Hướng dẫn chi tiết xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo chuẩn mới

Kế toán và thuế là hành trình mà mỗi doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều cần phải song hành, đặc biệt trong môi trường kinh doanh số hiện nay – nơi mọi thủ tục đang dần được số hóa. Việc phát hành hóa đơn điện tử không còn là điều mới mẻ, nhưng làm sao để xử lý trơn tru, minh bạch mọi sai sót phát sinh trên hóa đơn lại là trăn trở thường trực của không ít chủ doanh nghiệp, kế toán và hộ kinh doanh cá thể. Giữa “ma trận” các quy định luôn cập nhật, đặc biệt với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC, làm thế nào để không lúng túng, không vướng vi phạm khi xử lý hóa đơn sai sót? Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn tháo gỡ tất cả những vướng mắc phổ biến liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử sai sót dưới góc nhìn thực tiễn, dễ áp dụng nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể.

1. Tổng quan về sửa đổi mới: Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Giai đoạn từ ngày 01/06/2025, cộng đồng doanh nghiệp bước vào một ngưỡng cửa mới với nhiều quy định về hóa đơn điện tử được cập nhật, thay thế cho những hướng dẫn trước đây. Cụ thể:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123, Nghị định 70 và thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nắm rõ các mốc thời gian chuyển tiếp và quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp bạn tránh vướng mắc khi cơ quan thuế kiểm tra, mà còn hạn chế tối đa thời gian – chi phí phát sinh không đáng có từ các lỗi nhỏ trên hóa đơn.

2. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

2.1. Trường hợp áp dụng các quy định mới

• Từ ngày 01/06/2025: Áp dụng các quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Trước ngày 01/06/2025: Áp dụng quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Một số điểm mới cần lưu ý:

• Bỏ quy định “hủy hóa đơn đã lập sai” từng áp dụng trước 1/6/2025.
• Bổ sung yêu cầu văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn (áp dụng khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh).
• Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót cùng một người mua trong cùng tháng.
• Thống nhất cách sửa sai cho hóa đơn điện tử đã sai ở lần đầu (đã điều chỉnh, các lần sau chỉ điều chỉnh tiếp, không thay thế hoặc hủy nữa).
• Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn lập sai sẽ thông báo và yêu cầu người bán chủ động xử lý.

“Một khi đã chọn cách xử lý sai sót lần đầu (điều chỉnh hoặc thay thế), các lần sửa lỗi tiếp theo bắt buộc đi theo phương thức đã chọn. Đừng “rẽ ngang” giữa chừng nếu không muốn khiến hồ sơ bị trả lại!”.

3. Phân loại và cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Bước đầu tiên của việc sửa hóa đơn sai là xác định lỗi thuộc dạng nào. Những lưu ý về phân loại thường bị bỏ qua nhưng lại là “chìa khóa” giúp tránh xử lý sai quy định.

• Lỗi sai về tên, địa chỉ người mua (không thay đổi mã số thuế, các nội dung khác đúng):
  
  • Thông báo cho người mua về sai sót.
  • Không cần lập lại hóa đơn mới.
  • Gửi Thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo mẫu tại phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất, nội dung hàng hóa (hoặc nhiều thông tin):
  
  • Có thể lựa chọn:
    • Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai.
    • Hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai.
  • Trước khi điều chỉnh/thay thế phải có biên bản thỏa thuận với người mua (hoặc thông báo nếu người mua là cá nhân).
  • Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cần ký số, gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua.

Mẹo nhỏ thực tế:

• Chỉ sai một thông tin (ví dụ tên công ty), các thông tin quan trọng như MST đúng, thì không cần thay thế hóa đơn mới, chỉ cần thông báo cơ quan thuế tránh mất thời gian lập lại.
• Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, hai bên nên xác nhận rõ phương thức thực hiện – và giữ toàn bộ biên bản thỏa thuận làm bằng chứng khi cần.
• Khi sai sót giá, số lượng, mức thuế, cần điều chỉnh tất cả chỉ tiêu liên quan (thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán), không được bỏ sót.

4. Cụ thể các bước xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới (từ 01/06/2025)

4.1. Sai về tên, địa chỉ người mua (MST vẫn đúng)

• Bước 1: Người bán chủ động thông tin cho người mua về lỗi sai.
• Bước 2: Lập và gửi Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

4.2. Sai các nội dung trọng yếu khác (mã số thuế, thuế suất, giá, số lượng, chất lượng, thành tiền…)

• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
  • Trước khi lập phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
  • Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
  • Nếu điều chỉnh giảm ghi giá trị âm; điều chỉnh tăng ghi dương.
  • Sau khi lập cần ký số, gửi cho cơ quan thuế và cho người mua.
• Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
  • Tương tự, phải có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn.
  • Hóa đơn thay thế phải ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” trên hóa đơn mới.
  • Tiến hành ký số, gửi cấp mã và chuyển cho người mua.

