Bức tranh tài chính và thuế của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ hay hộ kinh doanh cá thể, không chỉ là bài toán về doanh thu, lợi nhuận mà còn là khả năng quản lý chi phí một cách hợp lý, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Bất cứ chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng hay người trực tiếp quyết toán thuế nào cũng thấm thía tầm quan trọng của việc xác định đúng, đủ các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc này không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực tài chính, giảm áp lực thuế mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững và an tâm khi đối diện các cuộc thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
Hiểu đúng về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí luôn là một trong những “chìa khóa vàng” để doanh nghiệp quản lý hiệu quả nghĩa vụ thuế. Nhưng không phải khoản chi nào phát sinh cũng được coi là hợp lệ để trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNDN. Khái niệm này vẫn đang gây nhầm lẫn cho không ít chủ doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm SMEs và hộ kinh doanh cá thể mới phát sinh quy mô vừa phải, chưa có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp.
Để khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chứng minh: Khoản chi phát sinh phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ; mọi khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT) cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Quy định này được thể hiện rõ tại Thông tư 96/2015/TT-BTC – văn bản nền tảng cho việc xác định chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế doanh nghiệp.
Điều kiện “vàng” để chi phí được trừ: Ba điểm mấu chốt
- Khoản chi thực tế phát sinh: Tức là phải có hoạt động kinh tế thật, liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh, không phải chi phí hình thức, lập khống.
- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Toàn bộ khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định (hóa đơn điện tử, chứng từ chi, hợp đồng, biên bản bàn giao,…), được lưu trữ và trình bày rõ ràng, tránh tình trạng mất hoặc thiếu giấy tờ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên: Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ “vấp” phải. Nếu chi từ 20 triệu đồng đã gồm VAT mà lại trả tiền mặt thì phần đó không được tính vào chi phí hợp lệ.
Đôi khi chỉ vì thiếu một chứng từ nhỏ, khoản chi phí lớn đã bị loại khỏi bảng quyết toán thuế. Đó là “bài học xương máu” mà nhiều doanh nghiệp đã từng trải qua!
Bức tranh các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Việc nắm chắc những khoản chi nào thuộc danh mục “được trừ” giúp doanh nghiệp chủ động hoạch định, phòng tránh rủi ro và khai thác tối đa lợi ích pháp lý. Dưới đây là những nhóm chi phí chính thường gặp:
Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng theo đúng quy chế.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
- Phụ cấp, trợ cấp (ăn ca, xăng xe, trang phục, công tác phí…)
Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng trong sản xuất kinh doanh
- Mua nguyên vật liệu chính/phụ, gồm cả vật tư, linh kiện, hàng hóa đầu vào, chi phí thuê gia công, đóng gói, bảo quản.
- Chi phí thuê tài sản, khấu hao tài sản cố định đúng hạn mức, phục vụ hoạt động.
- Chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa, môi trường, cháy nổ, trách nhiệm nghề nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp, quảng cáo, tiếp thị, hoa hồng
- Lương cho ban điều hành, chi phí hành chính, thuê dịch vụ ngoài.
- Chi phí quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.
- Hoa hồng bán hàng, chi phí hỗ trợ đại lý, lưu kho bãi.
Chi phí lãi vay phục vụ sản xuất, kinh doanh
- Lãi vay ngân hàng, các khoản vay hợp pháp khác (lưu ý: không tính phần lãi vay vượt trần lãi suất hoặc lãi vay từ chủ sở hữu/vốn góp chưa góp đủ).
Chi phí phúc lợi cho người lao động
- Chi phí ăn uống, nghỉ mát, quà tặng lễ/tết, khám sức khỏe định kỳ, hỗ trợ khó khăn, hỗ trợ hiếu hỉ,…
- Mức tối đa không quá bình quân 1 tháng lương thực tế trong năm tính thuế (bạn có thể áp dụng công thức sau):
Chi phí phúc lợi tối đa = Tổng tiền lương thực tế/năm ÷ 12
Một số chi phí khác
- Chi phí đào tạo, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật.
- Hỗ trợ, ủng hộ phòng chống dịch bệnh theo quy định pháp luật (ví dụ chi cho quỹ phòng chống Covid-19 hợp lệ).
- Chi phí bảo hành sản phẩm, sửa chữa, di dời tài sản, thuê văn phòng, thuê đất.
