Hướng dẫn chuyển đổi kê khai thuế cho hộ kinh doanh năm 2025

Mỗi sáng bước ra phố, nhìn dòng người tấp nập mua bán, tôi luôn ngưỡng mộ nghị lực và sự sáng tạo của từng chủ cửa hàng nhỏ, điểm kinh doanh cá thể. Không ít lần lắng nghe những câu chuyện đời thực, tôi cảm nhận được khát khao phát triển, làm ăn bền vững của các hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội, mỗi bước chuyển mình đều đặt ra không ít thách thức trong quản lý tài chính, tuân thủ quy định mới về thuế. Thời gian gần đây, phương pháp kê khai thuế đang dần trở thành xu hướng tất yếu — không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý, mà còn mở ra cánh cửa cho hộ kinh doanh vươn lên mạnh mẽ, minh bạch, tiếp cận các cơ hội mới trên thị trường hội nhập.

Cơ sở pháp lý: Nhà nước đồng hành cùng hộ kinh doanh hiện đại hóa

Thời gian qua, Chính phủ và Bộ Tài chính liên tục hoàn thiện hành lang pháp lý tạo điều kiện thuận lợi để các hộ cá thể từng bước chuyên nghiệp hóa. Một loạt chính sách nổi bật đã và sẽ có hiệu lực:

Thông tư số 40/2021/TT-BTC – quy định về thuế GTGT, Thuế TNCN đối với cá nhân, hộ kinh doanh với các lựa chọn phương pháp nộp thuế (khoán hoặc kê khai).
Thông tư số 88/2021/TT-BTC – hướng dẫn chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân sản xuất kinh doanh.
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP – từ 01/6/2025, hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền.
Nghị quyết 198/2025/QH15 – từ 01/01/2026, xóa dần hình thức thuế khoán, khuyến khích chuyển sang phương pháp kê khai.

Đây không chỉ là các quy định hành chính, mà là bước tiến quan trọng giúp các hộ kinh doanh nâng cao năng lực quản trị và từng bước chuyển đổi lên doanh nghiệp hiện đại.

5 lợi ích khi chuyển sang kê khai thuế đối với hộ kinh doanh

Không ít chủ hộ còn lăn tăn khi nghĩ tới việc kê khai, sổ sách, hóa đơn điện tử. Nhưng trên thực tế, việc chuyển từ khoán sang kê khai không chỉ là đáp ứng quy định pháp luật—mà còn là một “bước ngoặt phát triển” với rất nhiều giá trị thiết thực.

1. Nâng cao sự minh bạch và chuyên nghiệp hoá hoạt động

Kê khai đúng doanh thu, đúng chi phí: Thay vì phải “đóng khung” vào mức thuế khoán, hộ kinh doanh chủ động xác định thu nhập thực tế từng tháng, từng quý; doanh thu, số thuế phải nộp rõ ràng, minh bạch.
Sử dụng hóa đơn điện tử: Xu hướng tất yếu của nền kinh tế số, hóa đơn điện tử vừa giúp tăng uy tín với khách hàng vừa phòng tránh rủi ro pháp lý (đặc biệt với hộ kinh doanh online, sàn TMĐT).

“Chuyển sang kê khai, tôi thấy việc quản lý cửa hàng chuyên nghiệp hơn hẳn, không lo sợ bị kiểm tra bất ngờ như ngày xưa chỉ nộp thuế khoán mà vẫn thấp thỏm” — Chia sẻ của chị Hà (chủ kinh doanh thực phẩm sạch, Q.12, TP.HCM).

2. Chủ động trong việc nộp thuế và tránh bị ấn định thuế

Tự xác định thuế: Nếu gặp biến động, khó khăn thị trường (dịch bệnh, thiên tai…), được kê khai giảm doanh thu – giảm số thuế, không bị “ấn định” như trước.
Không phụ thuộc vào doanh thu năm trước: Mức thuế sát thực tế, giảm rủi ro bị truy thu/chậm nộp do sai lệch doanh thu.

3. Dễ dàng chứng minh hồ sơ vay vốn, gọi đầu tư

sổ sách minh bạch giúp đơn giản hóa quy trình vay vốn, giải ngân tại ngân hàng hoặc tiếp cận nguồn vốn bên ngoài.
tạo thuận lợi khi hộ kinh doanh muốn mở rộng chi nhánh, hợp tác cùng các đối tác lớn, tham gia vào chuỗi cung ứng chính quy.

4. Tạo lực cho phát triển và chuyển đổi mô hình

Hộ kinh doanh kê khai thường có ý thức quản lý dòng tiền bài bản, từng bước tiến tới trở thành doanh nghiệp SMEs chính quy nếu đủ điều kiện.
Mở cánh cửa hợp pháp hóa, thuận tiện trong các chương trình hỗ trợ, kết nối kinh doanh của các hiệp hội, tổ chức trong và ngoài nước.

