Hướng dẫn chi tiết về kế toán công đoàn cơ sở theo quy định mới 2025

Trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện nay, việc tổ chức và vận hành hiệu quả công tác tài chính – kế toán không chỉ đảm bảo nguồn lực cho các hoạt động mà còn góp phần tạo nên tính minh bạch, tin cậy cho mỗi tổ chức, đơn vị, trong đó có cả công đoàn cơ sở. Nếu bạn là lãnh đạo hoặc người làm kế toán tại một doanh nghiệp nhỏ, đơn vị sự nghiệp hay hộ kinh doanh cá thể vừa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những băn khoăn: Làm sao để tuân thủ đúng quy định, quản lý tài chính công đoàn vừa khoa học vừa hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót và rủi ro pháp lý? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững những nguyên tắc, kinh nghiệm thực chiến và các điểm quan trọng nhất về công tác kế toán công đoàn cơ sở theo quy định mới nhất năm 2025, qua góc nhìn của chuyên gia và các chia sẻ thực tế!

Vì sao công tác kế toán công đoàn cơ sở lại quan trọng?

Công đoàn cơ sở đóng vai trò không nhỏ trong việc chăm lo quyền lợi cho người lao động, tổ chức các hoạt động xã hội, đồng thời là cầu nối giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc ổn định, gắn kết. Để đạt được điều này, công tác tài chính cần được tổ chức đúng chuẩn mực và tính chuyên nghiệp.

“Một bộ máy công đoàn vững mạnh không thể thiếu nền tảng tài chính được quản trị bài bản, minh bạch ngay từ những khâu kế toán ban đầu.”

Giúp doanh nghiệp và công đoàn tuân thủ pháp luật.
Tạo sự minh bạch, xây dựng niềm tin giữa đoàn viên, doanh nghiệp và công đoàn.
Thuận lợi trong theo dõi, kiểm tra nội bộ, tránh thất thoát, sai phạm tài chính.
Vận hành tài chính hiệu quả, chủ động nguồn kinh phí cho các chương trình phúc lợi đoàn viên.

Đó vừa là trách nhiệm, cũng là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và giữ vững văn hóa tuân thủ pháp luật.

Nguyên tắc chung trong kế toán công đoàn cơ sở

Các nguyên tắc chung về kế toán công đoàn cơ sở đóng vai trò nền tảng khi xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính cũng như tổ chức triển khai thực tế ở từng đơn vị. Những điểm lưu ý quan trọng gồm:

Áp dụng chế độ kế toán ghi đơn: Công đoàn cơ sở thường sử dụng phương pháp ghi đơn, không áp dụng tài khoản đối ứng (trừ trường hợp đơn vị tổ chức bộ máy kế toán bài bản thì thực hiện theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp).
Bám sát văn bản pháp lý: Tuân thủ các quy định của Luật Kế toán và hướng dẫn số 270/HD-TLĐ, 22/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam cùng những văn bản mới nhất được cập nhật hàng năm.
Lập chứng từ đầy đủ, phản ánh đúng thời điểm: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi tài chính phải được ghi nhận và phản ánh kịp thời, tối đa hóa tính chính xác, minh bạch.
Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ: Năm tài chính bắt đầu từ 01/01 đến 31/12, sử dụng duy nhất đồng Việt Nam trong ghi chép sổ sách, báo cáo.
Mới thành lập công đoàn cơ sở: Năm tài chính đầu tiên sẽ tính từ ngày thành lập tới hết 31/12 của năm đó.

Mẹo nhỏ: Đặt ra lịch kiểm tra nội bộ định kỳ để rà soát các bước từ lập chứng từ, ghi sổ đến lưu trữ – giúp phát hiện và khắc phục lỗi kịp thời, hạn chế rắc rối về sau.

Kế toán công đoàn cơ sở: Danh mục công việc và hướng dẫn thực tế

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh lần đầu tổ chức công đoàn cơ sở, khối lượng và quy trình công việc kế toán công đoàn có thể gây “choáng ngợp”. Dưới đây là phân tích cụ thể, đi từ tổng quan tới chi tiết từng đầu việc thiết yếu:

1. Lập – kiểm soát chứng từ kế toán công đoàn

Mỗi giao dịch tài chính, dù lớn nhỏ, đều phải lập một chứng từ kế toán duy nhất. Hãy luôn nhớ rằng:

Nội dung chứng từ phải phản ánh bản chất nghiệp vụ, ghi rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa; số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.
Ký tên đủ các chức danh theo mẫu quy định, ký bằng bút bi/mực, không dùng mực đỏ, bút chì, dấu ký sẵn.
Mua hàng hóa, vật tư – tài sản cần có hóa đơn hợp pháp. Trường hợp thuê, mướn không hóa đơn thì cần có hợp đồng, biên bản thanh lý, phê duyệt của chủ tài khoản.

