Việc bắt đầu một hoạt động kinh doanh mới luôn mang lại nhiều thử thách, nhưng đồng thời cũng mở ra vô số cơ hội nếu bạn chuẩn bị đúng cách ngay từ khâu pháp lý. Đăng ký hộ kinh doanh cá thể đang là lựa chọn thông minh, phù hợp với những cá nhân, hộ gia đình mong muốn kinh doanh nhỏ lẻ, hợp pháp hóa hoạt động hoặc chuẩn bị từng bước chuyển mình lên quy mô lớn hơn. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn băn khoăn trước hàng loạt quy định, thủ tục và điểm mấu chốt cần lưu ý để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình xin giấy phép và vận hành kinh doanh. Nếu bạn là chủ của một doanh nghiệp nhỏ hay đang ấp ủ ý tưởng kinh doanh cá thể, hãy cùng tôi đi sâu khám phá những kiến thức thực tiễn dưới đây, để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào cũng như tránh các “lỗ hổng” pháp lý ngoài ý muốn.
Khái niệm về hộ kinh doanh cá thể: Đối tượng, ưu điểm và phù hợp dành cho ai?
Trước khi bắt tay vào hoàn thiện thủ tục, việc hiểu rõ về mô hình hộ kinh doanh cá thể sẽ giúp bạn dễ dàng định hướng đi đúng cho hoạt động kinh doanh của mình.
Định nghĩa pháp lý (theo Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP):
Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh.
- Hộ kinh doanh cá thể chỉ cần một người đại diện duy nhất đứng tên trên giấy phép kinh doanh.
- Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn – toàn bộ tài sản dùng để thực hiện nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh.
- Mỗi cá nhân chỉ được phép đứng tên duy nhất một hộ kinh doanh tại bất cứ đâu trên lãnh thổ Việt Nam.
Khi nào nên (và không nên) đăng ký hộ kinh doanh cá thể?
- Bạn không có nhu cầu xuất hóa đơn VAT hoặc không muốn mất nhiều thời gian với biểu mẫu, khai báo, báo cáo tài chính.
- Mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, vốn hạn chế.
- Muốn hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, chuẩn bị giấy phép để tránh rủi ro pháp lý khi kiểm tra.
- Bán lẻ, ăn uống, dịch vụ gia đình, kinh doanh quán nhỏ, cửa hàng tạp hóa…
Ngược lại, trường hợp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm-ngư nghiệp, làm muối, các công việc bán hàng rong, bán vặt, kinh doanh lưu động, dịch vụ có thu nhập thấp thì không bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh.
Quyền và nghĩa vụ khi trở thành hộ kinh doanh cá thể
- Mọi công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực pháp luật và hành vi dân sự, đều có quyền thành lập hộ kinh doanh với tư cách cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình.
- Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, hộ kinh doanh có nghĩa vụ nộp các loại thuế, phí và tuân thủ các quy định về pháp luật kinh doanh.
Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể: Hồ sơ, quy trình và địa điểm thực hiện
1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu tại Phòng Tài chính – Kế hoạch).
- Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
- Bản sao hợp đồng thuê nhà, mượn nhà, hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) cho địa chỉ đăng ký (không cần công chứng).
- Nếu có nhiều thành viên gia đình cùng thành lập hộ kinh doanh (có góp vốn):
- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên góp vốn.
- Biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập HKD.
- Văn bản ủy quyền từ các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm đại diện.
- Nếu kinh doanh ngành nghề yêu cầu chứng chỉ: bản sao chứng chỉ hành nghề (nếu có).
- Nếu có người nộp hồ sơ thay: văn bản ủy quyền hợp lệ.
Mẹo nhỏ: Chuẩn bị đủ giấy tờ, nên có 2 bộ hồ sơ để phòng đối chiếu và bổ sung, giúp rút ngắn thời gian xét duyệt!
2. Nộp hồ sơ ở đâu?
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Phòng Tài chính – Kế hoạch/Phòng Kinh tế thuộc UBND quận, huyện nơi đặt trụ sở kinh doanh.
