Ở một nền kinh tế năng động với vô vàn cơ hội hợp tác, những giao dịch “thu hộ, chi hộ” ngày càng xuất hiện phổ biến, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể. Rất nhiều người từng băn khoăn: Liệu mình đã chủ động kiểm soát tốt những khoản tiền nhận hộ, chi hộ cho khách hàng hay đối tác chưa? Việc ghi nhận, định khoản và xử lý như nào là chính xác để vừa linh hoạt vận hành vừa tuân thủ chuẩn chỉ quy định hiện hành?
Từng gặp không ít doanh nghiệp chật vật sửa sai vì nhầm lẫn bản chất khoản thu hộ, chi hộ trên sổ sách, tôi càng nhận thấy: Trang bị hiểu biết vững vàng về cách hạch toán sẽ giúp bạn chẳng những tránh được rủi ro, mà còn xây dựng được uy tín tài chính minh bạch. Hãy cùng tôi – với kinh nghiệm thực tế nhiều năm trong lĩnh vực kế toán thuế, đồng hành giải mã các vấn đề “nhức đầu” này nhé!
Hiểu đúng về bản chất khoản thu hộ, chi hộ
Bạn hãy thử hình dung: Công ty mình nhận ủy quyền từ khách hàng, đối tác để “tạm thời giữ hộ” hoặc “chi hộ” một khoản tiền nào đó? Khoản tiền này không thuộc sở hữu thực của doanh nghiệp, mà chỉ tạm giữ/chi hộ rồi sẽ hoàn trả đúng đối tượng sau này.
- Khoản thu hộ: Là số tiền doanh nghiệp nhận từ bên thứ ba nhưng không phải cho mình, mà để chuyển lại cho khách hàng/đối tác theo thỏa thuận/hợp đồng.
- Khoản chi hộ: Là chi phí mà doanh nghiệp trả thay cho bên thứ ba (theo đề nghị, ủy quyền) và sau đó nhận được khoản hoàn trả tương ứng.
Chú ý: Những khoản này hoàn toàn không làm tăng hay giảm doanh thu, chi phí thực của doanh nghiệp, nếu như được hạch toán, quản lý đúng bản chất.
Kinh nghiệm cho thấy, nhầm lẫn giữa khoản thu hộ, chi hộ với doanh thu, chi phí là một trong những lý do khiến doanh nghiệp bị sai lệch số liệu tài chính, gặp khó khăn khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán.
Thu hộ, chi hộ hạch toán vào tài khoản nào? – Cập nhật tới năm 2025
Việc lựa chọn tài khoản kế toán phù hợp không chỉ tuân thủ quy định (Thông tư 200/2014/TT-BTC hiện hành), mà còn giúp quản lý tài chính minh bạch, dễ kiểm soát dòng tiền.
- Thu hộ: Sử dụng Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác
- Chi hộ: Sử dụng Tài khoản 1388 – Phải thu khác
Bạn có thể tóm tắt lại như sau:
- Khi chi hộ cho khách hàng/đối tác:
Nợ TK 1388 (Phải thu khác)
Có TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng) - Khi khách hàng/đối tác hoàn trả khoản chi hộ:
Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng)
Có TK 1388 (Phải thu khác) - Khi thu hộ cho bên thứ ba:
Nợ TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác)
Có TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng) - Khi doanh nghiệp chuyển trả lại khoản thu hộ:
Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng)
Có TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác)
Lưu ý: Nếu hóa đơn mua hàng/chi hộ đứng tên doanh nghiệp, khoản này sẽ được tính vào chi phí (và doanh thu khi thu hồi tiền) của doanh nghiệp, không còn là “chi hộ”/“thu hộ” nữa.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thu hộ, chi hộ
1. Quy trình hạch toán các khoản chi hộ
- Khi chi hộ cho khách hàng/đối tác:
Nợ TK 1388: Phản ánh doanh nghiệp có quyền thu hồi khoản đã chi hộ.Có TK 111, 112: Giảm quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
- Khi nhận hoàn trả chi hộ:
Nợ TK 111, 112: Tăng quỹ tiền mặt/ngân hàng trước khoản tiền được hoàn trả.Có TK 1388: Giảm số tiền phải thu từ đối tượng đã nhận chi hộ.
Mẹo nhỏ: Hãy thường xuyên đối chiếu các khoản chi hộ, thu hộ trên sổ theo hợp đồng, biên bản thanh toán kèm theo, tránh bỏ sót hoặc để tồn đọng kéo dài.
