Bạn có biết, một thủ tục tưởng chừng nhỏ bé như đăng ký người phụ thuộc lại có thể giúp bạn và người lao động trong doanh nghiệp tiết kiệm một khoản thuế không hề nhỏ mỗi năm? Trong bối cảnh kinh tế nhiều thách thức, mỗi đồng tiền tiết kiệm được từ các chính sách hợp pháp đều là nguồn lực quý giá để tái đầu tư, chăm lo cho nhân sự và phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, từ năm 2025, quy định về thủ tục này có sự thay đổi quan trọng, đánh dấu bước chuyển mình trong việc áp dụng công nghệ số vào quản lý thuế. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, giúp chủ doanh nghiệp, kế toán và người lao động nắm vững cách đăng ký người phụ thuộc theo quy định mới, vừa tối ưu lợi ích, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách suôn sẻ.
Người Phụ Thuộc Và Giảm Trừ Gia Cảnh: “Cần Câu” Hay “Con Cá” Cho Doanh Nghiệp?
Trước khi đi vào chi tiết thủ tục, chúng ta cần hiểu rõ bản chất và giá trị của việc đăng ký người phụ thuộc. Đây không đơn thuần là một nghĩa vụ hành chính, mà thực sự là một quyền lợi về tài chính được nhà nước trao cho người lao động và gián tiếp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chăm sóc đời sống nhân viên.
Giảm trừ gia cảnh là gì và tại sao nó quan trọng?
Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Hiện nay, mức giảm trừ là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Việc được tính thêm các khoản giảm trừ này sẽ làm giảm “thu nhập tính thuế”, từ đó giảm trực tiếp số thuế TNCN phải nộp.
Hãy xem xét một ví dụ đơn giản: Anh Bình có thu nhập chịu thuế từ lương là 20 triệu đồng/tháng và có 1 con nhỏ là người phụ thuộc.
Nếu không đăng ký người phụ thuộc: Thu nhập tính thuế = 20 triệu – 11 triệu (giảm trừ bản thân) = 9 triệu. Thuế phải nộp (tính theo biểu lũy tiến) sẽ vào khoảng 450,000 đồng/tháng.
Nếu có đăng ký người phụ thuộc: Thu nhập tính thuế = 20 triệu – 11 triệu – 4.4 triệu = 4.6 triệu. Thuế phải nộp chỉ còn khoảng 230,000 đồng/tháng.
Như vậy, chỉ với một thủ tục đăng ký, anh Bình có thể tiết kiệm 220,000 đồng tiền thuế mỗi tháng, tức 2.64 triệu đồng mỗi năm. Con số này sẽ nhân lên nếu có nhiều người phụ thuộc.
Ai được coi là người phụ thuộc?
Người phụ thuộc không chỉ gói gọn trong con cái. Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm:
- Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú.
- Vợ hoặc chồng của người nộp thuế.
- Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng, như: anh/chị/em ruột; ông bà nội/ngoại; cô/dì/chú/bác/cậu ruột; cháu ruột (con của anh/chị/em ruột).
Mỗi đối tượng đều có những điều kiện cụ thể về độ tuổi, khả năng lao động, thu nhập… để được công nhận. Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để tránh đăng ký sai, dẫn đến rủi ro về sau.
Điểm Mới Quan Trọng Năm 2025: Số Định Danh Cá Nhân Thay Thế Mã Số Thuế Người Phụ Thuộc
Đây là thay đổi then chốt, áp dụng từ ngày 01/07/2025 theo quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC. Sự thay đổi này thể hiện xu hướng tích hợp, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuế.
“Số định danh cá nhân được sử dụng thay cho mã số thuế của người phụ thuộc.” (Khoản 2, Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
Điều này có nghĩa là:
- Từ 01/07/2025: Khi đăng ký người phụ thuộc mới, bạn sẽ sử dụng số định danh cá nhân 12 số (trên CCCD gắn chip) của người phụ thuộc để khai báo, thay vì đợi cấp một mã số thuế riêng như trước.
- Trước 30/6/2025: Mã số thuế người phụ thuộc đã được cấp vẫn được sử dụng bình thường.
- Việc này giúp rút ngắn thời gian, giảm bớt thủ tục, đồng thời tăng độ chính xác và minh bạch trong quản lý thông tin công dân.
Khi Nào Cần Đăng Ký Người Phụ Thuộc? Phân Biệt Rõ Để Tránh Làm Thừa
Không phải người lao động nào cũng cần hoặc nên đăng ký người phụ thuộc. Hiểu đúng điều kiện sẽ giúp doanh nghiệp tư vấn chính xác cho nhân viên, tránh tạo ra hồ sơ không cần thiết.
Điều kiện bắt buộc để được đăng ký
- Về phía người lao động (người nộp thuế): Phải đã có mã số thuế TNCN. Nếu nhân viên mới chưa có, cần hướng dẫn họ đăng ký mã số thuế cá nhân trước.
- Về phía người phụ thuộc:
- Thuộc một trong các đối tượng kể trên và đáp ứng đủ điều kiện chi tiết (ví dụ: con dưới 18 tuổi, hoặc từ 18 tuổi trở lên nhưng bị khuyết tật…).
- Chưa được ai khác đăng ký giảm trừ trong cùng năm tính thuế. Một người chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong một năm.
Thời điểm “vàng” để đăng ký
Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn, cần đặc biệt lưu ý vì có sự khác biệt giữa các nhóm người phụ thuộc:
- Đối với con, vợ/chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi: KHÔNG giới hạn thời hạn đăng ký trong năm. Bạn có thể đăng ký bất kỳ lúc nào, thậm chí sau ngày 31/12, khi làm quyết toán thuế năm, miễn là có đủ hồ sơ chứng minh.
- Đối với các đối tượng khác (anh/chị/em ruột, ông bà, cô dì chú bác, cháu ruột…):
- Thời hạn chót là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.
- Nếu đăng ký sau thời điểm này (ví dụ: tháng 1/2026), bạn sẽ chỉ được tính giảm trừ từ năm 2026, không được áp dụng cho năm 2025.
MẸO NHANH: Hãy khuyến khích nhân viên đăng ký người phụ thuộc càng sớm càng tốt ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Điều này vừa tránh sót quyền lợi, vừa giúp bộ phận kế toán chủ động trong việc khấu trừ thuế hàng tháng/quý.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Trên HTKK Cho Doanh Nghiệp (Từ 01/07/2025)
Phương thức phổ biến và thuận tiện nhất là người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp (nơi chi trả thu nhập) thực hiện đăng ký. Quy trình gồm 2 bước chính:
Bước 1: Người Lao Động Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Ủy Quyền Cho Doanh Nghiệp
Người lao động cần nộp cho doanh nghiệp 2 loại hồ sơ:
- Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT (ban hành kèm Thông tư 86). Đây là giấy tờ pháp lý chứng minh doanh nghiệp có quyền đăng ký thay.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Tùy từng đối tượng mà bộ hồ sơ sẽ khác nhau (bản sao giấy khai sinh, CCCD, giấy chứng nhận khuyết tật, xác nhận của địa phương…). Lưu ý quan trọng: Hồ sơ chứng minh này phải được nộp cho doanh nghiệp trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký. Nếu quá hạn, người lao động sẽ không được tính giảm trừ và phải điều chỉnh lại số thuế.
Bước 2: Doanh Nghiệp Thực Hiện Kê Khai Và Nộp Tờ Khai Qua Mạng
Kế toán doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm HTKK để lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT. Dưới đây là các bước cốt lõi:
1. Lựa chọn tờ khai và kỳ tính thuế
- Đăng nhập HTKK bằng MST doanh nghiệp.
- Chọn mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân”.
- Chọn tờ khai: “20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC”.
2. Khai báo thông tin quan trọng trên tờ khai
- Chỉ tiêu “Đăng ký thuế” hay “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”:
- Tích “Đăng ký thuế” nếu người phụ thuộc này chưa từng được đăng ký giảm trừ cho ai trước đó (đăng ký lần đầu).
- Tích “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” nếu người phụ thuộc đã có mã số thuế (hoặc đã dùng số định danh) từ trước, và nay người lao động chuyển công tác đến doanh nghiệp bạn và muốn chuyển giảm trừ về đây.
- Chỉ tiêu 21 – Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ: Đây là mục dễ sai nhất.
- Trường hợp phổ biến (đăng ký lần đầu trong năm):
- Nếu nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trong năm đăng ký (VD: con sinh tháng 6/2025), ghi chính xác tháng đó: 06/2025.
- Nếu nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh từ các năm trước (VD: con sinh 2023), thì ghi 01/2025 (tháng đầu năm đăng ký).
- Trường hợp người lao động chuyển công ty: Ghi thời điểm bắt đầu làm việc tại công ty mới (VD: chuyển đến tháng 4/2025 thì ghi 04/2025).
- Trường hợp phổ biến (đăng ký lần đầu trong năm):
- Chỉ tiêu 22 – Thời điểm kết thúc tính giảm trừ: Nếu chưa xác định được (như con còn nhỏ),