Hướng dẫn chi tiết chuyển đổi kê khai thuế cho hộ kinh doanh cá thể 2025

Việc vận hành một hộ kinh doanh hay doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa bao giờ là hành trình dễ dàng. Ngoài những nỗi lo thường trực về quản lý hàng hóa, khách hàng, cạnh tranh, thì nghĩa vụ thuế luôn là vấn đề khiến không ít chủ hộ kinh doanh trăn trở, lo lắng. Tuy nhiên, trong bối cảnh các chính sách thuế ngày càng được đổi mới, minh bạch và hướng đến sự đồng hành cùng phát triển, việc nắm bắt, cập nhật và áp dụng đúng phương pháp kê khai thuế lại chính là “chìa khóa vàng” giúp hộ kinh doanh nâng tầm quản trị, vững tin trên con đường phát triển lâu dài.

Vì sao nên chuyển đổi sang phương pháp kê khai khi nộp thuế?

Hiện nay, đa số các hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam quen thuộc với hình thức nộp thuế khoán – tức là mức thuế được xác định cố định theo doanh thu bình quân do cơ quan thuế tính toán. Tuy nhiên, pháp luật ngày càng khuyến khích việc chuyển đổi sang phương pháp kê khai. Đây được coi là xu thế tất yếu và mang lại nhiều giá trị lâu dài. Sau quá trình tư vấn cũng như đồng hành cùng hàng trăm chủ hộ kinh doanh, tôi nhận thấy 5 lợi ích nổi bật sau:

Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp:
Chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh phải chủ động ghi chép, lập sổ sách kế toán, sử dụng hóa đơn, chứng từ cho mọi giao dịch. Nhờ đó, doanh thu và chi phí được ghi nhận chính xác, minh bạch, phản ánh đúng thực chất hoạt động sản xuất kinh doanh.

“Doanh nghiệp, hộ kinh doanh càng minh bạch, càng có cơ hội tiếp cận khách hàng lớn, đối tác uy tín và các nguồn vốn đầu tư.”
Chủ động trong xác định nghĩa vụ thuế, giảm rủi ro bị ấn định thuế:
Kê khai cho phép bạn tự xác định doanh thu, chi phí để tính số thuế phải nộp. Khi doanh thu giảm bởi yếu tố khách quan, bạn được ghi nhận đúng thực tế phát sinh, từ đó không còn lo sợ mức khoán cao áp đặt, hoặc rủi ro bị cơ quan thuế ấn định thiếu cơ sở.
Dễ dàng chứng minh doanh thu, lợi nhuận với ngân hàng hoặc đối tác:
Do tuân thủ chế độ sổ sách, hóa đơn nên bạn sẽ dễ dàng giải trình hồ sơ vay vốn, mở rộng hợp tác – điều mà hộ khoán thường gặp khó khăn do thiếu tài liệu chứng minh.

“Nhiều ngân hàng chỉ chấp nhận tài sản đảm bảo và hồ sơ minh bạch từ sổ sách hợp lệ mới mở hạn mức tín dụng, giải ngân vốn lưu động – đặc biệt trong giai đoạn kinh tế nhiều biến động.”
Thúc đẩy nâng cao năng lực quản trị – bước đệm chuyển đổi lên doanh nghiệp:
Kê khai bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, quản lý giao dịch qua tài khoản ngân hàng… Đây chính là “bước nhảy đệm” giúp hộ kinh doanh chuyên nghiệp hóa, chuẩn bị sẵn sàng nếu muốn “lột xác” thành doanh nghiệp với quy mô lớn hơn, tiệm cận các chuỗi cung ứng chính quy.
Là nguồn dữ liệu tin cậy phục vụ hoạch định chính sách, giúp mở rộng chính sách ưu đãi và hỗ trợ:
Thông tin kê khai xác thực từ hộ cá thể là cơ sở để nhà nước xây dựng chính sách hỗ trợ sát thực, công bằng – thay vì chỉ dựa vào ước tính. Khi mọi thành phần đều tuân thủ, môi trường kinh doanh minh bạch, bền vững hơn.