2. Quy trình hạch toán các khoản thu hộ
- Khi thu hộ từ khách hàng/đối tác:
Nợ TK 3388: Doanh nghiệp có nghĩa vụ chuyển trả lại khoản này về đúng chủ thể.Có TK 111, 112: Tăng quỹ tiền mặt/ngân hàng với khoản tiền thu hộ.
- Khi chuyển trả lại khoản thu hộ:
Nợ TK 111, 112: Giảm quỹ tiền mặt/ngân hàng khi chi trả lại khoản thu hộ.Có TK 3388: Giảm nghĩa vụ phải trả với bên nhận.
3. Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý
- Nếu hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ được xuất tên doanh nghiệp chi hộ: Khoản chi hộ coi như chi phí của doanh nghiệp, và khoản tiền hoàn trả sẽ trở thành doanh thu, phải kê khai thuế đầy đủ.
- Nếu hóa đơn xuất tên khách hàng/đối tác nhờ chi hộ: Được ghi nhận là giao dịch thu hộ, chi hộ, không làm phát sinh doanh thu/chi phí thuần túy.
Việc ghi nhận “đúng bản chất” giúp bạn tránh được nhiều tranh chấp khi giải trình, quyết toán thuế và bảo toàn quyền lợi doanh nghiệp nhỏ trong dài hạn.
Hạch toán thu hộ, chi hộ có cần xuất hóa đơn không?
Một trong những câu hỏi lớn nhất từ các doanh nghiệp nhỏ là: “Hoạt động thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không? Kê khai thuế như thế nào?” Câu trả lời phụ thuộc vào hình thức hợp tác và cách lập hóa đơn chứng từ.
- Trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn:
- Nếu sản phẩm, dịch vụ chi hộ, thu hộ được mua bán, cung cấp và hóa đơn lập tên doanh nghiệp, khi thu lại tiền phải lập hóa đơn, tính và kê khai thuế GTGT (nếu thuộc diện chịu thuế).
- Trường hợp không cần lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT):
- Nếu hóa đơn chi hộ, thu hộ ghi tên đối tác, doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu thu/phiếu chi khi nhận/chi tiền thu hộ, chi hộ, KHÔNG phải kê khai thuế GTGT cho khoản này.
Căn cứ pháp lý: Cục Thuế TP.HCM (Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 & Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014) hướng dẫn, các khoản thu hộ, chi hộ đúng đối tượng, nguồn gốc và chứng từ thì không xem là doanh thu, chi phí – đồng nghĩa không phải kê khai, nộp thuế GTGT với khoản này.
Mẹo ứng dụng nhanh:
Nếu hóa đơn/biên lai mua dịch vụ ghi tên ai -> khoản tiền trả thuộc về người đó.
Ví dụ minh họa cụ thể về hạch toán thu hộ, chi hộ – Dễ hiểu, sát thực tiễn
Một minh họa sát sườn sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung rõ nét quy trình hạch toán:
Tình huống: Ngày 21/07/2025, Công ty X ủy quyền cho Công ty Y mua hộ một đơn hàng văn phòng phẩm trị giá 15 triệu đồng (bao gồm 10% VAT), nhà cung cấp xuất hoá đơn viết tên Công ty X. Công ty Y thanh toán cho nhà cung cấp 16.500.000đ qua ngân hàng. Đến 31/07/2025, Công ty Y giao hàng và nhận lại khoản tiền đã chi hộ cũng bằng chuyển khoản.
- Bước 1 – Công ty Y thanh toán chi hộ:
Nợ TK 1388 (Phải thu khác):16.500.000đCó TK 112 (Tiền gửi ngân hàng):16.500.000đ
- Bước 2 – Công ty Y nhận hoàn trả chi hộ:
Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng):16.500.000đCó TK 1388 (Phải thu khác):16.500.000đ
Chú giải thực tế: Vì hóa đơn ghi tên Công ty X (đơn vị nhận văn phòng phẩm), nên toàn bộ khoản này được xem là chi hộ, không ảnh hưởng đến chi phí/doanh thu của Công ty Y. Nếu hóa đơn ghi tên Công ty Y, khi thu lại khoản này sẽ phải xuất hóa đơn và tính vào doanh thu/chi phí tương ứng, đồng thời kê khai thuế GTGT đúng quy định.
Định khoản đầy đủ, minh bạch chính là “tấm khiên bảo vệ” cho doanh nghiệp nhỏ khi bị kiểm tra, đối chiếu từ phía cơ quan thuế.
Các câu hỏi thường gặp khi hạch toán thu hộ, chi hộ
1. Thu hộ, chi hộ có phải kê khai thuế không?
- Khoản thu hộ/chi hộ không liên quan bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì không phải kê khai, tính thuế GTGT.