Thanh toán không dùng tiền mặt: Vấn đề sống còn khi quyết toán
Đối với bất cứ chi phí nào phát sinh từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được công nhận chi phí hợp lệ nếu:
- Đã chuyển khoản qua ngân hàng, ví điện tử, thẻ, Séc,… có đủ chứng từ ghi nhận đúng đối tượng, nội dung, giá trị thanh toán.
- Chứng từ chuyển khoản thể hiện rõ: bên mua, bên bán có tài khoản ngân hàng và các thông số hợp pháp.
Lưu ý nhỏ: Nếu hóa đơn dưới 20 triệu/lần nhưng nhiều lần trong ngày, tổng cộng vượt 20 triệu thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ khoản chi đó!
Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp A mua hàng hóa 50 triệu đồng, thanh toán 40 triệu qua chuyển khoản, 10 triệu bằng tiền mặt.
Kết quả: Chỉ phần 40 triệu được tính vào chi phí hợp lý. Khoản 10 triệu thanh toán tiền mặt sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lệ.
Một số tình huống đặc biệt và câu hỏi thực tế thường gặp
Mua tài sản cố định trả bằng tài khoản cá nhân có được trừ không?
Không! Theo quy định, hóa đơn mua tài sản cố định từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp (hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân). Nếu trả tiền qua tài khoản cá nhân, chi phí này sẽ bị loại khi quyết toán.
Mua hàng từ chợ/quầy tạp hóa có lập bảng kê mẫu số 01/TNDN được không?
Chỉ được lập bảng kê khi mua trực tiếp từ nông dân hoặc cá nhân không có đăng ký kinh doanh. Nếu mua từ các tiểu thương tại chợ, cửa hàng nhỏ (một số trường hợp) sẽ không được lập bảng kê, vì đây là trường hợp chưa đủ điều kiện.
Mẹo nhỏ: Nên ưu tiên mua từ nhà cung cấp có hóa đơn hợp lệ để tránh rủi ro.
Chi phí phúc lợi cho nhân viên bị giới hạn như thế nào?
Chi phí phúc lợi (du lịch, nghỉ mát, hỗ trợ ốm đau, hiếu hỉ,…) chỉ được trừ về thuế tối đa không vượt quá 1 tháng lương bình quân/năm của doanh nghiệp.
Mức phúc lợi tối đa = Tổng quỹ lương thực tế/năm ÷ 12
Khi hết chu kỳ trích trước, có được trích bù phần thiếu không?
Không thể trích bù chi phí đã hết chu kỳ hoặc kỳ hạn trích trước. Doanh nghiệp chỉ được ghi nhận chi phí phát sinh đúng thời gian quy định.
Chi phí mua khẩu trang, nước sát khuẩn, xét nghiệm Covid-19 cho nhân viên có được trừ không?
Đây là khoản chi thuộc phúc lợi, doanh nghiệp chỉ được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 20 triệu đồng).
Tiền phạt hành chính (ví dụ nộp chậm tờ khai thuế) có được trừ không?
Không. Khoản phạt hành chính dưới mọi hình thức (phạt thuế, phạt vi phạm giao thông, vi phạm hành chính…) đều không được tính là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN, dù đã nộp phạt qua ngân hàng.
Những khoản chi phí không được trừ – Doanh nghiệp cần cực kỳ lưu ý!
- Khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện (không đủ chứng từ, không liên quan hoạt động kinh doanh…)
- Chi phí khấu hao tài sản cố định vượt mức, không đúng sẽ bị loại.
- Các khoản trích trước không đúng quy định, vượt hạn mức.
- Tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng không có bằng chứng thực chi, thiếu bảng lương, thiếu chứng từ thanh toán.
- Chi trả cho vốn góp chưa góp đủ, lãi vay từ cá nhân vượt mức trần lãi suất của Ngân hàng Nhà nước.
- Thuế TNDN, thuế GTGT đã khấu trừ hoặc không đủ điều kiện khấu trừ.
- Các khoản tài trợ không đúng mục đích, không thông qua tổ chức/đơn vị tiếp nhận hợp pháp theo quy định.
- Chi trích lập quỹ hưu trí tự nguyện vượt quy định, bảo hiểm trái phép…
- Lương, thù lao cho chủ doanh nghiệp tư nhân, sáng lập viên không trực tiếp điều hành.
