất của phần mua vào. Bạn chỉ được phép kê khai vào đây phần thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ theo quy định của Luật Thuế.
Kinh nghiệm thực tế: Với các chi phí dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế (ví dụ: tiền điện, nước, văn phòng phẩm…), bạn phải phân bổ số thuế được khấu trừ. Công thức phân bổ như sau:
Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) x Thuế GTGT đầu vào dùng chungVí dụ: Tổng doanh thu 1 tỷ, trong đó doanh thu chịu thuế là 600 triệu. Thuế GTGT đầu vào dùng chung là 10 triệu. Vậy số được khấu trừ là: (600/1000) * 10 = 6 triệu. Chỉ được ghi 6 triệu vào chỉ tiêu [25].
Phần II: Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra Trong Kỳ
- Chỉ tiêu [26]: Tổng doanh thu bán ra không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27] & [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế. Các chỉ tiêu này được chi tiết hóa thành:
- [29] & [30]: Doanh thu áp dụng thuế suất 0% và 5%.
- [31]: Thuế GTGT của hàng hóa áp dụng thuế suất 5% (phần mềm tự tính = [30] x 5%).
- [32] & [33]: Doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa áp dụng thuế suất 10% (phần mềm tự tính = [32] x 10%). Điểm đặc biệt: Nếu bạn đã kê khai phụ lục giảm thuế, phần mềm sẽ tự động trừ phần thuế được giảm tại chỉ tiêu [33]. Bạn không cần phải điều chỉnh thủ công.
Phần III, IV, V: Xác Định Số Thuế Phải Nộp
- Chỉ tiêu [36]: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ = Thuế đầu ra [35] – Thuế được khấu trừ [25].
- Chỉ tiêu [22]: Số thuế còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang (lấy từ chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước). Phần mềm thường tự động chuyển số liệu này.
- Chỉ tiêu [40]: Số thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Đây là con số cuối cùng bạn cần quan tâm để thực hiện nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
- Chỉ tiêu [43]: Số thuế còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Nếu kỳ này bạn không phải nộp thuế, số tiền ở đây sẽ được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ.
Bước 4: Kiểm Tra, Kết Xuất Và Nộp Tờ Khai
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, hãy bấm nút “Ghi” để phần mềm kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai. Nếu có lỗi, phần mềm sẽ thông báo để bạn điều chỉnh. Sau khi không còn lỗi, bạn thực hiện kết xuất tờ khai ra file định dạng XML để nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
Hạn nộp tờ khai và tiền thuế (nếu có):
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau (ví dụ: Hạn nộp tờ khai quý 3/2025 là 31/10/2025).
Hãy luôn nộp tờ khai trước hạn ít nhất 3-5 ngày để phòng trường hợp có sai sót cần điều chỉnh hoặc gặp sự cố về đường truyền, tránh bị xử phạt về hành chính.
Lời Kết
Kê khai thuế GTGT tưởng chừng là một công việc kỹ thuật khô khan, nhưng thực chất, nó lại phản ánh rất rõ sức khỏe tài chính và sự minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp bạn. Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý, những khoản phạt không đáng có, mà còn giúp bạn chủ động hơn trong việc hoạch định dòng tiền và chiến lược kinh doanh.
Hãy xem đây là một cơ hội để bạn hiểu rõ hơn về chính “đứa con tinh thần” của mình. Mỗi con số trên tờ khai đều kể một câu chuyện về hành trình một tháng/quý làm việc vất vả và những thành quả đã đạt được. Sự tuân thủ của bạn hôm nay chính là viên gạch vững chắc xây dựng uy tín và tạo dựng niềm tin với các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác và khách hàng.
Hành trình kinh doanh luôn cần những người bạn đồng hành đáng tin cậy. Để cập nhật thêm những thông tin mới nhất về chính sách thuế, kế toán và các hướng dẫn chi tiết, bạn có thể theo dõi các kênh thông tin chính thống hoặc tham khảo thêm tại website Kế toán Thuế Online (KTO) và Facebook KTO. Chúc bạn luôn thành công và phát triển vững bền!
Nguồn tham khảo:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Nghị quyết 204/2025/QH15 về giảm thuế GTGT.
- Các văn bản pháp luật về thuế hiện hành.