Trong bối cảnh kinh tế ngày càng minh bạch và chuyên nghiệp hóa, việc sở hữu hệ thống sổ sách kế toán rõ ràng không còn là đặc quyền của các doanh nghiệp lớn mà cũng ngày càng trở thành yêu cầu bắt buộc với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Những thay đổi trong chính sách pháp luật gần đây đã tạo ra cả cơ hội lẫn thách thức cho nhóm kinh tế tư nhân này — đặc biệt là cuộc chuyển mình lớn kể từ khi Thông tư 88/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2022. Vậy, việc áp dụng chế độ kế toán cho hộ kinh doanh theo Thông tư 88 cần lưu ý gì để vừa đảm bảo tuân thủ, vừa thuận lợi cho hoạt động kinh doanh? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết, thực tế và dễ áp dụng những điểm thiết yếu, kinh nghiệm cùng một số mẹo giúp các chủ hộ kinh doanh nắm bắt tốt nhất yêu cầu mới của pháp luật.
Cơ sở pháp lý mới cho chế độ kế toán hộ kinh doanh
Trước năm 2022, phần lớn hộ kinh doanh chỉ cần thực hiện sổ sách kế toán rất tối giản hoặc thực hiện nộp thuế khoán. Tuy nhiên, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư số 88/2021/TT-BTC cùng các văn bản liên quan đã có những thay đổi quan trọng, đặc biệt là:
- Luật Kế toán 88/2015/QH13
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán
- Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn riêng về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Thông tư 40/2021/TT-BTC liên quan đến thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế hộ kinh doanh
“Sự minh bạch về tài chính không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là nền tảng bền vững giúp hộ kinh doanh phát triển chuyên nghiệp và tránh những rủi ro không đáng có.”
Kể từ năm 2026, định hướng về xóa bỏ thuế khoán, chuyển sang phương thức kê khai và xuất hóa đơn sẽ gần như bao phủ hầu hết hộ kinh doanh. Đây là thời điểm các chủ hộ, cá nhân kinh doanh cần cập nhật và thực hành những quy định mới một cách chủ động.
Đối tượng áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC
Ai bắt buộc? Ai được khuyến khích?
Một trong những điểm dễ nhầm lẫn khi đọc Thông tư là không phải tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc áp dụng chế độ kế toán mới. Cụ thể:
- Bắt buộc:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (HKD, cá nhân KD) nộp thuế theo phương pháp kê khai (quy định rõ tại Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Khuyến khích:
- Hộ kinh doanh không nộp thuế theo phương pháp kê khai (đang nộp thuế khoán) nhưng có nhu cầu tự quản lý, minh bạch hơn có thể chủ động áp dụng.
Chi tiết phân nhóm theo doanh thu:
| Nhóm | Mức doanh thu/năm | Yêu cầu xuất hóa đơn | Chế độ kế toán áp dụng |
|---|---|---|---|
| Nhóm 1 | Dưới 200 triệu | Khuyến khích sau khi bỏ thuế khoán | Đơn giản, theo phần mềm của Bộ Tài chính |
| Nhóm 2 | 200 triệu – dưới 1 tỷ | Khuyến khích (lộ trình áp dụng 2027–2028) | Rất đơn giản, qua phần mềm |
| Nhóm 3 | 1 tỷ – dưới 10 tỷ (*) | Bắt buộc sử dụng hóa đơn | Đơn giản (sẽ sửa đổi bổ sung Thông tư 88) |
| Nhóm 4 | 10 tỷ trở lên | Bắt buộc sử dụng hóa đơn | Phải tuân thủ đầy đủ Thông tư 88/2021/TT-BTC |
(*) Riêng doanh nghiệp xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp: từ 1 – 3 tỷ đã thuộc nhóm 3.
Bạn hãy chủ động cập nhật quy định, vì lộ trình xóa bỏ hoàn toàn thuế khoán sẽ được đẩy nhanh sau 2026, và mọi hộ kinh doanh đều sẽ cần chuyển sang xuất hóa đơn, thực hiện sổ sách kế toán bài bản.
Công tác tổ chức kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
- Phân công kế toán linh hoạt: Đại diện hộ kinh doanh có quyền tự quyết người phụ trách kế toán, có thể là thành viên gia đình (vợ, chồng, cha mẹ, con, anh chị em…) hoặc nhân viên đảm nhiệm nhiều vai trò (quản lý, thủ kho…)
- Lựa chọn chế độ kế toán: Hộ kinh doanh có thể tự chọn áp dụng Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ (Thông tư 132/2018/TT-BTC) theo đặc thù quản lý nội bộ.
- Bắt đầu áp dụng: Từ ngày 01/01/2022.
