Mỗi mùa đại hội cổ đông thường niên trôi qua, câu chuyện chia cổ tức lại được doanh nghiệp và nhà đầu tư quan tâm. Không chỉ là phần thưởng xứng đáng cho công sức đóng góp của các cổ đông, chia cổ tức còn phản ánh “sức khỏe” tài chính cũng như minh bạch hóa dòng tiền trong doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện nghiệp vụ này đúng cách – nhất là đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ hay hộ kinh doanh cá thể mới chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần – không đơn giản. Có quy trình, nguyên tắc, và không ít lưu ý về thuế, kế toán mà nếu nắm vững, doanh nghiệp vừa yên tâm với cổ đông, vừa giữ gìn sự “sạch sẽ” cho sổ sách.
Cổ tức là gì và tại sao doanh nghiệp cần hiểu kỹ?
Cổ tức, nghe tưởng chừng đơn giản, thực ra tiềm ẩn nhiều ý nghĩa về quyền lợi cổ đông, tính pháp lý và cách vận hành tài chính doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cổ tức là phần lợi nhuận ròng (sau thuế) được công ty cổ phần trả cho cổ đông, theo tỷ lệ số cổ phần mỗi người sở hữu. Điều này giống như một “miếng bánh” được chia đều cho các thành viên góp vốn sau khi doanh nghiệp đã thực hiện xong mọi nghĩa vụ thuế, chi phí và trích lập quỹ theo quy định.
- Cổ tức cổ phần phổ thông: Được xác định sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, chia theo số cổ phần phổ thông mà cổ đông nắm giữ.
- Cổ tức cổ phần ưu đãi: Cổ đông có kỳ vọng nhận mức lợi nhuận ổn định hằng năm (có thể cố định hoặc thưởng), đôi khi cao hơn cổ tức phổ thông. Đặc điểm và tỷ lệ cụ thể của loại cổ tức này được quy định rõ từ khi phát hành cổ phần ưu đãi.
“Cách doanh nghiệp chia cổ tức nói lên sự tôn trọng quyền lợi cổ đông cũng như khả năng vận hành minh bạch – là nền tảng xây dựng niềm tin và phát triển bền vững.”
Điều kiện chia cổ tức: Không chỉ là… có lãi!
Không phải cứ có lợi nhuận là doanh nghiệp được tự do chia cổ tức. Pháp luật có những “hàng rào” để đảm bảo việc chia cổ tức diễn ra minh bạch, tránh ảnh hưởng tới nghĩa vụ tài chính hoặc uy tín doanh nghiệp.
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế & tài chính: Doanh nghiệp chỉ được chia cổ tức sau khi nộp đầy đủ các loại thuế và hoàn thành trích lập các quỹ theo Điều lệ, cũng như xử lý lỗ lũy kế nếu có.
- Bảo đảm khả năng thanh toán: Sau khi chia cổ tức, doanh nghiệp phải vẫn đảm bảo có đủ nguồn lực thanh toán các khoản nợ đến hạn và nghĩa vụ tài sản khác.
- Đúng quy trình pháp lý: Quyết định chia cổ tức phải được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông thường niên, trên cơ sở đề xuất của Hội đồng quản trị.
Lưu ý: Đối với cổ phần ưu đãi, điều kiện chia cổ tức còn tùy theo Điều lệ hoặc đặc thù từng loại cổ phần cụ thể.
Hình thức chia cổ tức: Tiền mặt, cổ phiếu hay tài sản khác?
Quyền lựa chọn hình thức chia cổ tức phụ thuộc vào quy định trong Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Thông thường có các hình thức chủ yếu sau:
- Chia cổ tức bằng tiền mặt: Cổ đông nhận khoản tiền đúng tỷ lệ cổ phần (thường qua chuyển khoản, séc, hoặc trả tại trụ sở…)
- Chia cổ tức bằng cổ phiếu: Cổ đông không nhận tiền mà được cộng thêm số cổ phiếu tương ứng trong tài khoản, giúp doanh nghiệp giữ lại dòng tiền phục vụ đầu tư, mở rộng sản xuất.
- Chia cổ tức bằng tài sản khác: Hiếm gặp, chỉ áp dụng khi Điều lệ có quy định rõ và có sự đồng ý của cổ đông.
Mẹo nhỏ: Khi doanh nghiệp đầu tư mở rộng hoặc có kỳ vọng tăng trưởng dài hạn, hình thức chia cổ tức bằng cổ phiếu thường được ưu ái do giúp “giữ tiền” phục vụ sản xuất, mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo quyền lợi cổ đông.
Quy trình chia cổ tức tại công ty cổ phần
Quy trình chuẩn “5 bước”
- Hội đồng quản trị đề xuất: Đánh giá kết quả kinh doanh, đề xuất mức cổ tức chia và thời hạn chi trả.
