Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một người lao động, hẳn bạn luôn mong muốn tối ưu hóa các khoản chi phí, đặc biệt là nghĩa vụ thuế. Trong đó, việc đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh là một quyền lợi chính đáng, giúp giảm bớt gánh nặng thuế thu nhập cá nhân, mang lại nguồn tài chính thiết thực cho gia đình. Tuy nhiên, từ năm 2025, quy trình này có một số thay đổi quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần nắm rõ để thực hiện đúng và kịp thời.
Hãy cùng tôi, với góc nhìn của một người có nhiều năm đồng hành cùng các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khám phá chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc theo quy định mới nhất. Chúng ta sẽ không chỉ hiểu “làm thế nào” mà còn thấu suốt “tại sao” và “khi nào”, để bạn có thể chủ động trong mọi tình huống.
Thay Đổi Quan Trọng Từ 01/07/2025: Số Định Danh Cá Nhân Thay Thế Mã Số Thuế
Đây là điểm mấu chốt đầu tiên bạn cần ghi nhớ. Theo khoản 2, Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC, bắt đầu từ ngày 01/07/2025:
Số định danh cá nhân (12 số) do Bộ Công an cấp sẽ được sử dụng thay thế cho mã số thuế của người phụ thuộc. Mã số thuế người phụ thuộc hiện tại chỉ còn hiệu lực đến hết ngày 30/6/2025.
Điều này có nghĩa là, khi đăng ký người phụ thuộc mới từ sau thời điểm trên, bạn sẽ sử dụng số định danh cá nhân của họ. Đối với những người phụ thuộc đã đăng ký từ trước, doanh nghiệp và cá nhân cần cập nhật thông tin này khi có yêu cầu thay đổi hoặc trong các kỳ kê khai, quyết toán sau này. Sự thay đổi này nhằm thống nhất và đơn giản hóa việc quản lý thông tin công dân trên các hệ thống quốc gia.
Giảm Trừ Gia Cảnh Cho Người Phụ Thuộc: Lợi Ích Thiết Thực
Trước khi đi vào thủ tục, hãy cùng xem lợi ích cụ thể của việc này. Khi đăng ký thành công, mỗi người phụ thuộc sẽ giúp bạn được giảm trừ 4.4 triệu đồng/tháng (tương đương 52.8 triệu đồng/năm) khỏi thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế TNCN.
Ví dụ đơn giản: Nếu thu nhập chịu thuế của bạn là 20 triệu/tháng, sau khi trừ giảm trừ bản thân (11 triệu) và giảm trừ cho 1 người phụ thuộc (4.4 triệu), thu nhập tính thuế chỉ còn 4.6 triệu. Số thuế phải nộp sẽ giảm đi đáng kể so với việc không đăng ký.
Khi nào cần đăng ký người phụ thuộc?
- Khi bạn có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công > 11 triệu đồng/tháng (mức giảm trừ bản thân).
- Khi bạn có người thân thuộc diện người phụ thuộc theo quy định pháp luật và đáp ứng đủ các điều kiện đi kèm.
Mẹo nhỏ: Nếu thu nhập chịu thuế của bạn luôn thấp hơn 11 triệu/tháng, bạn không bị khấu trừ thuế TNCN. Việc đăng ký người phụ thuộc lúc này không mang lại lợi ích trực tiếp về thuế, nhưng vẫn nên làm để hoàn thiện hồ sơ cá nhân và sẵn sàng cho các trường hợp thu nhập tăng lên trong tương lai.
Ai Có Thể Là Người Phụ Thuộc Và Điều Kiện Đi Kèm
Không phải bất kỳ người thân nào cũng tự động được công nhận là người phụ thuộc. Bạn cần hiểu rõ hai nhóm đối tượng và điều kiện đi kèm, vì thời hạn đăng ký cho mỗi nhóm là khác nhau.
1. Nhóm đối tượng không giới hạn thời hạn đăng ký trong năm
Bao gồm: Con, vợ/chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi hợp pháp. Với nhóm này, bạn có thể đăng ký bất kỳ lúc nào, miễn là hoàn thành trước khi doanh nghiệp nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm đó. Thậm chí đăng ký sau ngày 31/12 vẫn được tính giảm trừ cho cả năm, nếu đáp ứng đủ điều kiện nuôi dưỡng.
2. Nhóm đối tượng có thời hạn đăng ký chậm nhất 31/12
Bao gồm các mối quan hệ khác như: Anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác ruột, cháu ruột… Điều kiện bắt buộc là họ không có nơi nương tựa khác và bạn đang trực tiếp nuôi dưỡng.
Lưu ý quan trọng: Với nhóm này, bạn phải hoàn thành thủ tục đăng ký chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế. Nếu đăng ký sau thời hạn này (ví dụ: tháng 1/2026), bạn sẽ chỉ được tính giảm trừ từ năm 2026 trở đi, mất quyền lợi của năm 2025.
Điều kiện chung cho người phụ thuộc:
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được đăng ký giảm trừ cho một người nộp thuế trong một năm dương lịch. Vợ chồng cần thỏa thuận xem ai sẽ là người đăng ký.