Một mẹo nhỏ mà các chủ hộ nên biết: Nếu gia đình bạn có ai từng làm kế toán hoặc quen biết người có kinh nghiệm kế toán cơ bản, hãy tranh thủ hướng dẫn trực tiếp để sổ sách luôn chính xác, dễ tra soát sau này.
Nội dung chế độ kế toán hộ kinh doanh: chứng từ và sổ sách bắt buộc
Nhiều hộ kinh doanh băn khoăn liệu phải ghi chép những gì, mẫu biểu ra sao. Dưới đây là giải đáp chi tiết:
1. Yêu cầu về chứng từ kế toán
- Mẫu chứng từ mới (áp dụng từ 2022):
| Tên chứng từ | Mẫu áp dụng |
|---|---|
| Phiếu chi | 01-TT |
| Phiếu thu | 02-TT |
| Phiếu xuất kho | 03-TT |
| Phiếu nhập kho | 04-TT |
| Bảng thanh toán tiền lương & khoản thu nhập NLĐ | 05-LĐTL |
- Yêu cầu về nội dung và lập chứng từ:
- Tên, số hiệu, ngày tháng lập chứng từ
- Tên, địa chỉ hai bên liên quan
- Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá, thành tiền
- Số tổng hợp bằng số & bằng chữ
- Chữ ký người lập, người duyệt và các bên liên quan
- Quy định về xử lý, lưu trữ chứng từ:
- Lập chứng từ duy nhất một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế
- Nội dung đầy đủ, chính xác, đúng mẫu biểu
- Không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu sai, gạch chéo và lập lại
- Chữ viết liên tục, không bỏ trống, không viết tắt
- Chứng từ điện tử phải được mã hóa và bảo mật thông tin
Một bí quyết thực tế: Hãy dành thời gian xây dựng thói quen ghi chép chứng từ ngay khi phát sinh nghiệp vụ, dù nhỏ, để tránh nhầm lẫn và thất lạc sau này. 3–5 phút một ngày có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ tra soát khi quyết toán thuế!
2. Sổ sách kế toán bắt buộc theo Thông tư 88
Tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, 7 loại sổ sách dưới đây là bắt buộc đối với HKD, cá nhân KD thuộc diện áp dụng:
| Tên sổ | Mẫu biểu |
|---|---|
| Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | S1-HKD |
| Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S2-HKD |
| Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | S3-HKD |
| Sổ theo dõi thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN | S4-HKD |
| Sổ theo dõi thanh toán lương & nộp theo lương NLĐ | S5-HKD |
| Sổ quỹ tiền mặt | S6-HKD |
| Sổ tiền gửi ngân hàng | S7-HKD |
Lưu ý: Phương pháp ghi sổ chi tiết từng loại đều có trong Phụ lục 2 ban hành kèm Thông tư 88, với hướng dẫn rất dễ đọc – các hộ nên rà soát, in sẵn ra để tiện tra cứu khi ghi sổ.
- Yêu cầu về cách ghi, lưu trữ:
- Ghi đúng trình tự thời gian, liên tục từ khi lập sổ
- Đảm bảo đầy đủ các nội dung: tên HKD, số trang, ngày lập, tóm tắt nghiệp vụ, số tiền,…
- Từng trang phải đánh số, đóng dấu giáp lai
- Sổ được phép ghi tay hoặc sử dụng phần mềm kế toán
- Lưu trữ sau khi khóa sổ:
- In ra giấy, đóng thành quyển riêng theo từng năm
- Nếu chỉ lưu trữ trên máy tính, phải đảm bảo tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo luật (thường là 10 năm)
- Sửa chữa sổ kế toán: Thực hiện đúng Điều 27 Luật Kế toán, không tẩy xóa, phải ghi chú rõ từng sửa đổi, ký xác nhận.
Mẹo ứng dụng: Nếu bạn chưa quen ghi sổ giấy, hãy tham khảo các phần mềm sổ sách miễn phí của Bộ Tài chính – thao tác dễ, báo cáo tự động, giảm rủi ro bỏ sót công việc.
Những câu hỏi phổ biến về sổ sách, kế toán hộ kinh doanh
- 1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nào phải áp dụng Thông tư 88?
- Tất cả trường hợp nộp thuế theo phương pháp kê khai, không phân biệt ngành nghề, quy mô
- Trường hợp tự nguyện: HKD, cá nhân KD nộp thuế khoán nhưng muốn quản lý chặt chẽ và minh bạch
- 2. Có thể giao người thân phụ trách kế toán không?
- Có. Người đại diện HKD có thể bố trí vợ, chồng, cha mẹ, con cái, anh chị em ruột làm phụ trách kế toán. Ngoài ra còn được tự chọn nhân viên có kinh nghiệm phù hợp để đảm nhiệm công việc này.
- 3. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ bao lâu?
- Thời hạn tối thiểu là 10 năm, trừ những tài liệu mang tính sử liệu, quốc phòng cần lưu vĩnh viễn. Nên lựa chọn lưu bản cứng giấy, bản điện tử và photo dự phòng để tránh mất mát.