Danh mục chứng từ cần lưu ý

Bảng thanh toán lương, phụ cấp cán bộ công đoàn chuyên trách
Phiếu thu, phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng
Biên bản kiểm quỹ tiền mặt
Phiếu thăm hỏi, hỗ trợ đoàn viên
Thông báo, đề nghị đóng và xác nhận kinh phí công đoàn
Các giấy tờ liên quan đến hoạt động xã hội, chi quỹ hỗ trợ

2. Tổ chức, ghi sổ kế toán công đoàn cơ sở

Mỗi kỳ kế toán mở một hệ thống sổ duy nhất.
Sổ phải mở đầu năm (hay từ ngày thành lập), ghi liên tục, có đóng dấu giáp lai.
Nghiêm cấm sử dụng mực đỏ, chì (chỉ dùng mực bền màu, chữ ghi rõ ràng, khi hết trang phải cộng mang sang đầu trang sau).
Mọi khoản thu, chi, các giao dịch xã hội – thiện nguyện cần có sổ chi tiết mẫu S82-TLĐ, S18-TLĐ.
Cuối năm khóa sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu, tổng hợp số liệu cho báo cáo tài chính.

Hệ thống sổ kế toán cần có tại công đoàn cơ sở

Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Sổ đoàn phí, quỹ thu chi, các khoản thu nộp
Sổ chi tiết tạm ứng, cấp phát và ghi nhận thu/chi quỹ xã hội
Sổ các khoản phải trả
Xây dựng các đối chiếu, sổ khóa hàng năm để phục vụ kiểm tra, quyết toán

3. Lập báo cáo tài chính công đoàn cơ sở

Báo cáo tài chính là sản phẩm tổng hợp, phản ánh trung thực, khách quan toàn bộ hoạt động tài chính của công đoàn. Những điểm cơ bản cần nhớ:

Lập các mẫu báo cáo tài chính theo quy định chung của công đoàn cơ sở.
Báo cáo gồm bảng cân đối, báo cáo thu – chi, quỹ xã hội và các báo cáo thuyết minh, giải trình chi tiết.
Đảm bảo số liệu khớp với sổ kế toán đã khóa sổ cuối kỳ, trình Ban Chấp hành phê duyệt, nộp lên cấp trên.

4. Kế toán và báo cáo thu, chi các hoạt động xã hội

Công đoàn cơ sở không tự ý huy động đoàn viên đóng góp, chỉ thực hiện khi có văn bản của cơ quan có thẩm quyền hay Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
Tất cả các khoản thu, chi từ hoạt động xã hội (ủng hộ bão lụt, hỗ trợ khó khăn,…) khi công đoàn được ủy quyền đều phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng vào sổ từng loại quỹ huy động.
Cuối năm lập báo cáo tổng hợp, công khai tới các đối tượng tham gia và Ban Chấp hành công đoàn cơ sở.

5. Lưu trữ chứng từ kế toán công đoàn cơ sở

“Việc lưu trữ chứng từ không chỉ phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán mà còn là nền tảng pháp lý bảo vệ doanh nghiệp và công đoàn trước những sự cố bất ngờ về tài chính.”

Mọi chứng từ, sổ sách, tài liệu báo cáo tài chính phải lưu trữ ít nhất 10 năm.
Tiến hành tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ; lập hội đồng tiêu hủy, biên bản tiêu hủy rõ ràng, đảm bảo tuân thủ quy trình pháp lý hiện hành.
Chỉ tiêu hủy tài liệu sau khi đã hoàn thành quyết toán, kiểm tra, không có liên quan tới tranh chấp hoặc các nghiệp vụ đang kiểm toán.

6. Bàn giao tài chính trong công đoàn cơ sở

Khi thay đổi Chủ tịch công đoàn (chủ tài khoản), thay kế toán, thủ quỹ, cần khóa sổ, lập biên bản bàn giao chi tiết (gồm chứng từ, sổ sách, dữ liệu, số quỹ,…).
Trường hợp giải thể, hợp nhất – chia tách: cần quyết toán tài chính, bàn giao toàn bộ quỹ tiền mặt, số dư ngân hàng, tài sản,… cho công đoàn cấp trên.
Biên bản bàn giao cần đủ đại diện bên giao và bên nhận, phục vụ cho minh bạch tài chính và tránh những rắc rối phát sinh về sau.