Điều kiện tiên quyết: Từ ngày 01/06/2025, không còn phép hủy hóa đơn sai sót; mọi hóa đơn đã được cấp mã sai phải xử lý qua một trong hai phương thức: điều chỉnh hoặc thay thế, và bắt buộc có biên bản thỏa thuận/hay thông báo cho người mua.

4.3. Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cùng một khách hàng/tháng

• Được lập chung trên 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế (đính kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT phụ lục IA của NĐ 70).

4.4. Khi cơ quan thuế chủ động phát hiện hóa đơn sai sót

• Cục thuế/thanh tra thuế sẽ gửi thông báo (Mẫu 01/TB-RSĐT, phụ lục IB) để người bán thực hiện rà soát, điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
• Người bán phải xử lý đúng hạn, lưu văn bản đầy đủ, tránh bị xử phạt/áp dụng các biện pháp kiểm tra sâu rộng hơn.

4.5. Trường hợp hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũ phát sinh sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và NĐ 70/2025/NĐ-CP

• Áp dụng phương thức: Hai bên lập văn bản thỏa thuận xác nhận lỗi sai.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Ký số, gửi cho cơ quan thuế nhận mã, rồi gửi lại người mua.

5. Một số lưu ý đặc biệt khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót

• Mỗi hóa đơn chỉ áp dụng một hình thức xử lý – nếu lần đầu đã điều chỉnh thì các lần sau cũng tiếp tục điều chỉnh, không tùy tiện chuyển sang thay thế.
• Kê khai điều chỉnh/thay thế: Người bán, người mua phải khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế. Nếu điều chỉnh theo kết luận của cơ quan chức năng, kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh/thay thế (xem kỹ Điều 19 NĐ 70/2025/NĐ-CP).
• Ngành đặc thù – vận tải hàng không: Hóa đơn đổi/hoàn chứng từ vận chuyển không coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần có dòng “Điều chỉnh tăng/giảm…” như các ngành khác.
• Về thuế suất GTGT trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế: Áp dụng mức thuế suất tại thời điểm điều chỉnh khi sai sót về số lượng, giá trị làm ảnh hưởng tiền thuế hạch toán (nếu vẫn còn trong đợt giảm thuế – ví dụ giảm còn 8% – thì vẫn áp dụng mức này).
• Trường hợp điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn trong tháng: Kèm bảng kê hóa đơn mẫu 01/BK-ĐCTT.

6. Quy trình mẫu xử lý hóa đơn sai sót: Tình huống thực tế và công thức nhanh

Hãy cùng xem ví dụ thực tế để hiểu rõ quy trình xử lý (tình huống ít nhiều đã xảy ra ở nhiều doanh nghiệp nhỏ):

Ví dụ: Ngày 10/6/2025, Công ty A bán một chiếc laptop với giá thỏa thuận là 22 triệu đồng (đã bao gồm VAT 10%), xuất hóa đơn số 0000985. Khi kiểm tra lại, phát hiện giá ghi trên hóa đơn là 22 triệu (chưa tách VAT) – dẫn đến toàn bộ thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán đều sai. Ngày 20/6/2025, Công ty phát hiện ra sai sót này.

• Đầu tiên, xác định:
  • Giá bán đúng cần đúng là 22.000.000 / (1 + 10%) = 20.000.000 chưa VAT;
  • Các chỉ tiêu thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán – đều phải điều chỉnh lại theo giá chuẩn.
• Tiếp theo, hai bên (bán/mua) lập Biên bản thỏa thuận xác nhận sai sót (nội dung: hóa đơn đã lập sai giá, kéo theo các chỉ tiêu liên quan; thống nhất điều chỉnh giảm).
• Lập hóa đơn điều chỉnh với giá trị (âm) phần chênh lệch. Trên hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
• Ký số hóa đơn điều chỉnh, gửi cơ quan thuế nhận mã, sau đó truyền cho người mua.
• Hai bên cùng lưu biên bản điều chỉnh, sử dụng chứng từ này cho hạch toán/cập nhật công nợ.
• Mẹo: Khi điều chỉnh, phần giá trị chênh lệch ghi ở cột/số lượng/đơn giá/thành tiền/thuế phải khớp tuyệt đối về bản chất điều chỉnh (âm-trường hợp giảm/sai cao, dương-trường hợp điều chỉnh tăng/sai thấp).

