Văn bản pháp lý

Định Hướng Các Thủ Tục Pháp Lý Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Posted on by Kế toán Online
26
Th6

Cứ mỗi ngày lại có hàng trăm doanh nghiệp mới ra đời, góp phần làm giàu thêm cho bức tranh kinh tế năng động, kiến tạo chỗ đứng cho nhiều ý tưởng hay và đam mê khởi nghiệp. Tuy nhiên, sau thời điểm hân hoan nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, không ít doanh nhân lại lúng túng khi bước vào hành trình hoàn thiện hàng loạt thủ tục pháp lý ban đầu. Những quy định về thuế, bảo hiểm, hóa đơn,… có thể khiến chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể chuyển đổi, cảm thấy “ngợp” và đôi lúc bối rối giữa ma trận hồ sơ.
Nếu bạn đang ở giai đoạn cất cánh đầu tiên, bài viết này sẽ là tấm bản đồ chi tiết, chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp mới thành lập vững vàng hơn trên con đường hợp pháp hóa hoạt động, đồng thời tránh những sai sót, phạt vi phạm không đáng có trong những ngày đầu tiên vận hành.

Những thủ tục pháp lý doanh nghiệp mới thành lập cần hoàn thiện

Giai đoạn đầu thành lập doanh nghiệp không chỉ là bước ngoặt khởi sự kinh doanh mà còn là lúc xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc. Dưới đây là tổng hợp từng bước quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Đăng ký, kê khai thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài.
  • Làm biển hiệu, treo bảng tên doanh nghiệp đúng quy định.
  • Mở tài khoản ngân hàng và gửi thông báo tài khoản cho cơ quan thuế.
  • Mua chữ ký số điện tử, đăng ký dịch vụ thuế điện tử để dễ dàng kê khai, nộp thuế online.
  • Hoàn thiện thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Làm rõ các điều kiện bổ sung: chứng chỉ hành nghề, góp vốn, giấy phép con (nếu là ngành nghề kinh doanh có điều kiện).
  • Đăng ký và tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bắt buộc cho người lao động.
  • Kê khai, quyết toán các loại thuế định kỳ và báo cáo theo luật.
  • Xây dựng và quản lý hệ thống kế toán, tài chính doanh nghiệp chuẩn chỉnh ngay từ đầu.

Mỗi bước thủ tục hoàn thiện không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển minh bạch, lành mạnh và bền vững của doanh nghiệp.

1. Đăng ký kê khai thuế ban đầu – Việc quan trọng phải làm đầu tiên

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện bước kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý địa bàn. Nhờ Nghị định 122/2020/NĐ-CP, các thủ tục đăng ký doanh nghiệp và thuế được liên thông đồng bộ, giảm nhiều thủ tục giấy tờ so với trước đây. Tuy nhiên, có những hồ sơ/khai báo doanh nghiệp vẫn cần lưu ý:

  • Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Cần chủ động đăng ký với Chi cục Thuế nếu doanh nghiệp có tài sản cố định, trước khi thực hiện trích khấu hao.
  • Kê khai, nộp lệ phí môn bài: Tùy vốn điều lệ, doanh nghiệp xác định mức lệ phí theo quy định và hoàn thành tờ khai, thường là trước ngày 30/01 của năm hoạt động đầu tiên (và các năm tiếp theo).

Lệ phí môn bài năm 2024 quy định như sau:

  • Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm
  • Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm
  • Chi nhánh, văn phòng đại diện, điểm KD khác: 1.000.000 đồng/năm

Mẹo nhỏ: Hãy hoàn tất việc kê khai và nộp ngay từ đầu năm để tránh phát sinh lãi phạt. Hiện việc nộp thuế điện tử rất thuận tiện thông qua cổng thông tin thuế hoặc sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp dịch vụ thuế.

“Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế ngay khi khởi đầu không chỉ giúp bạn tránh rủi ro phạt hành chính mà còn củng cố uy tín doanh nghiệp.” – Đánh giá của một chuyên gia tài chính.

Mức thuế = Mức lệ phí môn bài x Số năm hoạt động (hoặc tỷ lệ tương ứng với tháng bắt đầu hoạt động đối với năm đầu)

2. Đăng, treo biển hiệu doanh nghiệp – Bước nhỏ nhưng không thể bỏ qua

Biển hiệu là “bộ mặt” của doanh nghiệp trước pháp luật và khách hàng. Theo Luật Doanh nghiệp mới nhất, trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp phải làm bảng hiệu và treo tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện. Các nội dung bắt buộc gồm:

  • Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp
  • Địa chỉ đăng ký trụ sở (đúng với giấy phép KD)
  • Ngành nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh (nếu cần)

Lưu ý: Không treo biển có thể bị phạt 20 – 30 triệu đồng (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP). Hãy chú trọng đầu tư bảng hiệu chỉn chu, giúp khách hàng – đối tác dễ nhận diện.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chủ quan, chưa đầu tư vào biển hiệu, dẫn đến bị phạt và mất điểm với khách hàng. Đừng xem nhẹ bước nhỏ này!

3. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế

Một tài khoản ngân hàng là điều kiện gần như bắt buộc với doanh nghiệp hiện đại, giúp thực hiện giao dịch, nhận thanh toán và kê khai thuế không dùng tiền mặt.

  • Hồ sơ mở tài khoản gồm: giấy ĐKKD, CMND/CCCD người đại diện, dấu công ty, quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có)…
  • Không còn bắt buộc thông báo qua Sở KHĐT bằng hồ sơ giấy, nhưng doanh nghiệp nên gửi mẫu 08-MST tại cơ quan thuế để cập nhật hệ thống, phòng tránh tranh chấp về giao dịch phát sinh sau này.

Mẹo nhỏ: Hãy luôn làm 2 bản thông báo, đề nghị cơ quan thuế đóng dấu nhận vào 1 bản để lưu.

Việc mở và công khai tài khoản ngân hàng minh bạch giúp bạn chủ động trong hạch toán chi phí khi tính thuế.

4. Mua chữ ký số điện tử – “Chìa khóa vàng” của doanh nghiệp số

Ngày nay, chữ ký số điện tử không chỉ dùng để khai thuế mà còn có thể ký hợp đồng online, nộp bảo hiểm, giao dịch ngân hàng an toàn mọi lúc mọi nơi. Doanh nghiệp mới cần chú ý đến các điểm sau khi mua và đăng ký chữ ký số:

  • Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, tương thích phần mềm nội bộ và hệ thống quản lý của Nhà nước.
  • Mỗi chữ ký số gắn với một doanh nghiệp, quản lý bảo mật tốt để phòng ngừa rủi ro bị mất hoặc bị sử dụng sai mục đích.

Các bước đăng ký nộp thuế điện tử:

  • Mở tài khoản ngân hàng có chức năng thanh toán điện tử.
  • Đăng ký kê khai và nộp thuế qua cổng thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
  • Đăng ký ủy quyền trích nợ tài khoản tại ngân hàng để thực hiện giao dịch nộp thuế online.

Bạn có thể chủ động kê khai, nộp thuế, hoặc xử lý giao dịch dù đang công tác xa chỉ với một thiết bị có kết nối mạng và chữ ký số điện tử. Đây là lợi thế mà doanh nghiệp truyền thống trước đây khó có được!

Tip hay: Luôn lưu bản mềm file chứng nhận chữ ký số ở nơi an toàn, riêng biệt với máy tính làm việc hàng ngày.

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Yếu tố sống còn trong thời kỳ chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) hiện nay là bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Khi khởi tạo HĐĐT, doanh nghiệp phải thực hiện đúng trình tự đăng ký – phê duyệt – phát hành, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quá trình gồm các bước:

  • Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn, kê khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
  • Hoàn thiện thông tin, ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.
  • Xác nhận/giải trình nếu có yêu cầu bổ sung.
  • Nhận thông báo chấp thuận, bắt đầu xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử minh bạch giúp giảm thiểu rủi ro làm giả, gian lận hóa đơn, đồng thời tạo thuận lợi lớn cho việc quản lý tài chính – kế toán nội bộ.

