Cập nhật mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, có lẽ không ít lần bạn cảm thấy những quy định về hóa đơn, chứng từ là một “bài toán khó”. Những thay đổi từ phía cơ quan quản lý đôi khi khiến chúng ta bối rối, lo lắng về việc liệu mình có đang thực hiện đúng, có kịp thời cập nhật những điều chỉnh mới. Thấu hiểu được điều đó, bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn khám phá những điểm mới quan trọng trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ – một văn bản có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, mang theo nhiều thay đổi tích cực nhằm tạo thuận lợi hơn nữa cho cộng đồng doanh nghiệp.

Những Thay Đổi Quan Trọng Cho Người Nộp Thuế

Nghị định 70 tập trung mạnh mẽ vào việc minh bạch hóa và đơn giản hóa các thủ tục, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể.

Đối Tượng Áp Dụng Được Mở Rộng

Một điểm đáng chú ý là phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử đã được mở rộng. Giờ đây, các nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số cũng có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách tự nguyện. Điều này phản ánh xu hướng số hóa toàn cầu và tạo ra một sân chơi bình đẳng hơn.

Nguyên Tắc Lập Và Sử Dụng Hóa Đơn Linh Hoạt Hơn

  • Ủy nhiệm lập hóa đơn: Quy định mới cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, mở ra cơ hội thuê ngoài dịch vụ này, giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực cho các đơn vị nhỏ.
  • Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Nhà nước chính thức hóa việc sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử để triển khai các chương trình khuyến khích như “khách hàng thường xuyên”, “hóa đơn may mắn”. Đây không chỉ là động thái của cơ quan thuế mà còn là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng chiến lược marketing, giữ chân khách hàng hiệu quả.
  • Tích hợp biên lai và hóa đơn: Việc tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục, thuận tiện cho cả người mua và góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số.

Những thay đổi này cho thấy định hướng rõ rệt của Nhà nước trong việc số hóa toàn diện công tác quản lý thuế, đồng thời lấy người nộp thuế làm trung tâm, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cập Nhật Mới Về Thời Điểm Lập Hóa Đơn

Thời điểm lập hóa đơn luôn là vấn đề then chốt trong kê khai thuế. Nghị định 70 đã có những điều chỉnh rất cụ thể và thiết thực:

  • Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) được xác định linh hoạt do người bán quyết định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc.
  • Đối với dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Quy định này giúp thống nhất và rõ ràng hơn trong việc hạch toán.
  • Đối với các giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên (như dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, quảng cáo…): Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước. Điều này phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của các ngành nghề này.

Một số quy định cũ không còn phù hợp đã được bãi bỏ, như việc lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng cho một số dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm cho khách hàng cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn, giúp giảm tải thủ tục không cần thiết.

Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Ai Sẽ Phải Áp Dụng?

Đây là một nội dung được nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quan tâm. Nghị định 70 đã làm rõ đối tượng áp dụng:

  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
  • Các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng trong một số lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, giải trí…

Nội dung trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cũng được quy định rõ, bao gồm các thông tin cơ bản về người bán, người mua (nếu có yêu cầu), hàng hóa/dịch vụ và mã của cơ quan thuế. Việc gửi hóa đơn cho người mua cũng rất linh hoạt: qua tin nhắn, email, hoặc cung cấp đường dẫn/ mã QR để tra cứu.

Lời khuyên dành cho bạn: Hãy bắt đầu tìm hiểu và lên kế hoạch chuyển đổi sang sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế ngay từ bây giờ nếu doanh nghiệp bạn thuộc diện phải áp dụng. Sự chuẩn bị sớm sẽ giúp bạn tránh được những bỡ ngỡ và rủi ro không đáng có khi quy định chính thức có hiệu lực.

Quy Trình Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Trở Nên Chặt Chẽ Và Rõ Ràng Hơn

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, việc điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo quy trình mới với những điểm đáng lưu ý sau:

  • Bắt buộc có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh) ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán cần thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
  • Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng của cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
  • Quy định cụ thể về việc xử lý trong các trường hợp đặc thù như: trả lại hàng hóa, chiết khấu thương mại, hoàn/giảm phí bảo hiểm, hủy giao dịch… Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ pháp lý rõ ràng để xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế.

Mẹo nhỏ: Hãy thiết lập một quy trình nội bộ để kiểm tra chéo thông tin trên hóa đơn trước khi ký số và gửi đi. Một phút kiểm tra kỹ lưỡng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ để sửa chữa sau này.

Đăng Ký Và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Những Điểm Mới Cần Lưu Ý

Đăng Ký Sử Dụng

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế được tự động hóa cao. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và yêu cầu xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Điều này giúp tăng cường bảo mật và minh bạch.

Ngừng Sử Dụng

Nghị định bổ sung nhiều trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có một số trường hợp nghiêm trọng như:

  • Có hành vi lập hóa đơn để bán khống hàng hóa, dịch vụ và bị khởi tố.
  • Bị cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.
  • Có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao về thuế.
  • Thay đổi ngành nghề dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Quy định này cho thấy sự siết chặt quản lý đối với các hành vi vi phạm, đảm bảo sự lành mạnh của môi trường kinh doanh.

Lời Kết: Hành Trình Số Hóa – Cơ Hội Vàng Cho Doanh Nghiệp Thông Thái

Nhìn tổng thể, Nghị định 70/2025/NĐ-CP không đơn thuần là một văn bản sửa đổi, mà là một bước tiến mạnh mẽ trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Những thay đổi này, mặc dù có thể đòi hỏi sự điều chỉnh ban đầu từ phía doanh nghiệp, nhưng về lâu dài, chúng hứa hẹn mang lại một môi trường kinh doanh minh bạch, hiệu quả và thuận lợi hơn rất nhiều.

Thay vì xem đây là một gánh nặng, hãy coi đây là cơ hội để doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình, nâng cao năng lực quản trị và bắt kịp với xu thế chuyển đổi số không thể đảo ngược. Sự tuân thủ không chỉ giúp bạn an tâm kinh doanh mà còn là minh chứng cho một doanh nghiệp chuyên nghiệp, có trách nhiệm. Hãy chủ động tìm hiểu, cập nhật và chuẩn bị kế hoạch thực hiện ngay từ hôm nay để bắt nhịp thành công với những quy định mới, biến thách thức thành bàn đạp vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.

Để không bỏ lỡ những thông tin cập nhật mới nhất và các tư vấn giá trị về chính sách thuế, kế toán, bạn hãy theo dõi Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế OnlineFacebook KTO.

Nguồn tham khảo:
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Cổng thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).