- Nộp hồ sơ online thông qua hệ thống dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố (truy cập website của địa phương).
Để thuận tiện, bạn nên hỏi cán bộ phụ trách về hình thức nộp trực tiếp hay nộp online, do mỗi tỉnh/thành sẽ có quy trình và yêu cầu cụ thể.
3. Thời hạn xét duyệt và cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể
- Thông thường, sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu các điều kiện đầy đủ:
- Ngành/nghề không bị cấm đầu tư, kinh doanh.
- Tên hộ kinh doanh hợp lệ.
- Đã nộp đủ lệ phí đăng ký.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, sẽ nhận được thông báo bổ sung, sửa đổi bằng văn bản hoặc qua tài khoản đăng ký online trong vòng 3 ngày làm việc.
Nếu đã quá hạn mà không nhận được phản hồi, người đăng ký có quyền khiếu nại, tố cáo theo pháp luật hiện hành.
7 lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể
Theo tôi, khi thực hiện quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể, dù thủ tục không phức tạp như thành lập công ty, vẫn cần đặc biệt quan tâm tới những điểm sau để tránh các rủi ro ngoài ý muốn:
1. Chỉ cá nhân và thành viên gia đình mới được quyền đăng ký
- Chủ hộ kinh doanh hoặc các thành viên hộ gia đình (ủy quyền một người đại diện duy nhất) mới được phép đứng tên.
- Mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc.
- Nếu đã từng đứng tên trước kia (dù đã nghỉ kinh doanh) nhưng chưa giải thể thì không thể tiếp tục đăng ký kinh doanh mới, cần làm thủ tục giải thể trước.
Lời khuyên thực tiễn: Hãy tra cứu hoặc đến hỏi trực tiếp cán bộ đăng ký tại UBND quận/huyện để xác nhận tình trạng hộ kinh doanh cũ, giúp tránh bị từ chối hồ sơ do đã tồn tại hộ kinh doanh trước đó!
2. Đặt tên hộ kinh doanh: Những điều phải biết
- Tên hộ kinh doanh gồm 2 phần:
Hộ kinh doanh + Tên riêng. Ví dụ: Hộ kinh doanh Trà Sữa Xanh. - Không dùng các cụm từ “Công ty”, “Doanh nghiệp” dễ gây hiểu lầm sang loại hình doanh nghiệp.
- Tên riêng KHÔNG trùng với tên của hộ kinh doanh khác trên cùng địa bàn quận/huyện.
- Không đặt tên hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài.
- Nếu dùng từ viết tắt hoặc tiếng Anh, nên chèn dấu chấm giữa các ký tự (ví dụ: Hộ kinh doanh A.B.C).
Một số UBND không chấp nhận tên tiếng Anh, tốt nhất nên dùng tên tiếng Việt hoặc viết tắt có dấu chấm.
3. Địa điểm kinh doanh phải rõ ràng, hợp pháp
- Phải xác định trụ sở kinh doanh không nằm trong chung cư (trừ khi kinh doanh dịch vụ cho thuê nhà ở).
- Nếu thuê/mượn nhà, nên xác nhận kỹ với chủ nhà rằng địa chỉ đó trước đây chưa từng đăng ký Hộ kinh doanh cá thể của người khác. Nếu có, phải làm thủ tục giải thể trước.
- Không được đăng ký tại địa chỉ đang nằm trong khu quy hoạch của Nhà nước.
- Mỗi địa chỉ trụ sở chỉ được đăng ký 1 hộ kinh doanh duy nhất trên phạm vi toàn quốc.
Mẹo kiểm tra lịch sử địa chỉ: Nhờ chủ nhà đến thẳng UBND quận/huyện để hỏi về tình trạng hộ kinh doanh cũ (nếu có nghi ngờ). Điều này giúp tránh “dính” hộ kinh doanh ảo hoặc không hoạt động nhưng chưa giải thể.
4. Vốn điều lệ, mức nên đăng ký và hệ quả pháp lý
- Luật chưa quy định mức vốn tối thiểu/tối đa, đăng ký theo khả năng tài chính, quy mô và ngành nghề dự kiến kinh doanh.