7. Quy định áp dụng cho giai đoạn trước 01/06/2025

Cho các hóa đơn điện tử phát sinh trước ngày 01/06/2025, quy trình xử lý có một vài điểm khác biệt đáng chú ý:

• Nếu phát hiện hóa đơn lập sai nhưng CHƯA gửi cơ quan thuế xin mã: Được sửa trực tiếp trên hóa đơn, ký số lại, xin mã rồi gửi cho người mua.
• Nếu hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế:
  • Nếu chưa gửi cho người mua, thông báo với CQT (mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA) xin hủy hóa đơn đã lập sai, lập lại hóa đơn mới đúng. Sau 01/06/2025, quy định này đã bị bãi bỏ!
  • Nếu đã gửi cho người mua, tùy lỗi sẽ phải chọn hình thức điều chỉnh/thay thế như hiện tại. Không bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế.

Mẹo cho doanh nghiệp nhỏ: Giai đoạn chuyển tiếp (trước 1/6/2025 – sau 1/6/2025), hãy rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn, lưu giữ đầy đủ chứng từ biên bản, tránh (vì quán tính) xử lý theo thói quen cũ dễ mắc sai phạm.

8. Những bí quyết hạn chế sai sót hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh

• Luôn soát lại thông tin khách hàng (đặc biệt: mã số thuế, tên, địa chỉ) khi lập hóa đơn.
• Chủ động thiết lập mẫu biên bản thỏa thuận điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo đúng chuẩn phục vụ cho mọi tình huống.
• Đào tạo nhân viên kế toán/thu ngân về sự khác biệt các loại sai sót và quy trình xử lý đúng từng trường hợp.
• Đặt lịch kiểm tra / rà soát định kỳ các hóa đơn đã phát hành để phát hiện sai sót càng sớm càng tốt.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ xử lý sai sót trên phần mềm và cả bản giấy (backup), đảm bảo xuất trình được khi cơ quan thuế kiểm tra.

9. Theo dõi, cập nhật thông tin mới để không “tụt lại phía sau”

Hóa đơn điện tử, cùng với những quy định và văn bản thi hành mới, sẽ còn tiếp tục cập nhật, thay đổi theo thực tiễn quản lý của nhà nước. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, sự chủ động trong cập nhật thông tin và áp dụng đúng luôn là “tấm khiên” bảo vệ sự phát triển lâu dài, bền vững.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy phân công người phụ trách theo dõi các cập nhật pháp luật, thường xuyên tham khảo các website uy tín về kế toán – thuế như Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính hoặc các chuyên trang tư vấn độc lập. Tìm kiếm cộng đồng kế toán chuyên nghiệp để cùng học hỏi, chia sẻ tình huống thực tiễn.

Để luôn chủ động trước các thay đổi, bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất, tư vấn thực tiễn tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO – nơi liên tục cập nhật, diễn giải dễ hiểu các văn bản pháp luật tài chính, kế toán, thuế dành riêng cho doanh nghiệp vừa, nhỏ và hộ kinh doanh.

10. Cảm hứng giữ vững nghề nghiệp: Vững vàng, đúng luật – Dẫn đầu chuyển đổi số

Dù quy định có thể thay đổi, nhưng tinh thần chủ động, biết cập nhật và vận dụng đúng luôn là “tài sản” quý giá của một doanh chủ hiện đại hay người làm kế toán chuyên nghiệp. Sai sót là điều có thể xảy ra ở bất kỳ doanh nghiệp nào – quan trọng là bạn tỉnh táo, kịp thời phát hiện và xử lý “đúng sách”, đúng quy trình. Xem mỗi lần sửa hóa đơn là một cơ hội tự rà soát, làm sạch quy trình nội bộ, bạn sẽ kiểm soát rủi ro tốt hơn, vững tin trong mọi cuộc kiểm tra.

Đừng ngần ngại hỏi, đừng ngại cập nhật kiến thức, vì đó là chìa khóa để doanh nghiệp của bạn lớn mạnh, phát triển bền vững giữa thời đại chuyển đổi số. Chúc bạn luôn làm chủ công việc kế toán, thuế, hóa đơn thật hiệu quả và bền vững!

Nguồn tham khảo

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Thông tư 78/2021/TT-BTC
• Công văn Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính