Ngày 01/6/2025 sắp tới đánh dấu một cột mốc quan trọng trong công tác quản lý hóa đơn và chứng từ tại Việt Nam. Với sự ra đời của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, hành lang pháp lý về hóa đơn điện tử sẽ có những thay đổi sâu rộng, tác động trực tiếp đến mọi hoạt động kinh doanh. Đây không chỉ là sự điều chỉnh về mặt kỹ thuật, mà còn là một bước tiến lớn trong tiến trình chuyển đổi số, hướng tới một nền kinh tế số minh bạch và hiệu quả. Bài viết này sẽ cùng bạn đi sâu phân tích những điểm mới then chốt, giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, nắm bắt kịp thời và chuẩn bị cho sự thay đổi này một cách chủ động và tự tin.
Những Thay Đổi Quan Trọng Liên Quan Đến Người Nộp Thuế
Nghị định 70/2025 tập trung mạnh mẽ vào việc tạo thuận lợi, minh bạch hóa và đơn giản hóa thủ tục cho người nộp thuế. Dưới đây là những điểm then chốt mà bạn cần lưu ý.
Mở Rộng Đối Tượng Áp Dụng và Nguyên Tắc Lập Hóa Đơn
Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử đã được mở rộng đáng kể. Một trong những điểm đáng chú ý nhất là việc bổ sung đối tượng “Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam” hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số. Họ có thể đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng. Điều này thể hiện sự hội nhập sâu rộng và tạo ra sân chơi bình đẳng hơn.
Bên cạnh đó, nghị định mới cũng bổ sung quy định về việc sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử để khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn thông qua các chương trình như khách hàng thường xuyên, dự thưởng, hóa đơn may mắn. Đây là một hướng đi tích cực, không chỉ giúp tăng cường minh bạch cho nền kinh tế mà còn tạo thói quen tốt cho người tiêu dùng.
Một thay đổi rất thiết thực: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh giờ đây chính thức được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Trước đây, quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Điều này mở ra cơ hội lớn cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ có thể thuê ngoài dịch vụ kế toán, giúp họ tập trung vào hoạt động sản xuất, kinh doanh cốt lõi.
Cập Nhật Về Loại Hóa Đơn và Thời Điểm Lập Hóa Đơn
Nghị định 70/2025 làm rõ và bổ sung nhiều loại hóa đơn cũng như thời điểm lập hóa đơn cho các nghiệp vụ đặc thù, giúp giảm bớt sự lúng túng trong thực tiễn.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Được áp dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện người xuất khẩu phải chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu hàng hóa: Được xác định linh hoạt hơn, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Bãi bỏ quy định lập hóa đơn tổng: Nghị định đã bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp trong những ngành nghề này.
Chi Tiết Hóa Nội Dung Trên Hóa Đơn
Nội dung hóa đơn được quy định chi tiết và phù hợp hơn với từng loại hình kinh doanh:
- Bổ sung thông tin số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách cho người mua.
- Với dịch vụ ăn uống, hóa đơn phải thể hiện rõ mặt hàng ăn, uống. Với vận tải, phải có biển số xe và hành trình (điểm đi – điểm đến).
- Quy định rõ thời điểm ký số và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế, giải quyết vướng mắc về thời điểm khai thuế giữa người bán và người mua.
Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Đối Tượng Nào Phải Áp Dụng?
Đây là một nội dung nhận được rất nhiều sự quan tâm. Nghị định 70/2025 quy định rõ ràng và mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, chiếu phim…
Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện áp dụng nhưng chưa có điều kiện về hạ tầng công nghệ, cơ quan thuế sẽ có kế hoạch hỗ trợ và thông báo chuyển đổi. Tuy nhiên, sau khi được hỗ trợ mà không chuyển đổi, đây sẽ được xác định là hành vi vi phạm. Hãy chủ động tìm hiểu và chuẩn bị từ sớm để tránh bị động.
Quy Trình Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Trở Nên Chặt Chẽ Hơn
Nghị định mới siết chặt quy trình xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, nhằm nâng cao tính pháp lý và minh bạch.
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua (nếu là tổ chức, doanh nghiệp) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
- Cho phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai: trong cùng một tháng cho cùng một người mua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Bổ sung nhiều trường hợp được điều chỉnh: như chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn phí bảo hiểm, hủy giao dịch bất động sản… với hướng dẫn xử lý thuế rõ ràng cho từng trường hợp.
Đăng Ký và Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử: Những Điểm Mới Cần Lưu Ý
Đăng Ký Sử Dụng
Quy trình đăng ký được tự động hóa và chặt chẽ hơn. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đặc biệt, nếu người đại diện này có liên quan đến các doanh nghiệp khác đang có “lịch sử không tốt” (như ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế, vi phạm thuế, rủi ro cao…), cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình hoặc xác minh hoạt động thực tế.
Ngừng Sử Dụng
Danh sách các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được mở rộng đáng kể, bao gồm:
- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế hoặc thuộc diện rủi ro rất cao.
- Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, dịch vụ và bị khởi tố.
- Được cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị ngừng sử dụng.
- Doanh nghiệp được thành lập với mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Điều này cho thấy sự quyết liệt của cơ quan quản lý trong việc siết chặt kỷ cương, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm.
Cập Nhật Quy Định Về Chứng Từ Điện Tử
Nghị định 70/2025 cũng bổ sung và hoàn thiện các quy định về chứng từ điện tử, đặc biệt là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng số. Việc đăng ký, sử dụng và xử lý chứng từ điện tử cũng được áp dụng các nguyên tắc tương tự như hóa đơn điện tử, tạo sự thống nhất trong hệ thống.
Lời Khuyên Chuyên Gia Để Chuyển Đổi Suôn Sẻ
Đứng trước những thay đổi này, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ đúng pháp luật.
- Rà soát và đánh giá: Hãy kiểm tra xem doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của bạn có thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không. Đánh giá lại hệ thống máy móc, phần mềm hiện tại có đáp ứng được yêu cầu kết nối với cơ quan thuế.
- Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp uy tín: Nếu cần thuê ngoài, hãy tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có giấy phép đầy đủ và có kinh nghiệm. Điều này đảm bảo tính ổn định, bảo mật và sự hỗ trợ kịp thời khi có sự cố.
- Đào tạo nội bộ: Tổ chức tập huấn cho nhân viên, đặc biệt là bộ phận kế toán, bán hàng về các quy định mới, cách lập, điều chỉnh và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định mới.
- Theo dõi thông tin chính thống: Các văn bản hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính sẽ tiếp tục được ban hành. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để nắm bắt kịp thời.
Tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là yếu tố then chốt xây dựng uy tín và sự bền vững cho doanh nghiệp. Một hệ thống hóa đơn minh bạch, chính xác chính là nền tảng vững chắc để bạn tập trung phát triển kinh doanh, thu hút đối tác và gây dựng niềm tin với khách hàng.
Những thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP mặc dù đặt ra không ít thách thức ban đầu về công nghệ và quy trình, nhưng về lâu dài, chúng chính là động lực thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa và hiện đại hóa trong quản lý tài chính – kế toán của mỗi doanh nghiệp. Hãy xem đây là một cơ hội để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh và hòa nhập vào dòng chảy chuyển đổi số của nền kinh tế. Sự chủ động ngay từ bây giờ sẽ giúp bạn bước vào giai đoạn mới một cách vững vàng và thành công.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất, phân tích chuyên sâu và các tư vấn giá trị về thuế, kế toán, bạn có thể theo dõi Kế toán Thuế Online (KTO) trên website chính thức và fanpage Facebook KTO.
Nguồn tham khảo chính:
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Ch