Tin tức

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất năm 2025 doanh nghiệp cần biết

Posted on by Kế toán Online
07
Th7

Là người dẫn dắt doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhỏ hiện nay, bạn không chỉ cần tập trung vào tăng trưởng doanh số hay mở rộng thị trường, mà còn phải đối mặt với rất nhiều quy định pháp luật về thuế – mỗi thay đổi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến sức khỏe tài chính của tổ chức. Đặc biệt, thuế giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một chủ đề nóng của cộng đồng kế toán – tài chính Việt Nam. Khi Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, hàng loạt điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào sẽ được điều chỉnh, tạo ra nhiều điểm mới mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, tránh rủi ro, tối ưu chi phí. Chính vì vậy, ở bài viết này, tôi sẽ cùng bạn đi sâu vào cẩm nang cập nhật các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới nhất năm 2025 – giải thích chi tiết, cùng các ví dụ, gợi ý thực tế và lưu ý dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như hộ kinh doanh cá thể.

Cơ sở pháp lý và tinh thần của các quy định mới về khấu trừ thuế GTGT đầu vào

  • Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025)
  • Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế GTGT
  • Thông tư 69/2025/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Luật Thuế GTGT

Điều này có nghĩa là từ ngày 01/7/2025, mọi chứng từ sổ sách liên quan đến khấu trừ thuế GTGT đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các văn bản pháp luật mới này. Những thay đổi lần này tập trung vào việc siết chặt chứng từ hợp lệ, mở rộng khung về hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, đồng thời thu hẹp giới hạn các trường hợp ngoại lệ, nhằm hướng tới quản lý thuế minh bạch và hiệu quả hơn.

Cập nhật kịp thời các điều kiện mới về khấu trừ thuế GTGT sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí hợp lệ, tránh phạt và chủ động kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Tổng quan về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Nghị định 181/2025

Từ ngày 01/7/2025, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời hai nhóm điều kiện quan trọng:

  • Có hóa đơn, chứng từ nộp thuế hợp lệ
  • Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), trừ các trường hợp đặc biệt

Chúng ta sẽ đi sâu chi tiết từng điều kiện, và so sánh với quy định trước ngày 01/7/2025, cũng như đưa ra các lưu ý thiết thực cho doanh nghiệp.

1. Điều kiện về hóa đơn và chứng từ nộp thuế

a. Mua hàng hóa, dịch vụ trong nước

  • Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) hợp pháp.
  • Lưu ý: Hóa đơn bán hàng (của doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) không đủ điều kiện để khấu trừ.

b. Đối với nhập khẩu hàng hóa:

  • Phải có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (ví dụ: chứng từ nộp thuế hải quan điện tử hợp lệ).

c. Trường hợp nộp thuế thay cho nhà thầu nước ngoài:

  • Phải có chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài (theo Điều 6 Thông tư 69/2025/TT-BTC: là chứng từ nộp ngân sách nhà nước).

Mẹo nhỏ: Khi nhận hóa đơn GTGT đầu vào, hãy kiểm tra kỹ các tiêu chí: tên, mã số thuế, địa chỉ đúng thực tế, mô tả hàng hóa/dịch vụ rõ ràng, số tiền, ký số hoặc dấu… Sau mỗi lần nhận hóa đơn, tốt nhất, đối chiếu ngay với hợp đồng/hồ sơ nhập hàng để tránh sai sót.

Hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế hợp pháp mà còn là bằng chứng vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.

2. Điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Với hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngược lại, hóa đơn dưới 5 triệu đồng, trả bằng tiền mặt vẫn khấu trừ thuế GTGT được.

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nào được chấp nhận?

  • Séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu qua ngân hàng
  • Chuyển khoản điện tử, thẻ ngân hàng (ghi nợ, tín dụng, trả trước), ví điện tử được cấp phép
  • Các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

Đặc biệt lưu ý: Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán KHÔNG được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt. Bên mua phải chuyển khoản hoặc sử dụng các phương thức đã liệt kê ở trên.

Mẹo ứng dụng:

Khi chuyển khoản, nên ghi rõ “thanh toán hóa đơn số... ngày... cho hợp đồng...” trong nội dung giao dịch, để dễ tra soát về sau.