Quy định mới về hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Chuyển đổi từ phương pháp khoán sang kê khai: Hồ sơ, quy trình cần biết

Điều chỉnh tờ khai thuế khoán: Nếu bạn đang thuộc nhóm hộ kinh doanh nộp thuế khoán, hãy lưu ý quy trình chuyển đổi. Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, khi chuyển sang kê khai, bạn cần điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán mẫu 01/CNKD. Trên tờ khai, bạn tích chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” để làm căn cứ điều chỉnh mức khoán cho thời gian chuyển đổi.
Thời hạn nộp tờ khai điều chỉnh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày chính thức chuyển đổi phương pháp tính thuế. Việc này vô cùng quan trọng để tránh phát sinh chồng chéo hoặc thiếu sót nghĩa vụ thuế.
Áp dụng chế độ kế toán, hóa đơn: Sau khi chuyển đổi, hộ kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Đồng thời, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, giúp nâng cao năng lực quản lý và tạo được niềm tin với khách hàng, đối tác.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh càng chủ động chuyển đổi sớm càng giảm áp lực khi quy định mới được áp dụng rộng rãi. “Chậm chân” dễ rơi vào thế bị động, vướng mắc pháp lý.

Chính sách hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền và lộ trình chuyển đổi

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mới nhất, các hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán, có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền từ ngày 1/6/2025. Đây được coi là bước tiến lớn thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị hộ kinh doanh.
Từ ngày 1/1/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nhiều cơ chế đặc thù sẽ triển khai, tiến tới xóa bỏ hoàn toàn thuế khoán, áp dụng đồng loạt phương pháp kê khai cho toàn bộ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn. Nếu bạn thuộc nhóm doanh thu cao, hãy chuẩn bị từ sớm để không bị động hoặc “vỡ trận” ở phút cuối.

Một trong những bí quyết của nhiều chủ hộ kinh doanh thành công là chủ động “đi trước”, làm quen và vận hành từng phần công nghệ số (máy tính tiền, phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử…) trước khi bị bắt buộc, để khi có sự cố hoặc chính sách chuyển đổi, mọi quy trình đã vận hành trơn tru.

Hướng dẫn chi tiết quá trình kê khai và nộp thuế đối với hộ kinh doanh kê khai

Đây là phần quan trọng mà bất kỳ ai chuẩn bị kê khai thuế đều cần nắm rõ từng thao tác. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn bảo vệ quyền lợi hộ kinh doanh trước pháp luật.

1. Chuẩn bị hồ sơ khai thuế

Các giấy tờ cần thiết gồm:
- Tờ khai thuế (mẫu số 01/CNKD): Theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.
- Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh (mẫu 01-2/BK-HĐKD): Chỉ cần nộp nếu có thể xác định doanh thu qua xác nhận của cơ quan chức năng. Nếu không, hộ chỉ cần nộp tờ khai chính.
Lưu ý: Nên chuẩn bị sẵn các bản scan/chụp để nộp hồ sơ điện tử, đồng thời giữ lại bản giấy lưu trữ tại cơ sở kinh doanh.

2. Hình thức nộp hồ sơ khai thuế

Qua cổng Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn (phân hệ “CÁ NHÂN”)
Qua Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
Trực tiếp tại bộ phận một cửa – trường hợp không có điều kiện gửi điện tử, bạn cũng có thể đến trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới cơ quan thuế quản lý.

Mẹo nhỏ: Để tiết kiệm thời gian, bạn nên tạo tài khoản, sử dụng chữ ký số cá nhân (nếu có) để thao tác online nhanh chóng hơn, kiểm tra lại trước khi ấn nút nộp để tránh lỗi định dạng.

3. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế

Gửi về đội Thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh (căn cứ Khoản 1 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2019). Không được gửi lên cơ quan cấp tỉnh/thành phố nếu không phụ trách quản lý cơ sở bạn.

4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng liền sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên ngay sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ví dụ: Doanh thu quý 1 phát sinh, hạn nộp hồ sơ khai thuế là ngày 30/4. Nộp sớm giúp tránh phạt, phí chậm nộp không đáng có.

5. Thời hạn nộp tiền thuế

Thời hạn nộp tiền: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời gian nộp hồ sơ khai thuế tương ứng với kỳ tính thuế.
Nếu khai, bổ sung hồ sơ (chẳng hạn phát hiện sai sót kỳ trước), thời hạn nộp sẽ lấy theo kỳ tính thuế có phát sinh sai sót cần điều chỉnh.

Mẹo nhanh:

Lập kế hoạch nộp thuế ngay khi nộp tờ khai, đặt nhắc lịch trong điện thoại hoặc sử dụng phần mềm nhắc việc để không quên nghĩa vụ.

