Tin tức

Hóa đơn trên 5 triệu bắt buộc chuyển khoản theo quy định mới 2025

Posted on by Kế toán Online
08
Th7

Trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch, hiện đại hóa – việc tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thuế, mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững. Sự thay đổi về ngưỡng hóa đơn cần chuyển khoản mới đây sẽ tác động trực tiếp đến từng giao dịch, từng bộ phận kế toán-tài chính của doanh nghiệp vừa, nhỏ và các hộ kinh doanh. Nắm chắc quy định mới, linh hoạt kiểm soát cách thức thanh toán sẽ là chìa khóa giúp bạn chủ động, tự tin trong quản lý chi phí và đảm bảo quyền lợi thuế tối ưu.

1. Quy định mới: Khi nào hóa đơn trên 5 triệu đồng bắt buộc chuyển khoản?

Đối với nhiều doanh nghiệp, mốc 20 triệu đồng xưa nay là “vạch chuẩn” quen thuộc cho các khoản chi cần thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, kể từ 01/7/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, quy định này có thay đổi mạnh mẽ: mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.

  • Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC (cũ): Hóa đơn trên 20 triệu đồng cần chuyển khoản mới khấu trừ được thuế GTGT, tính chi phí hợp lý thuế TNDN.
  • Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (mới): Mốc chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT giảm còn 5 triệu đồng. Tuy nhiên, điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN vẫn áp dụng mốc 20 triệu đồng.

“Từ 1/7/2025, mọi hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên muốn khấu trừ thuế GTGT đều bắt buộc phải được thanh toán không dùng tiền mặt.”

So sánh nhanh hai mốc “5 triệu” và “20 triệu”

  • Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên: Chỉ bắt buộc chuyển khoản nếu muốn khấu trừ thuế GTGT.
  • Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên: Bắt buộc chuyển khoản cả khi muốn khấu trừ thuế GTGT lẫn tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

2. Hiểu chính xác: Thế nào là “thanh toán không dùng tiền mặt”?

Không phải mọi hình thức chuyển tiền đều được xem là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 52/2024/NĐ-CP:

“Thanh toán không dùng tiền mặt là giao dịch sử dụng các phương tiện thanh toán không phải tiền mặt để thực hiện việc chi trả.”

  • Chuyển khoản ngân hàng: Từ tài khoản doanh nghiệp/mua hàng sang tài khoản bên bán.
  • Thanh toán qua tổ chức trung gian hợp pháp: Ví điện tử (Momo, ZaloPay,…), mã QR, thẻ ngân hàng, POS.
  • Bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba: Có quy định rõ ràng trong hợp đồng, chứng từ hợp lệ (ví dụ biên bản ba bên).
  • Chuyển vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc: Trong trường hợp bị cưỡng chế bởi cơ quan chức năng.

Lưu ý quan trọng:

  • Nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán bị loại khỏi diện không dùng tiền mặt.
  • Nếu thanh toán từ tài khoản cá nhân, hoặc qua bên thứ ba, cần lập biên bản xác nhận thanh toán ba bên – nếu không sẽ khó bảo vệ khi giải trình với cơ quan thuế.

“Luôn lưu giữ và sắp xếp chứng từ thanh toán kèm hóa đơn, không chỉ để đủ điều kiện khấu trừ thuế mà còn đảm bảo minh bạch, an toàn khi quyết toán, kiểm tra.”

3. Xác định giá trị hóa đơn 5 triệu đồng như thế nào?

Một trong những điểm làm kế toán viên đau đầu là xác định đúng giá trị tối thiểu cần áp dụng quy định chuyển khoản. Quy tắc là: Tính theo tổng thanh toán trên hóa đơn, đã bao gồm thuế GTGT (nếu có).

