Chắc hẳn nhiều chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang cảm thấy nhẹ nhõm khi biết mình không thuộc diện phải nộp thuế vì doanh thu dưới ngưỡng. Thế nhưng, có một quy định mới mà không phải ai cũng để ý: dù không phải nộp tiền thuế, bạn vẫn có nghĩa vụ ghi chép, theo dõi doanh thu một cách chính xác. Điều này không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc từ năm 2026, mà còn là chìa khóa vàng giúp bạn quản lý công việc kinh doanh của mình một cách bài bản và bền vững. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về thay đổi quan trọng này và cách để bạn tuân thủ một cách đơn giản, hiệu quả nhất.
Thông Tư 152/2025/TT-BTC: Cách tiếp cận mới, đơn giản hóa cho hộ kinh doanh
Thay vì cách phân loại phức tạp dựa trên quy mô doanh thu như trước đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC với một tư duy mới, thực tế và dễ áp dụng hơn. Cốt lõi của thay đổi này là phân loại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dựa trên phương pháp tính thuế. Cách làm này bao quát được mọi tình huống phát sinh trong thực tế, từ người bán nhỏ lẻ đến những hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn.
Việc thay đổi từ phân loại theo doanh thu sang phân loại theo phương pháp tính thuế là một bước tiến lớn trong cải cách hành chính, giúp hệ thống trở nên linh hoạt, sát với thực tế hoạt động muôn hình vạn trạng của các hộ kinh doanh cá thể.
Theo đó, chúng ta sẽ có 3 nhóm đối tượng chính:
- Nhóm 1: Không chịu thuế GTGT và thuế TNCN (theo tỷ lệ % trên doanh thu).
- Nhóm 2: Tính thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu.
- Nhóm 3: Tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế.
Mỗi nhóm sẽ có chế độ ghi chép sổ sách khác nhau, phù hợp với mức độ phức tạp trong nghĩa vụ thuế của mình.
Chi Tiết Nghĩa Vụ Ghi Chép Cho Từng Nhóm Hộ Kinh Doanh
Nhóm 1: Hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu/năm – Miễn thuế nhưng không miễn ghi chép
Đây là điểm gây chú ý và cũng dễ gây hiểu lầm nhất. Theo Điều 4 Thông tư 152, nếu doanh thu hằng năm của bạn từ 500 triệu đồng trở xuống, bạn được miễn nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Đây là chính sách hỗ trợ rất thiết thực từ Nhà nước.
Tuy nhiên, “miễn thuế” không đồng nghĩa với “miễn mọi nghĩa vụ”. Bạn vẫn phải sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép lại toàn bộ doanh thu phát sinh. Việc này nhằm mục đích:
- Xác minh doanh thu thực tế để đảm bảo bạn đúng là thuộc diện được miễn thuế.
- Tạo thói quen quản lý tài chính minh bạch ngay từ khi quy mô còn nhỏ.
- Cung cấp căn cứ số liệu nếu sau này doanh thu của bạn tăng lên và bạn chuyển sang nhóm phải nộp thuế.
Hãy xem đây như một cuốn nhật ký kinh doanh đơn giản. Ghi chép đều đặn sẽ giúp bạn nắm được sức khỏe thực sự của cửa hàng, quán ăn, hay dịch vụ của mình.
Nhóm 2: Hộ nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu – Ghi chép có phân loại
Nếu doanh thu của bạn trên 500 triệu/năm và thuộc diện nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ phần trăm cố định trên doanh thu, việc ghi chép sẽ cần chi tiết hơn một chút.
Căn cứ để kê khai doanh thu bao gồm: Hóa đơn bán hàng và các chứng từ hợp pháp khác (như phiếu thu, biên lai…). Doanh thu được ghi vào Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD).
Mẹo quan trọng: Trên sổ S2a-HKD, bạn cần phản ánh doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN. Ví dụ, nếu bạn vừa bán quần áo (tỷ lệ thuế 1%), vừa cung cấp dịch vụ sửa chữa (tỷ lệ thuế 5%), bạn nên ghi chép riêng biệt doanh thu của hai hoạt động này. Điều này giúp việc kê khai thuế cuối kỳ trở nên chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều.
Nhóm 3: Hộ nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế – Hệ thống sổ sách đầy đủ
Nhóm này thường là các hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn, đăng ký nộp thuế TNCN theo phương pháp xác định thu nhập chịu thuế (trừ đi các chi phí hợp lý). Yêu cầu về sổ sách cũng chặt chẽ và đầy đủ nhất, bao gồm 4 loại sổ chính:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S2b-HKD)
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD) – Rất quan trọng để xác định chi phí được trừ.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2d-HKD)
- Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD)
Ngoài ra, nếu kinh doanh các mặt hàng đặc thù chịu thuế TTĐB, thuế tài nguyên, BVMT…, bạn còn phải sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế đặc thù (S3a-HKD).