- Đại hội đồng cổ đông thông qua: Cuộc họp thường niên (hoặc đột xuất) sẽ biểu quyết phương án chia cổ tức theo từng loại cổ phần.
- Lập danh sách cổ đông được nhận cổ tức: Thống kê, xác định chính xác số lượng và tỷ lệ cổ phần của từng cổ đông.
- Gửi thông báo trả cổ tức: Gửi thông báo đến từng cổ đông trước ít nhất 15 ngày, nêu rõ cách thức, thời điểm và khoản cổ tức được nhận.
- Tiến hành chi trả cổ tức: Thực hiện chuyển tiền/ghi tăng cổ phiếu/cung cấp tài sản, đảm bảo hoàn thành trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc Đại hội đồng cổ đông năm tài chính đó.
Chia cổ tức đúng quy trình không chỉ là trách nhiệm với cổ đông và pháp luật, mà còn là bước xây dựng văn hóa minh bạch cho doanh nghiệp.
Những lưu ý về thời hạn, đối tượng & thủ tục
- Cổ đông có tên trong danh sách chốt quyền tại thời điểm xác định mới được nhận cổ tức, ngay cả khi chuyển nhượng cổ phần sau đó.
- Doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh tăng vốn điều lệ trong vòng 10 ngày sau khi chia cổ tức bằng cổ phiếu.
- Thông báo trả cổ tức phải ghi rõ thông tin công ty, tên cổ đông, phương thức và thời điểm nhận cổ tức, mức cổ tức cho từng loại cổ phần… và có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật.
Hướng dẫn chi tiết hạch toán nghiệp vụ chia cổ tức (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1. Hạch toán chia cổ tức bằng tiền mặt/gửi ngân hàng
Một nguyên tắc quan trọng: Khoản cổ tức chỉ được ghi nhận khi Đại hội cổ đông quyết định chi trả và sau khi đã xác định chính xác nghĩa vụ thuế, tài chính.
Bước 1: Ngày chốt danh sách cổ đông được nhận cổ tức:
// Ghi nhận nghĩa vụ trả cổ tứcNợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (tổng giá trị cổ tức chia) Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (tổng giá trị cổ tức chia)Bước 2: Khi tiến hành chi trả cổ tức cho cổ đông:
// Thực hiện trả cổ tức (tiền mặt hoặc chuyển khoản)Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (số tiền thực trả) Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng (số tiền thực trả)2. Hạch toán chia cổ tức bằng cổ phiếu
Trường hợp doanh nghiệp quyết định chia cổ tức dưới dạng cổ phiếu, quy trình ghi sổ kế toán như sau:
Bước 1: Ngày chốt danh sách cổ đông:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (giá phát hành số cổ phiếu trả cổ tức) Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (giá phát hành số cổ phiếu trả cổ tức)Bước 2: Khi phát hành cổ phiếu chia cổ tức cho cổ đông:
Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (giá phát hành cổ phiếu trả cổ tức) Có TK 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (mệnh giá) Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (chênh lệch phát hành nếu có)Mẹo thực tế: Nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn ghi nhận theo mệnh giá để tránh phát sinh chênh lệch quá lớn giữa giá phát hành và giá trị sổ sách.
3. Một số lưu ý kế toán không thể bỏ qua
- Hạch toán phải bám sát với số liệu tại biên bản đại hội cổ đông, danh sách cổ đông chốt quyền, phiếu chi/chứng từ ngân hàng, và quyết định của Ban lãnh đạo.
- Các trường hợp chia cổ tức bằng tài sản (xe, thiết bị…) hoặc chia cổ tức ngoài Điều lệ cần tham khảo thêm ý kiến chuyên gia để đảm bảo hợp lệ.
Cổ đông nhận cổ tức có phải đóng thuế thu nhập cá nhân?
“Nắm rõ nghĩa vụ thuế khi nhận cổ tức giúp cổ đông – đặc biệt là nhà đầu tư cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ – chủ động chuẩn bị nguồn lực và thực hiện đúng quy định pháp luật.”
Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, cổ tức là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Phân biệt rõ hai trường hợp:
- Nhận cổ tức bằng tiền mặt: Bị khấu trừ thuế TNCN 5% trên tổng giá trị khoản cổ tức (do doanh nghiệp chịu trách nhiệm khấu trừ và kê khai nộp cho cơ quan thuế).
- Nhận cổ tức bằng cổ phiếu: Hiện tại chưa phải nộp thuế TNCN tại thời điểm nhận (chỉ phát sinh nghĩa vụ thuế nếu sau này chuyển nhượng số cổ phiếu này và phát sinh lãi).
“Doanh nghiệp cần chủ động tư vấn cho cổ đông về nghĩa vụ thuế ngay tại thời điểm lập kế hoạch chia cổ tức, giúp cổ đông tránh bị động về sau.”
