Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp của mình, có lẽ không ít lần bạn đã tự hỏi: “Giao dịch này có cần xuất hóa đơn không?” hay “Trường hợp này không xuất hóa đơn có bị sao không?”. Đây là những băn khoăn rất thực tế, bởi hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán thông thường, mà còn là “lời khai” trung thực về hoạt động kinh doanh của bạn trước pháp luật. Hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định về xuất hóa đơn không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có, mà còn là bước đi vững chắc để xây dựng một doanh nghiệp minh bạch và phát triển bền vững.
Những Trường Hợp Bắt Buộc Phải Xuất Hóa Đơn GTGT
Việc xác định đúng thời điểm và trường hợp phải xuất hóa đơn là nền tảng đầu tiên để tuân thủ pháp luật thuế. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ tránh bị xử phạt mà còn tối ưu hóa được công tác kế toán và quản lý tài chính.
Quy Định Chung Theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP
Theo Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn chứng từ rất rõ ràng:
“Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải có nghĩa vụ lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả…”
Điều này có nghĩa là, phạm vi phải xuất hóa đơn được mở rộng ra ngoài các giao dịch mua bán thông thường. Ngay cả khi bạn không thu được tiền từ việc bán hàng, như trong các trường hợp dưới đây, bạn vẫn phải lập hóa đơn:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo.
- Hàng mẫu.
- Hàng hóa để cho, biếu, tặng.
- Hàng hóa dùng để trao đổi.
- Hàng hóa trả thay lương cho nhân viên.
- Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (ví dụ: dùng sản phẩm của công ty cho phòng họp, phòng tiếp khách).
Một mẹo nhỏ cho các chủ doanh nghiệp: Hãy xem hóa đơn như một công cụ quản lý. Việc xuất hóa đơn cho cả những lô hàng khuyến mại, biếu tặng sẽ giúp bạn kiểm soát được chính xác số lượng hàng tồn kho đã “đi ra”, từ đó có cái nhìn chân thực nhất về chi phí và hiệu quả kinh doanh.
Thời Điểm Lập Hóa Đơn “Vàng”
Không phải cứ khi nào thu được tiền mới cần xuất hóa đơn. Điều 9 Nghị định 123 quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ: Đây là thời điểm phổ biến nhất. Khi bạn giao hàng cho khách hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bạn phải lập hóa đơn ngay, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Thời điểm thu tiền trước: Nếu bạn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (không bao gồm tiền đặt cọc, tạm ứng), thời điểm lập hóa đơn là khi bạn nhận được tiền.
- Trường hợp giao hàng/ dịch vụ theo từng hạng mục: Với các dự án xây dựng, gia công phần mềm… kéo dài, mỗi lần bàn giao một hạng mục, công đoạn, bạn đều phải lập hóa đơn cho phần giá trị tương ứng.
Ví dụ thực tế: Cửa hàng vật liệu xây dựng của bạn giao một lô hàng gạch cho một công trình vào ngày 15/05. Dù chủ thầu chưa thanh toán, bạn vẫn phải xuất hóa đơn vào ngày 15/05 đó. Điều này đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán của bạn phản ánh đúng doanh thu thực tế phát sinh, tránh tình trạng “doanh thu treo” gây khó khăn cho việc đối soát sau này.
Một Số Trường Hợp Đặc Biệt Khác
Ngoài các quy định chung, một số hoạt động kinh doanh đặc thù cũng được quy định chi tiết. Chẳng hạn, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC về hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác:
- Bên nhận ủy thác nhập khẩu, khi đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, phải lập hóa đơn GTGT khi xuất trả hàng cho bên giao ủy thác.
- Đối với ủy thác xuất khẩu, bên giao ủy thác chỉ xuất hóa đơn sau khi hàng hóa đã thực xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan.
Hiểu rõ các quy định này giúp các doanh nghiệp tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu tránh được những sai sót đáng tiếc trong khai báo thuế.
Mức Phạt Khi Không Xuất Hóa Đơn: Đừng Để “Mất Bò Mới Lo Làm Chuồng”
Hậu quả của việc không xuất hóa đơn không chỉ dừng lại ở một khoản phạt hành chính. Nó có thể kéo theo những hệ lụy nghiêm trọng về thuế và uy tín doanh nghiệp.
