Là một chủ hộ kinh doanh, bạn đã bao giờ cảm thấy bối rối trước những quy định về sổ sách, kế toán và thuế? Bạn không đơn độc. Hàng nghìn hộ kinh doanh cá thể trên cả nước đang phải đối mặt với những thay đổi lớn trong hành trình chuyển đổi số và minh bạch hóa tài chính. Nhưng đừng lo, những thay đổi này, xét cho cùng, chính là cơ hội vàng để bạn xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc, giúp công việc kinh doanh không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững.
Khi Nào Hộ Kinh Doanh Cần Phải Kê Khai Thuế?
Hiểu đúng thời điểm và nghĩa vụ kê khai thuế là bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất trên hành trình tuân thủ pháp luật. Điều này không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có mà còn tạo dựng hình ảnh một doanh nghiệp minh bạch, đáng tin cậy.
Kê khai thuế kịp thời và chính xác không phải là gánh nặng, mà là cánh cửa dẫn đến sự ổn định và tăng trưởng lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
Về cơ bản, nghĩa vụ kê khai thuế phát sinh trong các trường hợp sau:
- Khi hộ kinh doanh mới bắt đầu hoạt động.
- Khi có sự thay đổi về quy mô, ngành nghề, địa điểm kinh doanh.
- Khi doanh thu có biến động lớn.
- Khi tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện kê khai định kỳ hàng tháng, hàng quý theo quy định về thuế GTGT, thuế TNCN và các loại phí, lệ phí khác.
Các Trường Hợp Bắt Buộc Thực Hiện Chế Độ Kế Toán
Theo Điều 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC, việc áp dụng chế độ kế toán là bắt buộc đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc một trong các nhóm sau:
- Trường hợp bắt buộc: Áp dụng cho các hộ/cá nhân có quy mô lớn, được xác định bằng một trong hai tiêu chí:
- Có trung bình từ 10 lao động trở lên tham gia bảo hiểm xã hội trong năm.
- Tổng doanh thu năm liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên (đối với lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp) hoặc từ 10 tỷ đồng trở lên (đối với ngành thương mại, dịch vụ).
- Trường hợp tự nguyện: Ngay cả khi chưa đủ điều kiện bắt buộc, hộ/cá nhân kinh doanh vẫn có thể tự nguyện đăng ký kê khai thuế theo phương pháp kê khai. Khi đó, họ cũng phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo Thông tư 88.
Lộ Trình Chuyển Đổi Từ Thuế Khoán Sang Áp Dụng Chế Độ Kế Toán
Đây có lẽ là điểm đáng chú ý nhất với đa số các hộ kinh doanh hiện nay. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15, lộ trình được thực hiện rõ ràng:
- Từ 01/06/2025: Các hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (đang áp dụng thuế khoán) sẽ chuyển sang phương pháp kê khai, nộp thuế theo doanh thu thực tế.
- Từ 01/01/2026: Phương pháp thuế khoán sẽ chính thức bị xóa bỏ. Tất cả hộ kinh doanh phải:
- Phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm liên thông với cơ quan thuế.
- Kê khai thuế theo doanh thu phát sinh thực tế.
- Lập và lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ.
Việc chủ động tìm hiểu và chuẩn bị từ bây giờ là vô cùng cần thiết để có một bước chuyển mình suôn sẻ.
Phân Loại Hộ Kinh Doanh Theo Doanh Thu Để Triển Khai Chế Độ Kế Toán
Để hỗ trợ các hộ kinh doanh chuyển đổi, cơ quan thuế đã phân loại thành 4 nhóm dựa trên mức doanh thu hàng năm. Hiểu rõ nhóm của mình giúp bạn biết mình cần chuẩn bị những gì:
- Nhóm 1 (Doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm): Không bắt buộc dùng hóa đơn, khuyến khích áp dụng phần mềm của Bộ Tài chính để quản lý.
- Nhóm 2 (Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm): Khuyến khích sử dụng hóa đơn (theo lộ trình 2027-2028), ghi chép sổ sách đơn giản.
- Nhóm 3 (Doanh thu từ 1 tỷ đến dưới 10 tỷ đồng/năm): Bắt buộc sử dụng hóa đơn và thực hiện chế độ kế toán đơn giản (dự kiến điều chỉnh từ Thông tư 88).
- Nhóm 4 (Doanh thu từ 10 tỷ đồng/năm trở lên): Bắt buộc sử dụng hóa đơn và áp dụng đầy đủ chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Mẹo nhỏ: Ngay cả khi doanh thu của bạn dưới 100 triệu đồng và không phải nộp thuế GTGT, TNCN, bạn vẫn cần lưu ý nghĩa vụ thuế môn bài hàng năm nếu không thuộc diện miễn. Hãy luôn kiểm tra với cơ quan thuế địa phương để đảm bảo tuân thủ đúng.
