Làm chủ doanh nghiệp nhỏ, chắc hẳn bạn hiểu rằng việc nắm vững các thủ tục kê khai thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp trơn tru và bền vững. Trong muôn vàn công việc, kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) luôn là một nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi sự chính xác và cập nhật. Bài viết này sẽ đồng hành cùng bạn, từng bước một, để biến công việc tưởng chừng phức tạp này trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hiểu Về Tờ Khai Thuế GTGT Mẫu 01/GTGT Và Phần Mềm HTKK
Trước khi đi vào các bước thực hiện chi tiết, chúng ta cần nắm được những khái niệm cơ bản nhất. Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT là mẫu tờ khai được áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là phương pháp phổ biến với đa số các doanh nghiệp đang hoạt động.
Phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) là công cụ không thể thiếu do Tổng cục Thuế phát hành. Nó giúp tự động hóa các phép tính, kiểm tra lỗi và tạo file nộp thuế điện tử, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Một mẹo nhỏ cho bạn: Hãy luôn tải và sử dụng bản HTKK mới nhất từ trang web của Tổng cục Thuế để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới nhất, tránh những lỗi phát sinh không đáng có.
Xác Định Kỳ Tính Thuế: Tháng Hay Quý?
Việc đầu tiên cần làm trước khi lập tờ khai là xác định xem doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng kê khai theo tháng hay theo quý. Điều này được quy định rõ tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
- Khai theo quý áp dụng cho:
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.
- Doanh nghiệp mới thành lập.
- Khai theo tháng áp dụng cho:
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng.
- Doanh nghiệp thuộc diện kê khai theo quý nhưng tự nguyện lựa chọn kê khai theo tháng.
Lưu ý quan trọng: Việc lựa chọn kỳ kê khai (tháng/quý) phải được thực hiện ổn định trong cả năm dương lịch. Doanh nghiệp cần tự xác định và chịu trách nhiệm về kỳ kê khai của mình.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Tờ Khai Trên HTKK
Dưới đây là quy trình 6 bước vàng để hoàn thiện tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT một cách chính xác nhất.
Bước 1: Khởi Tạo Tờ Khai Và Thiết Lập Thông Số
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, bạn thực hiện:
- Chọn mục “Khai thuế” -> “Thuế giá trị gia tăng” -> “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)”.
- Thiết lập các thông tin:
- Kỳ kê khai: Chọn tháng hoặc quý phù hợp.
- Trạng thái tờ khai: Chọn “Lần đầu” nếu đây là lần kê khai đầu tiên cho kỳ tính thuế đó. Chọn “Bổ sung” nếu bạn đang điều chỉnh, bổ sung cho tờ khai đã nộp trước đó.
- Danh mục ngành nghề: Mặc định là “Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường”. Chỉ chọn các danh mục khác (như xổ số, dầu khí…) nếu doanh nghiệp bạn có những hoạt động đặc thù đó.
- Phụ lục đính kèm: Tích chọn nếu có phát sinh. Đặc biệt lưu ý phụ lục giảm thuế GTGT theo Nghị định 174/2024 nếu doanh nghiệp bạn mua/bán các mặt hàng thuộc diện được giảm thuế.
Bước 2: Lập Các Phụ Lục Đính Kèm (Nếu Có)
Đây là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm sai. Bạn chỉ cần lập Phụ lục giảm thuế GTGT nếu trong kỳ:
- Có phát sinh hóa đơn ĐẦU RA được giảm thuế (ví dụ: bán các mặt hàng thuộc diện giảm thuế còn 8%).
- Vừa có đầu ra VÀ đầu vào được giảm thuế.
Nếu chỉ có hóa đơn ĐẦU VÀO được giảm thuế hoặc không có phát sinh nào, bạn không cần làm phụ lục này.
Khi lập phụ lục, bạn chỉ cần nhập hai chỉ tiêu chính:Tên hàng hóa, dịch vụ và Giá trị HHDV chưa có thuế GTGT. Các cột thuế còn lại phần mềm sẽ tự động tính toán.
Bước 3: Hoàn Thiện Các Chỉ Tiêu Quan Trọng Trên Tờ Khai Chính
Đây là trái tim của tờ khai. Bạn cần hiểu rõ và điền chính xác từng chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu [21] – Không phát sinh: Tích “X” vào ô này nếu trong kỳ doanh nghiệp bạn không có bất kỳ hoạt động mua, bán nào. Tuyệt đối không được điền số 0 vào các chỉ tiêu khác.