Thanh toán dưới 5 triệu đồng: Có thể dùng tiền mặt

  • Hóa đơn từng lần dưới 5 triệu đồng (gồm thuế) không bắt buộc phải có chuyển khoản. Có thể dùng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều hợp lệ.
  • Tuy nhiên, nếu trong 1 ngày mua của cùng một nhà cung cấp nhiều hóa đơn nhỏ, tổng cộng từ 5 triệu trở lên thì vẫn phải dùng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ.

Ví dụ thực tế: Ngày 15/7/2025, Công ty bạn mua ba hóa đơn khác nhau của cùng một nhà cung cấp trong ngày, với số tiền lần lượt là 2 triệu, 1 triệu và 3 triệu đồng. Tổng cộng 6 triệu. Trong trường hợp này, nếu thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT trên các hóa đơn đó, dù từng hóa đơn đều dưới 5 triệu.

Phương thức thanh toán đặc biệt được công nhận ngoài chuyển khoản

  • Bù trừ công nợ giữa hai bên (có biên bản xác nhận, hợp đồng quy định rõ ràng)
  • Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba (có hợp đồng ủy quyền, biên bản xác nhận…)
  • Bằng cổ phiếu, trái phiếu (hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn đầy đủ)
  • Thanh toán vào tài khoản bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước (theo quyết định cưỡng chế của cơ quan nhà nước)
  • Mua trả chậm, trả góp: Được khấu trừ ngay đầu vào dù chưa đến thời điểm thanh toán, nhưng nếu quá hạn hợp đồng mà không có chuyển khoản thì phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.
  • Quà biếu/tặng/hàng mẫu nhập khẩu hoặc mua từng lần dưới 5 triệu đồng cũng không yêu cầu chuyển khoản.

Lưu ý thêm cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ:

Chỉ cần một lần không thực hiện chuyển khoản đúng quy định, toàn bộ VAT đầu vào liên quan có thể bị loại và thậm chí không được tính vào chi phí hợp lệ để giảm trừ thuế TNDN.

3. Điều kiện bổ sung đối với các trường hợp đặc biệt

a. Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử quốc tế:

  • Cần hợp đồng, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hoàn thành thủ tục hải quan, tài liệu chứng minh giao hàng cho người mua nước ngoài (phiếu đóng gói, vận đơn, bảo hiểm – nếu có).
  • Trường hợp nhà quản lý sàn thương mại điện tử thu hộ doanh nghiệp, việc ủy quyền thu phải rõ trong hợp đồng, hợp lệ giấy tờ liên quan.

b. Xuất khẩu tại kho ngoại quan ở nước ngoài:

  • Hợp đồng xuất khẩu, hợp đồng ủy thác, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai hải quan hoàn thành, tài liệu chứng minh hàng đã giao cho bên nhập khẩu…

c. Xuất khẩu tham gia hội chợ, triển lãm quốc tế:

  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nếu thu tiền mặt ngoại tệ tại nước ngoài, phải có chứng từ kê khai với hải quan và nộp tiền về Việt Nam hợp lệ.

d. Sản phẩm kỹ thuật số, dịch vụ cung cấp ra nước ngoài:

  • Hồ sơ chứng minh dịch vụ tiêu dùng ngoài Việt Nam, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Sau mỗi trường hợp đặc biệt, luôn cần kiểm soát hồ sơ xuất – nhập khẩu đủ theo quy định pháp luật và hải quan, bởi chỉ thiếu một chứng từ, doanh nghiệp có thể mất quyền khấu trừ, hoặc rơi vào diện phải tính thuế GTGT đầu ra.

Trường hợp doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh đồng thời hàng hóa chịu và không chịu thuế GTGT

  • Thuế đầu vào được khấu trừ tương ứng với phần sử dụng cho hàng hóa dịch vụ chịu thuế.
  • Doanh nghiệp phải hạch toán riêng phần thuế đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ. Nếu không hạch toán riêng thì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế/tổng doanh thu trong kỳ, cuối năm có thể phải điều chỉnh lại.