Chế Độ Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể Theo Thông Tư 88
Thông tư 88/2021/TT-BTC là “cẩm nang” chi tiết, hướng dẫn các hộ kinh doanh thực hiện công tác kế toán một cách bài bản và hiệu quả. Nắm vững những quy định này sẽ biến công việc tưởng chừng khô khan thành một công cụ quản lý đắc lực.
Đối Với Chứng Từ Kế Toán
Chứng từ kế toán là minh chứng cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông tư 88 quy định hệ thống mẫu chứng từ thống nhất toàn quốc, bao gồm:
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 03-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 04-VT)
- Bảng thanh toán lương (Mẫu số 05-LĐTL)
Mọi chứng từ đều phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc: tên, số hiệu, ngày tháng, thông tin các bên liên quan, mô tả nghiệp vụ, số tiền (bằng số và bằng chữ đối với thu, chi), và chữ ký của người có trách nhiệm.
Một nguyên tắc vàng: “Mỗi nghiệp vụ – Một chứng từ”. Việc lập chứng từ rõ ràng, ngay tại thời điểm phát sinh không chỉ giúp bạn dễ dàng theo dõi mà còn là bằng chứng vững chắc nếu có phát sinh kiểm tra.
Khi lập chứng từ, hãy nhớ:
- Ghi chép chính xác, không viết tắt, không tẩy xóa. Nếu sai, hãy gạch chéo và lập chứng từ mới.
- Lập đủ số liên theo quy định.
- Nếu lập chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật và không thể sửa đổi.
Đối Với Sổ Kế Toán Hộ Kinh Doanh Cá Thể
Sổ sách là “bộ nhớ” trung tâm, phản ánh toàn bộ sức khỏe tài chính của hộ kinh doanh. Theo Điều 5 Thông tư 88, bạn cần sử dụng các mẫu sổ sau:
- Sổ chi tiết doanh thu (S1-HKD)
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa (S2-HKD)
- Sổ theo dõi chi phí (S3-HKD)
- Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (S4-HKD)
- Sổ theo dõi chi trả lương (S5-HKD)
- Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD)
- Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng (S7-HKD)
Việc ghi sổ cần tuân thủ các nguyên tắc:
- Ghi chép liên tục, trung thực, khách quan và đúng theo trình tự thời gian.
- Thông tin trên sổ phải khớp hoàn toàn với chứng từ gốc.
- Bạn có thể sử dụng sổ giấy hoặc phần mềm kế toán, nhưng cuối kỳ vẫn phải in ra giấy, đóng thành quyển và lưu trữ cẩn thận.
Bí quyết từ chuyên gia: Đừng để dồn việc ghi sổ đến cuối tháng hay cuối quý. Hãy dành ra 15-30 phút mỗi ngày để cập nhật các nghiệp vụ phát sinh. Cách làm này vừa nhẹ nhàng, vừa tránh được những sai sót đáng tiếc do nhớ nhầm hoặc thất lạc chứng từ.
Về Việc Xác Định Doanh Thu, Chi Phí Và Nghĩa Vụ Thuế
Theo Điều 6 Thông tư 88, việc xác định doanh thu, chi phí để tính thuế phải dựa trên cơ sở thực tế phát sinh. Điều này có nghĩa là:
- Doanh thu là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Chi phí là tất cả các khoản chi hợp lý, hợp lệ, có chứng từ chứng minh liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu.
Cách tính thuế GTGT và thuế TNCN sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC. Việc giữ lại đầy đủ hóa đơn, chứng từ cho mọi khoản chi là chìa khóa để bạn được khấu trừ, giảm trừ hợp lý, từ đó tối ưu nghĩa vụ thuế của mình.
Tổ Chức Công Tác Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh
Một câu hỏi lớn của nhiều chủ hộ là: “Ai sẽ là người đảm nhận công việc kế toán này?”. Theo Điều 3 Thông tư 88, chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có toàn quyền quyết định.
Người phụ trách kế toán có thể là:
- Chính chủ hộ.
- Thành viên trong gia đình (vợ, chồng, con cái, anh chị em…) có hiểu biết về nghiệp vụ.
- Người làm thuê (thủ kho, thủ quỹ, người bán hàng…) được giao kiêm nhiệm.
Điều kiện tiên quyết là người đó phải có kiến thức và kỹ năng kế toán cần thiết để đảm bảo việc ghi chép được chính xác và đúng quy định.
Giải Đáp Một Số Thắc Mắc Thường Gặp
Nộp Hồ Sơ Khai Thuế Ở Đâu?
Hồ sơ khai thuế được nộp tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi hộ kinh doanh đặt địa điểm kinh doanh.
Nộp Tiền Thuế Ở Đâu?
Tiền thuế có thể được nộp tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng thương mại được ủy nhiệm thu, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
Cần Lưu Ý Gì Khi Tạm Ngừng Hoặc Ngừng Kinh Doanh?
Nếu tạm ngừng kinh doanh, bạn phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế trước ít nhất 01 ngày làm việc. Việc này giúp bạn tạm ngừng nghĩa vụ khai thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động. Hãy làm đúng thủ tục để tránh bị x