6. Hình thức nộp thuế – Dễ dàng, tiện lợi

Ứng dụng eTax Mobile: Đăng nhập, truy vấn nghĩa vụ, thực hiện thanh toán nhanh chóng.
Cổng Thuế điện tử: Trực tuyến hoàn toàn, tiện lợi với tài khoản ngân hàng liên kết.
Cổng dịch vụ công quốc gia: Kết nối đa ngành, đa dịch vụ, dễ dàng đối chiếu kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp.

Bí quyết: Nên kết nối tài khoản ngân hàng kinh doanh với các nền tảng thanh toán thuế để đối chiếu, tránh nhầm lẫn dòng tiền cá nhân và kinh doanh.

7. Nghĩa vụ khai thuế khi tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Bạn cần thông báo: Theo Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, ngay khi dừng hoạt động/dừng kinh doanh, phải thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Không cần nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng (trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng/quý nếu đang kê khai theo tháng/quý).

Việc thông báo tạm ngừng kịp thời sẽ giúp bạn không bị truy thu, phạt chậm nộp thuế trong thời gian doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực tế không hoạt động.

Các lưu ý và mẹo thực tế dành cho hộ kinh doanh đang/bắt đầu kê khai thuế

Chuẩn hóa quy trình lập sổ sách, chứng từ ngay từ đầu:
Hãy chủ động xây dựng hệ thống sổ sách tối giản, khoa học: nhật ký thu – chi hàng ngày, sắp xếp hóa đơn theo thứ tự thời gian, file mềm và giấy để khi cần là lập tức đối chiếu.
Đầu tư dần vào phần mềm kế toán, quản lý hóa đơn điện tử:
Không cần dùng giải pháp đắt tiền ngay lập tức, nhưng từng bước làm quen với các app quản lý bán hàng, phần mềm kế toán miễn phí hoặc bản giới hạn sẽ giúp bạn giảm stress, tiết kiệm thời gian cho các công việc “đầu sóng ngọn gió”.
Cẩn trọng khi giữ hóa đơn điện tử và hợp đồng điện tử:
Mã số thuế, thông tin đối tác, nội dung giao dịch… đều cần lưu giữ chính xác, đặc biệt khi giải trình ngân hàng hoặc quyết toán thuế sau này.
Tạo thói quen kiểm tra định kỳ hồ sơ thuế điện tử:
Mỗi tháng/quý, trước hạn nộp nên đăng nhập cổng Thuế điện tử, kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ đã gửi, tránh để “quên”, “lụt hạn” rồi mới phát hiện thiếu sót.
Mạnh dạn tham khảo, khai thác tài liệu, video hướng dẫn minh họa thực tế từ các website chính thống:
Thói quen học hỏi thông tin chính thống (Cục Thuế, Tổng cục Thuế, các đơn vị dịch vụ kế toán uy tín…) giúp bạn cập nhật chính xác, tránh tin đồn hoặc hiểu sai quy định – một rủi ro rất phổ biến trong cộng đồng hộ kinh doanh.

“Hiểu rõ mình đang làm gì, nắm chắc quy định, mọi thủ tục thuế hóa ra lại đơn giản và nhẹ nhàng hơn ta nghĩ!”

Xử lý tình huống, vướng mắc thường gặp khi hộ kinh doanh thực hiện kê khai

Không có doanh thu trong tháng/quý – có phải nộp hồ sơ thuế không?
Bạn vẫn phải nộp tờ khai thuế (theo quy định về chế độ báo cáo) dù số liệu doanh thu = 0, để tránh bị cảnh báo “gian lận” hoặc truy thu khi kiểm tra sau này.
Trễ hạn nộp tờ khai/nộp thuế – bị phạt như thế nào?
Phạt chậm nộp tờ khai có thể lên tới vài triệu đồng/lần, kèm phạt chậm nộp thuế (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp). Lập kế hoạch nhắc việc hoặc kết nối với dịch vụ kế toán hỗ trợ là giải pháp hữu hiệu.
Kê khai sai sót, cần bổ sung, điều chỉnh?
Bạn có quyền bổ sung hồ sơ bất cứ lúc nào phát hiện (theo quy định khoản 2 Điều 47 Luật Quản lý Thuế 2019), và cần ghi rõ lý do điều chỉnh, đảm bảo sự chủ động và minh bạch.
Chuyển đổi chủ hộ, thay đổi thông tin hộ kinh doanh?
Báo ngay với cơ quan Thuế và cập nhật hồ sơ: việc chủ động cập nhật sớm giúp hồ sơ điện tử thông suốt, tránh ách tắc khi kê khai/quyết toán cuối năm.
Không nhận chuyển khoản – chỉ nhận tiền mặt để né thuế, có an toàn không?
Không, hiện nay giao dịch lớn bằng tiền mặt bị cơ quan thuế kiểm soát, khuyến khích giao dịch không dùng tiền mặt, vừa minh bạch, vừa tiếp cận được tín dụng ngân hàng và phòng tránh rủi ro pháp lý lâu dài.