Đầu tư vào sổ sách chỉ tốn chi phí và thời gian nhỏ mỗi tháng, nhưng lại là tấm “khiên bảo vệ” doanh nghiệp nhỏ trước các rủi ro pháp lý lớn và xây dựng nền tảng vững chắc để vươn xa hơn trong kinh doanh.
Kinh nghiệm thực tế và bí quyết giúp hộ kinh doanh dễ tuân thủ pháp luật
- Bắt đầu từ cái nhỏ: Dùng sổ tay liên tục ghi chép phát sinh thu chi, sau đó tổng hợp vào mẫu sổ chính.
- Lập bảng biểu rõ ràng: In các mẫu chứng từ, mẫu sổ và hướng dẫn (tải miễn phí ở website Bộ Tài chính) treo tường hoặc để ở quầy/lễ tân tạo sự nhắc nhở mỗi khi phát sinh nghiệp vụ.
- Phân chia vai trò minh bạch: Nếu gia đình cùng kinh doanh, hãy phân công rõ ai chịu trách nhiệm ghi nhận thu, ai theo dõi chi, kiểm tra lại số liệu cuối tuần.
- Liên lạc với chuyên gia: Mỗi quý, nên dành 15-30 phút trao đổi với kế toán, chuyên viên tư vấn thuế để cập nhật những điểm mới, tránh sai sót “âm thầm” về quy định.
- Khai thác phần mềm hỗ trợ: Hầu hết phần mềm kế toán hiện nay đều hỗ trợ xuất sổ theo đúng mẫu Thông tư 88, có thể cài đặt miễn phí hoặc dùng bản demo để làm quen.
Mẹo nhanh: 3 phút/ngày ghi chép chứng từ, 30 phút/tuần tổng hợp số liệu = 8-10 giờ tiết kiệm cho kiểm tra thuế cuối năm!
So sánh: Ưu – nhược điểm giữa thuế khoán và phương pháp kê khai
| Thuế khoán | Phương pháp kê khai | |
|---|---|---|
| Tính minh bạch | Thấp, chủ yếu dựa vào ước tính | Cao, dựa vào số liệu thực tế |
| Độ phức tạp quản lý | Đơn giản, ít yêu cầu về sổ sách | Phải ghi chép sổ sách, xuất hóa đơn |
| Lợi ích kinh doanh | Dễ điều chỉnh, linh hoạt | Tạo uy tín với đối tác, dễ mở rộng kinh doanh |
| Tuân thủ chính sách | Bị hạn chế trong một số ngành nghề | Đáp ứng tốt yêu cầu pháp lý trong tương lai |
Gợi ý: Hãy chủ động “làm quen” với phương pháp kê khai, xây dựng bộ sổ sách dù doanh thu chưa lớn. Đó là đầu tư cho sự phát triển bền vững, chuẩn bị tốt cho các cơ hội mới trong thời kỳ chuyển đổi số.
Lời nhắn dành cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ
Mỗi hành trình kinh doanh đều bắt đầu từ những quyết định nhỏ và những bước đi vững chắc. Đặt nền móng bằng hệ thống kế toán minh bạch, chuyên nghiệp không chỉ giúp các hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, bảo vệ mình trước pháp luật mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển, tiếp cận nguồn vốn, hợp tác đối tác lớn. Hãy dành thời gian tìm hiểu, áp dụng các quy định mới — vì điều ấy không chỉ giúp bạn “an tâm vững bước” mà còn tạo nên lợi thế riêng trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
Một lời khuyên từ kinh nghiệm nhiều năm làm công tác kế toán, thuế cho các doanh nghiệp nhỏ: Đừng ngại đặt câu hỏi, đừng chần chừ cập nhật kiến thức mới. Chỉ cần dành từ 15 đến 30 phút mỗi tuần cho sổ sách và trao đổi với chuyên gia, bạn đã bảo vệ mình khỏi những rủi ro không đáng có.
“Minh bạch tài chính chính là ‘chìa khóa’ để các hộ kinh doanh nhỏ ngày hôm nay trở thành doanh nghiệp lớn mạnh ngày mai.”
Bạn có thể cập nhật các thông tin mới nhất về chế độ kế toán, các chính sách thuế và nhận tư vấn hữu ích từ Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO. Đội ngũ KTO luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ những người làm kinh tế cá thể trên hành trình phát triển bền vững.
Nguồn tham khảo
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP
- Thông tư số 88/2021/TT-BTC
- Thông tư 40/2021/TT-BTC
- Cổng thông tin Bộ Tài chính, Cục thuế các tỉnh, thành phố
- Các hướng dẫn nghiệp vụ thực tế từ KTO và cộng đồng kế toán thuế chuyên nghiệp