  • Hàng hóa: 4.545.455 đồng
  • Thuế GTGT (10%): 454.545 đồng
  • Tổng cộng: 5.000.000 đồng

→ Trong trường hợp này, bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Một số tình huống thực tế

  • Hóa đơn tổng 4.999.999 đồng: Không bắt buộc chuyển khoản.
  • Hóa đơn 4 triệu + phí vận chuyển 1,5 triệu: Tổng vượt 5 triệu => Phải chuyển khoản.
  • Trả trước 2 triệu, còn lại trả sau 4 triệu: Tổng hóa đơn vẫn trên 5 triệu => Cả hai khoản đều cần chuyển khoản.
  • Mua nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp: Cộng dồn hóa đơn cùng ngày nếu quá 5 triệu => Bắt buộc chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT.

4. Những trường hợp ngoại lệ: Khi nào được phép thanh toán tiền mặt?

Dù quy định tương đối chặt chẽ, một số trường hợp vẫn được phép thanh toán tiền mặt mà không bị loại trừ chi phí hoặc quyền khấu trừ thuế (với điều kiện có đầy đủ chứng từ, giải trình rõ với cơ quan thuế).

  • Mua hàng, dịch vụ phục vụ hoạt động không chịu thuế GTGT: Như mua thiết bị cho hoạt động không phải đối tượng chịu thuế, chi phí phúc lợi không phát sinh doanh thu.
  • Chi phí không phục vụ mục tiêu khấu trừ GTGT: Mua hàng làm quà tặng, chi phí marketing hiện vật, phúc lợi nội bộ…
  • Mua từ người không xuất hóa đơn: Như mua nông sản, hàng làng nghề từ hộ/cá nhân không kinh doanh. Lúc này doanh nghiệp lập bảng kê, biên nhận chi tiền mặt theo quy định.
  • Bất khả kháng: Sự cố ngân hàng, thiên tai, hoặc bên bán không chấp nhận chuyển khoản (phải có biên bản xác nhận song phương và giải trình cơ quan thuế).

Lưu ý: Các ngoại lệ chỉ giúp hợp thức khi tính chi phí, không được quyền khấu trừ thuế GTGT nếu không có chứng từ chuyển khoản đúng quy định!

Tốt nhất là tổ chức, luân chuyển quy trình kế toán tập trung: Tất cả giao dịch lớn đều có kế hoạch chuyển khoản, chỉ dùng tới ngoại lệ khi bất khả kháng và lưu đầy đủ bằng chứng liên quan.

5. Xử lý thế nào nếu hóa đơn trên 5 triệu đã trả tiền mặt?

Thực tế không hiếm tình huống doanh nghiệp lỡ thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên vì thói quen cũ. Cách xử lý linh hoạt sẽ giúp bạn giảm thiểu tổn thất chi phí, tránh rắc rối pháp lý.

  • Chưa kê khai thuế GTGT:
    • Giải pháp: Không kê khai thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đã trả tiền mặt (chấp nhận không được hoàn thuế, nhưng vẫn được tính vào chi phí nếu hóa đơn, giao dịch hợp lệ).
  • Đã kê khai khấu trừ thuế GTGT:
    • Nguy cơ: Nếu cơ quan thuế phát hiện, doanh nghiệp phải: nộp lại phần thuế GTGT đã khấu trừ sai, bị phạt chậm nộp, phạt hành chính (từ 10-20% phần thuế kê khai sai).
  • Chuyển khoản không đúng tài khoản/tên bên mua:
    • Giải pháp: Lập biên bản xác nhận ba bên (bên bán, bên mua, người chuyển tiền), cung cấp chứng từ sao kê, hợp đồng và giải trình minh bạch với cơ quan thuế để tránh bị loại chi phí, mất quyền khấu trừ.

“Đừng quên, mọi sai sót nhỏ trong thanh toán có thể khiến doanh nghiệp mất quyền được khấu trừ hàng triệu đồng thuế – phòng ngừa ngay từ đầu vẫn là giải pháp tối ưu nhất.”

Mẹo: Nếu chuyển khoản giúp doanh nghiệp (doanh nghiệp lớn, giám đốc bận), hãy ghi nội dung chuyển khoản rõ “thay mặt công ty... thanh toán hóa đơn số...” để dễ giải trình.