- Lưu ý về trách nhiệm vô hạn: Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân cho mọi nghĩa vụ phát sinh.
- Vốn càng cao, cơ quan thuế càng có cơ sở áp mức thuế khoán/thuế môn bài hàng năm/cao hơn.
- Gợi ý thực tế: Đa phần các hộ kinh doanh nên đăng ký mức vốn vừa phải, đủ phù hợp quy mô dự định, tránh đăng ký quá cao để không bị “soi” khi tính thuế.
Bạn có biết? Ngoài vốn, mức thuế khoán phụ thuộc vị trí mặt bằng, mặt hàng kinh doanh và khả năng tiêu thụ dự kiến. Hãy chuẩn bị sẵn phương án giải trình doanh thu với cán bộ thuế nếu có nghi ngờ.
5. Về số lượng lao động được sử dụng
- Trước đây, mỗi hộ kinh doanh chỉ được phép sử dụng tối đa 9 lao động.
- Từ năm 2021 với Nghị định mới, KHÔNG còn giới hạn số lượng lao động của hộ kinh doanh cá thể.
- Tuy nhiên, sử dụng nhiều lao động sẽ kéo theo các nghĩa vụ về đăng ký, đóng bảo hiểm xã hội, các chế độ phúc lợi và trách nhiệm quản lý nhân sự.
6. Ngành nghề kinh doanh: Được phép đăng ký nhiều ngành nghề cùng lúc
- Được phép đăng ký nhiều ngành nghề trừ những ngành bị pháp luật cấm.
- Đối với ngành/nghề kinh doanh có điều kiện (dịch vụ ăn uống, dược phẩm, giáo dục…), cần đáp ứng đủ các điều kiện liên quan (bằng cấp, chứng chỉ, phòng cháy chữa cháy, ATTP, v.v.)
- Khi đăng ký viết rõ mã ngành hoặc tên ngành nghề trên giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (làm hồ sơ online thì lựa chọn đúng mã ngành được hướng dẫn).
7. Bí quyết chuẩn bị giấy tờ và ký kết hợp đồng nhà/mặt bằng
- Hợp đồng thuê hoặc mượn nhà nên ký trực tiếp giữa chủ hộ kinh doanh và chủ bất động sản, tránh trung gian để thuận lợi xác minh về sau.
- Chuẩn bị đầy đủ 2 bản sao y công chứng hợp pháp các giấy tờ cần thiết để tránh phải đi lại nhiều lần.
- Đối với ngành nghề có điều kiện, chuẩn bị trước các loại bằng cấp, chứng chỉ theo quy định chuyên ngành.
Kinh nghiệm thực tế cho thấy, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, hạn chế việc phải bổ sung hoặc bị trả hồ sơ ngoài ý muốn.
Những câu hỏi thường gặp về hộ kinh doanh cá thể
- Hộ kinh doanh cá thể có giới hạn số lượng địa điểm kinh doanh không?
Chỉ được có một trụ sở duy nhất nhưng có thể mở rộng hoạt động tại nhiều địa điểm khác, song cần thông báo cho cơ quan quản lý thị trường và thuế tại từng nơi kinh doanh. - Hồ sơ chuẩn bị đăng ký có bắt buộc phải công chứng không?
Chỉ các bản sao giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu) và trong một số trường hợp là chứng chỉ ngành nghề, biên bản họp/văn bản ủy quyền, mới cần công chứng/xác thực. - Thời gian làm thủ tục có kéo dài không?
Nếu hồ sơ hợp lệ, thường nhận kết quả trong vòng 03 ngày làm việc tính từ ngày nộp đủ giấy tờ. - Một cá nhân có thể lập nhiều hộ kinh doanh không?
KHÔNG. Được quyền đứng tên duy nhất một hộ kinh doanh trên toàn quốc. - Nộp thuế cho hộ kinh doanh như thế nào?
Hộ kinh doanh thường áp dụng thuế khoán, các loại thuế phổ biến là thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (nếu phát sinh), thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Khoản thuế này căn cứ theo doanh thu/năm và tính chất kinh doanh.