- Một số khoản đặc thù lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán… cần tham khảo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Có những doanh nghiệp do chưa nắm rõ quy định mà kê khai bừa bãi, đến khi quyết toán bị cơ quan thuế loại trừ chi phí, truy thu và phạt rất nặng – vừa ám ảnh, vừa mất cơ hội kinh doanh!
Mẹo nhỏ giúp hạn chế bị loại chi phí khi quyết toán thuế
- Ghi nhận chi phí đầy đủ, đúng thời gian phát sinh; lưu trữ cẩn thận hóa đơn, chứng từ gốc.
- Kiểm tra kỹ các khoản chi từ 20 triệu trở lên: tuyệt đối chuyển khoản/không thanh toán tiền mặt.
- Đối chiếu sổ sách kế toán thường xuyên với thực tế, rà soát trước mỗi kỳ quyết toán để tránh sai sót tích tụ nhiều năm.
- Tư vấn chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ kế toán có kinh nghiệm cho các vấn đề chưa rõ.
“Nắm chắc quy định về chi phí được trừ giúp chúng ta chủ động, tự tin khi tiếp xúc với cơ quan thuế. Đôi khi chỉ một bí quyết nhỏ, doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tiền thuế, lại minh bạch và phát triển hiệu quả hơn.” – Nhận định từ chuyên gia thuế KTO.
So sánh “được – không được trừ”: Bảng đối chiếu thực tế
| STT | Khoản chi | Được trừ | Không được trừ |
|---|---|---|---|
| 1 | Chi phí lương, bảo hiểm có đủ chứng từ | X | |
| 2 | Mua hàng hóa có hóa đơn hợp lệ & thanh toán chuyển khoản | X | |
| 3 | Tiền phạt vi phạm hành chính | X | |
| 4 | Lãi vay vượt trần theo quy định | X | |
| 5 | Chi mua quà tặng cho lao động (không quá 1 tháng lương) | X | |
| 6 | Hóa đơn mua tài sản cố định trả qua tài khoản cá nhân | X |
Lưu ý quan trọng về chứng từ ngoại tệ và tỷ giá
Nếu chi phí phát sinh bằng ngoại tệ, cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh chi phí. Điều này quyết định giá trị được hạch toán vào chi phí và ảnh hưởng trực tiếp tới thu nhập chịu thuế TNDN.
Định hướng tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ: Làm chủ chi phí, chủ động quản trị thuế
- Xây dựng quy trình duyệt chi chặt chẽ ngay từ đầu – kết nối giữa bộ phận vận hành và phòng kế toán.
- Đầu tư phần mềm kế toán/kho vận tối ưu hóa việc lưu trữ, đối chiếu và truy xuất chứng từ.
- Thường xuyên cập nhật các chính sách, hướng dẫn mới của cơ quan thuế, Bộ Tài chính.
- Tham khảo thêm các tư vấn, bài viết chuyên sâu trên website của các đơn vị uy tín như Kế toán Thuế Online (KTO) để được cập nhật kiến thức và thực hành chuẩn xác nhất.
Nếu cảm thấy thắc mắc về khoản chi cụ thể, đừng ngần ngại trao đổi với kế toán hoặc chuyên gia tư vấn. Không ai muốn “vô tình phạm luật” chỉ vì thiếu thông tin.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO
Kiến thức về chi phí được trừ không chỉ là “cái khiên” vững chắc bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro thuế, mà còn là “cánh cửa” mở ra cho sự phát triển lâu dài, minh bạch và an tâm kinh doanh. Thành công đôi khi đến từ những điều rất nhỏ, như việc ghi đúng một chứng từ, hay nắm chắc một quy định pháp luật, bạn nhé!
Chúc bạn – những chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh cá thể – luôn vững vàng, tự tin, tận dụng tối đa chính sách ưu việt của Nhà nước để phát triển bền vững. Đừng ngừng cập nhật thay đổi về quy định thuế, chủ động học hỏi, và mở rộng kết nối với chuyên gia để doanh nghiệp của bạn luôn đi đúng hướng trên hành trình tài chính, kế toán vững vàng.
Nguồn tham khảo
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính
- Nghị định 15/2022/NĐ-CP
- Văn bản hợp nhất 22/VBHN-VPQH (Luật Thuế TNDN)
- Các hướng dẫn, giải đáp của Tổng cục Thuế & các Sở Tài chính địa phương