Văn bản pháp lý

Cách tính thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ năm 2025 chi tiết và mới nhất

Posted on by Kế toán Online
05
Th8

Mỗi buổi sáng thức dậy, tôi vẫn thường nghe những câu hỏi quen thuộc từ các chủ hộ kinh doanh cá thể: “Năm nay tính thuế có khác gì không?”, “Tôi có cần đăng ký gì thêm không?” hoặc “Liệu mình có bị phạt vì thiếu sót gì không?”. Đó là tâm tư hoàn toàn chính đáng. Không ai muốn những cố gắng bươn chải vì kế sinh nhai bị gián đoạn chỉ vì chưa nắm vững quy định về thuế. Cuộc chơi của kinh doanh, ngoài sự chăm chút cho sản phẩm, dịch vụ, còn cần kỹ năng quản lý tài chính – và trong đó, hiểu rõ cách tính thuế là nền tảng để kinh doanh bền vững, hợp pháp. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ những kiến thức mới nhất về xác định, tính thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ năm 2025, cũng như những mẹo thực chiến để các bạn chủ động, an tâm hơn trong quản lý.

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ: Khi nào phải nộp thuế?

Trước hết, cần hiểu rằng nghĩa vụ thuế với hộ kinh doanh nhỏ lẻ không phải lúc nào cũng phát sinh. Bạn có thể yên tâm nếu doanh thu gộp trong năm không vượt mốc 100 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, nếu tổng doanh thu từ kinh doanh – dù chỉ là nhỏ lẻ, bán hàng tại nhà, hay dịch vụ đơn giản – vượt số này, bạn đã bước vào vùng có nghĩa vụ thuế, gồm:

  • Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
  • Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
  • Lệ phí môn bài (nếu đạt ngưỡng)

“Nắm chắc quy định về doanh thu chịu thuế giống như mang trong túi một tấm bản đồ kinh doanh: bạn chủ động lộ trình, thay vì đi mãi trong lo lắng vì sợ… bị kiểm tra thuế bất kỳ lúc nào.”

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cá thể hoặc nhóm cá nhân, hộ gia đình có tổng doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống KHÔNG phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN. Ngược lại, trên mức này thì xác định nghĩa vụ đầy đủ.

Tổng quan phương pháp tính thuế hộ kinh doanh năm 2025

Với số đông hộ kinh doanh nhỏ lẻ, thuế được xác định chủ yếu qua phương pháp khoán: cơ quan thuế căn cứ tổng doanh thu thực tế (từ tất cả hoạt động kinh doanh) để tính thuế GTGT, TNCN và lệ phí môn bài (nếu thuộc diện chịu thuế). Hãy cùng bóc tách từng sắc thuế nhé!

Lệ phí môn bài

  • Doanh thu < 100 triệu đồng/năm: Miễn lệ phí môn bài.
  • Doanh thu từ 100 đến 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm.
  • Doanh thu từ 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm.
  • Doanh thu > 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý thực tiễn:

  • Năm đầu thành lập hộ kinh doanh từ 26/2/2020 trở đi được miễn lệ phí môn bài.
  • Thời điểm xác định là doanh thu của năm dương lịch (tức doanh thu trước đó, chứ không phải thời điểm lập giấy phép).

“Đôi khi các bạn hỏi mình: ‘Tôi mới bắt đầu kinh doanh tháng 7, vậy có phải tính lệ phí môn bài cả năm không?’ – Quy định là: tính doanh thu thực tế theo 12 tháng để xét mức, nhưng chỉ nộp cho năm tiếp theo phát sinh”

Cách tính thuế GTGT và TNCN cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ

Hai thuế này được xác định dựa trên doanh thu thực tế và tỷ lệ áp thuế theo ngành nghề (cách tính rất khác so với doanh nghiệp lớn). Cụ thể:

  • Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT × Tỉ lệ phần trăm thuế GTGT theo ngành
  • Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN × Tỉ lệ phần trăm thuế TNCN

Tỷ lệ thuế GTGT và TNCN áp dụng cho từng nhóm ngành nghề (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC):

  • Phân phối, cung cấp hàng hóa:
    • GTGT: 1%
    • TNCN: 0.5%
  • Dịch vụ & xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu:
    • GTGT: 5%
    • TNCN: 2%
  • Sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu:
    • GTGT: 3%
    • TNCN: 1.5%

Nhận định của tôi: Chủ hộ kinh doanh nên lưu lại bảng tỷ lệ này và chủ động kiểm tra ngành nghề kinh doanh đăng ký/thực tế của mình. Nếu một hộ cùng lúc làm nhiều ngành, hãy bóc tách doanh thu từng nhóm – đây là mẹo giúp minh bạch khi giải trình với cơ quan thuế.

