Đối với mỗi doanh nghiệp, việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một phần quan trọng trong công tác quản trị tài chính. Một bản tờ khai thuế chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tránh những rủi ro không đáng có, mà còn là cơ hội để tối ưu hóa các khoản thuế được khấu trừ, từ đó cải thiện dòng tiền và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiểu được những băn khoăn và thách thức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể thường gặp phải, bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, từng bước một, để chinh phục mẫu tờ khai 01/GTGT trên phần mềm HTKK một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Các Quy Định Liên Quan
Trước khi đi vào các bước thực hiện chi tiết, chúng ta cần nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản. Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu tờ khai được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến nhất, cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào khỏi số thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, việc lựa chọn kỳ kê khai thuế GTGT (theo tháng hay theo quý) phụ thuộc vào tổng doanh thu năm trước liền kề. Doanh nghiệp cần tự xác định và chịu trách nhiệm về kỳ kê khai của mình, đảm bảo sự ổn định trong suốt năm dương lịch.
Ai Được Kê Khai Theo Tháng, Ai Được Kê Khai Theo Quý?
- Khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống, doanh nghiệp mới thành lập, hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động.
- Khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng, hoặc những doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai theo quý nhưng tự nguyện lựa chọn kê khai theo tháng.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên Phần Mềm HTKK
Phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) là công cụ đắc lực được Tổng cục Thuế phát hành miễn phí. Hãy đảm bảo bạn đã tải về và cài đặt phiên bản mới nhất.
Bước 1: Khởi Động Và Chọn Mẫu Tờ Khai
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện:
- Chọn mục “Khai thuế”.
- Chọn “Thuế giá trị gia tăng”.
- Chọn “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Bước 2: Thiết Lập Thông Tin Chung Cho Kỳ Tính Thuế
Tại đây, bạn cần điền và kiểm tra kỹ các thông tin:
- Kỳ tính thuế: Phần mềm thường tự nhảy theo thông tin đăng ký, nhưng bạn cần kiểm tra lại cho chính xác (Ví dụ: Quý 3 năm 2025).
- Loại tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần đầu kê khai cho kỳ này. Nếu bạn phát hiện sai sót và kê khai lại, hãy chọn “Bổ sung” và ghi rõ số thứ tự lần bổ sung.
- Danh mục ngành nghề: Phần lớn doanh nghiệp sẽ chọn “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Chỉ chọn các danh mục đặc biệt khác (như xổ số, dầu khí, thủy điện…) nếu doanh nghiệp bạn có những hoạt động đó và cần kê khai riêng.
- Phụ lục đính kèm: Đây là bước quan trọng, đặc biệt từ năm 2025. Nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh hàng hóa, dịch vụ bán ra thuộc diện được giảm thuế GTGT (theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP), bạn phải tích chọn phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15”. Nếu chỉ có hóa đơn đầu vào được giảm thuế hoặc không có phát sinh nào, bạn không cần chọn phụ lục này.
Bước 3: Lập Phụ Lục Giảm Thuế GTGT (Nếu Có)
Nếu đã tích chọn phụ lục ở bước trên, bạn cần thực hiện kê khai chi tiết:
- Mục I: Dành cho hàng hóa, dịch vụ MUA VÀO được giảm thuế.
- Mục II: Dành cho hàng hóa, dịch vụ BÁN RA được giảm thuế.
- Bạn chỉ cần nhập thông tin vào Cột (2): Tên hàng hóa, dịch vụ và Cột (3): Giá trị HHDV chưa có thuế GTGT. Các cột thuế suất và số thuế được giảm phần mềm sẽ tự động tính toán.
- Bạn có thể nhập trực tiếp trên phần mềm hoặc tải file Excel mẫu về để nhập liệu số lượng lớn cho tiện, sau đó tải ngược lên phần mềm.
Mẹo nhỏ: Hãy tổng hợp doanh thu theo từng mặt hàng được giảm thuế, không cần kê khai chi tiết từng hóa đơn. Ví dụ: nếu bạn bán “Gạo” được giảm thuế trong cả quý, hãy gộp tất cả doanh thu bán gạo vào một dòng.
Bước 4: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Đây là phần cốt lõi, nơi bạn phản ánh toàn bộ hoạt động mua vào, bán ra của doanh nghiệp.
I. Phần Hàng Hóa, Dịch Vụ Mua Vào
- Chỉ tiêu [23] & [24]: Tổng giá trị và thuế GTGT của tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ (đã có hóa đơn GTGT hợp pháp). Lưu ý chỉ kê khai các hóa đơn hợp lệ, hợp lý và hợp pháp.
- Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT được khấu trừ: Đây là chỉ tiêu then chốt. Bạn chỉ được ghi vào đây phần thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.
- Nếu mua hàng phục vụ hoàn toàn cho SXKD hàng chịu thuế GTGT, được khấu trừ toàn bộ.
- Nếu mua hàng phục vụ hoàn toàn cho SXKD hàng không chịu thuế GTGT, không được khấu trừ, ghi số 0.
- Nếu mua hàng dùng chung cho cả hai hoạt động, bạn phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
Số thuế được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) x Tổng số thuế GTGT đầu vào dùng chung
II. Phần Hàng Hóa, Dịch Vụ Bán Ra
- Chỉ tiêu [26]: Doanh thu bán hàng không chịu thuế GTGT.
- Chỉ tiêu [27] & [28]: Tổng doanh thu và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.
- Chỉ tiêu [29], [30], [32]: Lần lượt là doanh thu bán ra áp dụng thuế suất 0%, 5%, và 10% (bao gồm cả hàng hóa được giảm thuế từ 10% xuống còn 8%).
- Chỉ tiêu [31], [33]: Thuế GTGT tương ứng với các mức thuế suất 5% và 10%. Phần mềm sẽ tự tính ([30]x5%) và ([32]x10%). Phần thuế được giảm (2% đối với hàng hóa thuộc diện giảm thuế) sẽ được phần mềm tự động trừ đi khi xác định số thuế phải nộp.
III. Xác Định Số Thuế Phải Nộp
- Chỉ tiêu [36]: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ = [28] – [25] (Thuế đầu ra – Thuế đầu vào được khấu trừ).
- Chỉ tiêu [22]: Số thuế còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang (Lấy từ Chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước). Phần mềm thường tự chuyển, nhưng bạn cần kiểm tra lại cho chính xác.
- Chỉ tiêu [40]: Số thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Nếu có số tại chỉ tiêu này, bạn phải nộp tiền thuế cho cơ quan thuế.
- Chỉ tiêu [43]: Số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Số tiền này sẽ được chuyển thành Chỉ tiêu [22] của kỳ sau.
Bước 5: Kết Xuất, Nộp Tờ Khai Và Nộp Tiền Thuế
Sau khi hoàn tất các chỉ tiêu, bạn bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi. Nếu không có lỗi, hãy thực hiện:
- Bấm “Kết xuất XML” để lưu file tờ khai.
- Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm HTKK (phiên bản có chức năng nộp thuế) để nộp file XML này qua mạng.
- Hạn nộp:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau. Ví dụ: Hạn nộp tờ khai thuế GTGT Quý 3/2025 là ngày 31/10/2025.
- Nếu có số thuế phải nộp (Chỉ tiêu [40]), hãy thực hiện nộp tiền về ngân sách nhà nước đúng hạn để tránh bị xử phạt chậm nộp.
Lời Khuyên Chuyên Gia Và Những Sai Sót Cần Tránh
- Kiểm tra kỹ hóa đơn: Chỉ kê khai những hóa đơn hợp lệ, hợp pháp. Đảm bảo thông tin trên hóa đơn đầy đủ và chính xác.
- Phân loại hàng hóa, dịch vụ chính xác: Việc xác định sai thuế suất (0%, 5%, 10%, không chịu thuế) hoặc bỏ sót việc kê khai giảm thuế sẽ dẫn đến kê khai sai.
- Cẩn trọng với thuế đầu vào: Chỉ được khấu trừ thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho SXKD hàng chịu thuế GTGT. Hãy phân bổ chính xác nếu có phát sinh dùng chung.
- Đối chiếu số liệu: Luôn đối chiếu số liệu trên tờ khai với sổ sách kế toán, báo cáo bán hàng và báo cáo mua hàng để đảm bảo tính nhất quán.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ, bảng kê và file tờ khai đã nộp làm cơ sở cho việc quyết toán sau này.
Khi phát hiện tờ khai đã nộp có sai sót, đừng hoảng loạn. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện kê khai bổ sung theo đúng quy định. Điều quan trọng là chủ động phát hiện, chủ động điều chỉnh và giải trình rõ ràng với cơ quan thuế.
Hành trình kê khai thuế có thể đầy thử thách, nhất là trong bối cảnh pháp luật thuế không ngừng được cập nhật và hoàn thiện. Nhưng hãy xem đó là một cơ hội để bạn nắm vững hơn “sức khỏe tài