6. Thanh toán lắt nhắt, cộng dồn hóa đơn dưới 5 triệu một ngày – có an toàn?

Nhiều kế toán vẫn “lách luật” bằng cách chia hóa đơn giao dịch thành nhiều khoản nhỏ dưới 5 triệu. Tuy nhiên, bắt đầu từ 1/7/2025, mức cộng dồn hóa đơn cùng ngày từ cùng một nhà cung cấp sẽ áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng.

  • Ví dụ: Trong ngày, bạn mua ba lần từ một nhà cung cấp, lần lượt 2,5 triệu + 1,8 triệu + 1,2 triệu = 5,5 triệu đồng. Dù mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng, tổng giao dịch vẫn bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ số tiền mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

“Chia lẻ hóa đơn để né quy định không phải giải pháp khôn ngoan; cơ quan thuế hoàn toàn có quyền cộng dồn và loại trừ chi phí, thuế GTGT khi phát hiện hành vi này.”

Hậu quả khi lách khoản này:

  • Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
  • Bị loại chi phí khi tính thuế TNDN.
  • Có nguy cơ bị xử phạt hành chính nếu bị xác định có hành vi gian lận thuế.

Giải pháp tối ưu vẫn là chuẩn hóa quy trình mua bán – hạn chế chia nhỏ hóa đơn vượt quy định, chủ động chuyển khoản khi tổng giao dịch trong ngày đáo hạn mốc 5 triệu đồng.

7. Hình thức thanh toán điện tử nào được “chấp nhận”?

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lo lắng: Liệu các phương thức thanh toán hiện đại như ví điện tử, mã QR, thẻ tín dụng có thỏa mãn điều kiện không dùng tiền mặt? Theo quy định, các hình thức được Ngân hàng Nhà nước hoặc tổ chức trung gian hợp pháp quản lý đều hợp lệ, miễn là có chứng từ (sao kê, biên lai, hóa đơn) thể hiện rõ thông tin giao dịch.

Hình thức thanh toán Hợp lệ? Điều kiện kèm theo
Internet Banking/Mobile Banking Có Sao kê tài khoản thể hiện rõ giao dịch, tên bên mua + bên bán
Thẻ ATM, thẻ tín dụng Có Bản sao kê, hóa đơn từ máy POS (nếu mua offline)
Ví điện tử (Momo, ZaloPay, VNPay…) Có Bên bán, bên mua có tài khoản định danh, hóa đơn hoặc sao kê chứng minh giao dịch
Mã QR ngân hàng Có Chứng từ ngân hàng ghi rõ nội dung thanh toán
Chuyển tiền ngoài tên DN Có thể bị loại Lập biên bản xác nhận ba bên

Tip nhỏ: Luôn đối chiếu, lưu bản PDF bản in các chứng từ thanh toán điện tử để tự bảo vệ khi quyết toán, thanh tra thuế.

Lưu ý: Tên trên tài khoản chuyển khoản cần trùng khớp với đơn vị mua hàng ghi trên hóa đơn, tránh chuyển giúp qua tài khoản cá nhân để giảm nguy cơ bị loại trừ thuế.

8. Checklist 7 bước đảm bảo hóa đơn trên 5 triệu đồng đủ điều kiện khấu trừ thuế

  1. Hóa đơn là hóa đơn điện tử hợp pháp (có hoặc không có mã theo quy định).
  2. Tên, mã số thuế bên mua trên hóa đơn khớp với thông tin tài khoản thanh toán.
  3. Giá trị trên hóa đơn đã bao gồm VAT, từ 5 triệu đồng trở lên.
  4. Thanh toán đúng hình thức không dùng tiền mặt: qua ngân hàng, ví điện tử, QR, POS…
  5. Người chuyển khoản phải là đại diện chính danh của bên mua: Không nên dùng tài khoản cá nhân của nhân viên, nếu có phải bổ sung biên bản 3 bên.
  6. Lưu đủ chứng từ thanh toán kèm theo hồ sơ: ủy nhiệm chi, sao kê, biên nhận chuyển khoản – cả bản PDF và bản in.
  7. Không chia nhỏ hóa đơn, không “lách” giá trị: để tránh bị cơ quan thuế cộng dồn, xử lý theo quy định.