- Người phụ thuộc phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về độ tuổi, khả năng lao động, mức thu nhập (dưới 1 triệu đồng/tháng) theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Trên HTKK (Áp dụng từ 01/07/2025)
Có hai cách thức chính: Cá nhân tự làm hoặc Ủy quyền cho doanh nghiệp (nơi chi trả thu nhập) làm. Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ tập trung vào cách thứ hai – cách phổ biến và thuận tiện nhất đối với người lao động và cũng là công việc mà bộ phận kế toán doanh nghiệp cần nắm vững.
Bước 1: Người Lao Động Chuẩn Bị Hồ Sơ & Ủy Quyền Cho Doanh Nghiệp
Người lao động (NLĐ) cần nộp cho doanh nghiệp hai bộ hồ sơ:
- 1. Giấy ủy quyền: Sử dụng Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC. Đây là mẫu mới, bắt buộc dùng từ 01/07/2025.
- 2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Bao gồm bản sao công chứng các giấy tờ như: Giấy khai sinh (với con), CMND/CCCD (với người trên 18 tuổi), giấy tờ chứng minh mối quan hệ, giấy xác nhận tàn tật, giấy xác nhận sinh viên… Thời hạn nộp hồ sơ này là trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký. Nếu quá hạn, người lao động sẽ không được tính giảm trừ.
Bước 2: Doanh Nghiệp Lập Tờ Khai Trên Phần Mềm HTKK
Kế toán doanh nghiệp thực hiện như sau:
- Đăng nhập HTKK bằng MST của doanh nghiệp.
- Chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” -> Chọn tờ khai “20-ĐK-TH-TCT – Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC”.
- Chọn kỳ tính thuế phù hợp.
- Khai báo thông tin vào tờ khai:
- Chỉ tiêu “Đăng ký thuế” hay “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”: Tích vào “Đăng ký thuế” nếu NPT chưa từng có MST/NPT cũ. Tích “Thay đổi…” nếu NLĐ chuyển công ty hoặc chuyển đổi NPT giữa các NLĐ.
- Chỉ tiêu 21 – Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ:
+ Đăng ký lần đầu, phát sinh trong năm: Ghi tháng phát sinh (VD: con sinh tháng 6 -> ghi 06/2025).+ Đăng ký lần đầu, phát sinh từ năm trước: Ghi tháng đầu năm đăng ký (01/2025).+ NLĐ chuyển công ty: Ghi tháng bắt đầu làm việc tại công ty mới. - Chỉ tiêu 22 – Thời điểm kết thúc: Có thể bỏ trống nếu chưa xác định.
- Nhập Số định danh cá nhân (12 số) của người phụ thuộc.
- Kết xuất tờ khai ra file định dạng XML.
Bước 3: Doanh Nghiệp Nộp Tờ Khai Qua Mạng
- Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia về thuế: https://dichvucong.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Tra cứu thủ tục: Vào “Thủ tục hành chính” -> tìm kiếm “20-ĐK-TH-TCT”.
- Chọn “Nộp XML”, tải file XML đã kết xuất từ HTKK lên hệ thống.
- Thực hiện kiểm tra, ký điện tử và nộp hồ sơ.
Thời gian giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc, kết quả sẽ được gửi về email đăng ký của doanh nghiệp. Hãy kiểm tra kỹ email từ thuedientu@gdt.gov.vn.
Những Tình Huống Thực Tế Thường Gặp & Lời Khuyên
1. Người lao động chuyển công ty
Khi NLĐ chuyển sang công ty mới, họ phải làm lại thủ tục đăng ký người phụ thuộc tại nơi làm việc mới, dù đã đăng ký ở công ty cũ. Lúc này, trên tờ khai sẽ tích vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và thời điểm bắt đầu tính giảm trừ là tháng đầu tiên làm việc tại công ty mới.
2. Chuyển đổi người đăng ký phụ thuộc trong gia đình
Ví dụ, năm 2024 vợ đã đăng ký con là NPT. Sang năm 2025, muốn chuyển cho chồng đăng ký. Hai vợ chồng cần thống nhất, và chồng sẽ làm thủ tục đăng ký (tích “Thay đổi thông tin”) với thời điểm bắt đầu là tháng 01/2025. Lưu ý: Không thể cùng lúc hai người cùng giảm trừ cho một NPT trong một năm.
3. Quên đăng ký trong năm, có được tính bù?
Đối với nhóm đối tượng thứ hai (anh chị em, ông bà…), nếu quên đăng ký trước 31/12, bạn sẽ mất quyền lợi giảm trừ của năm đó. Đây là lý do tại sao việc nắm rõ thời hạn và chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm là vô cùng quan trọng.
Lời Kết: Sự Chủ Động Mang Lại Giá Trị
Việc tuân thủ chính sách thuế không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là cơ hội để chúng ta tối ưu hóa tài chính gia đình một cách hợp pháp. Hiểu và thực hiện đúng thủ tục đăng ký người phụ thuộc, đặc biệt với những thay đổi từ năm 2025, chính là cách bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình và người thân.