Chắc hẳn nhiều chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang thở phào nhẹ nhõm vì doanh thu của mình dưới ngưỡng 500 triệu đồng/năm, không phải lo nghĩ về việc kê khai, nộp thuế GTGT hay thuế TNCN. Đây thực sự là một chính sách hỗ trợ đầy thiết thực từ Nhà nước, tạo điều kiện cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, siêu nhỏ có thể tập trung nguồn lực để phát triển và ổn định cuộc sống.
Tuy nhiên, có một sự hiểu lầm khá phổ biến mà tôi thường gặp trong quá trình tư vấn: “Không phải nộp thuế thì có nghĩa là không phải làm gì cả”. Đây là một quan niệm cần được thay đổi ngay, bởi nó có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý không đáng có. Ngay cả khi bạn không thuộc diện chịu thuế, việc ghi chép sổ sách tối thiểu vẫn là nghĩa vụ bắt buộc, là minh chứng rõ ràng nhất cho tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh của bạn.
Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, đi từng bước một để hiểu rõ quy định mới nhất và hướng dẫn thực hành cụ thể cách thức ghi chép kế toán đơn giản, hiệu quả dành riêng cho hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT và thuế TNCN. Hãy xem đây như một thói quen tốt, một nền tảng vững chắc để bạn kinh doanh an tâm và bền vững.
1. Hiểu Đúng Về Hộ Kinh Doanh Không Thuộc Diện Chịu Thuế
Trước khi đi vào phần hướng dẫn chi tiết, chúng ta cần làm rõ một vài khái niệm quan trọng. Điều này giúp bạn tự tin xác định đúng tình trạng pháp lý của mình, tránh những nhầm lẫn có thể dẫn đến sai sót sau này.
Hộ Kinh Doanh Là Gì?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 79, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh được hiểu là:
Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Người đại diện (chủ hộ kinh doanh) có thể là cá nhân đăng ký hoặc người được hộ gia đình ủy quyền.
Điểm đặc trưng của hộ kinh doanh là trách nhiệm vô hạn. Điều này khác với công ty trách nhiệm hữu hạn, nơi trách nhiệm tài chính chỉ giới hạn trong số vốn điều lệ. Vì vậy, việc quản lý tài chính minh bạch càng trở nên quan trọng để bảo vệ chính tài sản cá nhân và gia đình bạn.
Khi Nào Thì Được Coi Là Không Phải Nộp Thuế GTGT Và Thuế TNCN?
Đây là điểm mấu chốt. Căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành, đối tượng được miễn nộp hai loại thuế này là:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ từ tất cả các hoạt động trong năm dương lịch không vượt quá 500 triệu đồng (tương đương khoảng 41,6 triệu đồng/tháng).
Nếu doanh thu của bạn dưới ngưỡng này, bạn thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN từ hoạt động kinh doanh. Lưu ý quan trọng: Ngưỡng 500 triệu đồng này là tổng doanh thu trước khi trừ đi bất kỳ chi phí nào.
Vậy, Có Phải Tôi Không Cần Làm Gì Không?
Hoàn toàn không phải! Dù được miễn thuế, bạn vẫn có nghĩa vụ kế toán tối thiểu. Quy định này được nêu rõ tại Điều 4, Thông tư số 152/2025/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính. Theo đó, bạn bắt buộc phải sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép toàn bộ doanh thu phát sinh.
Mục đích của việc này là:
- Làm căn cứ xác định bạn có thực sự thuộc diện không chịu thuế hay không.
- Phục vụ công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan thuế khi cần.
- Tự quản lý dòng tiền và đánh giá hiệu quả kinh doanh của chính mình.
2. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Ghi Sổ Doanh Thu Mẫu S1a-HKD
Đừng lo lắng khi nghe đến từ “sổ sách kế toán”. Mẫu sổ S1a-HKD được thiết kế cực kỳ đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện, phù hợp với đặc thù của hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Dưới đây là hướng dẫn từ A đến Z để bạn có thể tự mình thực hiện.
2.1. Giới Thiệu Về Mẫu Sổ S1a-HKD
Đây là mẫu sổ bắt buộc, được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Bạn có thể tự in theo mẫu này hoặc mua sổ có sẵn tại các nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm. Cấu trúc của sổ rất đơn giản, bao gồm các phần sau:
HỘ, CÁ NHÂN KINH DOANH: [Ghi tên hộ/cá nhân kinh doanh]Địa chỉ: [Địa chỉ kinh doanh đăng ký]Mã số thuế: [Mã số thuế của hộ/cá nhân (nếu có)]Mẫu số S1a-HKDSỔ DOANH THU BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤĐịa điểm kinh doanh: [Nơi thực tế phát sinh doanh thu]Kỳ kê khai: [Ví dụ: Tháng 01 năm 2026]Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Phần quan trọng nhất là bảng ghi chép, bao gồm 3 cột:
- Cột A: Ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Diễn giải nội dung doanh thu.
- Cột 1: Số tiền doanh thu tương ứng.
Cuối sổ sẽ có chữ ký, họ tên và đóng dấu (nếu có) của chủ hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh.