- Chỉ tiêu [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang: Số liệu lấy từ Chỉ tiêu [43] của tờ khai chính thức lần đầu kỳ trước liền kề. Phần mềm thường tự động chuyển số liệu này.
- Chỉ tiêu [23], [24] – Giá trị và thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào: Tổng hợp toàn bộ giá trị và thuế GTGT đầu vào trong kỳ (đã trừ thuế mua vào dùng cho dự án đầu tư nếu có).
- Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ: Đây là chỉ tiêu then chốt. Bạn chỉ được khai vào đây phần thuế đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.
- Nếu mua hàng dùng riêng cho SXKD hàng hóa chịu thuế -> Được khấu trừ toàn bộ.
- Nếu mua hàng dùng riêng cho SXKD hàng hóa không chịu thuế -> Không được khấu trừ.
- Nếu mua hàng dùng chung -> Phải phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
Công thức phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung:
Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) * Tổng thuế GTGT đầu vào dùng chung - Chỉ tiêu [26] đến [35] – Hàng hóa, dịch vụ bán ra: Phản ánh doanh thu và thuế đầu ra theo từng mức thuế suất (0%, 5%, 10%, không chịu thuế). Lưu ý: Đối với hàng hóa được giảm thuế, phần mềm sẽ tự động trừ đi phần thuế được giảm khi tính toán.
Bước 4: Kiểm Tra Kết Quả Và Xác Định Nghĩa Vụ Thuế
Sau khi nhập đầy đủ các chỉ tiêu, phần mềm sẽ tự động tính toán và cho ra kết quả cuối cùng:
- Chỉ tiêu [40] – Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ: Nếu có số tiền tại chỉ tiêu này, đây chính là số tiền thuế bạn phải nộp cho Nhà nước. Hạn nộp tiền thuế chính là hạn nộp tờ khai.
- Chỉ tiêu [43] – Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Nếu có số tiền tại chỉ tiêu này, doanh nghiệp không phải nộp thuế trong kỳ. Số tiền này sẽ được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ.
Bước 5: Kết Xuất Và Nộp Tờ Khai
Sau khi hoàn tất, bạn bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi. Nếu không có lỗi, hãy thực hiện “Kết xuất XML” để lấy file nộp thuế điện tử.
Hạn nộp tờ khai và tiền thuế (nếu có):
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý sau.
Ví dụ: Hạn nộp tờ khai thuế GTGT cho quý 3/2025 là chậm nhất ngày 31/10/2025. Đây cũng là hạn nộp tiền thuế nếu tờ khai của bạn ra chỉ tiêu [40] có số tiền phải nộp.
Bước 6: Xử Lý Sai Sót Và Khai Bổ Sung (Nếu Có)
Sau khi nộp tờ khai, nếu phát hiện có sai sót, bạn tuyệt đối không được nộp một tờ khai “Lần đầu” mới. Thay vào đó, hãy sử dụng chức năng “Khai bổ sung” trên phần mềm HTKK để điều chỉnh lại số liệu của kỳ tính thuế đó, tuân thủ đúng quy định về khai bổ sung của cơ quan thuế.
Lời Kết
Kê khai thuế GTGT tuy là công việc mang tính kỹ thuật và đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhưng khi đã nắm vững nguyên tắc và quy trình, nó sẽ không còn là nỗi ám ảnh với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Việc tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về pháp lý, các khoản phạt không đáng có, mà còn là minh chứng cho một văn hóa kinh doanh minh bạch, có trách nhiệm. Hãy xem đây là một phần tất yếu trong hành trình xây dựng và phát triển thương hiệu bền vững của bạn.
Mọi thay đổi về chính sách thuế đều được cập nhật liên tục. Để không bỏ lỡ những thông tin mới nhất và các tư vấn giá trị, bạn có thể theo dõi website Kế toán Thuế Online (KTO) và Fanpage của KTO. Chúc bạn và doanh nghiệp của mình luôn thuận lợi và thành công!
Nguồn tham khảo:
- Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Nghị định 174/2024/NĐ-CP về giảm thuế GTGT.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm HTKK mới nhất.