Dưới nhịp sống kinh doanh ngày càng năng động, nhiều chủ hộ cá thể, doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có cái nhìn mới về các hoạt động tài chính, kế toán và nghĩa vụ thuế. Đã qua rồi thời “làm đâu tính đó”, “cứ nộp theo khoán rồi thôi”, bởi sự phát triển chuyên nghiệp không thể thiếu những thay đổi về công tác kê khai – nộp thuế minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật. Chuyển đổi sang phương pháp kê khai thuế không chỉ là yêu cầu của Nhà nước, mà còn là bước tiến giúp hộ kinh doanh chủ động nâng tầm quản trị, gia tăng cơ hội tiếp cận vốn, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững hơn trong hệ sinh thái kinh doanh hiện đại. Vậy hộ kinh doanh nên chuyển đổi sang phương pháp này thế nào, cần chuẩn bị gì và làm sao để vừa tuân thủ vừa tối ưu được lợi ích?
Giá trị thực tế khi hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai
5 lợi ích rõ ràng dành cho hộ kinh doanh
- Nâng cao tính minh bạch & chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh: Việc kê khai thuế dựa trên sổ sách kế toán, hóa đơn và chứng từ (đặc biệt là hóa đơn điện tử) không chỉ giúp ghi nhận doanh thu, chi phí chính xác mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trước đối tác, khách hàng.
- Giảm thiểu rủi ro bị ấn định thuế: So với phương pháp khoán, khi chủ động kê khai thực tế phát sinh, hộ kinh doanh tránh được những khoản ấn định dựa vào số liệu năm trước, không còn bị động trước biến động của thị trường.
- Tạo thuận lợi khi cần vay vốn, chứng minh tài chính: Đầy đủ sổ sách, hóa đơn giúp hồ sơ tài chính của hộ kinh doanh luôn vững vàng trước ngân hàng, cơ quan chức năng hoặc đối tác. Điểm cộng này rất quan trọng khi muốn mở rộng kinh doanh, đầu tư hay tham gia vào các chuỗi cung ứng lớn.
- Thúc đẩy chuyển đổi mô hình chuyên nghiệp: Tự động hóa kế toán – sử dụng hóa đơn điện tử – quản lý dòng tiền qua ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp cá thể/hộ kinh doanh nâng cao năng lực quản trị, từng bước chuyên nghiệp hóa hướng đến chuyển đổi thành doanh nghiệp chính quy trong dài hạn.
- Góp phần xây dựng dữ liệu thực cho hoạch định chính sách Nhà nước: Việc kê khai thực tế giúp các số liệu về doanh thu, chi phí của khu vực kinh tế tư nhân được Nhà nước thống kê chính xác, từ đó hỗ trợ xây dựng chính sách sát với thực tiễn.
Quản lý tài chính – kế toán bài bản, tự động và minh bạch không còn là “xu hướng”, mà chính là chìa khóa để tồn tại bền vững và đủ sức cạnh tranh – kể cả với doanh nghiệp lớn. Một bước chuyển quyết định cho tương lai của mọi hộ kinh doanh cá thể!
So sánh giữa phương pháp khoán truyền thống và phương pháp kê khai
| Tiêu chí | Phương pháp khoán | Phương pháp kê khai |
|---|---|---|
| Căn cứ tính thuế | Cơ quan thuế ấn định dựa trên ước tính doanh thu năm trước | Dựa vào doanh thu, chi phí thực tế, hóa đơn và chứng từ hợp lệ |
| Mức thuế | Mang tính “khoán gọn”, ít thay đổi, đôi khi không sát thực tế | Chủ động theo tình hình kinh doanh thực tế, có thể thấp khi gặp khó khăn |
| Rủi ro kiểm tra, ấn định thuế | Có, nếu bị cho là gian dối hoặc doanh thu cao hơn thực tế | Ít, vì cơ sở rõ ràng, chính xác, minh bạch, có chứng từ đầy đủ |
| Khả năng vay vốn, mở rộng kinh doanh | Khó chứng minh năng lực tài chính với ngân hàng, đối tác | Dễ dàng hơn, tăng cơ hội tiếp cận nguồn vốn, hợp tác mới |
| Quản trị nội bộ | Thụ động, khó kiểm soát, thiếu dữ liệu | Chủ động quản lý dòng tiền, chi phí, lợi nhuận |
| Sử dụng hóa đơn | Chủ yếu hóa đơn lẻ, giấy tờ thủ công | Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, hiện đại hóa quy trình |
Những quy định pháp lý mới nhất về hộ kinh doanh kê khai thuế
Căn cứ pháp lý quan trọng
- Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 01/6/2021 của Bộ Tài chính (quy định về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh)
- Thông tư 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021 (hướng dẫn chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh)
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 (quy định về hóa đơn, chứng từ)
- Nghị quyết 198/2025/QH15 về phát triển kinh tế tư nhân và lộ trình bỏ thuế khoán
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan về hồ sơ khai, nộp, quản lý thuế
Quan trọng: Từ 1/6/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử kèm kết nối máy tính tiền, chuẩn bị cho lộ trình bỏ hình thức thuế khoán vào 1/1/2026.