Ví dụ thực tế:

  • Bà D bán thực phẩm (hàng hóa): doanh thu năm 2025 là 320 triệu đồng.

– Thuế GTGT = 320.000.000 × 1% = 3.200.000 đồng
– Thuế TNCN = 320.000.000 × 0,5% = 1.600.000 đồng
– Lệ phí môn bài: 500.000 đồng (doanh thu 300 – 500 triệu đồng).

Số thuế này chia trung bình cho các tháng, có thể nộp từng quý hoặc cả năm tùy đặc thù kinh doanh.

Trường hợp kinh doanh không trọn năm hoặc có hóa đơn

  • Kinh doanh dưới 12 tháng/năm: Doanh thu tính thuế chia đều bình quân/tháng rồi nhân lên 12 tháng để xác định ngưỡng chịu thuế; thuế chỉ tính trên doanh thu thực đóng góp trong kỳ.
  • Dùng hóa đơn xuất lẻ: Doanh thu tính thuế = Doanh thu khoán + Doanh thu hóa đơn lẻ.

“Nếu bạn chỉ bán hàng thời vụ, hoặc một số hợp đồng phải xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu khách, hãy chú ý cộng chung tất cả nguồn doanh thu để không bị thiếu sót khi khai báo.”

Các trường hợp miễn hoặc giảm nghĩa vụ thuế

  • Miễn thuế nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (áp dụng cả GTGT, TNCN).
  • Miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập (từ sau 25/2/2020).
  • Nghề nghiệp đặc thù: Sản xuất muối, nuôi trồng – đánh bắt thủy sản, dịch vụ hậu cần cho ngành cá được miễn lệ phí môn bài.

Mẹo: Nếu bạn chia sẻ doanh thu với người thân (ví dụ ba mẹ và con cùng đứng tên), nhà nước vẫn chỉ tính ngưỡng 100 triệu đồng/năm trên người đại diện duy nhất của nhóm cá nhân, hộ gia đình – tức chỉ cần một đầu mối chính khi khai báo.

Kinh doanh nhỏ lẻ: Khi nào phải đăng ký kinh doanh?

Nhiều cá nhân hỏi tôi: “Kinh doanh nhỏ lẻ vậy có cần đăng ký?” Đây là một chủ đề quan trọng.

  • Không cần đăng ký kinh doanh với các hoạt động nhỏ lẻ sau:
    • Bán hàng rong/lưu động, bán hàng ở chợ, vỉa hè tự phát.
    • Các dịch vụ nhỏ: đánh giày, cắt tóc, bán vé số, bán sách cũ, dạy thêm tại nhà, dịch vụ trông giữ xe lề đường…
    • Bán hàng online không thường xuyên, không có địa điểm kinh doanh cố định.
  • Bắt buộc đăng ký nếu có địa chỉ rõ ràng, hoạt động ổn định dài hạn, sử dụng địa điểm cố định.

Bí quyết: Kể từ khi các app mua bán, livestream, hoặc các cửa hàng online mọc lên, pháp luật quy định linh hoạt hơn, bạn nên kiểm tra ngành nghề của mình có nằm trong danh mục miễn đăng ký không. Nếu cần, thực hiện đăng ký sớm để tránh rủi ro về xử phạt hành chính.

Cách xác định doanh thu tính thuế hộ kinh doanh

Đây là điều cốt lõi để không bị sai sót hoặc bị “ấn định thuế” (tức cơ quan thuế không chấp nhận số liệu bạn khai, mà tự động tính lại).