2.2. Phương Pháp Ghi Sổ “Đúng Chuẩn” & Những Lưu ý Vàng
Ghi sổ tưởng chừng đơn giản, nhưng để đảm bảo tính pháp lý và hữu ích, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
a. Nguyên Tắc Ghi Chép
- Trung thực, đầy đủ, kịp thời: Ghi nhận toàn bộ doanh thu, không bỏ sót. Nên ghi ngay trong ngày hoặc cuối mỗi ca làm việc để tránh quên. Thông tin phải phản ánh đúng bản chất giao dịch.
- Rõ ràng, dễ hiểu: Diễn giải ngắn gọn nhưng đủ ý. Ví dụ: “Bán 5kg cam sành”, “Sửa chữa máy tính Acer cho khách Nguyễn Văn A”, “Phí vận chuyển đơn hàng #123”. Tránh ghi chung chung như “bán hàng” hoặc dùng ký hiệu riêng khó hiểu.
- Không tẩy xóa, sửa đổi tùy tiện: Đây là nguyên tắc bất di bất dịch. Nếu ghi sai, tuyệt đối không dùng bút xóa. Hãy gạch một đường ngang qua dòng sai, sau đó ghi lại dòng đúng bên trên hoặc bên dưới và ký tên xác nhận bên cạnh.
b. Hướng Dẫn Thực Hành Cụ Thể Với Ví Dụ
Giả sử bạn là chủ một cửa hàng tạp hóa nhỏ. Dưới đây là cách bạn ghi sổ cho một vài giao dịch trong ngày 15/03/2026:
- 08:30: Bán 2 chai nước suối, 1 gói mì tôm cho khách lẻ – thu tiền mặt 35,000đ.
Cột A: 15/03/2026 | Cột B: Bán lẻ nước suối, mì tôm | Cột 1: 35,000 - 10:15: Giao hàng cho quán cà phê A: 10 thùng bia, 5kg đá – thu bằng chuyển khoản 1,850,000đ.
Cột A: 15/03/2026 | Cột B: Bán sỉ bia, đá cho quán Cafe A (CK) | Cột 1: 1,850,000 - 14:00: Thu tiền nợ cũ từ khách hàng B cho lần giao hàng tháng trước: 500,000đ.
Cột A: 15/03/2026 | Cột B: Thu nợ cũ khách hàng B | Cột 1: 500,000
Mẹo nhỏ: Bạn có thể ghi theo từng nghiệp vụ như trên, hoặc cuối ngày cộng tổng doanh thu tiền mặt và chuyển khoản riêng để ghi một dòng. Ví dụ: Cột B: Tổng doanh thu tiền mặt ngày 15/03 | Cột 1: [Tổng tiền mặt]. Cách nào thuận tiện và dễ theo dõi nhất cho bạn thì hãy áp dụng, miễn là đảm bảo có thể đối chiếu được.
c. Lưu Trữ Chứng Từ – Thói Quen Không Thể Bỏ Qua
Sổ sách chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại, cũng quan trọng không kém, là chứng từ gốc. Hãy tập thói quen lưu trữ những giấy tờ sau một cách ngăn nắp, theo thứ tự thời gian:
- Hóa đơn bán hàng (nếu bạn xuất hóa đơn cho khách).
- Phiếu thu, biên lai thu tiền (nên có chữ ký của khách hàng).
- Giấy nộp tiền vào ngân hàng hoặc sao kê ngân hàng đối với giao dịch chuyển khoản.
- Sổ ghi chép nợ công (nếu có bán chịu).
Việc này không chỉ phục vụ cho cơ quan thuế mà còn giúp bạn dễ dàng đối chiếu, quản lý công nợ và giải quyết các tranh chấp phát sinh.
3. Những Sai Lầm Thường Gặp & Cách Phòng Tránh Rủi Ro
Từ kinh nghiệm thực tế, tôi thấy nhiều hộ kinh doanh thường vướng phải những sai sót sau, dẫn đến không ít phiền toái:
- Không ghi sổ, hoặc ghi sổ quá sơ sài: Khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất, việc không có sổ sách gì sẽ khiến bạn rơi vào thế bị động. Họ có quyền ấn định doanh thu để tính thuế dựa trên các yếu tố như địa điểm, mặt hàng, và mức thuế có thể sẽ cao hơn nhiều so với thực tế.
- Ghi chép không trung thực: Cố tình ghi giảm doanh thu. Đây là hành vi vi phạm pháp luật về thuế và có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền lớn.
- Không lưu trữ chứng từ: Sổ sách ghi một đằng, nhưng không có hóa đơn, phiếu thu chứng minh thì giá trị pháp lý rất thấp. Hãy xem chứng từ là “bằng chứng không thể chối cãi” cho mọi giao dịch.
- Nhầm lẫn giữa “doanh thu” và “lợi nhuận”: Nhắc lại, ngưỡng 500 triệu đồng là để tính trên tổng doanh thu, chưa trừ chi phí. Dù bạn có lỗ hay lãi, chỉ cần doanh thu vượt ngưỡng, bạn sẽ phải xem xét lại nghĩa vụ thuế của mình.
Lời khuyên chân thành: Hãy xem việc ghi chép sổ sách này như một bản “nhật ký kinh doanh”. Nó không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật, mà còn là công cụ đắc lực để bạn nhìn lại xem mình đã bán được những gì, khách hàng nào thường xuyên, dòng tiền ra vào thế nào. Từ đó, bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.