Việc ghi chép đầy đủ chi phí trên sổ S2c-HKD không chỉ là nghĩa vụ, mà chính là “quyền lợi” của bạn. Nó giúp bạn giảm số thuế TNCN phải nộp một cách hợp pháp, dựa trên những khoản chi thực tế phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Lợi Ích “Vàng” Của Việc Ghi Chép Sổ Sách Dù Không Phải Nộp Thuế
Nhiều người có thể nghĩ việc ghi chép này là thủ tục rườm rà. Nhưng thực chất, nếu làm tốt, bạn sẽ nhận về những giá trị to lớn:
- Làm Chủ Tài Chính: Bạn biết chính xác mình kiếm được bao nhiêu, chi tiêu những gì, lãi lỗ ra sao. Từ đó có kế hoạch phát triển, đầu tư hợp lý.
- Chuẩn Bị Cho Tăng Trưởng: Khi doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu, bạn đã có sẵn hệ thống số liệu đầy đủ, việc chuyển đổi sang chế độ kê khai thuế sẽ nhẹ nhàng, không bị động.
- Minh Bạch & Tạo Dựng Niềm Tin: Sổ sách rõ ràng giúp bạn tự tin hơn khi hợp tác, vay vốn ngân hàng, hoặc khi có đoàn kiểm tra đến.
- Ra Quyết Định Thông Minh: Số liệu lịch sử giúp bạn phân tích xem mặt hàng nào bán chạy, mùa nào làm ăn hiệu quả, từ đó điều chỉnh kế hoạch kinh doanh tối ưu.
Gợi Ý Cách Ghi Chép Đơn Giản, Hiệu Quả Cho Hộ Kinh Doanh Nhỏ
Bạn không cần phải là một kế toán viên chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu bằng những bước nhỏ:
- Chọn Công Cụ Phù Hợp: Có thể là một cuốn sổ tay chuyên dụng, một file Excel đơn giản (tải mẫu S1a-HKD từ website Tổng cục Thuế), hoặc các ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại có chức năng xuất báo cáo doanh thu.
- Thói Quen “Mỗi Ngày Một Lần”: Dành 10 phút cuối ngày để tổng kết doanh thu, ghi vào sổ. “Hôm nay bán được bao nhiêu? Thu tiền mặt hay chuyển khoản?”.
- Lưu Trữ Chứng Từ Gọn Gàng: Sắp xếp hóa đơn, phiếu thu theo thứ tự thời gian. Một chiếc kẹp file hoặc bìa hồ sơ là đủ.
- Tổng Kết Cuối Tháng: Cộng tổng doanh thu tháng, so sánh với các tháng trước. Đây là bức tranh nhỏ đầu tiên về sự phát triển của bạn.
Mẹo nhanh: Hãy đặt mục tiêu ghi chép liên tục trong 21 ngày. Sau khoảng thời gian này, nó sẽ trở thành một thói quen tự nhiên và hữu ích.
Xu Hướng Đơn Giản Hóa & Lời Khuyên Chuyên Nghiệp
Trong quá trình soạn thảo Thông tư 152, Hiệp hội Tư vấn Thuế Việt Nam đã có đề xuất rất thiết thực: hợp nhất các mẫu sổ để giảm bớt thủ tục, đặc biệt cho những hộ kinh doanh có doanh thu biến động quanh ngưỡng. Bộ Tài chính cũng đã lắng nghe và cho biết sẽ tiếp tục hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa.
Điều này cho thấy Nhà nước luôn mong muốn tạo điều kiện tối đa cho các hộ kinh doanh. Nhiệm vụ của chúng ta là tuân thủ đúng những quy định hiện hành một cách nghiêm túc và thông minh. Sự tuân thủ không phải là gánh nặng, mà là nền tảng vững chắc để bạn kinh doanh an tâm, lâu dài.
Hành trình từ một hộ kinh doanh nhỏ lẻ đến một doanh nghiệp bài bản luôn bắt đầu bằng những bước đi có kế hoạch. Việc ghi chép sổ sách dù chỉ là doanh thu, chính là bước đi vững chắc đầu tiên trên hành trình đó. Nó không chỉ giúp bạn “an toàn” về mặt pháp lý, mà còn trao cho bạn quyền năng để thực sự làm chủ vận mệnh tài chính của chính mình. Hãy xem đây là cơ hội để nâng tầm quản trị, để hiểu rõ hơn về “đứa con tinh thần” mà bạn đang dày công vun đắp. Mọi sự khởi đầu đều có thể bỡ ngỡ, nhưng với sự chủ động và thái độ nghiêm túc, bạn hoàn toàn có thể biến yêu cầu này thành một lợi thế cạnh tranh bền vững cho tương lai.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất, chính xác về chính sách thuế, kế toán dành cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết phân tích chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia tại website Kế toán Thuế Online hoặc theo dõi các chia sẻ hữu ích trên Facebook KTO.
Nguồn tham khảo chính: Thông tư số 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.