Doanh thu tính thuế là gì?

  • Toàn bộ tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, gia công, hoa hồng, tiền nhận được trong kỳ (không phân biệt đã thu hay chưa nếu đã xuất hóa đơn hoặc hoàn thành dịch vụ, bàn giao sản phẩm).
  • Nếu có doanh thu từ nhiều lĩnh vực, bắt buộc kê khai tách biệt từng nhóm ngành với tỷ lệ thuế khác nhau.
  • Hộ kinh doanh không xác định chính xác/doanh thu khai có dấu hiệu chưa hợp lý: Cơ quan thuế sẽ áp mức khoán dựa vào tham khảo làng xã, khu phố.

Thời điểm xác định doanh thu tính thuế:

  • Đối với hộ khoán thường: Thời gian rà soát từ 20/11 đến 15/12 của năm trước năm tính thuế.
  • Khi phát sinh ngành nghề mới hoặc thay đổi quy mô: Nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu/bổ sung ngành nghề.
  • Nếu sử dụng hóa đơn: Ghi nhận doanh thu khi bàn giao hàng hóa/dịch vụ, nghiệm thu công trình…

Nộp thuế theo phương pháp kê khai: Có phải quyết toán không?

Không ít chủ hộ thắc mắc: “Phải lập quyết toán thuế cuối năm như doanh nghiệp không?”. Với hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng nộp thuế theo phương pháp kê khai (tức chủ động khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế từng tháng, từng quý), bạn KHÔNG phải quyết toán thuế cuối năm.

  • Chỉ cần thực hiện kê khai định kỳ (tháng hoặc quý).
  • Bắt buộc thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo yêu cầu (trừ trường hợp có văn bản của ngành quản lý, xác nhận doanh thu thực tế).

Mẹo quản lý: Đối với hộ kinh doanh tầm trung quy mô lớn, bạn nên chú ý duy trì sổ sách, lưu trữ chứng từ và hóa đơn rõ ràng – vừa dễ quản lý, vừa an toàn khi kiểm tra.

Những trường hợp đặc biệt: Cá nhân, hộ gia đình nộp thuế theo từng lần phát sinh

Pháp luật cho phép một số trường hợp KHÔNG hoạt động thường xuyên (ví dụ bán hàng lưu động, nhận công trình rải rác, chuyển nhượng tên miền, sản phẩm/dịch vụ số không cố định…) lựa chọn nộp thuế mỗi lần có doanh thu phát sinh thay vì đóng định kỳ.

  • Cá nhân kinh doanh lưu động (không địa điểm ổn định).
  • Chủ thầu xây dựng tư nhân (không hoạt động thường xuyên).
  • Cá nhân chuyển nhượng domain “.vn”.
  • Thu nhập sản phẩm dịch vụ nội dung số nếu chọn nộp theo từng lần.

Thủ tục cũng đơn giản hóa: chỉ cần nộp đủ hóa đơn, hợp đồng bán hàng, các chứng từ về nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ… cho từng lần phát sinh.

Câu hỏi nên tự hỏi mình: “Mô hình kinh doanh của mình có đặc điểm không thường xuyên – không cố định không? Nếu có, hãy cân nhắc phương pháp này cho phù hợp nhất với dòng tiền và quản lý hồ sơ của mình!”

Hồ sơ, thủ tục và thời hạn nộp khai thuế khoán cho hộ kinh doanh năm 2025

Bộ hồ sơ khai thuế bao gồm:

  • Tờ khai thuế dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (mẫu số 01/CNKD).
  • Nếu có hóa đơn lẻ: Bản sao hợp đồng kinh tế, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu hợp đồng; hóa đơn nhập, bảng kê mua bán hàng hoá.
  • Bản sao/scan tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ (hóa đơn mua vào, bảng kê… nếu có).

Bạn có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của chi cục thuế địa phương hoặc qua Cổng thông tin điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn

Thời hạn nộp hồ sơ thuế:

  • Định kỳ nghịch vụ (hộ kinh doanh khoán): Trước 15/12 mỗi năm.
  • Hộ mới thành lập/ngành nghề thay đổi: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động hoặc thay đổi ngành nghề.
  • Xuất hóa đơn lẻ: Trong vòng 10 ngày tính từ khi phát sinh doanh thu cần xuất hóa đơn.