5. Góp phần hoạch định chính sách phát triển kinh tế tư nhân

“Khi toàn bộ hệ thống hộ kinh doanh kê khai doanh thu thực qua hóa đơn điện tử, sẽ tạo nguồn số liệu chuẩn xác giúp Nhà nước xây dựng chính sách hỗ trợ đúng trọng tâm, đúng đối tượng — thay vì dựa trên cảm tính hay dự báo thiếu dữ liệu.” — Nhận định chuyên gia KTO.

Quy định và trình tự chuyển từ thuế khoán sang kê khai

Theo quy định, hộ đang nộp thuế khoán có thể chủ động chuyển sang kê khai bất cứ thời điểm nào.

Quy trình chuyển đổi như sau:

Bước 1: Điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán theo Mẫu 01/CNKD (ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC).
Bước 2: Tích chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” trên tờ khai, để cơ quan thuế giảm mức thuế khoán cho phần thời gian đã chuyển.
Bước 3: Nộp tờ khai điều chỉnh chậm nhất trong vòng 10 ngày kể từ ngày chuyển đổi phương pháp.

Mẹo nhỏ: Hãy lưu lại giấy xác nhận tiếp nhận hồ sơ hoặc biên lai điện tử khi nộp chuyển đổi để bảo vệ quyền lợi khi cần đối chiếu, giải trình.

Sau khi chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh sẽ thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Sử dụng sổ sách hợp lý vừa giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh vừa tuân thủ các nghĩa vụ thuế, đồng thời sẵn sàng nâng tầm lên doanh nghiệp.

Chi tiết thủ tục kê khai và nộp thuế theo phương pháp kê khai

1. Hồ sơ khai thuế

Tờ khai thuế mẫu số 01/CNKD (áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo kê khai).
Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh (mẫu số 01-2/BK-HĐKD) (chỉ nộp nếu có doanh thu xác nhận bởi cơ quan chức năng).

(Quy định tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC)

2. Hình thức nộp hồ sơ:

Nộp qua Cổng Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn, phân hệ “CÁ NHÂN”.
Nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn.
Khi không thể nộp điện tử, có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa Chi cục Thuế quản lý hoặc gửi qua bưu điện.

3. Nơi tiếp nhận hồ sơ kê khai thuế

Đơn vị quản lý thuế trực tiếp nơi hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh (theo khoản 1 Điều 45 Luật Quản lý thuế).

4. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai

Nếu khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Nếu khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Bí quyết: Đa số hộ kinh doanh nhỏ chọn kê khai quý vì phù hợp quy mô, giảm tần suất báo cáo, thuận tiện sắp xếp – miễn phí phần mềm kê khai của Tổng cục Thuế cũng giúp thao tác cực dễ!

5. Thời hạn nộp thuế

Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Nếu khai bổ sung, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót.

6. Hình thức nộp thuế

Qua ứng dụng eTax Mobile (dành cho điện thoại thông minh).
Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
Cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn).
Trong trường hợp đặc biệt, hộ kinh doanh có thể nộp trực tiếp tại kho bạc nhà nước hoặc ngân hàng thương mại liên kết.

7. Xử lý khi tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Phải thông báo tạm ngừng với cơ quan thuế theo quy định (Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Điều 12 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
Miễn nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng (trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng/quý theo phương thức kê khai đang áp dụng).

Mẹo thực tế: Khi có dự định dừng kinh doanh, hãy chủ động báo sớm với cơ quan thuế. Việc này giúp bạn không bị tính thuế “treo”, không phát sinh khoản phạt không đáng có.

So sánh nhanh: Nộp thuế khoán và nộp thuế kê khai

Tiêu chí	Phương pháp khoán	Phương pháp kê khai
Cơ sở tính thuế	Căn cứ doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định, ít thay đổi cả năm	Dựa trên sổ sách, hóa đơn thực tế doanh thu phát sinh
Chủ động giảm rủi ro	Dễ bị ấn định cao nếu cơ quan thuế đánh giá chưa đúng thực tế	Tự chủ động kê khai sát thực tế. Có thể khai bổ sung bất cứ lúc nào nếu phát sinh thay đổi
Hỗ trợ vay vốn, mở rộng kinh doanh	Khó chứng minh doanh thu, thường bị ngân hàng từ chối hồ sơ vay	Dễ dàng chứng minh lợi nhuận, doanh thu; thuận tiện mở rộng, gọi đầu tư
Ứng dụng công nghệ	Chủ yếu làm thủ công, hóa đơn giấy	Hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý, dễ kiểm soát
Cải thiện năng lực quản trị	Thiếu dữ liệu thực tiễn về kinh doanh	Có số liệu minh bạch, dễ ra quyết định phát triển