4. Những trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

  • Hóa đơn GTGT không hợp pháp, hóa đơn giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống
  • Hóa đơn không ghi (hoặc ghi sai) một trong các chỉ tiêu cơ bản: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán hoặc bên mua
  • Hóa đơn ghi giá trị không đúng thực tế
  • Hóa đơn của doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (không phát sinh VAT đầu vào)
  • Không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (theo giá trị hóa đơn tương ứng từng thời điểm quy định)
  • Vi phạm các hành vi bị cấm trong lĩnh vực khấu trừ, hoàn thuế (mua – bán hóa đơn trái phép, gian lận chứng từ, v.v…)

Mỗi trường hợp bị loại khấu trừ thuế không chỉ làm tăng chi phí thực tế mà còn bị xử phạt, thậm chí truy thu nhiều kỳ. Luôn kiểm tra lại danh mục hóa đơn, sổ sách trước khi nộp tờ khai!

5. So sánh điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào TRƯỚC VÀ SAU ngày 01/07/2025

Tiêu chí Trước ngày 01/07/2025 Sau ngày 01/07/2025 (NĐ 181/2025)
Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt (hóa đơn gồm thuế) 20 triệu đồng trở lên 5 triệu đồng trở lên
Hình thức thanh toán được chấp nhận Thanh toán qua ngân hàng, séc, ủy nhiệm chi, thẻ, ví điện tử… Có thể chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp tư nhân bên bán Làm rõ, chi tiết hóa, bổ sung hình thức mới (ví điện tử, thẻ trả trước …). Không chấp nhận nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán
Chứng từ đặc thù Bù trừ công nợ, ủy quyền, trả chậm trả góp … Vẫn giữ và bổ sung hướng dẫn rõ ràng, bổ sung các trường hợp mới như thanh toán qua bên thứ ba tại Kho bạc Nhà nước
Phạm vi hóa đơn đầu vào áp dụng Chủ yếu hàng hóa, dịch vụ trong nước và nhập khẩu Bổ sung trường hợp của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam và các loại dịch vụ số quốc tế

Điểm nổi bật ở đây là giá trị hóa đơn yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt giảm mạnh từ 20 triệu xuống 5 triệu. Điều này khiến doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ, cần vận hành chuyên nghiệp, cẩn thận hơn khi quản lý hóa đơn – chứng từ, bởi chỉ cần thanh toán nhầm bằng tiền mặt cho hóa đơn trên 5 triệu, sẽ mất toàn bộ quyền khấu trừ và không được tính vào chi phí hợp lý.

6. Các trường hợp đặc biệt cần chú ý trong thực tế

  • Mua xe ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không dùng cho kinh doanh vận tải/kdu lịch khách sạn): Số tiền thuế GTGT đầu vào vượt quá giá trị xe 1,6 tỷ đồng (chưa gồm VAT) sẽ không được khấu trừ (tức khấu trừ tối đa 160 triệu đồng VAT).
  • Chi phí biếu tặng, quảng cáo, khuyến mại: Được khấu trừ VAT đầu vào nếu phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.
  • Hoạt động kinh doanh đồng thời hàng chịu và không chịu thuế VAT: Phân bổ thuế đầu vào theo tỷ lệ tương ứng doanh thu chịu thuế. Cuối năm thực hiện quyết toán điều chỉnh phân bổ.
  • Dịch vụ ăn uống (hóa đơn giấy hoặc điện tử): Chỉ được khấu trừ nếu nội dung hóa đơn đúng quy định, kèm bảng kê đối với hóa đơn giấy, và đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

7. Cách xử lý số thuế GTGT đầu vào KHÔNG được khấu trừ

  • Khoản thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định tùy trường hợp, ngoại trừ trường hợp hóa đơn trên 5 triệu đồng (từ 01/7/2025) thanh toán bằng tiền mặt – các trường hợp này bị loại toàn bộ, không được tính vào chi phí.

Bí quyết quản lý thuế hiệu quả:

  • Theo dõi tổng hợp các hóa đơn mua vào theo giá trị, kiểm tra hình thức thanh toán trước khi lưu trữ chứng từ.
  • Cám kết chỉ chuyển khoản đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
  • Nên xây dựng một checklist kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi kê khai thuế kỳ/quý.
  • Luôn chủ động cập nhật, tham khảo văn bản pháp luật mới, hoặc tham vấn các chuyên gia kế toán chuyên sâu trong các trường hợp “đặc biệt” để tránh bị loại thuế GTGT đầu vào khi thực hiện quyết toán hoặc bị thanh kiểm tra thuế.

Chủ động kiểm soát hóa đơn – chứng từ là chiếc chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lệ và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế.

