Trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành minh bạch, bền vững. Trong số đó, tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một trong những công việc trọng tâm, đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của phần mềm HTKK, công việc này đã trở nên dễ dàng hơn, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức cho các kế toán viên, nhất là những ai mới bắt đầu.
Hiểu Rõ Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT
Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là biểu mẫu được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến, cho phép doanh nghiệp được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào đã nộp khi mua hàng hóa, dịch vụ. Việc lập tờ khai này chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp xác định đúng số thuế phải nộp cho Nhà nước mà còn tối ưu hóa được dòng tiền, tránh những rủi ro không đáng có từ cơ quan thuế.
Một tờ khai thuế GTGT chính xác là nền tảng cho một báo cáo tài chính lành mạnh, phản ánh trung thực tình hình hoạt động và giúp doanh nghiệp có những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên Phần Mềm HTKK
Bước 1: Lựa Chọn Đúng Mẫu Tờ Khai Và Kỳ Tính Thuế
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn cần thực hiện các thao tác sau:
- Chọn mục “Thuế giá trị gia tăng”.
- Chọn “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)(TT80/2021)”.
Việc xác định kỳ kê khai (theo tháng hay theo quý) là bước vô cùng quan trọng, dựa trên tổng doanh thu năm trước liền kề của doanh nghiệp:
- Khai theo quý: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở xuống, doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bắt đầu hoạt động.
- Khai theo tháng: Áp dụng cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước trên 50 tỷ đồng hoặc những doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai theo quý nhưng tự nguyện lựa chọn kê khai theo tháng.
Doanh nghiệp cần tự xác định kỳ kê khai và thực hiện ổn định trong suốt năm dương lịch.
Bước 2: Khai Báo Thông Tin Cơ Bản Và Lựa Chọn Phụ Lục Đính Kèm
Trong bước này, bạn cần chú ý:
- Chọn trạng thái tờ khai: “Lần đầu” cho lần kê khai đầu tiên của kỳ tính thuế, hoặc “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh, bổ sung cho một tờ khai đã nộp trước đó.
- Lựa chọn danh mục ngành nghề phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp.
- Tích chọn các phụ lục đính kèm nếu có phát sinh. Đặc biệt lưu ý phụ lục “PL 142/2024/QH15-174/2024/QH15-204/2025/QH15” dành cho các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT theo chính sách mới.
Bước 3: Lập Các Phụ Lục Đính Kèm (Nếu Có)
Phụ lục giảm thuế GTGT là một điểm mới và cần được đặc biệt lưu ý:
- Đối tượng phải lập: Doanh nghiệp có phát sinh hàng hóa, dịch vụ bán ra được hưởng ưu đãi giảm thuế.
- Đối tượng không phải lập: Doanh nghiệp chỉ có hóa đơn mua vào được giảm thuế hoặc không có phát sinh nào liên quan đến hàng hóa được giảm thuế.
Khi lập phụ lục, bạn chỉ cần nhập thông tin vào Cột 2 (Tên hàng hóa, dịch vụ) và Cột 3 (Giá trị chưa có thuế GTGT). Các cột còn lại phần mềm sẽ tự động tính toán.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể tổng hợp chung một loại mặt hàng được bán nhiều lần trong kỳ vào một dòng trên phụ lục, không cần liệt kê chi tiết từng hóa đơn.
Bước 4: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Đây là bước then chốt, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Dưới đây là hướng dẫn một số chỉ tiêu quan trọng:
- Chỉ tiêu [21]: Đánh dấu “X” vào ô này nếu trong kỳ doanh nghiệp không có bất kỳ phát sinh nào về mua vào, bán ra. Tuyệt đối không điền số 0 vào các chỉ tiêu giá trị.
- Chỉ tiêu [22]: Ghi nhận số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang (bằng Chỉ tiêu [43] của kỳ trước). Phần mềm thường tự động chuyển số liệu này.
- Chỉ tiêu [23], [24], [25] – Phần mua vào:
- [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa có thuế GTGT.
- [24]: Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- [25]: Chỉ nhập phần thuế GTGT mua vào đủ điều kiện được khấu trừ. Đây là điểm dễ nhầm lẫn. Ví dụ, nếu mua ô tô 2 tỷ, thuế GTGT 200 triệu nhưng chỉ được khấu trừ 160 triệu, thì chỉ tiêu [25] chỉ được ghi 160 triệu.
- Chỉ tiêu [32], [33] – Phần bán ra: Đối với doanh nghiệp có hàng hóa được giảm thuế, cần lưu ý:
- Chỉ tiêu [32] bao gồm tổng doanh thu của cả hàng hóa chịu thuế suất 10% và hàng hóa được giảm thuế (về bản chất là áp dụng thuế suất 8%).
- Chỉ tiêu [33] sẽ do phần mềm tự động tính toán ([32] x 10%) và sau đó tự động trừ đi phần chênh lệch 2% tương ứng với số thuế đã được giảm (đã kê khai trong phụ lục).
- Chỉ tiêu [40]: Đây là kết quả cuối cùng – số thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ. Nếu có số tại chỉ tiêu này, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp tiền thuế về ngân sách nhà nước.
- Chỉ tiêu [43]: Là số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Số tiền này sẽ được chuyển sang Chỉ tiêu [22] của kỳ kê khai tiếp theo.
Một sai sót nhỏ trong việc xác định số thuế được khấu trừ (Chỉ tiêu [25]) có thể dẫn đến việc kê khai sai số thuế phải nộp, gây thiệt hại về tài chính hoặc rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn đầu vào về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp trước khi kê khai.
Bước 5: Kết Xuất, Nộp Tờ Khai Và Nộp Tiền Thuế
Sau khi hoàn tất các chỉ tiêu, bạn bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi, sau đó “Kết xuất” tờ khai ra file định dạng XML để nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
- Hạn nộp tờ khai:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau (Ví dụ: Hạn nộp tờ khai quý 3/2025 là 31/10/2025).
- Hạn nộp tiền thuế: Trùng với hạn nộp tờ khai.
Nếu phát hiện có sai sót sau khi đã nộp tờ khai và nhận được thông báo chấp nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung theo quy định.
Lời Kết
Hành trình tuân thủ pháp luật thuế có thể đôi lúc cảm thấy phức tạp, nhưng đó chính là nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững và uy tín của mỗi doanh nghiệp. Mỗi tờ khai thuế được lập một cách chính xác, minh bạch không chỉ là hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước, mà còn là cơ hội để bạn nhìn nhận lại hoạt động tài chính của mình, từ đó có những điều chỉnh kịp thời và hiệu quả.
Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này, bạn đã phần nào tự tin hơn để làm chủ công việc kê khai thuế GTGT cho doanh nghiệp của mình. Hãy xem đây là một hành trình học hỏi và hoàn thiện không ngừng. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự trợ giúp từ các chuyên gia khi cần thiết, bởi đầu tư cho sự hiểu biết và tuân thủ pháp luật chính là đầu tư cho tương lai của chính doanh nghiệp bạn.
Bạn hãy theo dõi các thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị từ KTO tại website Kế toán Thuế Online và Facebook KTO.
Nguồn tham khảo:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 174/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 204/2025/QH15 về giảm thuế GTGT.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm HTKK mới nhất.