Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các hộ kinh doanh cá thể xuất hiện, đóng vai trò động lực thúc đẩy phát triển xã hội và tạo việc làm. Tuy vậy, việc đáp ứng các quy định về tài chính, kế toán, thuế vẫn là nỗi băn khoăn lớn của nhiều chủ hộ kinh doanh: “Liệu quy định mới có gây khó dễ cho hoạt động kinh doanh? Làm sao minh bạch hóa tài chính nhưng vẫn thuận lợi vận hành & phát triển?” Nếu bạn cũng đang tìm cách thích nghi và nâng cao năng lực quản trị tài chính, bài viết này chính là nguồn tư vấn thiết thực cho bạn.
Đổi mới tư duy kế toán, tuân thủ luật pháp không còn là gánh nặng – đó chính là nền tảng để hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vững tin phát triển bền vững trong thời đại số hóa!
Cơ sở pháp lý về chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13: Nền tảng của mọi quy định nội dung về kế toán trên phạm vi cả nước.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán.
- Thông tư 88/2021/TT-BTC: Định hình chế độ kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Có hiệu lực từ ngày 01/01/2022, thay thế các quy định cũ như Quyết định 169/2000/QĐ-BTC và 131/2002/QĐ-BTC.
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Hướng dẫn cách xác định và nộp thuế giá trị gia tăng & thuế thu nhập cá nhân với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Đặc biệt, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị quyết 68 định hướng dần xóa bỏ mô hình “hộ khoán”, khuyến khích mọi đối tượng kinh doanh minh bạch hóa tài chính, thực hiện hóa đơn và kê khai sổ sách bài bản. Đó vừa là cơ hội để nâng tầm quản trị doanh nghiệp, vừa là thách thức buộc chủ hộ kinh doanh phải chủ động cập nhật kiến thức mới.
Hiểu rõ luật, áp dụng đúng và đủ – doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh sẽ bứt phá mạnh mẽ và xây dựng được niềm tin với đối tác, khách hàng.
Ai bắt buộc và ai nên áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88?
Đối tượng “bắt buộc” áp dụng Thông tư 88/2021/TT-BTC
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (Không còn khoán thuế). Định nghĩa đối tượng kê khai căn cứ theo Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC.
- Doanh thu thuộc các nhóm quy mô sau (theo lộ trình xóa bỏ thuế khoán):
- Nhóm 3: Doanh thu từ 1 tỷ – dưới 10 tỷ đồng/năm (hoặc 1-3 tỷ đồng đối với lĩnh vực xây dựng, nông nghiệp, công nghiệp): Bắt buộc sử dụng hóa đơn và áp dụng chế độ kế toán đơn giản (theo Thông tư 88 được sửa đổi tùy lộ trình).
- Nhóm 4: Doanh thu từ 10 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc áp dụng đầy đủ Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Đối tượng được khuyến khích áp dụng
- Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán (doanh thu dưới 200 triệu đồng hoặc dưới 1 tỷ đồng/năm, tùy lĩnh vực),
- Chưa bắt buộc áp dụng theo Thông tư 88, nhưng nếu có nguyện vọng làm rõ dòng tiền, kiểm soát tài chính chặt chẽ, chủ động hợp tác với đối tác lớn, được khuyến khích áp dụng sớm chế độ kế toán đơn giản theo phần mềm Bộ Tài chính hoặc yêu cầu quản trị riêng.
Thói quen minh bạch hóa sổ sách là chiếc “phao cứu sinh” quý giá khi hộ kinh doanh cần vay vốn, mở rộng quy mô hay mời gọi đầu tư.
Lưu ý: Lộ trình xóa bỏ thuế khoán dự kiến hoàn tất vào năm 2026-2028, mọi hộ kinh doanh sẽ phải chuyển sang chế độ hóa đơn, kê khai và ghi chép sổ sách kế toán minh bạch.
Tổ chức công tác kế toán ở hộ kinh doanh: Linh hoạt, nhưng cần chuyên nghiệp
Bố trí, phân công kế toán
- Chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tự quyết định việc phân công người phụ trách kế toán (khác với doanh nghiệp bắt buộc có kế toán trưởng).
- Có thể chọn người thân (vợ, chồng, cha mẹ, con, anh/chị/em ruột, con nuôi…) hoặc chính người đại diện, hoặc giao cho các vị trí quản lý/thủ kho/thủ quỹ.