Bí quyết thực tiễn: Khi chuyển khoản, hãy ghi rõ nội dung: “Thanh toán hóa đơn số [XXX] ngày [dd/mm/yyyy] cho Công ty [Tên] – MST: [Mã số thuế]”. Thói quen nhỏ, hiệu quả lớn khi giải trình với cơ quan thuế hoặc quyết toán cuối năm!

9. Một số lưu ý & Phòng tránh rủi ro thực tiễn

  • Lưu hồ sơ thanh toán, hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho… thành một bộ: Đây là tấm “khiên” để bạn tự tin khi thanh tra, kiểm tra thuế.
  • Phát hiện nhầm lẫn (trả tiền mặt, chuyển khoản sai tài khoản…)? Xử lý càng sớm càng tốt: Không kê khai khấu trừ thuế, lập điều chỉnh hoặc biên bản xác nhận, giải trình rõ ràng.
  • Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp tính năng thanh toán: Giúp giảm thiểu sai sót, tự động lưu vết giao dịch, tiết kiệm thời gian và tăng tính tuân thủ cho doanh nghiệp.
  • Chính sách chi phí phúc lợi, chi phí không liên quan trực tiếp: Luôn rà soát định kỳ để xác định khoản nào bắt buộc chuyển khoản, khoản nào áp dụng ngoại lệ hợp lệ.

“Rủi ro mất hàng chục triệu đồng thuế trong một kỳ quyết toán xuất phát từ những sai sót nhỏ, hoàn toàn có thể phòng tránh nhờ thói quen kiểm tra, chuẩn hóa quy trình và cập nhật quy định liên tục.”

Mẹo nhỏ:

Nếu có bất kỳ băn khoăn nào, hãy chủ động liên hệ tư vấn thuế chuyên nghiệp trước khi thực hiện giao dịch hoặc đề nghị chuyển khoản.

10. Động lực tuân thủ và hướng đi dài hạn cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi số là xu hướng không thể đảo ngược. Thay đổi thói quen từ “tiện đâu thanh toán đó”, chuyển sang chủ động kiểm soát dòng tiền minh bạch, nhất quán chứng từ và tuân thủ quy trình chuyển khoản không chỉ giảm thiểu rủi ro thuế mà còn là đòn bẩy tăng uy tín, sức mạnh tài chính trong dài hạn.

“Thuế không chỉ là nghĩa vụ – mà còn là chiếc cầu nối giữa sự phát triển bền vững và môi trường kinh doanh lành mạnh. Hãy xem việc tuân thủ quy định mới về hóa đơn, chuyển khoản như một cơ hội cải tiển quy trình và nâng tầm doanh nghiệp của bạn.”

Khi bạn hiểu và thực hiện nghiêm túc các quy định về chuyển khoản với mốc hóa đơn mới, mọi giao dịch trở nên minh bạch, quyền lợi thuế được đảm bảo, và doanh nghiệp sẵn sàng hội nhập, phát huy tối đa tiềm năng phát triển trên mọi kênh bán hàng – từ offline đến online.

Để theo dõi các thông tin, quy định mới nhất và nhận các tư vấn giá trị về kế toán, tài chính – thuế, bạn có thể cập nhật thường xuyên trên website Kế toán Thuế Online hoặc Facebook KTO. KTO luôn đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp vừa & nhỏ, hộ kinh doanh cá thể trong mọi vấn đề về tuân thủ pháp lý, thực hiện hóa đơn, chứng từ và chính sách thuế.

Bạn hãy tin rằng – sự thay đổi nhỏ trong cách thức thanh toán, phòng ngừa rủi ro hóa đơn sẽ là bước đệm vững chắc để bạn an tâm phát triển, vững tin vượt qua mọi biến động của môi trường kinh doanh hiện đại.

Nguồn tham khảo:

  • Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Chính phủ
  • Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC – Bộ Tài chính
  • Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt
  • Hệ thống các công văn, trả lời của Tổng cục Thuế, Cục thuế các tỉnh