Thời gian gần đây, hẳn nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã nghe đến những thay đổi quan trọng trong quy định về hóa đơn, chứng từ sẽ chính thức có hiệu lực. Những cải cách này không chỉ nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế mà còn hướng tới mục tiêu tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế, đặc biệt là trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Thay vì lo lắng, chúng ta hãy cùng nhau xem đây là một cơ hội để nắm bắt những quy định mới, tối ưu hóa hoạt động và phát triển bền vững.
Những Điểm Mới Nổi Bật Dành Cho Người Nộp Thuế
Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang đến nhiều điều chỉnh quan trọng, với tinh thần xuyên suốt là minh bạch, đơn giản hóa thủ tục và tạo điều kiện thuận lợi. Dưới đây là những nội dung mà bất kỳ doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nào cũng cần nắm rõ.
Đối Tượng Áp Dụng Được Mở Rộng
Một trong những điểm đáng chú ý nhất là việc mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử. Nghị định mới bổ sung đối tượng là “Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam” hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số. Những đối tượng này có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này cho thấy sự hội nhập sâu rộng và tạo ra một sân chơi bình đẳng hơn.
Việc mở rộng này không chỉ giúp quản lý tốt hơn các giao dịch xuyên biên giới mà còn khuyến khích sự tham gia tự nguyện, phù hợp với xu thế kinh tế số toàn cầu.
Nguyên Tắc Lập Và Sử Dụng Hóa Đơn Linh Hoạt Hơn
Nghị định bổ sung và làm rõ nhiều nguyên tắc, trong đó có một số điểm thiết thực:
- Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Cơ quan thuế, người bán và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được sử dụng cơ sở dữ liệu để triển khai các chương trình khuyến khích như “khách hàng thường xuyên”, “dự thưởng”, “hóa đơn may mắn”. Đây là một hướng đi rất nhân văn, vừa giúp tăng cường minh bạch, vừa tạo thói quen tốt cho người tiêu dùng.
- Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử: Quy định mới cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, mở rộng hơn so với quy định cũ chỉ áp dụng cho doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Điều này giúp các chủ thể nhỏ lẻ dễ dàng hơn trong việc thuê ngoài dịch vụ kế toán, tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tích hợp biên lai và hóa đơn: Việc tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử trên cùng một định dạng sẽ tạo sự thuận tiện tối đa cho người mua và thúc đẩy chuyển đổi số.
Cập Nhật Quan Trọng Về Loại Hóa Đơn Và Thời Điểm Lập
Hiểu rõ loại hóa đơn nào cần dùng và thời điểm nào phải lập là chìa khóa để tránh những sai sót không đáng có.
Bổ Sung Loại Hóa Đơn Mới
- Hóa đơn cho doanh nghiệp chế xuất: Quy định rõ doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác ngoài chế xuất sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng (nếu kê khai thuế GTGT trực tiếp) hoặc hóa đơn GTGT (nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ).
- Hóa đơn thương mại điện tử: Đây là loại hóa đơn mới, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện họ phải đáp ứng được việc chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Thời Điểm Lập Hóa Đơn Được Cụ Thể Hóa Cho Từng Ngành Nghề
Đây có lẽ là phần chi tiết và có nhiều thay đổi nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế kinh doanh của mình.
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Một số ngành đặc thù (vận tải đường sắt, quảng cáo, ngân hàng, chứng khoán…): Thời điểm lập là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Lập hóa đơn trong vòng 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.
- Bỏ quy định lập hóa đơn tổng: Nghị định mới bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm, điện… cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Điều này giúp giảm tải khối lượng công việc kế toán.
Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật ngay quy trình lập hóa đơn nội bộ cho phù hợp với các thời điểm mới này để đảm bảo tuân thủ chính xác.
Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Ai Phải Áp Dụng?
Đây là nội dung được rất nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ quan tâm. Nghị định 70/2025 quy định rõ hơn về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí…
Việc mở rộng đối tượng này nhằm tăng cường minh bạch trong các giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối, đồng thời thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa việc áp dụng công nghệ vào quản lý thuế.
Quy Trình Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Khi Có Sai Sót
Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, quy trình xử lý cũng được sửa đổi theo hướng chặt chẽ và rõ ràng hơn:
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì phải có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua về nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán cần thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
- Linh hoạt hơn: Cho phép lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bỏ quy định hủy hóa đơn: Nghị định mới bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai. Thay vào đó, tất cả các trường hợp đều thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế.
Các Quy Định Về Chứng Từ Điện Tử
Bên cạnh hóa đơn, Nghị định 70/2025 cũng bổ sung, sửa đổi đáng kể các quy định về chứng từ điện tử:
- Bổ sung loại chứng từ: Quy định về chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
- Mở rộng đối tượng sử dụng chứng từ điện tử: Bao gồm cả tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và khấu trừ thuế đối với hoạt động trên nền tảng số.
- Xử lý chứng từ điện tử: Áp dụng nguyên tắc xử lý tương tự như đối với hóa đơn điện tử khi có sai sót.
Lời Kết: Hành Trang Vững Vàng Cho Hành Trình Phát Triển Bền Vững
Những thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP thực sự là một bước tiến lớn trong công tác quản lý thuế, phản ánh sự nỗ lực không ngừng của Chính phủ trong việc đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp. Mặc dù ban đầu có thể cần một chút thời gian để làm quen và điều chỉnh, nhưng về lâu dài, những quy định mới này chắc chắn sẽ tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, hiệu quả và hiện đại hơn.
Là những người trực tiếp vận hành các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh – trụ cột của nền kinh tế, việc chủ động nắm bắt và tuân thủ các quy định mới không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để chúng ta hoàn thiện hệ thống quản lý nội bộ, xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác, từ đó phát triển bền vững. Hãy xem đây như một hành trang cần thiết cho hành trình phát triển phía trước.
Để luôn cập nhật kịp thời những thông tin mới nhất và nhận được các tư vấn giá trị, bạn có thể theo dõi Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn Tham Khảo
- Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ.
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (chinhphu.vn).
- Tổng cục Thuế.