Quy trình chuyển đổi từ hộ khoán sang kê khai: Các bước cụ thể
- Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện sổ sách kế toán, chứng từ hóa đơn.
- Hộ kinh doanh cần đăng ký, sử dụng phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử (nếu chưa có)
- Ghi chép đầy đủ giao dịch, bảo lưu hóa đơn và chứng từ hợp pháp
- Bước 2: Nộp tờ khai chuyển đổi phương pháp tính thuế
- Truy cập mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC
- Tích vào mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” trong tờ khai
- Nộp tờ khai chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu áp dụng phương pháp mới
- Bước 3: Lưu ý về điều chỉnh thuế khoán còn lại
- Cơ quan thuế sẽ điều chỉnh giảm mức thuế khoán đã xác định cho thời gian chuyển đổi
- Bước 4: Áp dụng chế độ kế toán mới
- Tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC
Hồ sơ, thủ tục khai và nộp thuế theo phương pháp kê khai
- Thành phần hồ sơ (theo Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC):
- Tờ khai thuế 01/CNKD
- Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (01-2/BK-HĐKD, nếu có)
- Hình thức nộp hồ sơ:
- Bạn có thể khai và nộp qua:
- Cổng Thuế điện tử (phân hệ “CÁ NHÂN”)
- Cổng Dịch vụ công quốc gia
- Hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế nếu chưa thể thực hiện qua mạng
- Bạn có thể khai và nộp qua:
- Nơi nhận hồ sơ:
- Đội Thuế quản lý trực tiếp nơi hộ kinh doanh/cá nhân hoạt động
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
- Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo
- Hạn nộp tiền thuế:
- Chậm nhất là ngày cuối của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
- Khai bổ sung thì tuân thủ thời hạn kỳ tính có sai sót
- Hình thức nộp thuế:
- Qua ứng dụng eTax Mobile
- Truy cập Cổng Thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia
- Dùng tài khoản ngân hàng kết nối với tài khoản thuế để chuyển khoản thuận tiện
Lưu ý chuyên gia: Chuẩn hóa tài liệu kế toán và hóa đơn từ đầu, lưu giữ chứng từ hợp lệ tối thiểu trong vòng 10 năm, và luôn kiểm tra tính hợp pháp của phần mềm hóa đơn điện tử/tài khoản ngân hàng sử dụng cho giao dịch kinh doanh.
Mẹo nhỏ – Bí quyết dành cho hộ kinh doanh khi kê khai thuế
- Sử dụng phần mềm kế toán – hóa đơn điện tử uy tín để đồng nhất dữ liệu xuất – nhập – tồn, giảm rủi ro sai sót khi kê khai.
- Trích lập quỹ dự phòng thuế trong mỗi đợt kinh doanh cao điểm, tránh tình trạng “dồn đống” mới đi nộp cuối kỳ.
- Kiểm tra doanh thu hạch toán luôn phù hợp với số liệu trên hóa đơn, số liệu chuyển khoản ngân hàng và sổ sách nội bộ.
- Định kỳ đối soát với báo cáo thuế nộp qua mạng, tranh thủ tư vấn với chuyên gia kế toán nếu phát sinh vướng mắc.
- Cập nhật chính sách mới về hóa đơn điện tử, kết nối máy tính tiền, quy chế sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế…
TIP NHANH: Để tránh sót thông tin hóa đơn, hãy thiết lập cảnh báo nhắc nhở trên điện thoại hoặc phần mềm kế toán mỗi khi phát sinh giao dịch lớn hoặc gần ngày đến hạn nộp tờ khai!