Các hộ kinh doanh nhỏ lẻ nên lưu tất cả tài liệu gốc, scan kỹ bản hợp đồng, hóa đơn đầu ra đầu vào phòng trường hợp cần giải trình/thanh kiểm tra.

Nâng tầm quản lý thuế cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ: Kinh nghiệm, mẹo nhỏ và cảnh báo

  • Làm việc minh bạch, khai báo trung thực: Chủ động tính toán, đối chiếu doanh thu hàng tháng/quý để tránh sai sót. Đừng quên cộng gộp tất cả nguồn doanh thu – dù bán hàng online, offline, dịch vụ ngắn hạn…
  • Lưu trữ hóa đơn, hợp đồng: Dù giấy hay file scan, nên gom thành từng tháng, từng “job” để tiện kiểm soát và chứng minh hợp pháp khi có yêu cầu.
  • Đăng ký/chuyển đổi ngành nghề sớm: Ngành nghề mới, quy mô thay đổi phải khai báo trong 10 ngày tránh bị phạt.
  • Đừng nhờ người khác đứng tên hộ ‘chống thuế’: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra quá trình thực tế, doanh thu cộng gộp trên một đại diện duy nhất, nên biện pháp này không hiệu quả, thậm chí bị chế tài nặng.
  • Nắm lịch khai thuế khoán và hạn nộp hồ sơ: Hãy đặt lịch tự động nhắc ngày 1 tháng 12 hoặc 10 ngày sau hoạt động mới, để không bị quên hồ sơ và tránh nộp trễ hạn.
  • Có thể cân nhắc thuê đơn vị dịch vụ kế toán hộ cá thể: Đây là lựa chọn tối ưu cho những ai ít thời gian hoặc các mô hình phát triển đa dạng nhiều nguồn thu.

MẸO NHANH: Để tính nhanh số thuế trong năm, hãy lấy tổng doanh thu của từng ngành, nhân tỷ lệ thuế ngành, cộng thêm lệ phí môn bài (nếu có), kiểm tra đủ hóa đơn đầy đủ, rồi chi đều số thuế phải nộp cho từng tháng/quý.

Bạn chủ động – Kinh doanh bền vững

Mỗi hộ kinh doanh – dù nhỏ – đều là một mắt xích quan trọng của nền kinh tế Việt Nam. Việc chủ động nắm vững cách tính thuế, hồ sơ giấy tờ, thời hạn khai và nộp giúp bạn không chỉ vững vàng khi cơ quan thuế kiểm tra, mà còn an tâm hơn về sự minh bạch, phát triển dài lâu. Những quy định mới nhất của năm 2025 đã tạo hành lang thuận lợi, minh bạch hơn để các chủ hộ kinh doanh tự tin làm giàu và đóng góp cho xã hội.

Đôi khi, sự khác biệt giữa một hộ kinh doanh nhỏ lẻ phát triển mạnh và một hộ ngập ngừng lại chính là ở sự chủ động với quy định pháp luật thuế. Hãy biến kiến thức thành sức mạnh – để bạn không chỉ “chẳng ngại” kiểm tra thuế, mà còn biến quy định thành “cánh tay phải” cho đà tăng trưởng.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về kế toán – thuế hộ cá thể, hoặc muốn nhận các mẫu hồ sơ, cập nhật quy định mới nhất, bạn hãy chủ động kết nối và tìm hiểu thêm các bài viết, thông tin cập nhật, cũng như tư vấn trực tuyến từ đội ngũ Kế toán Thuế Online (KTO). Sự đồng hành kịp thời sẽ giúp hành trình kinh doanh của bạn an toàn, hiệu quả hơn rất nhiều.

Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO

Nguồn tham khảo

  • Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 1/6/2021 của Bộ Tài chính
  • Nghị định 22/2020/NĐ-CP
  • Nghị định 39/2007/NĐ-CP, Nghị định 01/2021/NĐ-CP
  • Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế thuedientu.gdt.gov.vn