Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ, một hộ kinh doanh cá thể, hẳn bạn đã quá quen thuộc với cụm từ “hóa đơn điện tử”. Đây không còn là xu hướng mà đã trở thành quy định bắt buộc, một phần không thể thiếu trong hành trình vận hành và phát triển của mọi tổ chức kinh doanh. Và giờ đây, một cột mốc mới lại sắp diễn ra với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Thay vì lo lắng, hãy xem đây là cơ hội để chúng ta cùng nhau cập nhật, thích nghi và tận dụng những thay đổi này để quản lý công việc kinh doanh một cách minh bạch, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Nghị Định 70/2025/NĐ-CP: Bước Chuyển Mình Mới Trong Hành Trình Số Hóa
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành ngày 20/3/2025, chính thức sửa đổi, bổ sung 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Với phạm vi điều chỉnh rộng như vậy, Nghị định mới mang đến một diện mạo mới, toàn diện hơn cho công tác quản lý hóa đơn trong kỷ nguyên số. Mục tiêu xuyên suốt là tạo thuận lợi tối đa cho người nộp thuế, thúc đẩy chuyển đổi số, đồng thời siết chặt quản lý để đảm bảo minh bạch và công bằng.
Sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP không đơn thuần là một thay đổi về quy trình, mà là một bước tiến chiến lược trong việc hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế, phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế số và các mô hình kinh doanh mới.
Những Điểm Mới Nổi Bật Mà Doanh Nghiệp & Hộ Kinh Doanh Cần Nắm Rõ
Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt, chúng ta sẽ cùng điểm qua những thay đổi quan trọng được phân loại theo từng nhóm nội dung chính.
1. Nhóm Quy Định Liên Quan Trực Tiếp Đến Người Nộp Thuế
Nhóm này tập trung vào việc đơn giản hóa thủ tục và mở rộng đối tượng áp dụng, mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
- Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử: Lần đầu tiên, các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số được phép đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là một bước tiến quan trọng để quản lý các giao dịch xuyên biên giới.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm lập hóa đơn: Trước đây, chỉ doanh nghiệp mới được ủy nhiệm cho bên thứ ba (có quan hệ liên kết) lập hóa đơn. Nay, quy định này đã được mở rộng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, giúp các đơn vị nhỏ lẻ dễ dàng hơn trong việc thuê ngoài dịch vụ kế toán, hóa đơn.
- Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn: Nhà nước chính thức khuyến khích người bán và cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử để triển khai các chương trình như “khách hàng thường xuyên”, “dự thưởng”, “hóa đơn may mắn”. Điều này không chỉ giúp tăng tính minh bạch mà còn là một công cụ marketing hữu hiệu cho doanh nghiệp.
- Tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử: Quy định mới cho phép tích hợp hai loại chứng từ này trên cùng một định dạng điện tử, giảm thiểu thủ tục giấy tờ rườm rà, tạo thuận lợi tối đa cho người mua và thúc đẩy chuyển đổi số.
2. Cập Nhật Quan Trọng Về Loại Hóa Đơn & Thời Điểm Lập Hóa Đơn
Đây là những thay đổi cụ thể ảnh hưởng trực tiếp đến nghiệp vụ hàng ngày của doanh nghiệp.
- Hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu: Một loại hóa đơn mới được bổ sung dành riêng cho hoạt động xuất khẩu. Người xuất khẩu có thể sử dụng loại hóa đơn này nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Nếu không, họ vẫn có thể lựa chọn hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
- Thời điểm lập hóa đơn linh hoạt hơn:
- Xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Một số ngành nghề đặc thù như ngân hàng, chứng khoán, viễn thông, quảng cáo… được phép lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu với khách hàng, nhưng chậm nhất là ngày 07 của tháng sau.
- Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày: Nghị định mới đã bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm, điện… cho người mua là cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn. Điều này giúp giảm tải khối lượng công việc cho doanh nghiệp.
3. Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền: Mở Rộng Và Bắt Buộc
Đây là một trong những thay đổi có tác động lớn đến các hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ.
- Mở rộng đối tượng áp dụng: Nghị định quy định rõ các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí…
- Quy định rõ nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải có đầy đủ các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua (nếu có yêu cầu); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng; thời điểm lập và mã của cơ quan thuế (hoặc dữ liệu điện tử để truy xuất).
Việc mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền cho thấy định hướng rõ ràng của Nhà nước trong việc số hóa toàn bộ các giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thuế và chống thất thu.
4. Quy Trình Điều Chỉnh, Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Được Siết Chặt & Rõ Ràng Hơn
Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm mới sau:
- Bắt buộc có văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai, người bán và người mua (nếu là tổ chức, hộ kinh doanh) phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Với người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc trên website của mình.
- Được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai: Đây là điểm cải cách rất thiết thực, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp khi phải xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng một tháng cho một khách hàng.
- Bổ sung các trường hợp điều chỉnh cụ thể: Nghị định quy định chi tiết việc lập hóa đơn điều chỉnh cho các trường hợp như: chiết khấu thương mại, trả lại hàng hóa, hoàn/giảm phí bảo hiểm, hủy bỏ giao dịch bất động sản… giúp doanh nghiệp có căn cứ pháp lý rõ ràng để thực hiện.
5. Quản Lý Chặt Chẽ Hơn Với Các Trường Hộ Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Bên cạnh những tạo thuận lợi, Nghị định 70/2025 cũng siết chặt quản lý đối với các trường hợp vi phạm. Các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được bổ sung thêm, bao gồm:
- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế.
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện rủi ro cao về thuế.
- Có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, dịch vụ và bị khởi tố.
- Được cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị ngừng sử dụng.
Điều này cho thấy, việc tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được hoạt động một cách suôn sẻ.
Lời Khuyên Hành Động Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ
Đứng trước những thay đổi này, bạn nên làm gì để chuẩn bị tốt nhất?
- Rà soát và tự đánh giá: Kiểm tra xem doanh nghiệp/hộ kinh doanh của bạn có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không dựa trên ngành nghề và mức doanh thu.
- Cập nhật kiến thức cho nhân sự: Đảm bảo kế toán, nhân viên bán hàng nắm rõ các quy định mới về thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và quy trình điều chỉnh khi có sai sót.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín: Nếu bạn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử, hãy chắc chắn rằng họ đã cập nhật hệ thống để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mới của Nghị định 70/2025.
- Chuẩn bị hạ tầng công nghệ: Đối với những đơn vị cần sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, hãy lên kế hoạch đầu tư, lựa chọn phần mềm, máy móc phù hợp ngay từ bây giờ để có sự chuyển đổi suôn sẻ trước ngày 1/6/2025.
Những thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, xét cho cùng, là những bước đi cần thiết để hội nhập vào nền kinh tế số toàn cầu. Mặc dù ban đầu có thể gây ra một chút bỡ ngỡ, nhưng về lâu dài, chúng sẽ tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người. Sự chủ động tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ hôm nay chính là chìa khóa để bạn không chỉ tuân thủ pháp luật một cách suôn sẻ, mà còn tận dụng được những cơ hội mà chính sách mới mang lại để phát triển bền vững. Hãy xem đây như một lần “nâng cấp” hệ thống quản lý của chính mình, biến thách thức thành bàn đạp để vươn xa hơn.
Để luôn cập nhật những thông tin mới nhất và nhận được các tư vấn giá trị, bạn có thể theo dõi Kế toán Thuế Online (KTO) tại website Kế toán Thuế Online và