Bạn có thể áp dụng mẹo dưới đây để tính nhanh thuế TNCN từ cổ tức:
Thuế TNCN cổ tức (VNĐ) = Số tiền cổ tức thực nhận x 5%Ví dụ: Nếu cổ đông nhận 100 triệu đồng cổ tức bằng tiền mặt, số tiền phải khấu trừ thuế TNCN là 5 triệu đồng, cổ đông thực nhận là 95 triệu đồng.
Phân tích: Hiệu quả – rủi ro khi chia cổ tức bằng tiền mặt và cổ phiếu
Việc lựa chọn chia cổ tức bằng tiền mặt hay cổ phiếu sẽ tác động rất lớn đến tài chính, kế toán cũng như tâm lý nhà đầu tư.
| Tiêu chí | Chia cổ tức bằng tiền mặt | Chia cổ tức bằng cổ phiếu |
|---|---|---|
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
Kinh nghiệm của tôi cho thấy: Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên cân nhắc kỹ khả năng tài chính và lộ trình phát triển trước khi quyết định hình thức chia cổ tức – nhất là giai đoạn “khát vốn”.
Các câu hỏi thường gặp về chia cổ tức và nghiệp vụ hạch toán
- Cổ đông được nhận loại cổ tức nào?
Có thể là cổ tức cổ phần phổ thông (doanh nghiệp quyết định sau khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính) hoặc cổ tức ưu đãi (ổn định, mức cao hơn, theo quy tắc riêng đi kèm cổ phần ưu đãi). - Chia cổ tức bằng hình thức nào?
Bằng tiền mặt (chuyển khoản, séc, tiền mặt), bằng cổ phiếu (tăng cổ phần sở hữu), hoặc bằng tài sản khác nếu Điều lệ công ty cho phép. - Cổ tức có phải đóng thuế TNCN?
Cổ tức tiền mặt phải đóng thuế TNCN 5%, cổ tức bằng cổ phiếu hiện chưa bị đánh thuế thời điểm nhận. - Thời hạn chi trả cổ tức?
Trong vòng 6 tháng kể từ khi kết thúc đại hội đồng cổ đông thống nhất chia cổ tức. - Muốn tham khảo thêm ví dụ hạch toán hoặc nghị quyết mẫu?
Xem trên website hoặc các hướng dẫn chuyên sâu của các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Kế toán Thuế Online (KTO).
Bí quyết thực tế khi chia cổ tức: Hãy xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ từ nghị quyết, danh sách cổ đông chốt quyền, biên bản chi trả và quyết toán thuế để thuận lợi khi bị thanh – kiểm tra.
Kinh nghiệm & gợi ý dành cho các doanh nghiệp vừa, nhỏ và hộ kinh doanh cá thể
- Chủ động xây dựng kịch bản tài chính: Dự báo khả năng chi trả, lựa chọn hình thức chia phù hợp nguồn tiền – kế hoạch phát triển.
- Nắm vững nghiệp vụ hạch toán: Cập nhật các quy định mới nhất và thực hành ghi chép đúng trình tự, tránh sót/sai thông tin dễ dẫn đến rủi ro phạt hoặc “treo” nghĩa vụ với cổ đông, nhà nước.
- Thường xuyên trao đổi với chuyên gia: Liên hệ các đơn vị tư vấn uy tín giúp giải đáp kịp thời các băn khoăn về thuế, kế toán… không ngại hỏi nếu có điểm chưa rõ.
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán/tài chính online giúp tự động hóa quy trình và lưu trữ hồ sơ lâu dài, thuận tiện tra cứu.
Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp hãy cập nhật thường xuyên các thay đổi về pháp luật và quy chế thuế – kế toán qua các trang web, diễn đàn hoặc hội thảo chuyên ngành.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để không bỏ lỡ những kiến thức thực tiễn và cập nhật pháp luật kịp thời phục vụ cho công việc quản trị, kế toán và thuế của mình.
Khép lại – động lực vững bền cho doanh nghiệp hiện đại
Làm chủ nghiệp vụ chia cổ tức không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cổ đông mà còn là biểu hiện của một doanh nghiệp chỉn chu, minh bạch, hướng tới phát triển bền vững. Dù bạn là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay hộ kinh doanh cá thể đang bắt đầu chuyển đổi lên mô hình công ty cổ phần, hãy chủ động tìm hiểu, cập nhật và thực hành đúng những nguyên tắc trên. Có như vậy, dòng tiền và uy tín của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ, tạo tiền đề xây dựng sự phát triển lâu dài. Hãy để mỗi mùa đại hội cổ đông trở thành dịp củng cố niềm tin giữa doanh nghiệp và cổ đông, đồng thời mở rộng cánh cửa phát triển cho tương lai.
Nguồn tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020
- Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
- Thông tư 111/2013/TT-BTC về thuế thu nhập cá nhân
- Các tài liệu hướng dẫn thực tế của Kế toán Thuế Online (KTO), website Tổng cục Thuế, Cục thuế các tỉnh.