Phạt Hành Chính Về Hóa Đơn
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt được áp dụng như sau:
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng… Đây là lỗi mà nhiều doanh nghiệp chủ quan vì nghĩ rằng “không bán thì không cần hóa đơn”.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Mức phạt này áp dụng cho mỗi lần vi phạm và có thể nhân lên nếu có nhiều giao dịch không xuất hóa đơn.
Phạt Về Hành Vi Trốn Thuế
Đây mới là mối nguy hiểm thực sự. Nếu cơ quan thuế xác định hành vi không xuất hóa đơn nhằm mục đích trốn thuế, mức phạt sẽ được tính theo số tiền thuế mà bạn đã trốn. Theo Điều 17 Nghị định 125:
- Phạt tiền gấp 1,5 lần số tiền trốn thuế nếu không có tình tiết tăng nặng.
- Phạt tiền gấp 2 lần nếu có một tình tiết tăng nặng.
- Phạt tiền gấp 2,5 lần nếu có hai tình tiết tăng nặng.
- Phạt tiền gấp 3 lần số tiền trốn thuế nếu có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc phải lập lại hóa đơn theo quy định và nộp đủ số tiền thuế đã trốn vào ngân sách nhà nước.
Hãy nhớ, chi phí để tuân thủ luật thuế luôn thấp hơn rất nhiều so với chi phí cho các khoản phạt và hệ lụy về mặt pháp lý. Một hóa đơn được xuất đúng lúc, đúng quy định chính là tấm khiên bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Những Trường Hợp Được “Miễn Nhiệm” Xuất Hóa Đơn GTGT
Bên cạnh những trường hợp bắt buộc, pháp luật cũng có những ngoại lệ nhằm giảm tải gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp. Hiểu được các trường hợp này sẽ giúp bạn hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
- Bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng/mỗi lần: Đây có lẽ là quy định được các cửa hàng bán lẻ, quán ăn nhỏ quan tâm nhất. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, bạn không cần xuất hóa đơn cho từng giao dịch dưới 200.000 đồng, trừ khi người mua có yêu cầu. Tuy nhiên, cuối ngày, bạn phải lập một hóa đơn tổng hợp cho toàn bộ số hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày mà không xuất hóa đơn riêng.
MẸO NHANH: Hãy sử dụng phần mềm bán hàng có tích hợp tính năng lập hóa đơn tổng hợp tự động vào cuối ngày. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật. - Xuất hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất: Ví dụ, một công ty sản xuất bánh kẹo xuất nguyên liệu từ kho chính sang phân xưởng sản xuất. Đây chỉ là sự luân chuyển nội bộ, chưa tạo ra doanh thu nên không phải xuất hóa đơn.
- Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn, trả lại (nếu có đầy đủ hợp đồng và chứng từ liên quan).
- Xuất hàng gửi bán đại lý (ký gửi): Khi xuất hàng cho đại lý, bạn chưa phải xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được lập khi đại lý thực sự bán được hàng và báo về cho bạn.
- Tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định để phục vụ kinh doanh: Khi hoàn thành và bàn giao, không cần lập hóa đơn.
- Thu các khoản bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ: Các khoản thu này không phải là doanh thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ nên không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp Về Xuất Hóa Đơn
Trong thực tế, vẫn còn rất nhiều tình huống “lửng lơ” khiến các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người mới bắt đầu, cảm thấy bối rối.
Khách Hàng Mua Hàng Trên 200.000 Đồng Nhưng Không Lấy Hóa Đơn Thì Sao?
Bạn vẫn phải lập hóa đơn. Trên hóa đơn, bạn ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Hóa đơn này vẫn được dùng để kê khai doanh thu và nộp thuế đầy đủ. Đừng vì khách không lấy mà bạn bỏ qua, vì đó là nghĩa vụ của người bán.
Làm Gì Khi Phát Hiện Hóa Đơn Điện Tử Lập Bị Sai?
Với hóa đơn điện tử, việc xử lý sai sót trở nên linh hoạt hơn. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn có thể:
- Lập Thông báo điều chỉnh gửi cơ quan thuế để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai.
- Thời hạn gửi thông báo chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu sau khi điều chỉnh vẫn tiếp tục sai, bạn xử lý như một lần sai sót mới.
Có Được Lập Bảng Kê Kèm Theo Hóa Đơn Điện Tử Không?
Không. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không được sử dụng bảng kê đính kèm. Thay vào đó, bạn phải ghi đầy đủ tất cả các mặt hàng, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng sẽ không giới hạn số dòng, cho phép bạn nhập thoải mái.