Trong nhiều năm trở lại đây, môi trường kinh doanh tại Việt Nam đang có những thay đổi mạnh mẽ, đặc biệt là với các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không chỉ là vấn đề về mở rộng quy mô, hội nhập thị trường, mà còn là câu chuyện làm sao để hoạt động kinh doanh ngày càng chuyên nghiệp, minh bạch và đáp ứng tốt các yêu cầu của luật pháp hiện hành. Một trong những thay đổi đáng kể nhất đối với nhóm đối tượng này chính là chuyển đổi từ phương pháp khoán sang kê khai thuế. Đối mặt với những băn khoăn về thủ tục, lợi ích, và các lưu ý thực tiễn, bài viết hôm nay sẽ đồng hành cùng bạn — người kinh doanh chân chính — để khai thác đủ sâu, rõ ràng về quy trình, bí quyết và kinh nghiệm nộp thuế theo phương pháp kê khai ngay từ những bước đầu tiên.
Vì sao nên chuyển đổi sang nộp thuế theo phương pháp kê khai?
Rất nhiều hộ kinh doanh vẫn quen với cách nộp thuế khoán truyền thống do tính đơn giản, ít phải kê khai giấy tờ. Tuy nhiên, trong bối cảnh mới, sự chuyên nghiệp hóa đang là xu hướng tất yếu để tăng sức cạnh tranh và đảm bảo phát triển lâu dài. Phương pháp kê khai không chỉ là yêu cầu của cơ quan quản lý mà còn mở ra nhiều giá trị tích cực cả về mặt pháp lý lẫn khả năng quản trị doanh nghiệp nhỏ.
Bước chuyển từ khoán sang kê khai không đơn thuần là thay đổi thủ tục, mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh thăng hạng, tiếp cận nguồn lực và phát triển bền vững hơn.
Năm lợi ích thiết thực khi chuyển đổi sang kê khai thuế
- Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận được ghi nhận minh bạch trên sổ sách và hóa đơn điện tử, tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác và thuận lợi kiểm soát nội bộ.
- Hạn chế rủi ro bị ấn định thuế: Hộ kinh doanh chủ động kê khai doanh thu thực tế, tránh bị cơ quan thuế ấn định khi doanh thu thấp, hoặc gặp khó khăn bất ngờ do thị trường.
- Thuận lợi vay vốn, hợp tác: Sổ sách rõ ràng và báo cáo chính xác là “đòn bẩy” tin tưởng cho ngân hàng, quỹ đầu tư và đối tác, giúp hỗ trợ tài chính, mở rộng chi nhánh hoặc phát triển hợp tác.
- Thúc đẩy nâng tầm hộ kinh doanh thành doanh nghiệp: Quy trình kê khai, xuất hóa đơn, quản lý dòng tiền buộc hộ kinh doanh chuyên nghiệp hóa và sẵn sàng chuyển đổi, kết nối các chuỗi cung ứng lớn.
- Góp phần hoạch định chính sách sát thực hơn: Khi đa số nhà quản lý thuế nắm được tổng thể hoạt động thực tế nhờ dữ liệu kê khai chuẩn xác, việc xây dựng, điều chỉnh chính sách và các gói hỗ trợ hiệu quả hơn nhiều lần.
Bạn có biết?
Từ 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15 — “hộ khoán” sẽ tiến tới xóa bỏ, mọi trường hợp phải chuyển sang kê khai theo thực tế phát sinh với hóa đơn điện tử làm chuẩn. Đây là “cuộc cách mạng” thực sự trong quản lý kinh doanh cá thể tại nước ta.
Quy định pháp lý mới nhất về kê khai và hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Những thay đổi về luật pháp liên quan trực tiếp đến mô hình nộp thuế cho hộ kinh doanh cá nhân/vừa và nhỏ liên tục có cập nhật trong năm 2025. Cụ thể:
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025):
- Quy định hộ kinh doanh nộp thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, từ ngày 1/6/2025 phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với máy tính tiền.
- Là bước đệm tiến tới việc tất cả hộ kinh doanh sẽ chuyển sang phương pháp kê khai từ 1/1/2026.
- Thông tư 40/2021/TT-BTC và Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính:
- Quy định chi tiết về việc chuyển đổi, quy trình kê khai, mẫu biểu, chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh.
Đáng chú ý, việc ứng dụng hóa đơn điện tử và quản trị bằng công nghệ giúp hộ kinh doanh hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến pháp lý, kiểm soát thu chi sát hơn, giảm thiểu lượng giấy tờ thủ công cũng như nhanh chóng hòa nhập với thị trường hiện đại.
Áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ pháp luật, mà còn là “chìa khóa” nâng cao vị thế cạnh tranh của bạn trên thị trường ngày một khắt khe.
Thủ tục chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai: Làm thế nào để bắt đầu?