- Nếu khoản chi hộ/thu hộ bắt nguồn từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ (hóa đơn ghi tên doanh nghiệp), bắt buộc lập hóa đơn và kê khai, nộp thuế GTGT như doanh thu/chi phí thông thường.
2. Có nên sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ của ngân hàng không?
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro thất lạc, đối soát nhanh, quy trình chuẩn hóa cao.
- Lưu ý: Phát sinh thêm chi phí dịch vụ; cân nhắc về mức phí, bảo mật thông tin và sự tương thích với quy mô vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn phát sinh nhiều nghiệp vụ thu hộ, chi hộ với giá trị lớn, việc sử dụng dịch vụ của ngân hàng là hình thức chuyên nghiệp, tối ưu. Với các giao dịch nhỏ lẻ, ít phát sinh, tự thực hiện sẽ giúp tiết kiệm chi phí.
Bí quyết kiểm soát các khoản thu hộ, chi hộ hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Xây dựng quy trình rõ ràng cho từng loại giao dịch nhằm hạn chế nhầm lẫn giữa khoản của doanh nghiệp và khoản thu/chi hộ người khác.
- Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, giấy ủy quyền làm căn cứ thanh toán, quyết toán sau này.
- Lập sổ riêng theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ để tránh nhầm lẫn số dư tài khoản và quản lý dòng tiền minh bạch.
- Định kỳ đối chiếu các khoản “tạm giữ”, xử lý nhanh chóng khoản tồn đọng lâu ngày, tránh phát sinh tranh chấp hoặc bị đánh giá sai phạm khi kiểm toán.
- Tư vấn kỹ với kế toán trưởng/kế toán dịch vụ để cập nhật kịp thời các quy định mới về hóa đơn, chứng từ cho các khoản này.
“Tài chính minh bạch, báo cáo nhất quán – chính là thước đo sự bền vững và tin cậy của doanh nghiệp bạn trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.”
Một số lưu ý thực tế từ kinh nghiệm tư vấn
- Nếu xuất hóa đơn rồi thu lại tiền, khoản này ghi nhận vào doanh thu và phải kê khai thuế.
- Nên sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho các khoản thu hộ, chi hộ (nếu phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn).
- Luôn kiểm tra kỹ tên trên hóa đơn để tránh nhầm đối tượng hợp pháp khi kê khai.
- Giao dịch nào chưa có đủ hợp đồng hoặc giấy ủy quyền hợp lệ, không nên hạch toán vào khoản thu hộ hoặc chi hộ.
- Nếu có tranh chấp với đối tác về khoản thu hộ, chi hộ, sổ sách minh bạch sẽ là bằng chứng vững chắc bảo vệ doanh nghiệp bạn.
Đón đầu thách thức – Tận dụng cơ hội từ sự chuẩn chỉ
Ở thời điểm nền kinh tế phát triển, môi trường số ngày càng minh bạch, việc xử lý và hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, loại trừ rủi ro mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng đối tác cùng sự tin tưởng từ cơ quan quản lý Nhà nước.
Đặc biệt, các chương trình quyết toán, kiểm toán định kỳ ngày càng tập trung “bắt lỗi” tại những khoản tiền chưa rõ ràng về bản chất, việc bạn chủ động cập nhật quy định, quản lý sát sao sẽ là “bảo hiểm vàng” để doanh nghiệp không vướng vào các sự cố pháp lý. Hãy luôn nhớ: Thành công bắt đầu từ sự chỉn chu chi tiết!
Để không bỏ lỡ những thay đổi mới nhất về nguyên tắc, thủ tục hạch toán hoặc các hướng dẫn thực tiễn về tài chính, kế toán và thuế, bạn hãy chủ động theo dõi các thông tin cập nhật, tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia trên các nền tảng như:
Kế toán Thuế Online và Facebook KTO
Trong mọi quyết định tài chính, sự tỉnh táo đi cùng nền tảng kiến thức vững vàng sẽ là hành trang chắc chắn để doanh nghiệp bạn phát triển mạnh mẽ, bền vững – chúc bạn luôn chủ động giữ vững “hệ miễn dịch” tài chính của riêng mình!
Nguồn tham khảo
- Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp
- Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 – Cục Thuế TP.HCM
- Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 – Cục Thuế TP.HCM
- Kinh nghiệm thực tiễn từ lĩnh vực kế toán doanh nghiệp vừa & nhỏ
- Website Kế toán Thuế Online (KTO)