Nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hay một hộ kinh doanh cá thể, chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với cụm từ “hóa đơn điện tử”. Đây không còn là xu hướng mà đã trở thành quy định bắt buộc, một phần không thể thiếu trong hành trình vận hành và phát triển doanh nghiệp. Và như một lẽ tất yếu, hành lang pháp lý cho lĩnh vực này cũng không ngừng được hoàn thiện để bắt kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế số. Mới đây, một nghị định quan trọng đã được ban hành, mang theo những điều chỉnh và bổ sung đáng chú ý, hứa hẹn tạo ra những tác động trực tiếp đến công tác quản lý hóa đơn, chứng từ của mọi doanh nghiệp.
Thay đổi là hằng số duy nhất trong công việc kinh doanh, và việc nắm bắt kịp thời những thay đổi về chính sách thuế, kế toán chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru, tránh được những rủi ro không đáng có. Hãy cùng chúng tôi khám phá những điểm mới quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, để bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho giai đoạn mới, bắt đầu từ ngày 01/6/2025.
Những Điểm Mới Nổi Bật Hướng Tới Người Nộp Thuế
Mục tiêu xuyên suốt của Nghị định 70 là hướng tới sự minh bạch và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế, đồng thời đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Dưới đây là những thay đổi cụ thể mà bạn cần lưu ý.
Mở Rộng Đối Tượng Áp Dụng và Nguyên Tắc Lập Hóa Đơn
Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử giờ đây đã được mở rộng hơn nữa, không chỉ còn gói gọn trong các doanh nghiệp trong nước.
- Thu hút nhà cung cấp nước ngoài: Nghị định bổ sung đối tượng áp dụng là các “Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam” hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Họ có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Điều này thể hiện sự hội nhập sâu rộng và tạo sân chơi bình đẳng.
- Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Một điểm rất nhân văn là nghị định khuyến khích người bán, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn và cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu để triển khai các chương trình như “khách hàng thường xuyên”, “hóa đơn may mắn” nhằm động viên người tiêu dùng lấy hóa đơn. Điều này không chỉ giúp minh bạch hóa giao dịch mà còn góp phần nâng cao ý thức cộng đồng.
- Linh hoạt trong ủy quyền lập hóa đơn: Quy định về việc ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử giờ đây đã được mở rộng cho cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chứ không chỉ giới hạn ở doanh nghiệp như trước đây. Đây là một sự linh hoạt rất thiết thực, giúp các chủ thể kinh doanh nhỏ lẻ dễ dàng hơn trong việc tuân thủ.
Sự mở rộng đối tượng và linh hoạt hóa trong ủy quyền lập hóa đơn cho thấy chính sách đang dần bám sát hơn vào thực tế kinh doanh đa dạng, từ các tập đoàn xuyên quốc gia đến những hộ kinh doanh cá thể, tạo điều kiện cho mọi thành phần kinh tế cùng phát triển.
Thời Điểm Lập Hóa Đơn: Rõ Ràng và Thực Tế Hơn
Đây là một trong những nội dung được điều chỉnh nhiều nhất, với mong muốn phù hợp hơn với đặc thù từng ngành nghề.
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) được xác định linh hoạt do người bán quyết định, nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. So với quy định cũ, điều này tạo ra một khung thời gian rõ ràng và đủ dài để doanh nghiệp xử lý.
- Một số ngành nghề đặc thù: Nghị định bổ sung thời điểm lập hóa đơn cụ thể cho nhiều lĩnh vực như kinh doanh bảo hiểm, casino, trò chơi điện tử có thưởng, cho vay, đại lý đổi ngoại tệ… Ví dụ, với hoạt động cho vay, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi trong hợp đồng, trừ trường hợp không thu được lãi thì lập hóa đơn khi thực thu.
- Bãi bỏ một số quy định: Nghị định đã bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Điều này giúp giảm tải khối lượng công việc cho doanh nghiệp.
Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử Linh Hoạt Hơn
Nghị định 70 thể hiện sự linh hoạt trong việc yêu cầu các thông tin trên hóa đơn, phù hợp với từng loại hình giao dịch.
- Bổ sung thông tin người mua: Ngoài tên, địa chỉ, mã số thuế, giờ đây có thể sử dụng số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị quan hệ với ngân sách.