Không ít hộ kinh doanh lo lắng việc chuyển đổi sẽ phức tạp, nhiều giấy tờ, mất thời gian. Trên thực tế, quy trình này lại khá đơn giản nếu bạn nắm rõ các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây:
1. Bước chuẩn bị hồ sơ và biểu mẫu
- Tờ khai thuế theo mẫu 01/CNKD ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC.
- Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh mẫu 01-2/BK-HĐKD (trong trường hợp cần thiết).
- Các chứng từ, hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
2. Chọn đúng mục chuyển đổi trên tờ khai
Trên tờ khai mẫu 01/CNKD, cần tích chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế”. Đây là cơ sở để cơ quan thuế điều chỉnh giảm mức thuế khoán đã xác định cho thời gian chuyển đổi.
Chú ý: Thời hạn nộp tờ khai điều chỉnh chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.
3. Địa chỉ và hình thức nộp hồ sơ
- ∙ Qua Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn) phân hệ “CÁ NHÂN”.
- ∙ Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn).
- ∙ Trường hợp không thể nộp điện tử: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý hoặc gửi qua bưu điện.
Pro-tip: Lưu ngay lịch trình nộp tờ khai, tránh quên thời hạn — đặc biệt trong những tháng/quý đầu tiên chuyển đổi!
Bí quyết kê khai và quản lý thuế hiệu quả dành cho hộ kinh doanh
Việc kê khai, nộp thuế theo hình thức kê khai có thể tạo “áp lực” mới về mặt quản lý sổ sách và quy trình. Tuy nhiên chỉ cần bạn có thói quen tốt và áp dụng các mẹo nhỏ sau, việc này hoàn toàn trong tầm tay:
- Thiết lập, duy trì sổ sách kế toán chuẩn chỉnh:
- Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp để ghi nhận doanh thu, chi phí hàng ngày.
- Đảm bảo mỗi giao dịch đều có hóa đơn điện tử, chứng từ đầu vào/ra.
- Kiểm kê sổ sách định kỳ hàng tháng/quý.
- Chủ động cập nhật các quy định, hạn nộp hồ sơ khai và nộp tiền thuế:
- Đặt nhắc hẹn trên điện thoại hoặc sổ làm việc các mốc: ngày 20 hằng tháng/quý, ngày cuối cùng của tháng/quý.
- Áp dụng thanh toán qua ngân hàng thay cho giao dịch tiền mặt:
- Không chỉ giúp bạn chứng minh dòng tiền hợp lệ mà còn tuân thủ nghiêm quy định kiểm soát thuế hiện nay – nhất là khi các cơ quan thuế sẽ kiểm tra, đối chiếu qua tài khoản ngân hàng.
- Bổ sung phụ lục bảng kê theo kỳ nếu cần thiết, tránh thiếu sót dữ liệu:
- Nếu có xác nhận doanh thu theo cơ quan chức năng, được phép không nộp phụ lục 01-2/BK-HĐKD.
- Theo dõi các thay đổi chính sách tại nguồn tin chính thống hoặc từ các đơn vị tư vấn uy tín:
- Bạn có thể tìm đọc các bài phân tích chuyên sâu, tư vấn thực chiến trên website Kế toán Thuế Online (KTO) hoặc Facebook của KTO để không bỏ lỡ các thay đổi quan trọng.
“Làm đúng ngay từ đầu – bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức khi cần đối chiếu, thẩm tra, hoặc trong lúc tiếp cận ngân hàng, đối tác lớn.”
Hướng dẫn chi tiết kỳ kê khai, nộp thuế và xử lý tình huống đặc biệt
Kỳ hạn kê khai và nộp thuế
- Trường hợp kê khai theo tháng: Nộp tờ khai chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Trường hợp kê khai theo quý: Nộp tờ khai chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
- Thời hạn nộp tiền thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Trường hợp khai bổ sung: Thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót.
Tạm ngừng kinh doanh, cần lưu ý gì?
- Thông báo cho cơ quan thuế theo đúng quy định (Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP; Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP; Điều 12 Thông tư 86/2024/TT-BTC).
- Không bắt buộc nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng, trừ khi tạm ngừng không hết tháng/quý so với kỳ kê khai.
Mẹo nhỏ:
Nếu chưa từng làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh, hãy gọi điện trước cho cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, tránh phát sinh nghĩa vụ thuế ngoài ý muốn.