Lời khuyên chuyên gia: Khi mới bắt đầu, hãy hỏi kỹ cơ quan đăng ký kinh doanh về những điểm khác biệt tại địa phương. Hãy tận dụng các mẫu hồ sơ có sẵn, tránh mất thời gian soạn thảo và đảm bảo đúng biểu mẫu hiện hành.
Mẹo nhỏ để quá trình đăng ký đơn giản, tiết kiệm thời gian
- Chủ động liên hệ trước với cán bộ tiếp nhận hồ sơ để hỏi về các điểm đặc thù của địa phương, thủ tục bổ sung nếu cần.
- Chuẩn bị sẵn 2-3 bộ hồ sơ dự phòng để so sánh và lưu trữ.
- Lưu giữ tất cả hóa đơn, giấy biên nhận lệ phí, hồ sơ đã nộp và các thông báo bổ sung để đối chiếu khi cần.
- Chuẩn bị bảng kê khai doanh thu dự kiến, phương án kinh doanh (nếu cán bộ thuế yêu cầu thẩm định thực tế trước khi ra mức thuế khoán).
- Thường xuyên kiểm tra email/tài khoản đăng ký online để nhận thông báo, xử lý hồ sơ kịp thời.
Khai thác triệt để tiềm năng của mô hình hộ kinh doanh cá thể
Nhiều chủ hộ kinh doanh cá thể cho biết, lựa chọn mô hình này là điểm khởi đầu hữu hiệu để từng bước hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh, bảo vệ mình trước rủi ro pháp lý, nâng tầm quy mô kinh doanh trong tương lai.
Hãy nhớ: Đăng ký hộ kinh doanh cá thể không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là tấm vé đảm bảo cho sự phát triển bền vững, giúp bạn tận dụng mọi chính sách hỗ trợ, tiếp cận nguồn vốn ưu đãi, và làm tiền đề vững chắc nếu có ý định chuyển đổi thành công ty sau này!
Theo dõi, cập nhật thông tin về pháp lý, thuế và các quy định mới nhất
Trong bối cảnh pháp luật, chính sách thuế thay đổi liên tục, các cá nhân, hộ gia đình kinh doanh cần chủ động thường xuyên cập nhật các thông tin mới nhất — vừa giúp bảo vệ quyền lợi, vừa tránh các vi phạm không đáng có do thiếu cập nhật về quy định mới hoặc thay đổi trong thủ tục hành chính.
Một mẹo nhỏ là bạn nên lưu lại các trang web của cơ quan quản lý, đồng thời follow các kênh uy tín về kế toán, thuế để không bỏ lỡ thông báo quan trọng.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Chặng đường mới cần niềm tin và sự đồng hành pháp lý!
Mỗi một thủ tục hoàn thành là một bước tiến trên con đường xây dựng sự nghiệp. Dẫu có nhiều điểm phải cẩn trọng, việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể là cơ hội vàng để bạn cất cánh mạnh mẽ hơn, vững vàng hơn giữa sân chơi kinh doanh. Đừng ngần ngại trao đổi với các chuyên gia, cập nhật liên tục các quy định mới nhất — hãy xem đó là đầu tư bắt buộc và thông minh cho thành công lâu dài. Chỉ khi doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, xưởng sản xuất… của bạn hoạt động minh bạch, tuân thủ đúng luật, bạn mới thật sự thảnh thơi tập trung phát triển mô hình kinh doanh mà không lo về pháp lý và thuế vụ.
Chúc bạn kiên định trên hành trình kinh doanh, mạnh dạn bước tới những mục tiêu lớn, và luôn chủ động đón đầu các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Nắm vững quy trình, quản lý hồ sơ chặt chẽ — thành công tự khắc sẽ gọi tên bạn.
Nguồn tham khảo
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư hướng dẫn về thuế khoán, thuế môn bài Bộ Tài chính
- Website của Bộ Kế hoạch & Đầu tư (MPI), Tổng cục Thuế
- Kinh nghiệm thực tiễn tổng hợp từ các chuyên gia KTO