- Chi tiết hóa nội dung hàng hóa, dịch vụ:
- Dịch vụ ăn uống: phải thể hiện mặt hàng ăn, uống cụ thể.
- Vận tải: phải có biển kiểm soát phương tiện, hành trình (điểm đi – điểm đến).
- Vận tải qua nền tảng số: phải có thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh).
- Không nhất thiết phải có đầy đủ thông tin trong một số trường hợp: Đây là điểm rất thiết thực. Ví dụ, hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh hoặc hóa đơn trong lĩnh vực casino có thể không cần các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số người mua.
Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Từ Tự Nguyện Đến Bắt Buộc?
Đây là một thay đổi có tác động rộng rãi đến các doanh nghiệp bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp.
- Mở rộng đối tượng áp dụng: Nghị định bổ sung các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí…).
- Quy định rõ nội dung trên hóa đơn: Nghị định liệt kê chi tiết các thông tin bắt buộc phải có, bao gồm mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất. Người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn cho người mua qua tin nhắn, email hoặc cung cấp mã QR để tra cứu.
Việc mở rộng diện bắt buộc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền cho thấy định hướng rõ ràng của cơ quan quản lý trong việc số hóa toàn bộ các giao dịch trực tiếp, minh bạch hóa doanh thu và hạn chế thất thu thuế. Các doanh nghiệp thuộc diện này cần sớm có kế hoạch đầu tư, nâng cấp hệ thống để kịp thời áp dụng.
Điều Chỉnh và Thay Thế Hóa Đơn: Quy Trình Chặt Chẽ và Rõ Ràng Hơn
Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, việc điều chỉnh hoặc thay thế giờ đây được quy định một cách chi tiết và có phần chặt chẽ hơn.
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh, đối với người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hai bên phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
- Linh hoạt trong xử lý: Cho phép lập một hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn cùng bị sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bổ sung các trường hợp điều chỉnh cụ thể: Nghị định quy định chi tiết cách xử lý trong các tình huống như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa (kể cả tài sản phải đăng ký), hoàn/giảm phí bảo hiểm, hủy giao dịch bất động sản, hoàn phí dịch vụ ngân hàng… Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ pháp lý rõ ràng để xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế.
Quản Lý Chặt Chẽ Việc Đăng Ký và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn
Nghị định 70 siết chặt quản lý thông qua việc bổ sung nhiều trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm ngăn chặn các hành vi vi phạm.
- Kiểm soát người đại diện: Khi đăng ký sử dụng hóa đơn, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với cơ sở dữ liệu quốc gia. Nếu người này đang liên quan đến các doanh nghiệp “có vấn đề” (ngừng hoạt động, vi phạm thuế, rủi ro cao…), cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình hoặc xác minh.
- Bổ sung các trường hợp bị ngừng sử dụng: Bao gồm:
- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế, thuộc diện rủi ro rất cao.
- Có hành vi lập hóa đơn để bán khống hàng hóa, bị khởi tố.
- Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.
- Thay đổi ngành nghề dẫn đến không còn đủ điều kiện sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền.
Điều này cho thấy, bên cạnh việc tạo điều kiện, Nhà nước cũng đang sử dụng công nghệ và dữ liệu để quản lý chặt chẽ hơn, xử lý mạnh tay những đối tượng cố tình vi phạm.
Những Thay Đổi Quan Trọng Khác
- Về chứng từ: Bổ sung loại chứng từ khấu trừ thuế cho hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số. Quy định rõ hơn về thời điểm lập, nội dung và việc xử lý chứng từ điện tử (áp dụng nguyên tắc tương tự như hóa đơn).
- Quyền của người mua: Lần đầu tiên, nghị định quy định cụ thể quyền của người mua hàng hóa, dịch vụ, bao gồm quyền được tra cứu, nhận file gốc hóa đơn, sử dụng hóa đơn hợp pháp cho các mục đích kinh doanh, kê khai thuế, đăng ký quyền sở hữu…
- Xử lý chuyển tiếp: Các doanh nghiệp thuộc diện phải áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền nhưng chưa có điều kiện về hạ tầng sẽ được cơ quan thuế hỗ trợ và có lộ trình chuyển đổi. Tuy nhiên, sau khi đã được hỗ trợ mà không chuyển đổi sẽ bị xem là vi phạm.
Hành trình tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng nó chính là nền tảng vững chắc cho