Trách nhiệm của kế toán công đoàn cơ sở: Chi tiết không thể bỏ qua

Người phụ trách kế toán tại công đoàn cơ sở nắm giữ vai trò rất quan trọng, vừa là “thủ môn tài chính” vừa là người trực tiếp tổ chức, kiểm soát mọi công tác thu, chi. Một số trách nhiệm căn bản:

Lập dự toán ngân sách hàng năm, thực hiện đầy đủ công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo quyết toán gửi lên cấp trên duyệt xét.
Khi thay đổi nhân sự kế toán, phải bàn giao cụ thể công việc, tài liệu kế toán cho người mới, đảm bảo không bị “đứt quãng” dữ liệu, thông tin.
Thực hiện tuân thủ nghiêm các tiêu chuẩn đạo đức nghề kế toán, tuyệt đối không kiêm nhiệm chức Thủ quỹ, Thủ kho, hoặc vai trò mua sắm vật tư, hàng hóa nhằm đảm bảo tính độc lập và khách quan.
Đối với các hành vi vi phạm trong thu, chi, quản lý tài chính đều có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Khi nào cần bổ nhiệm kế toán công đoàn cơ sở?

Khi thành lập đơn vị mới, phải phân công ngay người làm công tác kế toán. Được Ban Chấp hành hoặc lãnh đạo công đoàn cơ sở xem xét, biểu quyết (tối thiểu 50% thành viên đồng ý).
Người được bổ nhiệm phải là đoàn viên công đoàn, có trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt.
Bổ nhiệm phải lập quyết định rõ ràng, ghi rõ ngày hiệu lực, nhiệm kỳ, trách nhiệm, lưu trong hồ sơ đơn vị.
Sau bổ nhiệm, tổ chức bàn giao công việc công khai, minh bạch.

Cần lưu ý: Khi giải thể, sáp nhập, chia tách đơn vị – chủ tài khoản, trưởng ban tài chính hoặc kế toán phải quyết toán xong tài chính mới được điều chuyển công tác.

Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán công đoàn cơ sở mới nhất năm 2025

Các bạn có thể tham khảo mẫu trên website chính thức của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; lưu ý các nội dung: Họ tên người được bổ nhiệm, chức danh, nhiệm vụ, ngày hiệu lực, quyền hạn, lưu ý trường hợp nghỉ, chuyển công tác, điều chuyển bàn giao tài chính.

Cách làm sổ sách kế toán công đoàn thật bài bản, dễ áp dụng

Chuẩn bị đủ thông tin – tài liệu
- Danh sách đầy đủ thành viên, quy định – nghị quyết, danh mục quyết định chi tiêu công đoàn.
Mở các loại sổ sách cơ bản
- Sổ thành viên công đoàn, sổ thu chi, sổ quỹ xã hội, sổ tài sản cố định…
Ghi chép cẩn thận – khoa học
- So khớp thông tin chi tiết từng khoản, ghi rõ ngày tháng, lý do thu chi – tuyệt đối không ghi chung chung.
- Cuối mỗi tháng, mỗi quý rà soát, đối chiếu với phiếu thu – chi của tài khoản ngân hàng.
Lập báo cáo và lưu trữ
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động đều đặn gửi cấp trên xét duyệt.
- Lưu trữ các giấy tờ quan trọng theo quy định để dễ dàng kiểm tra nội bộ hoặc phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán.
Bảo quản và đối chiếu định kỳ
- Thiết lập quy trình rà soát nội bộ định kỳ để đảm bảo sổ sách, số liệu thống nhất, phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch hay thất thoát.

Mẹo nhỏ ứng dụng thực tế: Hãy tham vấn thêm ý kiến chuyên gia kế toán, cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn mới để tránh “vướng” các lỗi vi phạm phổ biến.