Lưu ý: Mọi chỉnh sửa (ví dụ đổi hình thức hóa đơn hay người phụ trách tài khoản) đều phải đăng ký lại để tránh bị từ chối hóa đơn hợp lệ.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, góp vốn, ngành nghề đặc thù

Có một thực tế là rất nhiều doanh nghiệp chỉ làm thủ tục thành lập chung chung mà bỏ sót những điều kiện “đặc thù” như:

  • Giấy phép con với ngành nghề có điều kiện (ví dụ: ngành y, giáo dục, xây dựng…).
  • Chứng chỉ hành nghề của người đại diện hoặc nhân sự phụ trách đối với ngành cần bằng cấp chuyên môn.
  • Cam kết góp vốn đúng hạn (thường trong 90 ngày kể từ ngày ĐKKD với công ty TNHH, cổ phần…).

Nếu không góp vốn đúng hạn mà không làm thủ tục giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp sẽ bị phạt 20–30 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP), đồng thời có thể bị yêu cầu điều chỉnh giấy phép.

Luôn theo dõi sát tiến độ hoàn thành các điều kiện pháp lý đặc thù để tránh bị truy thu hoặc phạt khi có thanh tra – kiểm tra đột xuất.

7. Đăng ký đóng bảo hiểm bắt buộc cho người lao động

Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (và bảo hiểm thất nghiệp nếu có) là nghĩa vụ bắt buộc, thể hiện trách nhiệm với người lao động và là điều kiện cần để doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật lao động.

  • Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm cho từng lao động phát sinh chính thức.
  • Hồ sơ thường gồm: mẫu TK3-TS (thông tin đơn vị), báo cáo D02-LT (danh sách lao động), hợp đồng lao động…

Bí quyết: Sử dụng hệ thống bảo hiểm điện tử để lập và nộp hồ sơ trực tuyến, giúp tiết kiệm tối đa thời gian di chuyển, đồng thời dễ dàng tra cứu quá trình tham gia cho từng nhân viên.

Bạn không thể trì hoãn trách nhiệm bảo hiểm xã hội. Chỉ cần bị phát hiện chưa đăng ký BHXH, mức phạt cho doanh nghiệp có thể lên tới hàng trăm triệu đồng, ảnh hưởng lớn đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Hãy chủ động!

8. Kê khai thuế định kỳ – Đừng để “lơ là” thành gánh nặng

Sau những thủ tục ban đầu, doanh nghiệp phải duy trì nề nếp kê khai, nộp các loại thuế và báo cáo định kỳ:

  • Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
  • Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
  • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu áp dụng)
  • Quyết toán thuế cuối năm

Hàng tháng, quý, năm doanh nghiệp phải chủ động nộp tờ khai, tránh bị phạt nộp chậm, kê khai sai hay trốn thuế. Hệ thống phần mềm kế toán, thuế điện tử sẽ là công cụ quản lý hiệu quả, hạn chế sai sót thường gặp với doanh nghiệp mới.

Tip nhanh: Đặt lịch nhắc trên Google Calendar hoặc ứng dụng quản lý công việc những mốc thời gian kê khai/nộp thuế, tránh quên hạn quan trọng!

Mẹo so sánh: Doanh nghiệp “tự làm kế toán” vs. Thuê ngoài dịch vụ

  • Tự làm: Chủ động, tiết kiệm chi phí ban đầu, phù hợp nếu có nhân sự hiểu biết sâu về tài chính, kế toán.
  • Thuê ngoài: Giúp giảm rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian, nhận tư vấn cập nhật liên tục, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ chưa xây dựng bộ máy kế toán chuyên nghiệp.

Hãy cân nhắc kỹ để lựa chọn mô hình phù hợp giai đoạn khởi đầu.

9. Kinh nghiệm quản lý kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Quản trị tài chính, kế toán không chỉ là việc ghi chép sổ sách mà còn là “trái tim” của sự vận hành doanh nghiệp. Với doanh nghiệp mới, người làm kế toán cần chú trọng:

  • Hiểu rõ loại hình, ngành nghề, chu kỳ kinh doanh; từ đó thiết lập hệ thống kế toán phù hợp (tham chiếu Thông tư 200 hoặc 133).
  • Xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, mã khách hàng, mã nhà cung cấp ngay từ đầu. Điều này giúp truy xuất, kiểm soát tốt hơn khi phát sinh giao dịch.
  • Tổ chức quy trình thu thập và kiểm tra chứng từ; thiết lập quy tắc kiểm tra chữ ký, ngày tháng, nội dung trước khi lưu trữ, hạn chế rủi ro thiếu hồ sơ khi quyết toán.
  • Ghi nhận đầy đủ các khoản phát sinh, kiểm soát nghiệp vụ: hóa đơn đầu vào/ra, phiếu chi, phiếu thu, lương, tạm ứng, công nợ, ngân hàng… Đối chiếu thường xuyên số liệu thực tế và sổ sách.
  • Đăng ký, thực hiện đúng chế độ thuế, chủ động theo dõi các kỳ kê khai, nộp thuế GTGT, TNDN, TNCN.
  • Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ từ thời điểm mua sắm, thực hiện phân bổ, khấu hao chuẩn xác.
  • Lập báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ định kỳ: hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và khách quan.
  • Thường xuyên cập nhật chính sách mới, văn bản hướng dẫn từ cơ quan chức năng – nhất là chính sách thay đổi liên tục về thuế, kế toán.
  • Tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề về chi phí, ngân sách, hiệu quả kinh doanh, sớm phát hiện điểm bất hợp lý, cảnh báo rủi ro tài chính tiềm ẩn.

“Bộ máy tài chính kế toán ổn định ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo lợi thế cạnh tranh khi mở rộng quy mô kinh doanh về sau.”

Chia sẻ thực tế và lời khuyên chuyên gia dành cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp

Đã từng làm việc với hàng trăm doanh nghiệp, tôi nhận ra rằng thách thức lớn nhất nhiều khi không nằm ở vốn hoặc ý tưởng sản phẩm, mà ở chính khả năng nắm bắt thông tin pháp luật, chủ động hoàn thiện hệ thống tài chính, kế toán sớm nhất có thể. Đừng ngại tìm kiếm sự trợ giúp từ chuyên gia, hoặc tìm hiểu qua các kênh chính thống, đặc biệt là khi thị trường và hệ thống pháp lý luôn biến động.

  • Luôn lưu lại lịch sử nộp hồ sơ, quyết định, biên nhận của các bước pháp lý – điều này sẽ giúp doanh nghiệp “phòng bệnh hơn chữa bệnh” khi bị kiểm tra, thanh tra.
  • Dành thời gian cập nhật các văn bản mới trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội,… hoặc tham gia hội thảo chuyên đề.
  • Tận dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán hiện đại để giảm tải thủ tục, nâng cao tính chính xác và minh bạch.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý, tài chính ngay từ ngày đầu thành lập sẽ là “bệ phóng” vững vàng cho giấc mơ khởi nghiệp của bạn vươn xa.

Đừng quên, để cập nhật thông tin mới nhất về các văn bản, quy định và nhận tư vấn thực tế từ các chuyên gia tài chính – kế toán, bạn có thể theo dõi thêm tạiKế toán Thuế Online (KTO) cũng như trang Facebook KTO để không bỏ lỡ bất cứ thay đổi quan trọng nào dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Một vài nguồn tham khảo hữu ích

  • Nghị định 122/2020/NĐ-CP (liên thông đăng ký doanh nghiệp và thuế)
  • Nghị định 70/2025/NĐ-CP (về hóa đơn điện tử)
  • Luật Doanh nghiệp 2020
  • Thông tư 105/2020/TT-BTC (về đăng ký thuế)
  • Thông tư 200, Thông tư 133 (chế độ kế toán doanh nghiệp)
  • Website: thuedientu.gdt.gov.vn
  • Website: baohiemxahoivietnam.gov.vn

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay mới chuyển đổi từ hộ kinh doanh, hành trình phía trước luôn rộng mở cho những ai chủ động, chuẩn chỉ trong từng bước đi. Hãy để các quy định không còn là rào cản, mà là chiếc đòn bẩy giúp bạn phát triển vững bền – bức tranh khởi nghiệp sẽ trọn vẹn hơn khi được phủ màu bởi những giá trị kỷ luật và minh bạch tài chính. Chúc bạn thành công và luôn giữ được ngọn lửa đam mê kinh doanh trong mọi thử thách!