Trong hành trình kinh doanh, việc phải trực tiếp xử lý mọi thủ tục hành chính, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến thuế, đôi khi là một trở ngại không nhỏ. Thời gian là vàng bạc, và việc hiểu rõ các quy định pháp luật để ủy quyền cho một cá nhân đáng tin cậy thay mặt mình làm việc với cơ quan thuế có thể giúp bạn tập trung vào hoạt động cốt lõi, phát triển doanh nghiệp của mình. Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn để khám phá mọi ngóc ngách của mẫu giấy ủy quyền này, từ cách soạn thảo chi tiết đến những lưu ý pháp lý quan trọng nhất.
Giấy Ủy Quyền Làm Việc Với Cơ Quan Thuế: “Chiếc Chìa Khóa” Pháp Lý Quan Trọng
Giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế là một văn bản pháp lý, trong đó cá nhân hoặc tổ chức (bên ủy quyền) giao cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên được ủy quyền) quyền đại diện mình để thực hiện các giao dịch, thủ tục liên quan đến nghĩa vụ thuế trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đối với các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), đây không chỉ là một tờ giấy thông thường, mà là một công cụ quản lý hữu hiệu. Nó giúp quá trình đăng ký thuế, kê khai, nộp thuế, hay tiếp nhận thông tin diễn ra suôn sẻ, minh bạch, ngay cả khi chủ doanh nghiệp bận rộn hoặc vắng mặt.
Một mẫu giấy ủy quyền rõ ràng, đầy đủ không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách bạn bảo vệ chính mình và doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý không đáng có.
Cập Nhật Danh Sách Các Cơ Quan Thuế Theo Quy Định Mới Nhất
Trước khi tìm hiểu về mẫu giấy, chúng ta cần biết mình sẽ làm việc với ai. Hệ thống cơ quan thuế Việt Nam đã có những thay đổi đáng kể để tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý.
Theo khoản 2 Điều 2 Luật Quản lý thuế 2019, cơ quan quản lý thuế bao gồm:
- Cơ quan thuế: Gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực.
- Cơ quan hải quan: Gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
Đặc biệt, căn cứ vào Nghị định 29/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 166/2025/NĐ-CP) về sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính, bộ máy cơ quan thuế hiện nay đã được tinh gọn hóa mạnh mẽ, tập trung vào ba cấp chính: Cục Thuế, Thuế tỉnh/thành phố và Thuế cơ sở. Việc nắm rõ cơ cấu này giúp bạn xác định chính xác địa chỉ nộp giấy ủy quyền và làm việc.
Giải Đáp Thắc Mắc: Có Được Ủy Quyền Làm Việc Với Cơ Quan Thuế?
Câu trả lời là HOÀN TOÀN CÓ THỂ. Pháp luật Việt Nam công nhận quyền được ủy quyền trong các giao dịch dân sự, bao gồm cả các giao dịch với cơ quan nhà nước như cơ quan thuế.
Căn cứ vào Bộ luật Dân sự, ủy quyền là một dạng hợp đồng dân sự dựa trên sự thỏa thuận. Bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc trong phạm vi đã cam kết, và bên ủy quyền có thể phải trả thù lao nếu hai bên có thỏa thuận. Do đó, việc bạn nhờ một kế toán viên, một thành viên trong gia đình hoặc một công ty dịch vụ uy tín thay mặt mình giải quyết các vấn đề thuế là hoàn toàn hợp pháp.
Hướng Dẫn Chi Tiết Mẫu Giấy Ủy Quyền Làm Việc Với Cơ Quan Thuế 2025
Điều quan trọng nhất cần lưu ý: Hiện không có một mẫu giấy ủy quyền thống nhất duy nhất nào được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Điều này trao cho cá nhân và doanh nghiệp sự linh hoạt trong việc soạn thảo, nhưng đồng nghĩa với việc bạn phải đảm bảo văn bản tự soạn thảo có đầy đủ tính pháp lý.
Một mẫu giấy ủy quyền đầy đủ và chuẩn xác cần có các nội dung cốt lõi sau:
1. Thông Tin Của Bên Ủy Quyền
- Nếu là cá nhân/hộ kinh doanh: Họ và tên đầy đủ, số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, mã số thuế (nếu có), số điện thoại liên hệ.