Cập nhật hướng dẫn hạch toán kế toán công đoàn năm 2025

Theo các văn bản mới nhất từ Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, việc hạch toán kinh phí (phải thu, phải nộp, tiết giảm) tại công đoàn các cấp được thực hiện theo công văn 3141/LĐTBXH-KHTC, đảm bảo chuẩn chỉnh cả ở cấp cơ sở lẫn cấp trên trực tiếp. Một số nguyên tắc chủ đạo:

Số kinh phí, đoàn phí thu và nộp lên cấp trên đều phải hạch toán rõ ràng theo tài khoản quy định.
Khi nhận kinh phí/đoàn phí từ đơn vị cơ sở: Ghi Nợ TK 111, 112 / Có TK 354.1, 354.2 tương ứng các khoản phải nộp cấp trên.
Khi nộp kinh phí từ công đoàn cấp trên trực tiếp lên cấp trên nữa: Ghi Nợ TK 353.1, 353.2 / Có TK 111, 112.
Khi quyết toán báo cáo: Các số liệu này được tổng hợp theo mẫu B07, B08 kèm mã số định danh từ văn bản hướng dẫn.

Tip nhanh: Luôn lưu lại bản cứng (giấy tờ) và bản mềm (file excel hoặc phần mềm quản lý kế toán công đoàn) để hỗ trợ đối chiếu nhanh khi đoàn kiểm tra nội bộ/cơ quan cấp trên đột xuất yêu cầu.

Việc hiểu đúng, thực hiện chuẩn chỉ phần hạch toán sẽ giúp công đoàn cơ sở hoàn thành nghĩa vụ, tránh những rủi ro phạt hành chính không đáng có – đặc biệt với SME, hộ kinh doanh cá thể mới tiếp cận bộ máy công đoàn.

Bạn cần hỗ trợ chuyên sâu? Đừng ngần ngại tham khảo các nguồn tin cậy

Rõ ràng, hệ thống kế toán công đoàn cơ sở – dù ở doanh nghiệp lớn hay nhỏ – đều cần được xây dựng bài bản, thống nhất và minh bạch. Trong quá trình vận hành, nếu gặp khó khăn hoặc thắc mắc về quy trình, chứng từ, thủ tục, bạn hoàn toàn có thể:

Kết nối nhóm chuyên gia, cộng đồng kế toán công đoàn để hỏi đáp, cập nhật kinh nghiệm thực tế.
Thường xuyên theo dõi các thông tin cập nhật hướng dẫn, pháp lý mới nhất từ các cơ quan chuyên môn, website chính thức như Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam…
Chủ động tìm hiểu, mạnh dạn hỏi khi gặp điểm chưa rõ, thay vì làm sai mới sửa.

“Chỉ cần chủ động cập nhật kiến thức, thực hiện đúng từng bước, doanh nghiệp và công đoàn cơ sở sẽ vững vàng trước mọi kiểm tra về tài chính – kế toán, đồng thời phát triển bền vững lâu dài.”

Lời nhắn gửi từ chuyên gia kế toán & tài chính – Cùng bạn xây dựng công đoàn mạnh, doanh nghiệp phát triển bền vững!

Xây dựng một hệ thống công đoàn vững mạnh, minh bạch tài chính là đích đến của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào – và việc tuân thủ chuẩn chỉ công tác kế toán công đoàn cơ sở chính là nền móng vững chắc cho quá trình ấy. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay cá nhân phụ trách kế toán ở một hộ kinh doanh, đừng xem nhẹ từng chi tiết nhỏ trong quá trình lập chứng từ, ghi sổ, báo cáo tài chính – đó là những mắt xích quan trọng nhất của văn hóa tuân thủ, và cũng chính là rào chắn bảo vệ bạn trước mọi rủi ro tiềm ẩn!

Kế toán Thuế Online (KTO) luôn khuyến khích bạn chủ động học hỏi, tích cực cập nhật, đối chiếu kiến thức chính quy và kinh nghiệm thực tế để vận hành công tác kế toán công đoàn thật chuẩn, thực sự hiệu quả và an toàn. Đừng quên theo dõi các thông tin mới nhất cùng tư vấn chuyên sâu từ các chuyên gia KTO trên website và mạng xã hội, hãy xem đó là “kim chỉ nam” hỗ trợ mọi vấn đề về kế toán – thuế – tài chính tại doanh nghiệp của bạn mỗi ngày!

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO

Nguồn tham khảo hữu ích

Hướng dẫn 270/HD-TLĐ về công tác kế toán công đoàn
Hướng dẫn 22/HD-TLĐ ngày 29/04/2021
Quyết định số 269/QĐ-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
Công văn số 3141/LĐTBXH-KHTC và Bản tin pháp lý 2025
Website Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam: www.congdoan.vn
Trang tư vấn Kế toán Thuế Online (KTO): https://ketoanthueonline.com