Những lưu ý quan trọng dành cho hộ kinh doanh kê khai

Chủ động học và cập nhật quy định mới: Thị trường thay đổi, pháp luật cũng thay đổi. Hãy dành thời gian tham gia các buổi tập huấn trực tuyến của cơ quan thuế, hiệp hội hoặc các đơn vị uy tín như KTO để không bỏ lỡ điều chỉnh mới.
Lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Dù là kinh doanh trực tiếp hay online, hãy đảm bảo tất cả giao dịch đều có chứng minh thu nhập hợp lệ. Khi ghi sổ, ghi chú rõ ngày, nội dung, giá trị.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử: Thời đại số không còn chỗ cho sổ sách thủ công! Chỉ cần thiết bị điện thoại/smartphone, bạn có thể tích hợp mọi thứ vào một app duy nhất.
Đối chiếu thường xuyên với cơ quan thuế. Nếu có vướng mắc, đừng ngại hỏi! Cán bộ thuế hiện nay rất khuyến khích hộ kinh doanh chủ động trao đổi.
Hạn chế nhận tiền mặt, ưu tiên chuyển khoản để minh bạch dòng tiền và có căn cứ chứng minh doanh thu khi cần kiểm tra.

Mẹo nhanh:

Đặt nhắc lịch trên điện thoại ngày nộp hồ sơ mỗi quý/tháng, giúp bạn không bỏ sót hạn khai báo chịu phạt không đáng có!

Các điểm mới nổi bật về hóa đơn điện tử cho hộ, cá nhân kinh doanh

Từ 01/6/2025, mọi hộ khoán có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm đều phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Đến ngày 01/01/2026, tiến tới xoá bỏ chế độ thuế khoán, hầu hết hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương pháp kê khai.
Quản lý thuế ngày càng số hóa: Quá trình kê khai – nộp thuế – lưu hồ sơ đều thực hiện qua các nền tảng điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Gợi ý: Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay kết nối trực tiếp với hệ thống thuế quốc gia, tự động tổng hợp số liệu cho báo cáo thuế hàng kỳ — tối ưu cho hộ kinh doanh bận rộn!

Thực tiễn ứng dụng: Hộ kinh doanh nhỏ có nên chuyển sang kê khai?

Nhiều chủ hộ nhỏ e ngại kê khai “khó nhằn”, tốn nhiều thời gian. Nhưng thực tế, việc chuyển sang phương pháp kê khai, sử dụng hóa đơn điện tử và phần mềm quản lý bán hàng không phức tạp như bạn nghĩ. Kinh nghiệm cho thấy:

Nếu doanh thu ổn định, hoặc đã có lưu trữ hoá đơn – chứng từ nghiêm túc, việc kê khai rất thuận lợi, tạo tiền đề phát triển dài hạn.
Với hộ kinh doanh online/sàn thương mại điện tử: Việc kê khai, sử dụng hóa đơn điện tử gần như là bắt buộc và là “tấm giấy thông hành” giúp bạn không bị các đối tác ngừng hợp tác do thiếu minh bạch.
Hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống, siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi… kể cả cá thể cũng nên chuẩn bị dần việc chuyển đổi. Mỗi bước tự động hóa quy trình giúp giảm nhân lực, chi phí, tăng độ uy tín và mở rộng hợp tác.

Bí quyết kinh nghiệm: Đừng đợi đến thời điểm bắt buộc mới chuyển đổi, chủ động chuẩn bị sớm giúp bạn có thời gian làm quen, xử lý các sai sót kỹ thuật hoặc rối rắm giấy tờ, từ đó tránh áp lực và phạt hành chính không đáng có.

Tra cứu thêm các quy định và cập nhật mới nhất

Một chút cảm xúc gửi đến bạn — chủ doanh nghiệp vừa, hộ kinh doanh cá thể đầy nghị lực

Con đường phát triển bền vững không bao giờ bằng phẳng. Việc chuyển đổi phương pháp nộp thuế từ khoán sang kê khai là một cột mốc nhỏ nhưng ý nghĩa lớn, giúp hộ kinh doanh nâng tầm vị thế và chủ động hòa nhập cùng dòng chảy số hóa của nền kinh tế. Mỗi con số bạn kê khai là một “tuyên ngôn minh bạch” cho sự trưởng thành bản lĩnh của mình – cũng là hành động thể hiện trách nhiệm với cộng đồng, đồng hành cùng Nhà nước xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh, sòng phẳng và ngày càng hiện đại.

Nếu gặp khó khăn, đừng ngần ngại tìm đến các chuyên gia hoặc dịch vụ tư vấn uy tín, hoặc trao đổi thẳng thắn với cán bộ thuế để nhận giải đáp kịp thời. Cuối cùng hãy nhớ rằng: Bạn không đơn độc trên hành trình số hóa và hội nhập đâu – mỗi bước chuyển đổi thành công hôm nay sẽ là tiền đề tỏa sáng cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai!

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO

Nguồn tham khảo

Bộ Tài chính, Thông tư 40/2021/TT-BTC, ngày 1/6/2021
Bộ Tài chính, Thông tư 88/2021/TT-BTC, ngày 11/10/2021
Chính phủ, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, ngày 19/10/2020
Chính phủ, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, ngày 20/3/2025
Quốc hội, Nghị quyết 198/2025/QH15
Thông tin tham khảo từ Báo Chính phủ điện tử: https://baochinhphu.vn