Lưu ý khi tạm ngừng hoạt động
- Báo ngừng kinh doanh với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 91 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.
- Không phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian tạm ngừng, trừ trường hợp hộ kinh doanh tạm ngừng không trọn tháng (nếu khai thuế theo tháng) hoặc không trọn quý (nếu khai thuế theo quý).
Những thay đổi trọng yếu từ 2025 – 2026: Hóa đơn điện tử và số định danh cá nhân
- Từ 1/6/2025: Hộ kinh doanh thuế khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử “kết nối máy tính tiền” theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Từ 1/1/2026: Dự kiến xóa bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán, tất cả hộ/cá nhân kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai hiện đại.
- Từ 1/7/2025: Số định danh cá nhân sẽ thay thế mã số thuế cá nhân – đây là xu hướng quản lý thống nhất, thuận tiện liên ngành.
Việc áp dụng công nghệ mới và chính sách hiện đại chẳng những giúp nhà nước kiểm soát tốt hơn khu vực doanh nghiệp cá thể, mà chính bạn – chủ hộ kinh doanh – cũng sẽ tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và yên tâm phát triển bền vững.
Các câu hỏi thường gặp và chia sẻ kinh nghiệm thực tế
- Hỏi: Có thể tự làm tờ khai kê khai thuế không?
Trả lời: Có thể, nếu bạn am hiểu thủ tục và sử dụng được các công cụ kê khai qua mạng. Tuy nhiên, nên tham khảo ý kiến chuyên gia, hoặc nhờ nhân sự chuyên môn kế toán trong giai đoạn đầu để hạn chế sai sót. - Hỏi: Nếu hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh thì kê khai thế nào?
Trả lời: Bạn sẽ kê khai tập trung tại địa chỉ đã đăng ký với thuế, khai đủ doanh thu toàn bộ các cơ sở, đồng thời chuẩn bị hồ sơ đúng theo hướng dẫn. - Hỏi: Có thể thay đổi hình thức kê khai giữa năm?
Trả lời: Có, nhưng cần đăng ký với cơ quan thuế và cập nhật toàn bộ sổ sách liên quan, lưu ý thời hạn điều chỉnh. - Hỏi: Có được hướng dẫn trực tiếp từ cơ quan thuế hoặc tổ chức chuyên môn không?
Trả lời: Hiện tại, Cục thuế các địa phương thường xuyên tổ chức tập huấn, hỗ trợ trực tuyến hoặc tại cơ sở. Ngoài ra, nhiều đơn vị như Kế toán Thuế Online (KTO) cũng có các kênh tư vấn, cập nhật thông tin hữu ích trên website và mạng xã hội.
Mỗi bước chuyển của ngành thuế là một cơ hội cải thiện chất lượng quản trị, tài chính; và đóng góp vào môi trường kinh doanh văn minh, hiện đại. Chủ động nắm bắt quy định mới – áp dụng đúng – không chỉ giúp bạn yên tâm kinh doanh mà còn tăng sức cạnh tranh và mở rộng cơ hội trong kỷ nguyên chuyển đổi số quốc gia.
Đừng lo lắng nếu bạn còn bỡ ngỡ. Mỗi thay đổi cần một chút cố gắng ban đầu, nhưng lợi ích lâu dài sẽ chứng minh rằng quyết định chuyển sang kê khai thuế chuyên nghiệp là đúng đắn. Vững tin, hợp tác – phát triển!
Hãy thường xuyên cập nhật các thông tin, chính sách và hướng dẫn mới nhất về thuế – kế toán cho hộ kinh doanh tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO. Đội ngũ chuyên gia của KTO luôn đồng hành, sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, cũng như giải đáp mọi vướng mắc trên con đường phát triển kinh doanh bền vững.
Nguồn tham khảo – Tài liệu hữu ích
- Thông tư số 40/2021/TT-BTC ngày 01/6/2021 của Bộ Tài chính
- Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11/10/2021
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025
- Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020
- Nghị quyết số 198/2025/QH15
- Các văn bản, thông báo của Cục thuế và Tổng cục Thuế hàng năm