So sánh nhanh: Thuế khoán vs Thuế kê khai — Cái nào phù hợp hơn?
| Tiêu chí | Phương pháp Khoán | Phương pháp Kê khai |
|---|---|---|
| Cách tính thuế | Cơ quan thuế xác định, dựa trên mức khoán, thường theo ước tính | Hộ tự kê khai doanh thu, chi phí, khai thuế theo số liệu thực tế |
| Sổ sách, hóa đơn | Ít hoặc không cần lưu trữ sổ sách chi tiết | Bắt buộc ghi sổ, hóa đơn điện tử đầy đủ |
| Khả năng mở rộng/vay vốn | Khó chứng minh tài chính với ngân hàng | Dễ chứng minh, nâng tầm hợp tác, mở rộng |
| Rủi ro pháp lý | Có thể bị ấn định thuế nếu doanh thu biến động | Chủ động báo cáo, giảm nguy cơ kiểm tra, truy thu |
| Sự minh bạch | Thấp – nhiều hoạt động “chạy ngoài sổ sách” | Cao – thuận lợi khi kiểm toán, kiểm tra nhà nước |
Tóm lại, tuy phương pháp kê khai đòi hỏi nhiều hơn ở khâu quản lý sổ sách, đổi lại doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ chủ động, minh bạch và tận dụng được nhiều cơ hội mới — sẵn sàng cho cả phát triển và hội nhập lâu dài.
Một số quy định mới nên biết để chủ động ứng phó
- Từ 01/07/2025: Áp dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế. Đảm bảo khai báo đầy đủ để tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp khi xử lý dữ liệu thuế.
- Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội: Đã có quy định mới về quản lý thuế nghiêm ngặt hơn, kiểm soát dòng tiền, hạn chế các giao dịch bằng tiền mặt nhằm “né thuế”.
- Hỗ trợ từ ngành thuế: Các tổ thường trực triển khai hoá đơn điện tử, kết nối máy tính tiền luôn sẵn sàng hỗ trợ người nộp thuế kể cả ngày nghỉ.
- Từ 1/6/2025: Nếu trốn thuế sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử — tác động nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Kinh doanh trong thời đại mới không còn là chỉ biết buôn bán, mà còn là biết làm đúng luật, xây dựng thương hiệu uy tín dựa trên sự minh bạch và tuân thủ.
Kinh nghiệm thực tế và lời khuyên từ chuyên gia cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh
- Bắt đầu từng bước, đừng ngại khó:
- Chuyển đổi phương pháp kê khai nên được cân nhắc từ sớm, đặc biệt nếu có kế hoạch mở rộng kinh doanh, hợp tác lớn, hoặc hướng tới phát triển bền vững.
- Huấn luyện nhân sự cơ bản về kế toán, sử dụng phần mềm:
- Việc này giúp giảm thiểu lỗi khi lập hóa đơn, kê khai, tiết kiệm chi phí thuê ngoài trong dài hạn.
- Thường xuyên trao đổi, cập nhật kiến thức từ bạn cùng ngành:
- Nhiều trường hợp nộp thuế, xử lý hóa đơn điện tử, chứng minh thu nhập rất hữu ích nếu được chia sẻ thực tế từ cộng đồng hoặc chuyên gia.
- Lưu hồ sơ, sổ sách kỹ lưỡng, có cả bản mềm và bản giấy dự phòng:
- Chẳng may kiểm tra đột xuất hoặc xảy ra tranh chấp, thông tin rõ ràng sẽ giúp bạn “vững vàng” trước bất kỳ tình huống nào.
Chặng đường mới của hộ kinh doanh: Chủ động, minh bạch, bền vững
Chuyển đổi sang phương pháp kê khai thuế chắc chắn là thách thức không nhỏ với nhiều hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với sự đồng hành từ các chính sách hỗ trợ, sự vận động linh hoạt của cơ quan thuế, cùng quyết tâm đổi mới tư duy kinh doanh, hành trình này hứa hẹn mang lại rất nhiều thành tựu — từ khả năng gia tăng doanh thu, mở rộng mạng lưới hợp tác, đến xây dựng thương hiệu bền vững dựa trên sự minh bạch và chuyên nghiệp.
Hãy xem mỗi kỳ kê khai, mỗi lần cập nhật sổ sách, sử dụng hóa đơn điện tử là một bước tiến nâng tầm chính mình, doanh nghiệp của mình — vững vàng và sẵn sàng hội nhập. Đừng ngần ngại tiếp cận các nguồn tư vấn uy tín, cập nhật chính sách mới từ kênh thông tin của Kế toán Thuế Online (KTO), nơi bạn sẽ luôn tìm thấy lời khuyên phù hợp cho hành trình phát triển của mình.
Bạn hãy theo dõi những thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội hay thay đổi chính sách quan trọng nào liên quan đến doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể.
Chúc bạn luôn tự tin, chủ động và thành công trên con đường kinh doanh mới mẻ, minh bạch và chuẩn mực!
Nguồn tham khảo
- Thông tư 40/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính
- Thông tư 88/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Website Tổng cục Thuế — www.gdt.gov.vn
- Báo điện tử Chính phủ — www.chinhphu.vn