So sánh nhanh: Thuế khoán và Thuế kê khai – Nên chọn gì?

Tiêu chí	Thuế khoán	Thuế kê khai
Phù hợp với	Hộ nhỏ doanh thu thấp, hoạt động ổn định, ít biến động	Hộ kinh doanh phát triển, cần chứng minh tài chính, minh bạch
Hồ sơ, chứng từ	Tối giản, ít sổ sách, chủ yếu dựa mức khoán	Bắt buộc sổ sách, hóa đơn, thuyết minh doanh thu, chi phí
Linh hoạt theo thực tế kinh doanh	Thấp, mức khoán cố định từng năm	Cao, được kê khai doanh thu thực tế, chủ động xử lý biến động thị trường
Dễ vay vốn, hợp tác đối tác lớn	Khó chứng minh, ít được ngân hàng chấp thuận	Dễ thẩm định hồ sơ, mở rộng hợp tác
Khả năng hỗ trợ, ưu đãi từ nhà nước	Hạn chế vì thiếu số liệu thực	Có số liệu xác thực, căn cứ mở rộng chính sách mới

Lời khuyên: Nếu bạn dự định phát triển lâu dài, chuyên nghiệp hóa, hãy mạnh dạn chuyển sang phương pháp kê khai. Đầu tư vào sự minh bạch là đầu tư cho tương lai bền vững.

Bạn cần lưu ý gì khi chính sách liên tục cập nhật?

Dành thời gian theo dõi website, facebook của các cơ quan thuế uy tín hoặc đơn vị tư vấn chuyên sâu như Kế toán Thuế Online (KTO) để kịp thời tiếp cận các quy trình, biểu mẫu mới nhất, giảm thiểu sai sót.
Bất kỳ câu hỏi, vướng mắc hồ sơ hoặc thao tác thực tế nào, đừng ngần ngại đặt câu hỏi hoặc tham vấn qua các kênh hỗ trợ khách hàng, nhắn tin fanpage hoặc trao đổi với chuyên gia kế toán.

Bạn hãy thường xuyên cập nhật thông tin mới về chính sách, quy định và nhận tư vấn thực tế từ đội ngũ chuyên gia KTO tại website Kế toán Thuế Online cũng như theo dõi các chia sẻ hữu ích, hỏi đáp trên Facebook KTO.

Một bước chuyển nhỏ – Đổi thay lớn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể

Trên hành trình kinh doanh, mỗi sự thay đổi phù hợp, nắm bắt thời cuộc đều có thể tạo nên bước ngoặt lớn. Việc triển khai kê khai thuế bài bản, chuyên nghiệp không còn là rào cản mà chính là “cơ hội vàng” để bạn khẳng định uy tín, mở rộng hợp tác, phát triển vững bền trên nền tảng pháp lý vững chắc. Hãy kiên trì xây dựng cho mình thói quen quản lý tài chính minh bạch, chú trọng tuân thủ pháp luật, rồi bạn sẽ cảm nhận được lợi ích thiết thực, cả về hiệu quả kinh doanh lẫn sự an tâm trước mọi chính sách mới.

“Chúng ta, những người kinh doanh nhỏ, hoàn toàn có thể từng bước lớn mạnh nếu biết chuẩn hóa từ những điều nhỏ nhất: kê khai thuế đúng hạn, minh bạch hóa mọi dòng tiền, sẵn sàng cập nhật và thay đổi. Thành công bắt đầu từ sự chủ động và trân trọng từng quy định pháp luật – đó là nền móng vững chắc xây lâu đài sự nghiệp.”

Chúc các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể luôn giữ được tinh thần học hỏi, tuân thủ quy định và tự tin đổi mới để vững vàng trên thị trường!

Nguồn tham khảo

Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 01/6/2021
Thông tư 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025
Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội
Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14
Website Tổng cục Thuế, Cổng Dịch vụ công Quốc gia