- Không bắt buộc phải có bằng cấp chuyên môn kế toán như quy định cũ, nhưng người đảm nhiệm nên được đào tạo ngắn hạn hoặc trau dồi nghiệp vụ để tránh sai sót.
Kinh nghiệm: Nên chọn người gắn bó thường xuyên với hoạt động kinh doanh, có tinh thần trách nhiệm và tính cẩn trọng cao.
Lựa chọn chế độ kế toán
- Tùy nhu cầu quản trị thực tế và quy mô, hộ kinh doanh cá thể/cá nhân kinh doanh có thể:
- Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (dành riêng cho hộ kinh doanh).
- Hoặc xin áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.
Lời khuyên: Đơn vị kinh doanh nên lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô doanh thu, nhu cầu hợp tác ngân hàng/vốn hoặc quản trị tài chính thực tế.
“Làm đúng ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm chi phí, hạn chế rắc rối với thuế vụ và nuôi dưỡng tiềm năng phát triển lâu dài.”
Chứng từ kế toán – Lập, ký và lưu trữ đúng luật để an tâm kiểm soát
Các mẫu chứng từ mới áp dụng cho hộ kinh doanh (theo Phụ lục 1, Thông tư 88)
- Phiếu chi (Mẫu 01-TT)
- Phiếu thu (Mẫu 02-TT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 03-TT)
- Phiếu nhập kho (Mẫu 04-TT)
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập cho người lao động (Mẫu 05-LĐTL)
Yêu cầu về nội dung, lập, ký và lưu trữ chứng từ
- Bắt buộc phải có trên chứng từ:
- Tên, số hiệu, ngày tháng năm lập
- Tên, địa chỉ của bên lập và bên nhận
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh
- Số lượng, đơn giá, số tiền (ghi số & ghi chữ)
- Chữ ký (người lập, người duyệt, các bên liên quan)
- Chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ tài chính, nội dung chính xác – đầy đủ.
- Nếu chưa có mẫu chứng từ, được quyền tự thiết kế nhưng vẫn phải đảm bảo đủ chi tiết.
- Không tẩy xóa, không viết tắt, cần ghi liên tục, số trang liền mạch, chỗ trống gạch chéo.
- Chứng từ sai phải hủy bằng cách gạch chéo, lập lại chứng từ mới.
- Chứng từ điện tử được chấp nhận nếu đảm bảo an toàn, bảo mật, không thay đổi dữ liệu trong quá trình lưu chuyển.
“Mọi chữ ký trên chứng từ kế toán đều là cam kết chịu trách nhiệm pháp lý, vì vậy hãy cẩn thận và minh bạch – đó là bảo hiểm pháp lý vững chắc cho kinh doanh của bạn.”
Sổ sách kế toán cho hộ kinh doanh: Những gì cần có?
Sổ kế toán bắt buộc (theo Thiết kế mẫu tại Thông tư 88/2021/TT-BTC – Phụ lục 2):
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1-HKD)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2-HKD)
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S3-HKD)
- Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (S4-HKD)
- Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương (S5-HKD)
- Sổ quỹ tiền mặt (S6-HKD)
- Sổ tiền gửi ngân hàng (S7-HKD)
Chỉ cần duy trì các sổ trên một cách trung thực và đều đặn, bạn đã đi được 80% chặng đường tuân thủ luật pháp và bảo vệ chính mình.
Quy định về cách ghi sổ, mở sổ, lưu trữ và sửa chữa:
- Ghi sổ: Đúng trình tự thời gian, liên tục, đủ thông tin từ chứng từ.
- Kỳ mở sổ: Đầu mỗi năm tài chính hoặc vào ngày thành lập.
- Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc hoạt động.
- Lưu trữ: Cần in sổ giấy, đóng thành quyển riêng theo từng kỳ hoặc lưu trữ điện tử đảm bảo bảo mật, có thể tra cứu đủ thời hạn lưu trữ.
- Sửa chữa: Tuân thủ quy định sửa sổ, ghi chú rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm (theo Điều 27 Luật Kế toán 2015).
Mẹo nhỏ: Trong quá trình kinh doanh, hãy thường xuyên rà soát các khoản thu–chi, đối chiếu với sổ sách để phát hiện chênh lệch sớm, tránh rủi ro kiểm tra thuế!
Các tình huống thực tế, câu hỏi thường gặp về chế độ kế toán hộ cá nhân kinh doanh
- Hộ kinh doanh nộp thuế kê khai phải áp dụng chế độ kế toán nào?
Bắt buộc sử dụng Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ (nếu được chấp thuận). - Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có bắt buộc ghi sổ sách không?
Chưa bắt buộc nhưng rất nên tập thói quen ghi chép, chuẩn bị sớm trước thời điểm toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai – hóa đơn điện tử. - Ai được làm kế toán cho hộ kinh doanh?
Chủ hộ có thể chọn vợ/chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột hoặc thậm chí chính mình, miễn đảm bảo trách nhiệm và năng lực công việc. - Thời gian lưu trữ hóa đơn, sổ sách là bao lâu?
Theo quy định chung, hóa đơn bán ra (nếu không phải tài liệu mang ý nghĩa sử liệu vĩnh viễn) và sổ sách kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. - If sử dụng phần mềm kế toán hay máy tính, có phải in sổ giấy không?
Có, khi kết thúc năm tài chính cần in, đóng thành từng quyển cho mỗi kỳ để thuận tiện cho công tác kiểm tra, tra cứu.
Mẹo vận hành và những bí quyết thực chiến cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ
- Không đợi đến khi kiểm tra mới lo hợp thức sổ sách: Ghi chép, cập nhật, lưu trữ đều đặn từng ngày dễ dàng hơn so với xử lý hậu kiểm.
- Sử dụng sổ mẫu của Bộ Tài chính hoặc phần mềm: Hiện nhiều phần mềm kế toán miễn phí cho hộ kinh doanh đã cập nhật mẫu sổ mới, chỉ cần làm quen và nhập dữ liệu đúng quy trình.
- Thường xuyên tham khảo tài liệu, hỏi chuyên gia: Lĩnh vực luật, thuế thay đổi rất nhanh. Đừng ngại hỏi kế toán/thuế hoặc cập nhật trên các nguồn đáng tin cậy như Kế toán Thuế Online để không bỏ lỡ quy định quan trọng.
- Lưu giữ hóa đơn chứng từ cẩn thận, phân loại rõ ràng: Tạo các thùng hồ sơ chia theo năm, phân loại thu–chi–hàng tồn kho để khi cần trình xuất cực kỳ thuận tiện.
- Nâng cấp dần tính chuyên nghiệp: Khi quy mô tăng trưởng, nên đầu tư thêm về nhân sự kế toán và/hoặc dịch vụ kế toán outsource, mang lại sự yên tâm dài lâu.
“Mỗi trang sổ sách bạn ghi hôm nay sẽ là vũ khí bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro thuế ngày mai; hãy xem quản trị tài chính là nghệ thuật xây nền tảng cho thành công bền vững!”
Lời nhắn nhủ từ chuyên gia kế toán – đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển
Là một chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, tài chính doanh nghiệp nhỏ, tôi hiểu rằng những thay đổi về chế độ kế toán có thể khiến nhiều chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cảm thấy lo lắng, áp lực – nhất là khi đang quen vận hành “đơn giản hóa” lâu năm. Nhưng nếu nhìn nhận đây là bước chuyển để bảo vệ an toàn pháp lý, nâng cao năng lực quản lý và tạo cơ hội tiếp cận nguồn vốn, đối tác lớn, bạn sẽ thấy việc thực hiện sổ sách, hóa đơn, chứng từ chuyên nghiệp là lựa chọn khôn ngoan và tất yếu.
Hãy chủ động cập nhật kiến thức, lựa chọn phương thức tổ chức kế toán phù hợp, luyện tập thói quen minh bạch tài chính ngay từ hôm nay. Khi bạn làm đúng – đủ – đều, không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng uy tín thương hiệu, bền bỉ phát triển cùng cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
Đừng ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các dịch vụ, chuyên gia uy tín, cập nhật thường xuyên thông tin pháp lý mới nhất từ cơ quan Nhà nước và các tổ chức tư vấn. Một chút chủ động hôm nay sẽ giúp bạn an tâm ngày mai!
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn tham khảo & tài liệu hữu ích
- Thông tư 88/2021/TT-BTC – Chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Thông tư 40/2021/TT-BTC – Hướng dẫn thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế cho HKD, CNKD
- Luật Kế toán 88/2015/QH13 và Luật Quản lý thuế số 38/2019
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Hướng dẫn luật kế toán
- Bộ tài liệu, sample biểu mẫu kế toán hộ kinh doanh (trên website hoặc ứng dụng từ Bộ Tài chính)