8. Một số câu hỏi thường gặp và mẹo thực tiễn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ/hộ kinh doanh cá thể

  • Hóa đơn điện tử mua hàng từ siêu thị, nhà hàng dưới 5 triệu, trả tiền mặt có được khấu trừ VAT không?
    • Có, nếu phục vụ cho kinh doanh, hóa đơn hợp lệ, tổng mỗi lần dưới 5 triệu đồng.
  • Hàng hóa, dịch vụ mua trả góp, chưa đến hạn thanh toán thì chưa có chứng từ chuyển khoản, có kê khai VAT đầu vào được không?
    • Có. Được kê khai, khấu trừ. Đến thời điểm thanh toán, không chuyển khoản đúng quy định thì phải điều chỉnh giảm số thuế VAT đã khấu trừ.
  • Mua của một nhà cung cấp nhiều hóa đơn nhỏ trong cùng một ngày, tổng cộng trên 5 triệu, trả tiền mặt được không?
    • Không. Tổng giá trị cộng lại từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày, phải có thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Trường hợp mua hàng của nhiều chi nhánh/cửa hàng thuộc cùng một công ty thì tính là một nhà cung cấp hay nhiều nhà cung cấp?
    • Mỗi chi nhánh/cửa hàng nếu có số hóa đơn, con dấu riêng, thì coi là nhà cung cấp khác nhau.
  • Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì xử lý như thế nào?
    • Hạch toán vào chi phí (trừ trường hợp hóa đơn trên 5 triệu mà trả tiền mặt, sẽ bị loại khỏi chi phí).

Đừng ngại đặt câu hỏi nhỏ với kế toán hoặc tư vấn thuế chuyên sâu, bởi đôi khi những điểm tưởng chừng không quan trọng lại chính là “lỗ hổng” khiến doanh nghiệp mất nhiều quyền lợi.

9. Tổng kết cảm xúc – Truyền cảm hứng cho cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh

Quản lý thuế, nhất là khấu trừ thuế GTGT, luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải thật sự chủ động, thận trọng và cập nhật liên tục các quy định mới. Tôi hiểu rằng trong guồng quay kinh doanh bận rộn, có thể đôi lúc những thủ tục giấy tờ tưởng chừng nhỏ bé lại trở thành “nút thắt” lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực tế, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, thậm chí kéo theo rủi ro pháp lý ngoài ý muốn.

Nhưng đằng sau mỗi quy định mới là sự nỗ lực ngày càng minh bạch hóa, số hóa và chuẩn hóa hoạt động tài chính – kế toán toàn thị trường. Nếu biết tận dụng, chính các quy định mới này sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Tối ưu hóa chi phí hợp lý, tăng sức cạnh tranh
  • Tránh được các khoản phạt hoặc chi phí phát sinh do sai sót thủ tục giấy tờ
  • Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp, đáng tin cậy với đối tác và nhà cung cấp
  • Góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế và tuân thủ pháp luật

Tôi luôn tin rằng, mỗi doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể hoàn toàn có thể cập nhật, làm chủ và ứng dụng bài bản những thay đổi về luật thuế, nếu được trang bị thông tin đúng và những chia sẻ thực tế sát sườn. Bạn đừng ngần ngại tìm hiểu sâu hơn, hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của chuyên gia, để đảm bảo mọi hoạt động kế toán – thuế của mình luôn vững vàng trước mọi thay đổi của pháp luật.

Nếu bạn cần cập nhật tin tức, văn bản mới nhất cũng như mong muốn nhận các chia sẻ chuyên sâu, thực tiễn về tài chính – kế toán – thuế dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh, hãy thường xuyên theo dõi các thông tin và tư vấn giá trị được cập nhật từ công ty Kế toán Thuế Online (KTO) trên website và các kênh mạng xã hội.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.

Hãy để công tác thuế – kế toán không còn là áp lực, mà trở thành chìa khóa mở ra những cơ hội phát triển vững chắc cho doanh nghiệp bạn!

Nguồn tham khảo

  • Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15
  • Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT
  • Thông tư 69/2025/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế GTGT và Nghị định 181/2025/NĐ-CP
  • Công văn 15176/CTHN-TTHT ngày 11/05/2021 của Cục thuế TP Hà Nội
  • Thông tư 219/2013/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC, 151/2014/TT-BTC, 26/2015/TT-BTC, 173/2016/TT-BTC