- Nếu là tổ chức/doanh nghiệp: Tên đầy đủ của doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật và chức vụ.
2. Thông Tin Của Bên Được Ủy Quyền
- Họ và tên đầy đủ, số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ. Nếu bên được ủy quyền là tổ chức dịch vụ, cần ghi rõ tên công ty, mã số doanh nghiệp và người đại diện trực tiếp thực hiện.
3. Nội Dung & Phạm Vi Ủy Quyền
Đây là phần QUAN TRỌNG NHẤT, cần liệt kê chi tiết, rõ ràng từng công việc cụ thể để tránh hiểu lầm và tranh chấp sau này. Ví dụ:
- Kê khai và nộp các loại thuế (GTGT, TNCN, TNDN,…).
- Nộp hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế.
- Nhận thông báo, quyết định, văn bản từ cơ quan thuế.
- Trực tiếp làm việc, giải trình, cung cấp tài liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Ký kết các văn bản, tờ khai liên quan trong phạm vi được ủy quyền.
Mẹo nhỏ: Hãy ghi càng chi tiết càng tốt. Thay vì "Ủy quyền giải quyết các công việc về thuế", hãy liệt kê rõ "Kê khai thuế GTGT hàng tháng, nộp tờ khai thuế TNCN quý I/2025, nhận thông báo về việc chậm nộp tờ khai".
4. Thời Hạn Ủy Quyền
Bạn phải xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực của giấy ủy quyền. Ví dụ: “Giấy ủy quyền có hiệu lực từ ngày 01/01/2025 đến hết ngày 31/12/2025”.
5. Chữ Ký Và Cam Kết
- Bên ủy quyền ký tên và ghi rõ họ tên.
- Bên được ủy quyền ký tên và ghi rõ họ tên.
- Có thể có chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân phường/xã hoặc công chứng để tăng tính pháp lý, đặc biệt với các giao dịch quan trọng.
- Lời cam kết của hai bên về việc chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin và việc thực hiện đúng nội dung ủy quyền.
07 Trường Hợp Chấm Dứt Hiệu Lực Giấy Ủy Quyền Bạn Cần Biết
Theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, quan hệ đại diện theo ủy quyền sẽ chấm dứt trong các trường hợp sau:
- Theo thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền đã hết.
- Công việc được ủy quyền đã hoàn thành.
- Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền (theo quy định của pháp luật về chấm dứt hợp đồng).
- Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền là cá nhân chết; là pháp nhân thì chấm dứt tồn tại.
- Bên được ủy quyền không còn đủ điều kiện để thực hiện việc đại diện (ví dụ: bị mất năng lực hành vi dân sự).
- Các căn cứ khác theo quy định của Bộ luật này hoặc luật khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.
Việc nắm rõ các trường hợp chấm dứt này giúp bạn chủ động thu hồi ủy quyền khi cần thiết, đảm bảo an toàn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Quy Định Về Phạm Vi Đại Diện: Người Được Ủy Quyền Được Làm Những Gì?
Phạm vi đại diện chính là ranh giới pháp lý mà người được ủy quyền có thể hoạt động. Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
- Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện các giao dịch trong phạm vi đại diện đã được ghi trong giấy ủy quyền.
- Trường hợp phạm vi ủy quyền không được xác định cụ thể, người đại diện theo pháp luật (như Giám đốc công ty) có quyền thực hiện mọi giao dịch vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Người đại diện có nghĩa vụ thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình.
- Một người không được đồng thời đại diện cho cả hai bên trong cùng một giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nguyên tắc vàng: “Ủy quyền càng rõ ràng, rủi ro càng thấp”. Một giấy ủy quyền với phạm vi được mô tả mơ hồ là mầm mống của những tranh chấp và hệ lụy pháp lý khó lường.
Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết và tâm huyết trên đây, bạn – những chủ doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh đầy bận rộn – sẽ cảm thấy tự tin hơn khi thiết lập và sử dụng giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là một giải pháp thông minh để tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, giúp bạn vận hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy xem việc tuân thủ các quy định không phải là gánh nặng, mà là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và nhận được sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước.
Nguồn tham khảo:
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Bộ luật Dân sự 2015.
- Nghị định 29/2025/NĐ-CP và Nghị định 166/2025/NĐ-CP.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.